崔洪智+韋東義

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)日常經(jīng)營過程中的一項(xiàng)非常重要的工作，它不僅是對企業(yè)經(jīng)營過程的記錄，而且是企業(yè)在制定未來戰(zhàn)略計(jì)劃時(shí)候的參考依據(jù)。做好檔案管控工作具有很強(qiáng)的必要性。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作也面臨著新形勢，計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)等新型事物對檔案管理工作的開展也帶來了很多的影響。本文主要從檔案管理工作的重要意義、檔案管理工作面臨的新形勢、如何規(guī)范檔案管理工作等方面來研究，希望能夠?qū)σ?guī)范檔案管理工作的開展提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會的進(jìn)步，在當(dāng)前很多企業(yè)的工作過程中，他們開始意識到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而注重檔案管理工作的開展，這為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展也奠定了一定的基礎(chǔ)，也為企業(yè)的長期發(fā)展提供了保障。但是，隨著新形勢的到來，檔案管理工作的開展也發(fā)生了很多微妙的變化，包括對檔案管理辦法以及形式等的影響，這也需要企業(yè)在面臨新環(huán)境的背景下提出一定的措施方案來規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作。

1 開展檔案管理工作的重要意義

檔案管理，意指對企業(yè)在經(jīng)營過程中的重大事項(xiàng)以及其他重要事項(xiàng)等進(jìn)行記錄保存等，這些記錄主要包括財(cái)務(wù)檔案、法律檔案、行政資料、會議資料等等，他們構(gòu)成了整個(gè)企業(yè)的檔案。高效的檔案管理工作一方面可以對一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營過程進(jìn)行恰當(dāng)準(zhǔn)確的記錄，也是企業(yè)經(jīng)營歷程的反映；另一方面，檔案管理還可以對企業(yè)遇到的某些法律訴訟等案件補(bǔ)充材料支撐，還可以應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查等，與此同時(shí)，這些檔案的記錄與分析還可以為企業(yè)制定長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃提供基礎(chǔ)依據(jù)，以此保障企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的合理性與準(zhǔn)確性。因此可以看出，檔案管理工作不僅僅是對一些紙張的簡單保存，也不只為了應(yīng)付上級檢查所準(zhǔn)備的一堆簡單資料，它對企業(yè)的發(fā)展是大有裨益的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)研究如何規(guī)范檔案管理工作。

2 檔案管理工作面臨的新形勢

伴隨著新時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，它在不斷的改變著人民的生活，也為企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了很多的便利。一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)提升了檔案管理工作的管理效率，比如，之前企業(yè)很多的數(shù)據(jù)、材料等都是通過紙質(zhì)版的形式存儲，占據(jù)了檔案管理工作人員大量的工作時(shí)間以及檔案管理辦公室的辦公空間，也因此增加了企業(yè)的管理成本；如今，伴隨著計(jì)算機(jī)介質(zhì)的發(fā)展，市面上出現(xiàn)了各種各種的電子信息存儲介質(zhì)，這也使得很多的公司檔案資料可以通過硬盤或者其他介質(zhì)采用電子版的形式進(jìn)行保存，為企業(yè)節(jié)省了很多時(shí)間以及管理成本，為企業(yè)帶來了很多的便利。另一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也方便企業(yè)查找相關(guān)的檔案資料，降低了查找時(shí)間，提高了查找效率?？傊?，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展整體上提高了企業(yè)檔案管理工作的效率，為企業(yè)檔案管理工作提供了很多的便利。

但是，新形勢下的企業(yè)檔案也面臨著更加容易泄密的風(fēng)險(xiǎn)。伴隨著新時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案管理工作帶來了很多的便利，但是也帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。如今，科學(xué)技術(shù)變得越來越發(fā)達(dá)，越來越多的企業(yè)選擇信息化系統(tǒng)來加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理工作，但是在市場經(jīng)濟(jì)中也存在著很大的計(jì)算機(jī)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，比如黑客等。在有的行業(yè)之中，競爭者之間為了獲取對方的經(jīng)營數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃等信息，可能會不惜一切代價(jià)對對方企業(yè)的檔案采取黑客方式等獲取，進(jìn)而對企業(yè)的發(fā)展帶來負(fù)面影響。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)等信息的傳播速度越來越快，這也不利于企業(yè)泄密檔案的合理收回。終上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展對于企業(yè)的檔案管理工作來說是一把雙刃劍，企業(yè)在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)營過程中，要趨利避害，合理高效的開展檔案管理工作。

