安云

摘要：各地檔案館目前都要求電子、紙質(zhì)雙套制檔案進(jìn)館，指的是紙質(zhì)文件制作成數(shù)字化副本的從紙質(zhì)文件到電子文件的“雙套制”。但實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)雙套制檔案移交進(jìn)館過程中存在不少問題，例如紙質(zhì)、電子檔案不對(duì)應(yīng)，難以協(xié)同管理、檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)繁瑣復(fù)雜、電子檔案質(zhì)量難以監(jiān)控等問題。本文歸納出雙套制檔案進(jìn)館的四個(gè)難點(diǎn)，秉承“該說的要說到，說到要做到，做到的要見到，沒有記錄就沒有發(fā)生”的全新質(zhì)檢理念，研究以“統(tǒng)一、規(guī)范、對(duì)應(yīng)、保密、齊全”四原則制定清單式的檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；雙套制；清單；質(zhì)檢

在2011年召開的中央國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上，楊冬權(quán)館局長(zhǎng)指出：要在移交前對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，并在移交時(shí)把檔案實(shí)體與檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)一并移交。在今后十年檔案移交工作中，凡是要移交的檔案，首先必須數(shù)字化，只有把檔案數(shù)字化了，才能在檔案移交后本單位更方便地利用檔案，才能提高本單位的檔案利用效率，才能通過數(shù)字化利用代替原件利用來確保本單位檔案原件的安全。各地已紛紛開展了電子、紙質(zhì)檔案雙套制進(jìn)館工作。以河南省鄭州市檔案館為例，該館自2011年就實(shí)行了紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”移交，明確要求“紙質(zhì)檔案、照片檔案進(jìn)館前，必須進(jìn)行數(shù)字化加工，聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，形成案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄和全文影像文件，并刻錄光盤隨同紙質(zhì)檔案一并進(jìn)館”。但當(dāng)前雙套制檔案進(jìn)館工作存在著許多問題。

1雙套制檔案進(jìn)館工作目前存在問題

1.1雙套制檔案指導(dǎo)進(jìn)館工作不協(xié)調(diào)

檔案部門一般認(rèn)為，電子檔案的移交接收工作方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的移交接收方法大不相同，電子檔案的移交與接收工作應(yīng)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相剝離，即成立專門的電子檔案管理部門承擔(dān)電子檔案的移交與接收工作，由其他部門承擔(dān)傳統(tǒng)載體檔案的移交與接收工作。

具體到鄭州市檔案局、館，有五個(gè)部門、科室分別負(fù)責(zé)雙套制檔案指導(dǎo)、進(jìn)館工作，這樣由不同的部門分別移交和接收檔案的紙質(zhì)部分和電子版本部分，指導(dǎo)紙質(zhì)檔案的不負(fù)責(zé)指導(dǎo)電子檔案，各部門掌握的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，容易讓單位的檔案員無所適從，影響了檔案部門的聲譽(yù)。

多個(gè)部門間需要相互不斷核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容是否完整，大幅增加了雙套制檔案工作量和工作難度，還易丟失檔案內(nèi)容。由于不同部門有自己的工作計(jì)劃安排，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案可能在不同的時(shí)間進(jìn)行移交和接收，即使部門間的協(xié)調(diào)配合相對(duì)順暢，但也可能出現(xiàn)移交與接收不完整的情況。

1.2雙套制檔案執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)眾多不統(tǒng)一

紙質(zhì)檔案遵循的標(biāo)準(zhǔn)包括：立卷整理編目的文書檔案，案卷質(zhì)量要符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件為單位整理的文書檔案，案卷質(zhì)量要符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）的要求。

針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，要執(zhí)行《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005），鄭州市也相繼出臺(tái)了一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《鄭州市數(shù)字檔案化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》等。雖然這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)紙質(zhì)檔案掃描的色彩模式、分辨率等參數(shù)設(shè)置方面給出了原則性的規(guī)定，但這些規(guī)定均是粗線條的，需要掃描人員的主觀判斷。

國(guó)家局、河南省檔案局也在不斷出一些有關(guān)檔案信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，其中有些地方是互相矛盾的。如國(guó)家局最近出臺(tái)的《數(shù)字檔案室》試點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)中，就對(duì)檔號(hào)的編制做了明確的規(guī)定，而這個(gè)規(guī)定與以前國(guó)家局所處的《檔號(hào)編制標(biāo)準(zhǔn)》及鄭州市所出的《鄭州市數(shù)字檔案化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》是不一樣的。而檔號(hào)是紙質(zhì)檔案、電子檔案建立關(guān)聯(lián)的唯一聯(lián)系，掃描圖像命名方式要求按照檔號(hào)命名規(guī)則命名，檔號(hào)的唯一性可實(shí)現(xiàn)同一單位檔案數(shù)據(jù)的一次性批量掛接。因此檔號(hào)編制規(guī)則是非常重要的。

