□ 大連交通大學工商管理學院 趙艷豐
眼下農資市場,終端需求低迷,市場觀望情緒濃厚。為減少庫存,提升產品銷售量,很多農資企業(yè)采取賒銷手段讓利于客戶,使應收賬款增多、壞賬增加,現金回流速度降低,甚至出現資金鏈斷裂現象。本文以H公司為案例,談談農資企業(yè)應收賬款管理問題,并給出相應解決策略,希望給業(yè)內讀者帶來啟示。
H公司是一家老牌農資生產企業(yè),旗下產品市場口碑和銷售量都非常不錯。在農資行業(yè)激烈的競爭角逐中,H公司不斷擴大自己的生產規(guī)模和銷售規(guī)模,銷售記錄不斷被打破,應收賬款增速也大幅度上漲,長賬齡的應收賬款比重加大,回收速度減慢,種種現象表明H公司的應收賬款管理存在嚴重問題。
就目前H公司應收賬款管理而言,市場部門和財務部門對應收賬款都有交集,但是責任界定并不是很明確。市場部門工作人員主要負責爭取客戶資源,和客戶對接簽訂合同。在財務人員要求其催收欠款時,負責跟蹤欠款回收,但是不是主要責任。
財務部門工作人員主要負責會計核算,如對應收賬款的確認和計量、分析應收賬款賬齡、核銷已發(fā)生的壞賬、確認最終應收賬款賬面余額等,當發(fā)現長賬齡欠款時及時提醒并協助銷售人員追收欠款??梢钥吹?,財務部門更多的是關注事后管理,即在應收賬款產生之后對應收賬款賬面的單純計量,這種管理具有嚴重的滯后性,無法起到防止和控制的作用。
應收賬款日常定期對賬也非常必要。在收回賬款之前定期對賬可起到催促客戶還款作用,但在H公司崗位操作指引里并未明確由財務部還是市場部負責。定期對賬不能落實可能造成客戶延遲還款,若金額出現差錯也不能及時發(fā)現改正,對最終回收欠款產生不利影響。公司財務部門有權對市場部門簽訂的合同進行審核,但在實際操作中,財務人員并不會看銷售合同具體內容,而只在合同上加蓋公司財務章,不能起到監(jiān)督作用。
H公司應收賬款催收制度也不合理。
首先,催收人員不明確。H公司沒有明確規(guī)定應收賬款事后追回是由銷售人員,還是財務人員負責,一般情況下是銷售人員負責,但是公司并未制定完整催收程序,也未采取措施保障欠款收回。
其次,沒有妥善保管催收憑證。在催收客戶歸還賬款時需要出示相關收據,憑證丟失或信息不完善很有可能成為客戶拒絕還款的理由。H公司經常出現因工作人員失誤在傳遞發(fā)票時遺失的情況,而且出現過因為長時間滯留票據忘記掛賬的狀況。
最后,催收方式不正確。針對不同情況應采取不同催收方式,但H公司并沒有明確規(guī)定催收方式,當銷售人員催收失敗時,并沒有采取專門的催賬機構及法律訴訟來催收。
按照H公司規(guī)定,銷售人員要與客戶簽訂銷售合同。但公司并沒有制定完善的合同制度,也沒有嚴格按照合同執(zhí)行,銷售人員常會降低標準,甚至不簽訂銷售合同,公司合法權益就失去法律保障。一旦顧客未及時還款,或沒有償還能力時,公司只能將這筆賬作為壞賬來處理,由于合同制度不完善帶來的風險全部轉嫁給H公司承擔。例如,H公司規(guī)定對于先發(fā)貨后收款業(yè)務,增值稅專用發(fā)票開票前提是必須拿到匯款單。但日常工作中很多客戶要求先開具增值稅發(fā)票,銷售人員為維持與客戶的關系常提前開票。而由于公司合同制度不完善,并未增設相關保護條款,客戶一看無束縛條件就會延長還款時間,造成該筆賬款長期留在賬面上成為呆賬壞賬。
H公司的財務人員、銷售人員、行政人員基本是大專學歷以下,而應收賬款管理需要很強的專業(yè)性,他們又有本職工作需要投入大量精力,因而很難將應收賬款管理工作做好。因此,員工素質不高也是H公司應收賬款持續(xù)增多、壞賬增加原因之一。
銷售人員考核激勵制度和應收賬款回收質量有密切關系,考核激勵制度不應僅將銷售額作為考核指標,應收賬款回收金額也是考核因素。而H公司考核體系更注重銷售額完成情況,完成任務量有關工資直接掛鉤,業(yè)績未達標要扣工資甚至免職,對于應收賬款回收金額、應收賬款周轉率等指標無考核,造成銷售人員對應收賬款不敏感,盲目銷售導致應收賬款過多。