安丹

摘 要：辦公室文書檔案是企事業(yè)單位工作發(fā)展歷程的記載，客觀反映了規(guī)范管理、問題的處理過程及科學(xué)決策的實(shí)施與成果。辦公室文書檔案的收集與歸檔是一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)性的工作，在單位的規(guī)范化管理中發(fā)揮著重要作用，在檔案管理工作中占重要地位。本文分析了辦公室文書檔案管理特點(diǎn)，指出其中的問題，并提出提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書；管理特點(diǎn)；問題；對策

一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時，還需要對每一個工作細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室人員的文書檔案管理素質(zhì)，完善文書檔案和其他相關(guān)工作銜接的合理性。

1 辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）一體化

文書檔案管理工作主要是在文件運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質(zhì)量與文書檔案質(zhì)量息息相關(guān)，另一方面，文書檔案是文書工作的終點(diǎn)。

（二）廣泛性

一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎(chǔ)上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內(nèi)容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級制定的協(xié)議、文件、責(zé)任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。

（三）保密性

通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護(hù)檔案的安全性。比如一些醫(yī)院文書檔案由于其自身專業(yè)性較強(qiáng)，給相關(guān)的檔案應(yīng)用者帶來了一定的局限，要想尊重醫(yī)患關(guān)系，需要設(shè)定一定的保密要求。

（四）重要性

因?yàn)槲臅鴻n案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進(jìn)一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務(wù)，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實(shí)實(shí)地體現(xiàn)在實(shí)際的工作中。

2 文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題

（一）認(rèn)知的不足

文書、檔案這兩項(xiàng)工作起著相互補(bǔ)充、相輔相成的作用，現(xiàn)如今大部分企業(yè)仍然將文書、檔案進(jìn)行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學(xué)性，但是由于相關(guān)的文書管理工作者在具體工作過程中相關(guān)檔案意識還較為單薄，難以切實(shí)認(rèn)清自身職責(zé)，致使在對工作內(nèi)容的理解上還不到位，不會積極主動花費(fèi)精力去進(jìn)行指導(dǎo)，最終會給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導(dǎo)致管轄區(qū)中文書檔案管理工作出現(xiàn)滯后，難以達(dá)到真正的和諧統(tǒng)一。

（二）相關(guān)制度的不完善

一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫房或者檔案室中，相關(guān)的辦公室工作者會因?yàn)橹饔^或者客觀上的原因未能切實(shí)把文書檔案及時歸檔，通?？陀^的個人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導(dǎo)致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個部門也會相互進(jìn)行推諉，嚴(yán)重制約著管理工作的順利進(jìn)行。另一方面，由于對文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導(dǎo)致職責(zé)分工不夠明確、管理意識不高，從而使得管理成果難以滿足相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。

（三）管理工作者專業(yè)性不足

在文書檔案管理工作中，因?yàn)槲臅鴻n案的管理工作者在文化程度、專業(yè)知識上還存在著一定的差異性 。一部分工作者在新知識的儲備上明顯不足，基本工作素養(yǎng)還需要有待加強(qiáng)。而正是由于專業(yè)知識的不足致使具體工作中相關(guān)歸檔文件材料的質(zhì)量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責(zé)任心還差強(qiáng)人意，未能對相關(guān)檔案文件切實(shí)地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實(shí)性，制約著文書檔案管理工作發(fā)展的可持續(xù)性。

3 提升辦公室文書檔案管理工作的對策

（一）構(gòu)建文書檔案管理骨干網(wǎng)絡(luò)

要想大力強(qiáng)化實(shí)際檔案工作的管理效率，還需要進(jìn)一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實(shí)的庫藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關(guān)的立卷工作者需要及時對已經(jīng)完成的單篇文書，納入至預(yù)計案卷的范圍中，在收發(fā)文登記的基礎(chǔ)上，定期把文件材料展開一一核對，在完成核對之后，實(shí)現(xiàn)立卷歸檔相關(guān)文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書處理的結(jié)束工作環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。在初始的檔案管理過程中，相關(guān)文書檔案工作者的職責(zé)未能明確的給予劃分，工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)針對沒有專人負(fù)責(zé)的單位，相應(yīng)的設(shè)立相關(guān)的文書檔案管理工作者，嚴(yán)格依據(jù)實(shí)際的工作要求以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)展開工作。

與此同時，在文書檔案工作者相關(guān)溝通手段上也要保證與時俱進(jìn)，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進(jìn)行溝通，浪費(fèi)了大量的人力、物力。而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通訊技術(shù)也是層出不窮，比如 QQ 、微信等，其在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資源有效共享的目的，強(qiáng)化了溝通的力度 。此外，定期舉行業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是一項(xiàng)必不可少的工作，在一定范圍內(nèi)每年進(jìn)行文書檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，對最新的檔案制度、規(guī)章以及法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進(jìn)。

（二）保證所制定范圍的實(shí)效性

在制定文書立卷的范圍時，需要充分考慮和本部門的工作活動的銜接性，保證其具有一定的參考價值。一般情況下不同的文件資料價值也會不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價值性的基礎(chǔ)上，對保管的期限進(jìn)行合理明確的劃分。使其能夠科學(xué)、有效地對部門主要活動資料進(jìn)行反映。此外，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及相關(guān)研究工作中需要長期查考資料的有效支撐，其資料的價值較大，這就需要較長的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價值相對不高，在保存期限上需要進(jìn)行縮短。文書立卷本身的因素就是對文件材料價值的區(qū)分，同時也被作為文書立卷工作的關(guān)鍵要求之一。

（三）遵循規(guī)律，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

在實(shí)際文書檔案的整理工作中，對一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進(jìn)行嚴(yán)格遵循是一項(xiàng)必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達(dá)到科學(xué)管理的目標(biāo)?，F(xiàn)如今隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力融入至實(shí)際的檔案管理中，進(jìn)一步進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，建設(shè)高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進(jìn)行。

綜上所述，針對辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點(diǎn)、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策，目的是為了有效地實(shí)現(xiàn)與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。

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