以上各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不但檔案員搞不明白，就連檔案行政管理部門的“老檔案”也難以掌握，又如何要求檔案數(shù)字化人員掌握所有標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到檔案進(jìn)館要求呢？

1.3雙套制檔案數(shù)字化未做整理及鑒定

檔案整理是數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，決定著數(shù)字化的質(zhì)量。因此，數(shù)字化前要對(duì)前期基礎(chǔ)工作欠缺的檔案進(jìn)行重新整理，確保檔案分類、排列、編目的正確性、有序性。而目前普遍存在的問題是將檔案數(shù)字化工作外包給公司，公司水平良莠不齊，又只考慮經(jīng)濟(jì)利益，造成數(shù)字化質(zhì)量不高。

1.4雙套制檔案進(jìn)館質(zhì)檢流程繁瑣

雙套制檔案進(jìn)館工作中的重要一環(huán)是質(zhì)檢，其流程相當(dāng)繁瑣。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，必須在檔案館系統(tǒng)中將圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)通過一定的規(guī)則對(duì)應(yīng)起來，以實(shí)現(xiàn)檢索利用。數(shù)據(jù)掛接一般是借助相關(guān)軟件進(jìn)行批量、快速掛接。檔案質(zhì)檢人員對(duì)掛接后的數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行重新掛接。

檔案質(zhì)檢人員需記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描填寫的頁(yè)數(shù)是否一致。

檔案質(zhì)檢人員需檢查每一份目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)，如出現(xiàn)不完整、不清晰有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題，特別是檔號(hào)、圖像文件掛接有誤時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”，不合格的要予以改正。檔案質(zhì)檢人員要確保圖像文件的內(nèi)容、數(shù)量和排列順序與檔案原件一致，大幅文件圖像拼接的完整性，掃描圖像的清晰度、清潔度、偏斜度、完整度、失真度、平整度、方向性。

檔案質(zhì)檢人員統(tǒng)計(jì)新建和修改目錄的條數(shù)、掃描圖像的幅數(shù)。

檔案質(zhì)檢人員要對(duì)照原目錄清點(diǎn)檔案，檢查是否所有檔案都已還原。

檔案質(zhì)檢人員要檢查紙質(zhì)檔案排列順序是否正確，檢查檔案是否有損壞現(xiàn)象，檢查檔案裝訂是否符合國(guó)家規(guī)范要求。

可以說檔案質(zhì)檢人員要對(duì)紙質(zhì)、電子檔案進(jìn)行100%檢查，所有不合格現(xiàn)象都要發(fā)現(xiàn)并做處理，其檢查點(diǎn)如上所示繁瑣復(fù)雜，一不小心就會(huì)漏檢。

而如果驗(yàn)收小組檢查通過，檔案館接收人員就會(huì)簽字同意檔案入館，這樣檔案的管理責(zé)任就轉(zhuǎn)移到了檔案館，在進(jìn)館管理時(shí)再發(fā)現(xiàn)問題，檔案館人員就只能自己解決，大大增加了日常管理工作強(qiáng)度，也不利用檔案的利用管理，所以制定一個(gè)合理的雙套制檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，已成為當(dāng)前檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。endprint

2提升雙套制檔案進(jìn)館工作執(zhí)行力的新思路

什么是執(zhí)行力？執(zhí)行力就是管理者為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略和階段性目標(biāo)而具有的計(jì)劃、指揮、跟進(jìn)、協(xié)調(diào)能力。具體到雙套制檔案進(jìn)館工作，作為檔案行政管理部門，要知道涉及到該項(xiàng)工作的每個(gè)人在干什么，干的如何，需要哪些幫助……那么，作為檔案行業(yè)的管理者，檔案行政管理部門拿什么提高整個(gè)檔案行業(yè)的執(zhí)行力？

說到這個(gè)問題，我們先看看ISO9000管理系統(tǒng)的運(yùn)作，ISO9000是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的一套“質(zhì)量保證體系”，其核心精髓是：該說的要說到，說到的要做到，做到的要見到?！霸撜f的要說到”是指：企業(yè)要求員工做到的一定形成制度、指令，按照規(guī)范的要求來運(yùn)作；“說到的要做到”指的是：凡是企業(yè)制定形成的制度、規(guī)范、流程，一定要不折不扣地執(zhí)行下去；“做到的要見到”是指：執(zhí)行的過程和結(jié)果一定要留下記錄，沒有記錄就沒有發(fā)生。

