摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)多元化發(fā)展形成了越來越自由的勞動(dòng)力市場(chǎng)，勞務(wù)關(guān)系變化越來越頻繁，人員流動(dòng)帶來了活力和機(jī)遇，但是也給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，國(guó)家也出臺(tái)了流動(dòng)人員檔案管理的專項(xiàng)規(guī)定，但是執(zhí)行情況卻不甚理想。對(duì)此筆者在本文中通過簡(jiǎn)述一案例對(duì)流動(dòng)人員檔案管理進(jìn)行了探討，并將執(zhí)行情況的問題及建議進(jìn)行了分析，旨在通過本文研究為流動(dòng)人員檔案管理提供有益借鑒，維護(hù)流動(dòng)人員檔案安全，為人才流動(dòng)提供完善服務(wù)保障。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；檔案管理；問題；對(duì)策

1 案例介紹與分析

1.1 案例情況簡(jiǎn)介

本案當(dāng)事人楊某在1993年在北京市某物流公司入職，雙方簽訂了勞動(dòng)合同，合同中約定了五年的勞動(dòng)期限，之后該物流公司派其公司內(nèi)部職工孫某到楊某戶口所在的街道辦事處勞動(dòng)科辦理了具體的檔案轉(zhuǎn)入。到1998年合同期滿后，該物流公司決定不再與楊某續(xù)簽合同，雙方隨即解除了勞動(dòng)關(guān)系，之后楊某又找到了新的工作，但是沒有辦理相關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。直到2011年楊某新找到工作需要辦理檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)發(fā)現(xiàn)其檔案已經(jīng)不知去處，查找到原來的物流公司，物流公司無法提供轉(zhuǎn)遞檔案的相關(guān)證明文書或者回執(zhí)等證據(jù)材料，楊某向北京市檔案局舉報(bào)，經(jīng)調(diào)查該物流公司不能證明楊某檔案已轉(zhuǎn)出，對(duì)檔案丟失要負(fù)有責(zé)任。

1.2 案情分析

該案件中，用人單位違反了《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），也違反了北京市的管理辦法，除了要承擔(dān)相關(guān)行政責(zé)任，還要向楊某承擔(dān)民事責(zé)任。作為當(dāng)事人楊某，與用人單位之間存在著民事勞動(dòng)關(guān)系，用人單位有權(quán)按照合同在合同期滿后解除與楊某勞動(dòng)關(guān)系，但是要按照有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。此案中，由物流公司職工孫某個(gè)人去辦理檔案轉(zhuǎn)入從程序上就存在瑕疵，應(yīng)當(dāng)由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)按照規(guī)定程序進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，同時(shí)還要留存相關(guān)回執(zhí)證明，以便出現(xiàn)問題能夠查找問題根源，物流公司在被調(diào)查中無法提供相關(guān)證明材料就說明了這一點(diǎn)。

2 執(zhí)行流動(dòng)人員檔案管理中存在的問題

像楊某這樣的流動(dòng)人員檔案丟失情況在當(dāng)前普遍存在，同時(shí)還存在著其他各種問題，不僅影響著流動(dòng)人員就業(yè)及勞動(dòng)保險(xiǎn)、社會(huì)保障待遇等切身利益，也影響著人才錄用和國(guó)家統(tǒng)一的檔案公共服務(wù)體系建設(shè)與完善。

2.1 流動(dòng)人員檔案丟失情況越來越多

在北京檔案局接到的舉報(bào)中，和楊某一樣檔案丟失的情況最為常見，尤其是近年來大中專畢業(yè)生數(shù)量就業(yè)流動(dòng)性較大，檔案丟失情況也越來越多，根據(jù)某市對(duì)高校畢業(yè)生檔案失戀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)超過2萬份檔案都處于失聯(lián)狀態(tài)，這與大中專畢業(yè)生自身對(duì)檔案不重視以及工作流動(dòng)性較大都有關(guān)系。而像本案楊某這類流動(dòng)人員檔案丟失情況也越來越多。

2.2 流動(dòng)人員檔案管理缺乏規(guī)范性

檔案管理是一項(xiàng)有著嚴(yán)格規(guī)范性要求的工作，但是流動(dòng)人員檔案在管理上明顯缺乏規(guī)范性，首先在檔案時(shí)效內(nèi)容上，沒有隨著人員流動(dòng)進(jìn)行內(nèi)容更新，檔案內(nèi)容不能及時(shí)反映流動(dòng)人員工作履歷等情況信息；其次在檔案歷史內(nèi)容上，很多檔案材料中已經(jīng)出現(xiàn)了字跡模糊，某一階段檔案材料內(nèi)容不全或者手續(xù)不全，無法形成有效銜接，嚴(yán)重影響用人單位對(duì)流動(dòng)人員的考察；再次，在流動(dòng)人員檔案管理上，很多地方人事檔案管理部門都沒有嚴(yán)格執(zhí)行管理要求，包括檔案借閱、檔案收集、整理等，很容易造成檔案內(nèi)容問題和安全問題。

