文/吳振全

引言

工程建設(shè)項(xiàng)目管理是一種融合建設(shè)過程、管理要素的綜合性服務(wù)業(yè)務(wù)[1]，具有內(nèi)容多、周期長、風(fēng)險(xiǎn)高等特點(diǎn)。受項(xiàng)目環(huán)境等因素影響，不同項(xiàng)目管理難度各不相同，且呈現(xiàn)出明顯差異化。對于項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)企業(yè)而言，批量地組織好業(yè)務(wù)是運(yùn)營目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。PMO（英文名稱Project Management Office，即項(xiàng)目管理辦公室）是企業(yè)組織構(gòu)架中的專設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)提出企業(yè)運(yùn)營管理的整體方案，構(gòu)建專業(yè)而高效的支撐環(huán)境，實(shí)施穩(wěn)健的監(jiān)管和資源分配，從而防范風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營的集約與高效。

1.項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)類型劃分

我國針對建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施行業(yè)監(jiān)管方式，即各行業(yè)主管部門規(guī)范相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的項(xiàng)目。故此，項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)可按行業(yè)劃分類型。此外，也可按照項(xiàng)目實(shí)施階段對項(xiàng)目進(jìn)行劃分。例如，以施工單位正式進(jìn)場施工為標(biāo)志，此前可稱為項(xiàng)目施工準(zhǔn)備階段，此后為現(xiàn)場施工階段等。需指出，當(dāng)企業(yè)面臨批量、復(fù)雜項(xiàng)目群時(shí)，鑒于各項(xiàng)目普遍存在差異化，項(xiàng)目間的差異化導(dǎo)致項(xiàng)目資源配置和操作過程等均存在差異，從而導(dǎo)致不同項(xiàng)目的難度明顯不同。筆者認(rèn)為，站在企業(yè)運(yùn)營管理角度有必要從項(xiàng)目差異化入手評價(jià)各項(xiàng)目難度，依據(jù)項(xiàng)目難度系數(shù)的不同對項(xiàng)目進(jìn)行分類。企業(yè)應(yīng)針對不同難度的項(xiàng)目實(shí)施差別化的運(yùn)營管理。項(xiàng)目間的差異化因素主要包括項(xiàng)目的基礎(chǔ)條件、環(huán)境因素、所處地理區(qū)位、干系人等，當(dāng)然，前文所指行業(yè)類型以及項(xiàng)目所處階段同樣作為重要差異化因素。企業(yè)根據(jù)上述因素建立系統(tǒng)的項(xiàng)目難度評價(jià)指標(biāo)體系，從而確定難度差異，有針對性地配置相關(guān)資源，策劃項(xiàng)目實(shí)施。 行業(yè)中，不少以項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)為主的咨詢企業(yè)，同時(shí)還專門從事獨(dú)立的專業(yè)咨詢服務(wù)，例如招標(biāo)代理、工程監(jiān)理、造價(jià)咨詢等。企業(yè)間人力資源差異較大，業(yè)務(wù)優(yōu)勢各有不同，項(xiàng)目管理企業(yè)可以結(jié)合自身人力資源及專業(yè)咨詢業(yè)務(wù)優(yōu)勢，根據(jù)項(xiàng)目難度整合項(xiàng)目部人力資源，策劃項(xiàng)目實(shí)施過程。

2．項(xiàng)目管理的傳統(tǒng)組織方式

目前，企業(yè)在業(yè)務(wù)組織方面紛紛構(gòu)建了傳統(tǒng)的單純項(xiàng)目型或矩陣型組織方式[2]。然而，傳統(tǒng)方式在面向大批量、差異化項(xiàng)目運(yùn)營中表現(xiàn)出明顯不足。對于項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，由于項(xiàng)目難度的差異化，傳統(tǒng)組織方式已缺乏面對批量差異項(xiàng)目群的生產(chǎn)資源需求配置措施或監(jiān)管機(jī)制。對于專業(yè)強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)大的項(xiàng)目，傳統(tǒng)方式依賴項(xiàng)目部自身能力完成項(xiàng)目而缺乏企業(yè)級(jí)管控過程。在項(xiàng)目研商、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面手段匱乏。此外，傳統(tǒng)模式也無法滿足企業(yè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、提升業(yè)務(wù)效能、落實(shí)企業(yè)管理要求等方面的需要。PMO模式能夠有效解決上述問題，彌補(bǔ)傳統(tǒng)組織方式不足，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)和發(fā)展階段設(shè)置PMO，并有計(jì)劃地、分步驟地實(shí)現(xiàn)其職能[3]。

