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        高中學(xué)校檔案鑒定工作中難點及對策

        2018-02-07 10:44:10羅玉梅
        卷宗 2018年1期
        關(guān)鍵詞:高中學(xué)校難點對策

        摘 要:高中學(xué)校檔案鑒定工作在現(xiàn)實中發(fā)揮著重要作用,其鑒定質(zhì)量不僅影響檔案資料的歷史價值,還影響學(xué)校鑒定工作今后的發(fā)展。基于此,文章對學(xué)校鑒定工作存在的問題進行了分析,針對其存在的問題分析了其產(chǎn)生的原因,并提出了相應(yīng)的解決措施,以供相關(guān)人士交流和借鑒。

        關(guān)鍵詞:高中學(xué)校;檔案鑒定工作;難點;對策

        高中學(xué)校檔案鑒定工作在現(xiàn)實生活中具有重要作用,但在實際操作中卻出現(xiàn)了很多問題,比如管理人員的整體素質(zhì)較低,缺乏信息化建設(shè),對過期檔案沒有及時處理等。根據(jù)這些問題,文章提出了相應(yīng)的解決措施,主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

        1 存在的問題

        (一)信息化低

        信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的趨勢,高中學(xué)校檔案鑒定工作也應(yīng)向著信息化方向邁進。目前許多高中學(xué)校檔案鑒定工作仍然遵照傳統(tǒng)的工作方式,用人工對其進行整理,這種工作模式不僅降低了管理人員的工作效率,還影響工作質(zhì)量,在整理的過程中出現(xiàn)信息不對稱、錯誤、丟失等情況,當(dāng)遇到畢業(yè)季或者升學(xué)季的時候,這種情況更容易出現(xiàn)。

        (二)工作人員整體素質(zhì)低

        目前,在高中學(xué)校檔案鑒定工作中的工作人員多半是學(xué)校的其他科任老師。這項工作并不是他們的常規(guī)工作,而是其兼職。因此在管理的過程中不具備檔案管理人員的專業(yè)知識。當(dāng)出現(xiàn)特殊情況時,他們不能做出正確判斷,從而采取不正確的解決措施,這樣不僅給學(xué)校檔案帶來損失,還給學(xué)校管理工作增添很多麻煩。

        (三)硬件設(shè)施不全

        高中學(xué)校的檔案不僅可以全面反映學(xué)校的發(fā)展歷史,還對學(xué)校工作進行真實全面的記錄。但是有些高中學(xué)校檔案鑒定中心的硬件設(shè)備不健全,不僅沒有足夠的場室、不能做到防潮和通風(fēng)措施,還沒有防火和防霉措施,這就使學(xué)校檔案鑒定中心的資料遭到損害和丟失。另外,學(xué)校在硬件設(shè)備種類比較單一,造成學(xué)校檔案種類缺失,例如不能很好地保存學(xué)校視頻、音頻、照片、實物等非文字類檔案。

        (四)保管期限不具體

        如今,有些高中學(xué)校的檔案工作人員因檔案鑒定知識不扎實,不知道庫房內(nèi)哪些檔案已到期,為保險起見,將庫房內(nèi)檔案的保管期限全部延長成永久保管。這樣不僅會給檔案工作帶來額外的工作量和工作壓力,還會大量占用檔案庫房的空間。

        (五)到期檔案沒及時進行處理

        有些高中學(xué)校對到期檔案沒有進行再次鑒定,或者對到期檔案沒有及時銷毀,導(dǎo)致檔案資料種類繁多,限制了檔案工作的發(fā)展。

        2 問題存在原因

        (一)意識薄弱

        在檔案工作中有些檔案員對該工作認識不清,認為檔案工作在學(xué)校的作用不是很大。有些檔案員將檔案工作簡單化,認為檔案工作主要將檔案入檔就可以了,沒必要對其進行鑒定。這種錯誤認識直接導(dǎo)致檔案工作鑒定缺乏,評估缺失,從而降低了學(xué)校的管理水平,影響了教學(xué)質(zhì)量。因此,檔案管理工作應(yīng)重視檔案鑒定工作,檔案員應(yīng)增強的檔案鑒定意識。

        (二)管理人員素質(zhì)局限

        檔案管理工作是一項主觀意識很強的工作。在對檔案鑒定的過程中,工作人員接受的教育不同,工作的認識不同,工作的態(tài)度和責(zé)任心也不同,導(dǎo)致工作人員的鑒定水平呈現(xiàn)較大差距。