我們?nèi)绻袸SO9000用于雙套制檔案進(jìn)館工作管理當(dāng)中，同樣可以成為“執(zhí)行力的保證體系”。如何保證執(zhí)行者“該說的要說到、說到的要做到、做到的要見到”呢？筆者以為要將檔案各種規(guī)范融入統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)中，避免進(jìn)館工作的隨意性。通過集合整個(gè)負(fù)責(zé)進(jìn)館工作團(tuán)隊(duì)甚至整個(gè)檔案行業(yè)的力量來規(guī)范雙套制檔案，把原來只掌握在檔案行政指導(dǎo)人員手中的有關(guān)進(jìn)館過程的信息向檔案從業(yè)人員、檔案數(shù)字化人員和檔案管理軟件開發(fā)公司公開，并做到凡標(biāo)準(zhǔn)中的內(nèi)容，都必須不折不扣地執(zhí)行，為此建立了責(zé)任追蹤制度，當(dāng)每件事都留下記錄時(shí)，就很容易對(duì)質(zhì)檢責(zé)任進(jìn)行追訴，以此提升進(jìn)館檔案質(zhì)量。

3制定雙套制檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)原則

電子、紙質(zhì)檔案雙套制檔案進(jìn)館工作有其特殊之處，制定進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)需遵循以下四原則：

3.1統(tǒng)一

將紙質(zhì)檔案整理規(guī)范、數(shù)字化規(guī)范、保密規(guī)定、鑒定原則融入統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)中，避免令出多頭，為檔案員、檔案數(shù)字化人員、檔案行政指導(dǎo)人員、檔案館質(zhì)檢人員制定了一個(gè)統(tǒng)一、無歧義的標(biāo)準(zhǔn)。

在標(biāo)準(zhǔn)中通過建立統(tǒng)一的局館進(jìn)館工作協(xié)調(diào)小組，明確雙套制移交進(jìn)館的管理流程、人員責(zé)任，以解決雙套制檔案指導(dǎo)進(jìn)館工作不協(xié)調(diào)的問題。

3.2劃控

檔案劃控是指根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，對(duì)已滿一定期限的檔案進(jìn)行鑒定，挑選出哪些檔案可開放，哪些檔案不可開放。對(duì)標(biāo)有密級(jí)且未經(jīng)解密的涉密檔案，不得交由服務(wù)公司整理、數(shù)字化。

在雙套制檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)中，未解密的密級(jí)文件暫時(shí)不進(jìn)行數(shù)字化，可在錄入時(shí)在備注字段注明“此文涉密，未掃描”。

按規(guī)定1980年以后形成的檔案只移交保管期限為永久和長(zhǎng)期的案卷，因此，需要各單位對(duì)檔案重新鑒定，這樣才能確保國(guó)家的檔案資源更加完整和全面。

3.3規(guī)范

檔案進(jìn)館工作首先要保證移交檔案的質(zhì)量。如果移交的檔案不符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不僅會(huì)造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，而且也會(huì)給移交單位將來利用本機(jī)關(guān)檔案造成很大麻煩。各移交單位要認(rèn)真按照有關(guān)要求，對(duì)應(yīng)移交檔案做一次全面檢查、鑒定，對(duì)不符合案卷質(zhì)量要求的檔案要重新整理，查漏補(bǔ)缺，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，研究探索檔案整理與數(shù)字化加工的規(guī)律和特點(diǎn)，充分考慮本機(jī)關(guān)工作實(shí)際及可能出現(xiàn)的新情況、新問題，使檔案整理和數(shù)字化加工工作更具科學(xué)性、合理性，更符合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況。

雙套制檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)需明確紙質(zhì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和電子檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。如掃描時(shí)分辨率選擇300dpi以上參數(shù)值。全文掃描中，要注意漏掃、重復(fù)、折頁(yè)壓字、顛倒、變形、大幅面分割掃描未拼接、灰度過黑、分件錯(cuò)誤等問題。原文掃描，圖像要求多頁(yè)TIFF和雙層PDF格式。紙質(zhì)檔案整理要求規(guī)范，如責(zé)任者要用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱；題名要簡(jiǎn)明扼要，包括責(zé)任者、事由、文種三部分，不能只有文種；人名項(xiàng)中要對(duì)題名中反映不全的人名進(jìn)行著錄等。

3.4對(duì)應(yīng)

雙套制檔案管理并非兩者機(jī)械相加，而應(yīng)是內(nèi)部管理真正的相融即“1+1=1”，各種目錄（案卷級(jí)、文件級(jí)）必須與原始紙質(zhì)檔案和新形成的電子檔案三對(duì)應(yīng)，掃描件盡量展現(xiàn)檔案原版原貌的原則，與實(shí)體檔案一致。