3.PMO 機(jī)構(gòu)職能

3.1 參與職能

在項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)中，項(xiàng)目總體策劃、各項(xiàng)招標(biāo)、手續(xù)辦理、重大事項(xiàng)協(xié)調(diào)以及突發(fā)事件應(yīng)急處置等是項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對于建設(shè)規(guī)模大、難度高、影響力大的項(xiàng)目，項(xiàng)目總體策劃決定了實(shí)施的各方面?！斑m當(dāng)參與職能”就是針對該類項(xiàng)目，由PMO人員直接參與項(xiàng)目管理過程，從而起到直接把控項(xiàng)目方向、營造有利局面、防控風(fēng)險(xiǎn)的作用。此時(shí)，項(xiàng)目部人員由PMO人員和一般項(xiàng)目部人員共同組成。參與項(xiàng)目的PMO人員可直接擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理或在一定程度上強(qiáng)于項(xiàng)目經(jīng)理而對項(xiàng)目實(shí)施總體的指揮與協(xié)調(diào)，非隸屬于PMO的項(xiàng)目部一般人員需服從PMO的領(lǐng)導(dǎo)，可以說PMO在關(guān)鍵環(huán)節(jié)的決策及主導(dǎo)過程決定著項(xiàng)目運(yùn)行狀態(tài)。與PMO參與的項(xiàng)目部相比，此時(shí)項(xiàng)目部已成為落實(shí)PMO要求的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。PMO對項(xiàng)目部人員的監(jiān)督或指導(dǎo)過程更加直接。PMO的這一職能有利于將PMO資源直接植入項(xiàng)目過程，也有利于PMO人員通過直接實(shí)踐方式探索問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提升能力。此外，還可通過實(shí)踐來完善和修正業(yè)已形成的資源成果等。對于項(xiàng)目部而言，與PMO協(xié)同工作，有利于增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，充分領(lǐng)會(huì)PMO要求。

3.2 指導(dǎo)職能

為促進(jìn)項(xiàng)目順利開展，PMO擔(dān)負(fù)著各類項(xiàng)目開展全程指導(dǎo)的職能。PMO指導(dǎo)過程主要包括：針對項(xiàng)目特點(diǎn)與需要，發(fā)現(xiàn)人員能力問題，收集人員業(yè)務(wù)能力提升需求，挖掘個(gè)人能力提升潛質(zhì)。在此基礎(chǔ)上，會(huì)同企業(yè)人力資源部門針對各級(jí)各類人員實(shí)施多種形式業(yè)務(wù)培訓(xùn)，滿足項(xiàng)目部人員能力需要。過程中，需激發(fā)業(yè)務(wù)人員能力提升積極性。此外，PMO應(yīng)就企業(yè)業(yè)已形成的業(yè)務(wù)質(zhì)量體系、知識(shí)庫等進(jìn)行宣貫、指導(dǎo)或釋義，努力協(xié)助項(xiàng)目部實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化過程。另外，PMO應(yīng)組織項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的各類答疑解惑過程，建立答疑解惑機(jī)制，組織專家資源針對項(xiàng)目重點(diǎn)難點(diǎn)環(huán)節(jié)開展指導(dǎo)。建立專家決策機(jī)制，對項(xiàng)目棘手或高風(fēng)險(xiǎn)問題，組織會(huì)商論證。此外，PMO還應(yīng)督促項(xiàng)目部效仿成功案例，向項(xiàng)目部推廣經(jīng)過實(shí)踐成功檢驗(yàn)的優(yōu)秀做法。向項(xiàng)目部警示失敗教訓(xùn)，并剖析原因。PMO可采取多種手段如績效考核、獎(jiǎng)勵(lì)等方式，鼓勵(lì)項(xiàng)目人員圍繞業(yè)務(wù)能力提升或業(yè)務(wù)開展進(jìn)行思考、交流與創(chuàng)新，激發(fā)人力資源潛能。這一職能的持續(xù)履行，將逐漸從根本上改善人員工作效能，最終形成良性的業(yè)務(wù)成果。