2.3 流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)遞缺乏程序性

上文在案例分析中提到了物流公司對(duì)楊某檔案轉(zhuǎn)入存在程序上的違規(guī)，這也是造成檔案丟失的原因之一。按照《規(guī)定》，對(duì)流動(dòng)人員檔案我們要按照程序進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，從辦理檔案轉(zhuǎn)遞的主體資格，到轉(zhuǎn)遞中需要提交和保存的證明材料都是對(duì)程序性要求的體現(xiàn)，同時(shí)也是證明按照程序進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞的證據(jù)。流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)遞可能相對(duì)頻繁，按照程序要求要保證檔隨人走，人員發(fā)生流動(dòng)后檔案也要隨之轉(zhuǎn)遞到相關(guān)檔案管理部門，但是現(xiàn)實(shí)中有些單位沒有按照檔隨人走進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，造成檔案丟失，還有當(dāng)前很多單位錄用員工都是自主錄用，沒有按照程序要求到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)轉(zhuǎn)遞手續(xù)，有的辦理了代理手續(xù)，但是在具體的轉(zhuǎn)遞中沒有按照程序要求形成通知文件、單據(jù)，使得檔案丟失后根本無從查找。

3 執(zhí)行流動(dòng)人員檔案管理的合理化建議

3.1 加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的重視

作為檔案管理部門要面向流動(dòng)人員以及檔案管理部門和管理人員進(jìn)行檔案管理重要性的強(qiáng)化，要在社會(huì)面向流動(dòng)人員廣泛宣傳檔案重要性，尤其是面向大中專畢業(yè)生，他們?nèi)鄙匍啔v，對(duì)檔案重視程度不夠，畢業(yè)后找到穩(wěn)定工作之前往往會(huì)經(jīng)歷多次工作變動(dòng)，檔案在這一過程中也容易產(chǎn)生問題，因此要從流動(dòng)人員自身重視起自身檔案，只有個(gè)人認(rèn)識(shí)到檔案重要性，才能關(guān)注自身檔案，這也是減少流動(dòng)人員檔案失聯(lián)最有效的對(duì)策，因?yàn)樵S多流動(dòng)人員檔案都是從其自己保管中丟失的。同時(shí)作為人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)也要重視起流動(dòng)人員檔案管理工作，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案管理，尤其是涉及流動(dòng)人員檔案移轉(zhuǎn)，一定要按照規(guī)定程序與規(guī)定的部門、單位進(jìn)行檔案移轉(zhuǎn)，避免發(fā)生本案楊某檔案丟失情況。

3.2 加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理規(guī)范性

當(dāng)前流動(dòng)人員檔案主要都是由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，在檔案管理規(guī)范化方面，要做到整個(gè)過程的規(guī)范化，從接收檔案開始，就要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、手續(xù)要求辦理，尤其是對(duì)離職人員的檔案要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接過來，避免超期原單位不再管理形成“空窗期”，在接收檔案后要進(jìn)行審查并整理檔案，對(duì)于沒有入檔的材料也不能丟棄，同時(shí)還要結(jié)合流動(dòng)人員前一階段工作經(jīng)歷進(jìn)行檔案材料補(bǔ)充更新，完善檔案真實(shí)性，也為流動(dòng)人員提升檔案對(duì)其個(gè)人能力的反映能力，讓下一用人單位能夠通過檔案看到人才的價(jià)值。此外，流動(dòng)人員檔案按照《規(guī)定》應(yīng)當(dāng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理這也是規(guī)范化的要求之一。

3.3 通過信息化建設(shè)強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案管理的程序化

流動(dòng)人員檔案管理的難點(diǎn)之一就是有時(shí)人員流動(dòng)是跨地域的，檔案轉(zhuǎn)遞中由于溝通不暢可能發(fā)生各種問題，新時(shí)期人員流動(dòng)性越來越大，流動(dòng)范圍和領(lǐng)域也越來越廣，我么應(yīng)當(dāng)利用信息化建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，將不同地區(qū)、不同行業(yè)領(lǐng)域等流動(dòng)人員檔案進(jìn)行統(tǒng)一備案登記，形成數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)利用網(wǎng)路信息化及時(shí)更新流動(dòng)人員檔案內(nèi)容，利用網(wǎng)絡(luò)同步流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)遞，這樣也能夠保障檔案管理程序化。例如，本案中楊某檔案轉(zhuǎn)遞后發(fā)生了丟失又沒有證據(jù)，如果應(yīng)用信息化將會(huì)形成電子轉(zhuǎn)遞記錄，有詳細(xì)的時(shí)間、內(nèi)容、人員等信息可查，也會(huì)減少檔案丟失等情況。

4 結(jié)語(yǔ)

流動(dòng)人員檔案管理工作不但關(guān)系到個(gè)人檔案安全，關(guān)系個(gè)人就業(yè)發(fā)展，也是整個(gè)社會(huì)服務(wù)體系的一部分，針對(duì)流動(dòng)人員檔案管理由于涉及不同用人單位，甚至是不同地區(qū)之間檔案轉(zhuǎn)接，容易產(chǎn)生問題，本文筆者結(jié)合相關(guān)案例對(duì)該問題進(jìn)行探討以及問題總結(jié)也并不全面，對(duì)該問題應(yīng)當(dāng)引起重視，并加強(qiáng)管理。

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作者簡(jiǎn)介

林海靜（1969-），寧波市鄞州區(qū)，寧波市鄞州區(qū)鐘公廟街道辦事處。endprint