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        淺議信息化條件下的醫(yī)院檔案管理

        2018-02-08 19:28:03閻加華
        卷宗 2018年2期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化醫(yī)院

        閻加華

        摘 要:在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展,醫(yī)院管理水平日益提高的大背景下,醫(yī)院的檔案管理工作顯得尤為為重要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,醫(yī)院檔案管理的信息化日益受到重視。本文就如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理工作進(jìn)行了探討,以為實(shí)際工作提供參考。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;信息化

        伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,醫(yī)院工作也開始通過現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的處理,而作為醫(yī)院管理工作中重點(diǎn)的檔案管理也采用了信息化管理模式?,F(xiàn)代信息化檔案管理能夠保證檔案工作多層次開展,同時(shí)還能夠更好地體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的服務(wù)效用,這樣信息系統(tǒng)化的檔案管理方式,能夠使得醫(yī)院檔案管理工作效用得到最大程度的施展。

        1 醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容

        檔案管理是醫(yī)院整體管理內(nèi)容的重要組成部分,檔案工作要求對(duì)于醫(yī)院所有工作的開展都要進(jìn)行一個(gè)記錄整理。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn):第一是行政檔案管理,主要包括對(duì)醫(yī)院各個(gè)科室、組織以及管理部門的相關(guān)事件會(huì)議記錄進(jìn)行管理,并且對(duì)每個(gè)科室、組織以及部門的工作內(nèi)容進(jìn)行記錄存檔;第二是財(cái)務(wù)檔案管理,主要是針對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)資料進(jìn)行管理,設(shè)計(jì)內(nèi)容包括人員工資、藥品及設(shè)備購(gòu)置維護(hù)費(fèi)用以及患者就診費(fèi)用等;第三是人事檔案管理,人事檔案管理又主要包括工作人員合同管理、人事資料以及醫(yī)保等材料,同時(shí)還包括工作調(diào)度;第四是患者檔案管理,所有就診科室的患者相關(guān)診治資料都在患者檔案管理的范疇之中,處理好相關(guān)的患者檔案可以為患者以后繼續(xù)治療提供可靠的醫(yī)療數(shù)據(jù);第五是科研檔案管理,醫(yī)院不僅需要為患者提供優(yōu)秀的醫(yī)療服務(wù),還需要醫(yī)療科研單位,因此在實(shí)際醫(yī)療科研過程當(dāng)中,所獲得的相關(guān)科研結(jié)果都需要進(jìn)行歸檔管理,并且相關(guān)科研重要數(shù)據(jù)還需要備份保密處理。醫(yī)院檔案相較于其它檔案,價(jià)值作用還包括原始記錄、實(shí)時(shí)查詢、有效增值以及價(jià)值存儲(chǔ)的作用,并可用作醫(yī)院科研人員以及高層管理人員的重要工作依據(jù)。

        2 信息化條件下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

        2.1 提高高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

        相關(guān)管理人員的素質(zhì)缺乏,會(huì)直接影響到醫(yī)院信息管理的檔案。在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中,國(guó)外對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作者的要求往往很高,必須專業(yè)的高學(xué)歷人才。而我國(guó)現(xiàn)有的情況是大部分的醫(yī)院檔案管理工作人員非科班出身,對(duì)自己的工作沒有清晰和完整的認(rèn)識(shí)。因此會(huì)在具體的檔案管理工作中出現(xiàn)很多問題和錯(cuò)誤。因此,醫(yī)院必須有意識(shí)地去提高醫(yī)院檔案管理工作者的專業(yè)化水平。第一,應(yīng)該讓醫(yī)院檔案管理工作者認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)可以終身學(xué)習(xí)和追求的事業(yè)工作,讓醫(yī)院檔案管理工作者看到自己職業(yè)的發(fā)展前途和愿景,從而加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作者的知識(shí)水平和專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)進(jìn)行專業(yè)化的考評(píng)制度,建立有效的激勵(lì)制度等等。只有應(yīng)用了高素質(zhì)的人才,其管理手段才能有效地提高醫(yī)院信息化管理水平。另外,負(fù)責(zé)文件管理的工作人員需要保持文件信息建設(shè)工作所有者的態(tài)度,有關(guān)規(guī)章制度要積極推進(jìn)。清理醫(yī)院信息檔案的建設(shè)是每個(gè)醫(yī)院工作人員的需要和支持。