        (三)過分追求數(shù)量

        有些高中學(xué)校檔案鑒定工作人員對該工作認識不全面,過分的追求數(shù)量。在實際操作中,一些高中學(xué)校為日后的評估檢查做資料準(zhǔn)備,將學(xué)校管理工作中各部門形成的所有資料不加以鑒定,一概保存到檔案室,并且不按照檔案歸檔目錄要求,增加學(xué)校檔案資料的保存期限。有些雖然鑒定了,但也沒有按規(guī)定毀掉。這些檔案管理行為都將檔案鑒定形同虛設(shè)。這樣不僅會增加檔案管理的工作壓力,還會影響工作質(zhì)量,降低鑒定指標(biāo),不利于檔案工作的發(fā)展。

        (四)檔案種類較快發(fā)展

        高中學(xué)校擴大規(guī)模,中學(xué)在校人數(shù)增加,學(xué)校管理工作日益精細,學(xué)校檔案種類發(fā)展較快,需要管理的檔案資料越來越多,對其進行鑒定的程序也越來越復(fù)雜,工作人員的壓力也越來越大,有的甚至沒有時間對檔案進行鑒定,更別提對鑒定質(zhì)量進行檢查,從而使得學(xué)校檔案鑒定工作得不到發(fā)展。

        3 解決的對策

        (一)制定規(guī)范

        首先高中學(xué)校在制定規(guī)范時,要根據(jù)學(xué)校在檔案鑒定工作出現(xiàn)的具體問題采取相應(yīng)的解決措施,制定規(guī)范既要符合學(xué)校實際情況,又要在學(xué)校今后的檔案鑒定中發(fā)揮積極作用,同時,學(xué)校制定規(guī)范時,也要結(jié)合國家的法律規(guī)范進行操作,使其既不損害國家和學(xué)校利益,又不損害學(xué)生和老師的利益。使便于檔案管理人員更好的完成工作,保證鑒定的質(zhì)量。其次,制定的規(guī)范要有具體性。對學(xué)校的各部門上交檔案時,要求其對上交檔案先進行鑒定,這樣采用合理的分工,使每個人明確自己的工作任務(wù)和目標(biāo),讓鑒定工作可以有序的進行,按照計劃實施。

        (二)普及鑒定工作

        首先,高中學(xué)校對鑒定工作應(yīng)有清楚的認識,重視鑒定工作中的每一環(huán)節(jié)。高中學(xué)校的檔案只有通過鑒定,才能明確檔案資料的價值,對其進行保存才具有現(xiàn)實意義,如果對沒有通過鑒定的資料進行保護,不僅毫無意義,還會浪費學(xué)校的物力和財力。其次,不管是對檔案資料進行保存,還是銷毀都要通過鑒定這一環(huán)節(jié),否則做的所有工作都失去了意義,所以在學(xué)校檔案管理中應(yīng)認識到鑒定的重要性。

        (三)建立高素質(zhì)人才隊伍

        首先,鑒定工作的正常開展,勢必需要大量的人才,基于此,學(xué)校應(yīng)積極引進檔案專業(yè)人員,使鑒定工作更為正式。其次,對檔案管理人員應(yīng)定期進行檔案鑒定專業(yè)知識培訓(xùn),使其對工作有明確認識,務(wù)實該工作所需要的專業(yè)知識和技能,明確資料所包含的歷史價值;最后,高校在培養(yǎng)人才時,應(yīng)將檔案鑒定課作為他們的專業(yè)課,為其今后的工作奠定基礎(chǔ),使其更好的發(fā)展。

        (四)加強信息化建設(shè)

        為了提高檔案鑒定工作人員的工作質(zhì)量,首先,應(yīng)加強信息化建設(shè),改善學(xué)校的硬件設(shè)備,引入現(xiàn)代化管理和技術(shù),使設(shè)備的輸入、查找、替換等功能更為先進,其次,在引進新設(shè)備、加強信息化建設(shè)的過程中應(yīng)加強有關(guān)檔案鑒定工作的功能開發(fā),例如,研發(fā)一款自動提示保管期限到期的小軟件,方便提醒檔案管理人員及時銷毀過期檔案。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,通過對高中學(xué)校檔案鑒定工作存在問題進行分析,我們發(fā)現(xiàn),在檔案鑒定中工作人員重視度不夠,過分追求數(shù)量,任務(wù)較重?;诖?,文章主要從四個方面提出了解決措施,不僅要制定了規(guī)范,提出培養(yǎng)人才的計劃,還加強了信息化建設(shè)。

        參考文獻

        [1]張莉莉.關(guān)于高校檔案鑒定工作的問題與對策[J].民營科技,2015(12):94-94.

        [2]蔣娟.淺析檔案鑒定工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案,2015(6).

        [3]徐長英.檔案鑒定工作的困境與對策探討[J].中國科技投資,2017(6).

        [4]殷志偉.高校檔案鑒定銷毀工作的困難及對策研究[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊,2017(1):234-235.

        作者簡介

        羅玉梅(1974-),女,漢族,湖南省衡陽市,助理館員,大學(xué)本科,中山市第二中學(xué),檔案管理方向。endprint

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