3 如何規(guī)范檔案管理工作

3.1 企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作的意識

從上文可以看出，檔案管理工作的開展對于企業(yè)的發(fā)展來說非常重要。但是在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)營過程中，還存在很多的企業(yè)沒有意識到檔案管理工作的重要性。企業(yè)在日常的管理過程中要加強(qiáng)檔案管理的意識，從思想上對檔案管理工作給予足夠的重視，將檔案管理工作做為企業(yè)管理工作中的重要組成部分，同時(shí)，還要建立全體員工檔案管理的意識，并且確保員工對公司檔案的保密性。企業(yè)的管理層要為檔案管理工作定一個(gè)合適的基調(diào)。

3.2 為檔案管理工作制定對應(yīng)的政策與制度

在加強(qiáng)檔案管理工作意識的基礎(chǔ)之上，企業(yè)還要將相關(guān)思想付諸于行動，切實(shí)為企業(yè)檔案管理工作的開展制定相應(yīng)的政策以及執(zhí)行制度，企業(yè)的管理層要為檔案管理工作的開展制定相關(guān)的政策制度，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。這些制度具體包括檔案管理工作人員的工作職責(zé)、工作主要任務(wù)、特別需要注意的事項(xiàng)、處罰措施等，同時(shí)，制度還要對全體公司的員工加以規(guī)范，確保他們在工作過程中配合檔案管理工作的進(jìn)行。

3.3 企業(yè)完善檔案管理工作的硬件設(shè)施

在企業(yè)內(nèi)部會存在著很多的檔案，有的是以紙質(zhì)版的形式存在的，也有的是以電子版的形式存在等。檔案管理工作會涉及到很多的資料、材料等，比如會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、法律合同、會議紀(jì)要等，這些資料會占據(jù)著一個(gè)比較大的空間，這就需要企業(yè)為檔案管理工作提供一個(gè)合適的辦公地點(diǎn)以及管理工具，同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，很多企業(yè)的檔案管理工作也開始信息化，這樣就需要企業(yè)為檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，這能夠提高企業(yè)檔案管理的效率與質(zhì)量等。

3.4 企業(yè)需要配備專業(yè)化的檔案管理人才

檔案管理工作是一份很專業(yè)的工作，它需要管理人員具備檔案管理專業(yè)知識，需要管理人員具有一定水平的計(jì)算機(jī)技術(shù)，要求他們具備良好的溝通表達(dá)能力與隨機(jī)應(yīng)變能力，同時(shí)還需要他們具有保密性等法律意識。而在現(xiàn)實(shí)的社會中，檔案管理工作的人員的素質(zhì)還達(dá)不到很高的水平，這也阻礙著企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步。因此，企業(yè)在檔案管理過程中，一方面要注重對專業(yè)的檔案管理人才的招聘，選拔優(yōu)秀的管理人才到公司來工作，為公司注入新鮮血液；另一方面，公司還要定期對檔案管理工作人員進(jìn)行教導(dǎo)與培訓(xùn)，確保他們的能力與掌握的專業(yè)知識能夠與時(shí)俱進(jìn)，以更加適合于本身的工作崗位，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化管理。

3.5 促進(jìn)員工樹立保密性意識

檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)也具備很強(qiáng)的保密性，保密性是檔案管理工作的核心，如果企業(yè)的檔案泄密，則給企業(yè)將帶來很大的損失或者負(fù)面影響，不利于企業(yè)的良好發(fā)展。因此，企業(yè)在開展檔案管理的過程中，要開展全體員工的檔案保密性培訓(xùn)，使得全體員工意識到檔案管理的保密性以及企業(yè)檔案管理泄密性的危害等，給員工培訓(xùn)在日常的工作過程中應(yīng)如何確保企業(yè)信息、檔案資料的保密性，在具體的情形之下應(yīng)當(dāng)如何恰當(dāng)解決等。另外，必要的時(shí)候還需要對企業(yè)員工導(dǎo)致企業(yè)檔案資料泄密所給企業(yè)帶來的影響或者損失等進(jìn)行一定的處罰等。

終上所述，檔案管理工作對于一個(gè)企業(yè)來說至關(guān)重要，他不僅關(guān)乎于企業(yè)的經(jīng)營過程的恰當(dāng)記錄，而且還對企業(yè)未來規(guī)劃的制定起到指引作用。而如今，隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的效率得到了很大的提升，同時(shí)也面臨著企業(yè)檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在檔案管理過程中要不斷的規(guī)范其發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理的意識，配備檔案管理工作需要的硬件設(shè)施，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作相關(guān)人才等等，切實(shí)確保企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，也為企業(yè)的長期健康發(fā)展做鋪墊。

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作者簡介

韋東義（1974-），男，漢族，慶云縣疾病預(yù)防控制中心，現(xiàn)從事工作：檔案管理。endprint