        2.2 建立完善的信息化檔案管理體系

        為了全面發(fā)揮信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的作用,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作借鑒信息化的手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo),應(yīng)當(dāng)立足醫(yī)院信息化建設(shè)的整體情況,加快轉(zhuǎn)變提高醫(yī)院檔案管理工作水平。首先,根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況,以及對(duì)檔案管理工作提出的具體要求,建立符合醫(yī)院信息化發(fā)展實(shí)際需要的檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展規(guī)劃,有計(jì)劃地逐步提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。其次,成立必要的檔案管理組織機(jī)構(gòu),加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化的檔案管理,從更深層次制訂并完善檔案管理使用的制度,全面加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐。最后,建立完善的檔案管理人員考核體系,進(jìn)一步對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范監(jiān)督,督促醫(yī)院相關(guān)人員提高檔案工作的嚴(yán)肅態(tài)度,提升檔案管理工作質(zhì)量,發(fā)揮出檔案管理的應(yīng)有作用。

        2.3 建設(shè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu),進(jìn)行資源共享

        伴隨信息技術(shù)的不斷成熟,計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在各行各業(yè)中,醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的前提是建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備,不斷將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案,并且通過先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理利用這些資源,同時(shí)構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái),幫助醫(yī)院之間進(jìn)行檔案資源的整理與查詢,方便醫(yī)院內(nèi)部信息的流通與共享,盡量避免重復(fù)工作的出現(xiàn),節(jié)約資源,降低檔案管理工作人員的工作量,提高工作效率,給醫(yī)院帶來更多的業(yè)務(wù)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是整個(gè)醫(yī)院的共同需求,也是醫(yī)院未來發(fā)展的必然趨勢(shì),只有實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化,才能滿足醫(yī)院內(nèi)部工作人員和醫(yī)院外部群眾百姓的要求。這個(gè)過程是醫(yī)院改革的必經(jīng)之路,其中必然會(huì)出現(xiàn)一系列問題,但是我國(guó)醫(yī)院必須重視這些問題,并在不斷探索中解決問題,建設(shè)完善的檔案管理信息機(jī)構(gòu),提高醫(yī)院各方面信息水平,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化。

        2.4 建立完善信息化條件下檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

        在醫(yī)院檔案管理工作中要提高標(biāo)準(zhǔn)化,無論是最初的數(shù)據(jù)收集,還是最后的歸檔工作,都要認(rèn)真的完成和審核,這就需要建立一套完整的檔案管理信息化管理體系,做到井然有序,因?yàn)獒t(yī)院的檔案種類比較繁多,所以在檔案信息歸集的時(shí)候一定按照順序?qū)μ?hào)入座,才能把檔案的作用充分的發(fā)揮出來,在檔案管理中還要提高檔案的利用率,為工作人員營(yíng)造便捷的工作模式,完善檔案管理的信息檢索功能提高工作效率。各個(gè)部門之間還要加強(qiáng)溝通和交流,以最大限度維持檔案信息的真實(shí)性和完整性,所以各個(gè)部門之間相互合作,發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì),更好地協(xié)助檔案管理部門完成歸檔工作,最大限度減少失誤發(fā)生。

        2.5 提高信息平臺(tái)的安全性

        在信息化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作,也給醫(yī)院檔案管理提出了新的安全工作重點(diǎn),那就是防止網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的信息安全問題,應(yīng)當(dāng)使醫(yī)院檔案管理要求提高適應(yīng)信息環(huán)境的能力。首先,加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的制度規(guī)范,明確檔案管理人員和檔案使用人員的職責(zé),引導(dǎo)規(guī)范安全地使用檔案。其次,定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的漏洞進(jìn)行修復(fù),時(shí)刻關(guān)注檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀況,發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)采取補(bǔ)救措施。最后,高效地使用防病毒技術(shù),有效防止計(jì)算機(jī)病毒給檔案帶來的安全隱患,及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)庫的備份工作,切實(shí)保證檔案管理系統(tǒng)的平衡運(yùn)行。

        3 結(jié)語

        醫(yī)院的檔案管理信息化是一項(xiàng)十分復(fù)雜、長(zhǎng)期的工作,在信息化背景下,實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)尤為重要。我們必須提升醫(yī)院檔案信息化管理意識(shí),加快醫(yī)院檔案管理軟件開發(fā)的力度,制定出統(tǒng)一的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),對(duì)管理人員的整體素質(zhì)進(jìn)行不斷的提升,進(jìn)而優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè),提升醫(yī)院檔案管理信息化的水平,促使醫(yī)院運(yùn)營(yíng)與時(shí)代共同的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]許劍波,姚云華.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生,2010(01).

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