3.3 監(jiān)控職能

PMO應(yīng)對所有項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)控，主要從企業(yè)管理和項(xiàng)目部項(xiàng)目自治兩個(gè)視角展開。在企業(yè)管理視角下，PMO需從落實(shí)企業(yè)對業(yè)務(wù)總體運(yùn)營目標(biāo)實(shí)現(xiàn)出發(fā)，根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)監(jiān)管的各項(xiàng)要求實(shí)施監(jiān)控。主要包括各項(xiàng)目部對企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營制度執(zhí)行過程的監(jiān)督，企業(yè)總體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集統(tǒng)計(jì)及整體進(jìn)展?fàn)顟B(tài)的監(jiān)控，此外還包括業(yè)務(wù)運(yùn)營的標(biāo)準(zhǔn)化過程的監(jiān)控等。在項(xiàng)目部項(xiàng)目自治視角下，主要從具體項(xiàng)目業(yè)務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)出發(fā)，根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目管理策劃及企業(yè)對具體項(xiàng)目的要求實(shí)施監(jiān)控[4]。對于由PMO人員直接參與的項(xiàng)目，應(yīng)側(cè)重監(jiān)督隸屬PMO人員與非隸屬人員的協(xié)同情況，對PMO要求的落實(shí)情況。對于非PMO人員直接參與的項(xiàng)目，應(yīng)側(cè)重監(jiān)督經(jīng)審批的項(xiàng)目策劃執(zhí)行情況，項(xiàng)目重點(diǎn)、難點(diǎn)環(huán)節(jié)處置情況以及對企業(yè)業(yè)務(wù)操作規(guī)范性文件執(zhí)行情況的監(jiān)督等。PMO還應(yīng)建立客戶評價(jià)與反饋跟蹤機(jī)制，分析客戶良好意見或建議，并督促項(xiàng)目落實(shí)執(zhí)行。在監(jiān)控職能履行過程中，PMO應(yīng)著重識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并實(shí)施應(yīng)對過程，構(gòu)建企業(yè)級(jí)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控體系。確保監(jiān)控基準(zhǔn)的合理性，并建立基準(zhǔn)保障機(jī)制。此外，PMO應(yīng)構(gòu)建企業(yè)績效監(jiān)控體系，分別對部門績效、項(xiàng)目績效以及個(gè)人績效實(shí)施管理，將績效評價(jià)與薪酬發(fā)放關(guān)聯(lián)等。

3.4 支撐職能

PMO對業(yè)務(wù)實(shí)施全面支撐同樣包括兩個(gè)方面，即對于企業(yè)運(yùn)營的支撐和具體項(xiàng)目實(shí)施的支撐。在對企業(yè)運(yùn)營支撐方面，應(yīng)以PMO履行監(jiān)控職能中所收集的有關(guān)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，這些數(shù)據(jù)主要包括收集統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)總體運(yùn)行態(tài)勢、項(xiàng)目資源配置狀態(tài)、項(xiàng)目成本控制狀態(tài)、部門或人員績效狀態(tài)、以及風(fēng)險(xiǎn)防范狀態(tài)等。通過PMO對上述狀態(tài)數(shù)據(jù)收集與分析，從而有利于企業(yè)管理者研究制定經(jīng)營決策，更好把控發(fā)展方向。為良好開展針對項(xiàng)目的支撐過程，PMO應(yīng)組織項(xiàng)目知識(shí)成果的積累，形成并不斷豐富企業(yè)業(yè)務(wù)操作過程資產(chǎn)。過程資產(chǎn)包括知識(shí)庫、經(jīng)驗(yàn)庫、案例庫等無形資產(chǎn)。合理引導(dǎo)項(xiàng)目部業(yè)務(wù)操作創(chuàng)新，組織成果驗(yàn)證，收集整理有價(jià)值的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與做法，建立業(yè)務(wù)操作資產(chǎn)的項(xiàng)目共享平臺(tái)。促進(jìn)優(yōu)良個(gè)案做法轉(zhuǎn)化為通用做法，進(jìn)一步促使通用做法的成熟化與標(biāo)準(zhǔn)化。PMO有效構(gòu)建與項(xiàng)目部間資源共享與信息推送渠道，收集和發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部業(yè)務(wù)支撐需求，并針對性地履行支撐職能。為使得企業(yè)業(yè)務(wù)生產(chǎn)更加科學(xué)、高效，PMO需吸收先進(jìn)的業(yè)務(wù)操作理念，引進(jìn)或開發(fā)高效的業(yè)務(wù)生產(chǎn)工具，如借助信息化、BIM技術(shù)等手段營造優(yōu)越的項(xiàng)目實(shí)施環(huán)境。此外，PMO應(yīng)對各類項(xiàng)目實(shí)施成本核算，提出經(jīng)營分析模型，為項(xiàng)目部及企業(yè)構(gòu)造經(jīng)營分析平臺(tái)。需指出，PMO應(yīng)將支撐過程持續(xù)化、周期化，針對項(xiàng)目具體情況定制專業(yè)化支撐方案，有計(jì)劃、有步驟地履行支撐職能。

