盧巧麗

摘 要：圖書(shū)館檔案是在圖書(shū)館工作過(guò)程中形成的、具有一定保存價(jià)值的原始記錄，和圖書(shū)資料一樣，是一種寶貴的信息資源，其所蘊(yùn)藏的許多信息對(duì)圖書(shū)館今后的工作有著重要的借鑒價(jià)值。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書(shū)館檔案管理方法也得到了極大的創(chuàng)新，這大大提高了圖書(shū)館檔案管理效率。本文在研究當(dāng)前圖書(shū)管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了幾點(diǎn)意見(jiàn)和建議，希望能夠?qū)D書(shū)館的檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；檔案管理；現(xiàn)狀；措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于圖書(shū)館檔案的管理傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能再適應(yīng)當(dāng)代的發(fā)展了，因此，數(shù)字化技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。但是在其不斷的發(fā)展中必然會(huì)存在一些不完善的問(wèn)題，所以本文從信息化時(shí)代圖書(shū)館檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探討分析，然后提出相應(yīng)的合理化建議，希望可以為圖書(shū)館的檔案管理工作提供合理借鑒。

1 圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.管理意識(shí)淡薄，缺乏健全的管理制度。信息數(shù)字化、服務(wù)現(xiàn)代化是展現(xiàn)圖書(shū)館工作的亮點(diǎn)，忽略檔案管理是圖書(shū)館的共性。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，人們對(duì)數(shù)字資源的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙本資料。數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)成為圖書(shū)館管理的重中之重，檔案建設(shè)與管理邊緣化已成事實(shí)。意識(shí)缺乏、認(rèn)知薄弱導(dǎo)致圖書(shū)館檔案管理松散，沒(méi)有基本的管理制度與搜集整理措施。檔案的管理只是習(xí)慣性無(wú)序存放，對(duì)大部分圖書(shū)館建設(shè)、發(fā)展以及在各項(xiàng)政治、文化活動(dòng)中相關(guān)資料不做歸整和深度開(kāi)發(fā)，導(dǎo)致重要檔案信息缺漏項(xiàng)普遍，丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一旦使用，便出現(xiàn)檢索困難，查準(zhǔn)率低，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失與遺憾。

2.電子檔案和紙質(zhì)檔案關(guān)系區(qū)分不清

隨著信息化的時(shí)代到來(lái)，越來(lái)越多的工作都需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行。圖書(shū)的檔案管理工作也不例外，發(fā)展圖書(shū)館檔案管理的信息化和數(shù)字化并不是指要取代傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理建設(shè)。發(fā)展圖書(shū)館的檔案管理數(shù)字化應(yīng)該與時(shí)代的發(fā)展緊密結(jié)合，使其更加快捷和方便。但當(dāng)前很多圖書(shū)館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘卻了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價(jià)值和意義。電子檔案的儲(chǔ)存力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，也能夠隨時(shí)發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點(diǎn)不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。

2 如何有效加強(qiáng)圖書(shū)館的信息化建設(shè)

1.健全圖書(shū)館檔案管理規(guī)章制度

周密而實(shí)用的圖書(shū)館檔案管理的規(guī)章制定，是圖書(shū)館檔案管理的前提條件，因此在圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該不斷健圖書(shū)館檔案管理的規(guī)章制度，并制定嚴(yán)格地檔案保密制度、檔案借閱制度以及保證文件材料歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)在內(nèi)的制度體系，這樣有利于圖書(shū)館檔案管理工作的有章可循和有的放矢。比如檔案管理人員的崗位職責(zé)、檔案收集制度、鑒定制度、保管制度、保密制度、借閱制度、銷(xiāo)毀制度等等一系列的檔案管理制度；明確歸檔范圍，比如業(yè)務(wù)檔案的收集范圍、收集內(nèi)容、鑒別和加工、分類(lèi)依據(jù)、標(biāo)引規(guī)則等；明確歸檔時(shí)間、檔案編目標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、檔案交接程序等等。要搞好圖書(shū)館檔案工作，須嚴(yán)格遵守檔案統(tǒng)計(jì)制度，認(rèn)真抓好每個(gè)環(huán)節(jié)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。促進(jìn)圖書(shū)館檔案工作得以規(guī)范且有序進(jìn)行、確保有保存價(jià)值的文件以及其他有關(guān)材料不被遺失，使得圖書(shū)館檔案在圖書(shū)館今后的工作中充分發(fā)揮作用，為圖書(shū)館的建設(shè)和管理提供重要的參考價(jià)值，為日后圖書(shū)館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量提供可靠的保障。