紙質(zhì)檔案與電子檔案要建立一定的對(duì)應(yīng)關(guān)系，要實(shí)現(xiàn)目錄與原文的掛接。數(shù)字化的最終目的是為了利用，為了提高檢準(zhǔn)率和檢全率，只有完成了目錄與原文的掛接，才能最終實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。在調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，在電子檔案接收過程中，經(jīng)常出現(xiàn)目錄與原文無法掛接的情況，有的是因?yàn)槟夸浥c原文不對(duì)應(yīng)，有的是原文名命名不正確，有的是因?yàn)槟夸涘e(cuò)誤等等。無論做得多認(rèn)真的數(shù)據(jù)，在掛接過程中都會(huì)或多或少的進(jìn)行修正。

在雙套制檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)中，電子檔案=目錄（統(tǒng)一的xls文件）+掃描電子文件（以檔號(hào)命名的pdf文件及tiff文件）

以檔號(hào)作為聯(lián)系，檔號(hào)的唯一性可實(shí)現(xiàn)同一單位檔案數(shù)據(jù)的一次性批量掛接。

4以清單方式實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)檢

4.1清單的概念及意義

清單又名一覽表，英文名為Checklist，多用于核對(duì)時(shí)使用。

毫無疑問，清單并不能算高科技，也絕非酸腐雞肋的多此一舉。歸根結(jié)蒂，清單的本質(zhì)是溝通，清單的實(shí)施離不開團(tuán)隊(duì)角色劃定。清單規(guī)定著個(gè)體的任務(wù)和分工，在某一具體動(dòng)作實(shí)施前的事先說明，好給自己或他人提個(gè)醒。照著清單核對(duì)，就是檢視那些微小且漫不經(jīng)心的小bug。它們看似無關(guān)全局，卻會(huì)給人顏色看，甚至致命一擊。

4.2雙套制進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)中引入清單質(zhì)檢

無論檔案人員進(jìn)行多么細(xì)致的專業(yè)分工，無論接受數(shù)量多么巨大的培訓(xùn)，在現(xiàn)實(shí)工作中一些關(guān)鍵的步驟還是會(huì)被忽略，一些錯(cuò)誤還是無法避免或發(fā)現(xiàn)，比如因?yàn)橥泴?duì)移交的電子檔案做病毒檢測(cè)而造成整個(gè)服務(wù)器癱瘓。

在雙套制進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)還為標(biāo)準(zhǔn)要求為每一卷、每一件檔案生成檢查清單，質(zhì)檢人員逐條進(jìn)行檢查，只能打?qū)椿蝈e(cuò)來表示每一項(xiàng)檢查結(jié)果，檢查人簽名負(fù)責(zé)，以此保證不遺漏任何簡(jiǎn)單的質(zhì)檢點(diǎn)，不跳過任何簡(jiǎn)單的步驟。清單會(huì)提醒檔案工作者不要忘記一些必要的步驟，并讓他們明白該干什么。這不僅是一種檢查方法，而且還是一種保障高水平績(jī)效的紀(jì)律。

清單編制的6大要點(diǎn)：①設(shè)定清晰的檢查點(diǎn)；②選擇合適的清單類型；③簡(jiǎn)明扼要，不宜太長(zhǎng)；④清單用語(yǔ)精煉、準(zhǔn)確；⑤清單版式整潔，切忌雜亂無章；⑥必須在現(xiàn)實(shí)中接受檢驗(yàn)。

清單不是無所不包的操作手冊(cè)，而應(yīng)該成為幫助使用者發(fā)揮專業(yè)技能的有效工具，要做到簡(jiǎn)潔、快速、實(shí)用。

建立質(zhì)檢清單就是建立了責(zé)任追蹤制度，當(dāng)每件事都留下記錄時(shí)，就很容易對(duì)質(zhì)檢責(zé)任進(jìn)行追訴，使得①人員之間可以共享成功經(jīng)驗(yàn)。②作為整個(gè)系統(tǒng)管理者的檔案部門得以掌握和全面控制檔案進(jìn)館活動(dòng)。③知識(shí)得以積累。

5總結(jié)

制定雙套制檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，本質(zhì)上是將檔案質(zhì)檢的各項(xiàng)內(nèi)容制度化、規(guī)范化、程序化的過程，可把千頭萬緒、紛繁復(fù)雜的檔案質(zhì)檢工作變得簡(jiǎn)單而又可控，從而大幅提升檔案進(jìn)館質(zhì)量。endprint