3.5 配置職能

項(xiàng)目資源需求尤其是人員需求呈現(xiàn)出顯著差異且不斷變化。PMO應(yīng)構(gòu)建高效、公平的資源配置環(huán)境。項(xiàng)目人力資源需求的不均衡狀態(tài)主要表現(xiàn)在：項(xiàng)目不同實(shí)施階段對各專業(yè)的人員資源需求不同。實(shí)踐表明，項(xiàng)目準(zhǔn)備及起始階段，建設(shè)手續(xù)協(xié)調(diào)人員需求較強(qiáng)，項(xiàng)目啟動(dòng)階段，招標(biāo)合約管理人員需求增長，項(xiàng)目施工正式實(shí)施以及趕工收尾階段，設(shè)計(jì)管理、造價(jià)管理及現(xiàn)場協(xié)調(diào)管理專業(yè)人員需求明顯。不同建設(shè)規(guī)模項(xiàng)目需求不同，建設(shè)規(guī)模大、影響力大的項(xiàng)目，資源需求強(qiáng)烈。此外，當(dāng)項(xiàng)目處于應(yīng)急事件處置狀態(tài)或某些特定工作環(huán)節(jié)時(shí)，資源需求突增，例如招標(biāo)投訴處置、工程量清單控制文件編制、招標(biāo)文件發(fā)放等環(huán)節(jié)。此外，由于行業(yè)特點(diǎn)，不同行業(yè)項(xiàng)目資源需求差異明顯。另外，地域環(huán)境因素也給資源配置優(yōu)化帶來困難。PMO應(yīng)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握項(xiàng)目進(jìn)展及資源狀況信息，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，并確保真實(shí)有效性。保持企業(yè)整體業(yè)務(wù)資源處于優(yōu)化平衡狀態(tài)是PMO履行資源配置職能的重要目標(biāo)。PMO應(yīng)分別構(gòu)建企業(yè)級(jí)與項(xiàng)目級(jí)業(yè)務(wù)資源需求與供給測算模型，掌握人力資源生產(chǎn)效率、工作強(qiáng)度負(fù)荷狀況等資源指標(biāo)及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；建立項(xiàng)目資源需求監(jiān)控、跟蹤與反饋調(diào)控機(jī)制；統(tǒng)籌人員管理，提升資源供給效率；以項(xiàng)目部為單元集約、高效提升資源利用效率。PMO還應(yīng)建立資源收集共享機(jī)制，構(gòu)建資源需求評價(jià)體系，實(shí)現(xiàn)客觀分配過程[5]；確定資源需求優(yōu)先級(jí)，實(shí)施優(yōu)化分配過程；建立應(yīng)急分配機(jī)制，滿足資源應(yīng)急需要等。

4.PMO職能實(shí)現(xiàn)基本要求

4.1 人員要求

根據(jù)PMO有效履行上述各職能的需要，PMO在人員配置方面應(yīng)滿足如下要求：首先，具有較高業(yè)務(wù)水平。PMO人員應(yīng)具有豐富項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，人員平均業(yè)務(wù)能力應(yīng)高于項(xiàng)目部人員平均水平；PMO應(yīng)實(shí)施人員能力測評機(jī)制，通過必要手段更新、提升團(tuán)隊(duì)人員能力；企業(yè)應(yīng)構(gòu)建項(xiàng)目部與PMO間的人員流動(dòng)或儲(chǔ)備機(jī)制，通過項(xiàng)目實(shí)踐提升改造人員能力水平。其次，PMO應(yīng)組織專家資源，建立針對業(yè)務(wù)問題處置的研商機(jī)制，通過專家團(tuán)隊(duì)與研商機(jī)制解決重大問題、化解業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為項(xiàng)目決策提供支撐。第三，在人員權(quán)限分配方面，針對企業(yè)管理工作，PMO人員應(yīng)具有較高優(yōu)先級(jí)；針對項(xiàng)目工作，PMO在其所參與環(huán)節(jié)有關(guān)問題研商、決策方面具有較高優(yōu)先級(jí)。為確保PMO對業(yè)務(wù)的有效監(jiān)管，需構(gòu)建企業(yè)級(jí)項(xiàng)目信息收集與共享平臺(tái)，努力消除其與項(xiàng)目部間信息的不對稱性。