2.完善檔案信息服務(wù)體系

及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)是開(kāi)展檔案管理的一個(gè)重要目的，因而要著力完善檔案信息服務(wù)體系。以信息化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，從圖書(shū)館自身情況出發(fā)進(jìn)行信息資源的補(bǔ)充，為跨庫(kù)檢索提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之下，使檔案的目錄、內(nèi)容及編碼呈現(xiàn)一體化。積極推進(jìn)檔案制度的建設(shè)，促使檔案管理數(shù)字化更加科學(xué)規(guī)范，投入力度進(jìn)行數(shù)字系統(tǒng)的維護(hù)與管理，并發(fā)揮監(jiān)控的功效，使數(shù)字系統(tǒng)的運(yùn)行更加可靠。為了滿足公眾對(duì)信息質(zhì)量的高要求，需要改變資源開(kāi)發(fā)的手段，提升知識(shí)含量，使檔案信息形成一個(gè)全面的體系，從而提升信息服務(wù)水平。另外，在主管部門(mén)對(duì)檔案管理的要求之下，將檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作進(jìn)行外包，使其運(yùn)行更加規(guī)范，公眾在使用檔案信息時(shí)也更加便利。

3.完善圖書(shū)館檔案管理的配套設(shè)施

如果要真正的實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的信息化就必須要有科學(xué)完備的數(shù)字化設(shè)施作為良好的支撐，要求我們必須加強(qiáng)圖書(shū)館的硬件設(shè)施建設(shè)，做到軟硬兩手抓，以更好的促進(jìn)圖書(shū)館的檔案管理工作。在硬件方面，必須要建立相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備體系，其中包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、視頻音頻信息采集設(shè)備、掃描儀設(shè)備、服務(wù)器等，在建立起這些設(shè)別以后還需要對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤和檢測(cè)，在發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)落后時(shí)立馬對(duì)其進(jìn)行升級(jí)。而在于軟件方面就是需要對(duì)圖書(shū)館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)中建立出一套相應(yīng)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，第一需要建立的就是就接收和采集系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)主要的目的就是保障檔案的真實(shí)、可靠性，其中就包括接收各部門(mén)的移交的電子檔案、電子目錄、檔案資料征集、工作管理等，在接收后再對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?。第二點(diǎn)需要建立的就是管理的儲(chǔ)存系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)主要的目的就是保障檔案的安全、完整性，其中包括檔案資料的動(dòng)態(tài)管理、數(shù)據(jù)安全和維護(hù)、辦公自動(dòng)化管理等。第三點(diǎn)需要建立的就是開(kāi)發(fā)利用系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)的目的就是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，其中就包括檔案的登記、調(diào)卷、加工、編排、檢索、檔案信息網(wǎng)站等。

4.加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系

國(guó)家整體圖書(shū)館建設(shè)，要想不斷的向前發(fā)展就需要我們建立一個(gè)統(tǒng)一的圖書(shū)館運(yùn)營(yíng)體系，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系。現(xiàn)在普遍存在的現(xiàn)象就是圖書(shū)館發(fā)展不平衡的趨勢(shì)越來(lái)越明顯。特別是隨著一些信息化技術(shù)的引進(jìn)，使得一些圖書(shū)館在檔案的整理和分類(lèi)以及計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量的差距越來(lái)越大。所以為了有效的解決這些問(wèn)題，就必須加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資源的共享，保障各個(gè)部門(mén)的圖書(shū)資源的穩(wěn)定性和完整性。并隨著我國(guó)三網(wǎng)融合的趨勢(shì)，要有效的利用好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、電視建設(shè)以及手機(jī)建設(shè)的融合發(fā)展。以便更好的為群眾提供優(yōu)質(zhì)的文化服務(wù)。

5.注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)

圖書(shū)館檔案現(xiàn)代化管理屬于一種人與機(jī)的結(jié)合系統(tǒng)，圖書(shū)館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其地位與作用是非常重要的。首先，提高管理人員的檔案意識(shí)；其次，注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)，有步驟、有計(jì)劃地對(duì)管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)知識(shí)、檔案管理知識(shí)。培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心。較強(qiáng)的鉆研能力、良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、良好的人際交往能力也是不可或缺的。只有這樣才能有效解決檔案信息化過(guò)程中所遇到的各種問(wèn)題，才能依托現(xiàn)代化圖書(shū)館這個(gè)平臺(tái)，建立面向用戶的全方位服務(wù)系統(tǒng)和高效便捷的溝通平臺(tái)，提供快、準(zhǔn)、穩(wěn)的信息服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

在數(shù)字化、信息化不斷發(fā)展的新的歷史條件下，加強(qiáng)圖書(shū)館的檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要，這不僅可以有效的提高圖書(shū)管理工作的效率還更加有利于圖書(shū)借閱者的多元化需求。因此必須建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)或引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，這樣才能提高圖書(shū)館檔案管理水平，提升圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量。

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