4.2 組織構(gòu)架要求

企業(yè)應(yīng)采用“PMO+項(xiàng)目部”的業(yè)務(wù)組織構(gòu)架。在獨(dú)立項(xiàng)目中，項(xiàng)目部人員按照業(yè)務(wù)專業(yè)分組并設(shè)置專業(yè)負(fù)責(zé)人，由項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理及總工程師組成的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)按權(quán)限統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施。有必要將企業(yè)業(yè)已建立的業(yè)務(wù)專業(yè)職能部門納入PMO管理或與PMO合并，將PMO內(nèi)部按業(yè)務(wù)專業(yè)分組，并設(shè)置負(fù)責(zé)人。在項(xiàng)目執(zhí)行中，PMO內(nèi)部各專業(yè)組人員與項(xiàng)目部各專業(yè)人員直接聯(lián)系，形成PMO與項(xiàng)目部的聯(lián)系渠道。此外，PMO的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在企業(yè)管理中擁有較高權(quán)限，以便于建立與項(xiàng)目部業(yè)務(wù)的協(xié)同環(huán)境。企業(yè)在組織構(gòu)架上還應(yīng)設(shè)置爭端處置部門，以便于處理PMO與項(xiàng)目部在業(yè)務(wù)生產(chǎn)協(xié)調(diào)中存在的分歧與矛盾。此外，還需通過設(shè)置獨(dú)立于PMO的機(jī)構(gòu)，對PMO工作實(shí)施監(jiān)督，最終促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營良性運(yùn)行。

4.3 步驟要求

企業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中將經(jīng)歷不同階段，應(yīng)根據(jù)階段特點(diǎn)構(gòu)建職能有所側(cè)重的PMO模式。當(dāng)企業(yè)處于業(yè)務(wù)初級(jí)階段，面對類型單一、規(guī)模小，尚未形成規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)操作體系的項(xiàng)目業(yè)務(wù)時(shí)，PMO應(yīng)重點(diǎn)履行適當(dāng)參與、項(xiàng)目全程指導(dǎo)的職能。當(dāng)企業(yè)取得一定業(yè)務(wù)積累并具有數(shù)量較多在建項(xiàng)目，且業(yè)已形成規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)操作體系時(shí)，PMO應(yīng)側(cè)重實(shí)施全程監(jiān)管、支撐的職能。當(dāng)企業(yè)具有穩(wěn)定、批量、為數(shù)眾多大規(guī)模項(xiàng)目時(shí)，為滿足項(xiàng)目差異化管理需要，PMO應(yīng)積極實(shí)施資源配置的職能?？傮w而言，雖然本文所提及的PMO職能均必不可少，但在企業(yè)發(fā)展過程中，須根據(jù)階段特點(diǎn)，按步驟、有計(jì)劃地履行并豐富PMO職能。

5.結(jié)束語

現(xiàn)代項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)企業(yè)實(shí)施PMO模式十分必要，PMO建設(shè)應(yīng)針對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展過程及業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)一步完善職能。為確保PMO職能發(fā)揮，企業(yè)人員需進(jìn)一步研究細(xì)化制度措施，保持PMO資源先進(jìn)性是PMO有效履職的核心。PMO發(fā)揮適當(dāng)參與的職能有利于大型項(xiàng)目開展，是應(yīng)對差異化業(yè)務(wù)的重要手段，也是保持PMO人員綜合能力水平先進(jìn)性的措施。本文PMO職能的實(shí)現(xiàn)與完善，是現(xiàn)代項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)企業(yè)科學(xué)運(yùn)營的重要標(biāo)志，為樹立企業(yè)高效業(yè)務(wù)組織方式奠定基礎(chǔ)。