陳浩

摘 要：檔案管理作為促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要一環(huán)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有十分關(guān)鍵的作用，伴隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢(shì)，本文在此背景下對(duì)事業(yè)單位檔案信息建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行了探討，并且針對(duì)其中存在的問(wèn)題提出了幾點(diǎn)切實(shí)可行的建議，以期促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；信息化；建設(shè)；對(duì)策

1 引言

檔案管理信息化建設(shè)對(duì)其它工作的順利開(kāi)展有著極大的影響，它不僅有利于事業(yè)單位檔案資料的永久保存，同時(shí)也有利于事業(yè)單位有效地管理檔案信息、提升檔案的職能，在一定程度上促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在新的時(shí)代背景下，信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)了一定的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)抓住這次機(jī)遇，全面關(guān)注信息化建設(shè)對(duì)檔案工作的重要作用，確保檔案管理工作能夠真正服務(wù)于單位發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏高度匹配性

從最新的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，大部分事業(yè)單位開(kāi)始推行辦公無(wú)紙化、信息化平臺(tái)的建設(shè)，很多工作都能夠通過(guò)信息化平臺(tái)進(jìn)行操作，這樣的操作不僅能夠提升資源利用效率，同時(shí)也在一定程度上提升了資源查看、調(diào)取以及使用的效率，打破了時(shí)間以及空間限制，提升了內(nèi)部資源共享效率。但是，從目前的檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，信息化平臺(tái)以及相關(guān)的軟件并不能兼容所有的文件，在一定程度上降低了工作質(zhì)量。此外，事業(yè)單位在使用局域網(wǎng)管理的過(guò)程當(dāng)中，電子文件存儲(chǔ)于資料庫(kù)中，雖然方便查取并設(shè)置了使用權(quán)限，但是也會(huì)出現(xiàn)有管理疏漏而導(dǎo)致的文件丟失現(xiàn)象，造成電子文件無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享狀態(tài)。

2.2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度較慢

隨著信息技術(shù)的不斷普及，很多事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始引入并使用信息化管理系統(tǒng)，但是，在實(shí)際使用過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的關(guān)注較為匱乏，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的更新速度緩慢，維護(hù)工作不到位，部分重要的檔案信息資料得不到及時(shí)的更新，直接影響了其他工作的順利進(jìn)行。

2.3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性

在對(duì)事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，很難完全保障檔案信息資料的安全，事業(yè)單位中一些檔案資料關(guān)系著國(guó)家機(jī)密，一旦泄露會(huì)給單位以及社會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的影響。由于事業(yè)單位對(duì)于檔案資料的鑒別以及區(qū)分管理意識(shí)較為淡薄，檔案的存儲(chǔ)以及管理存在很大的安全隱患，加之，檔案信息化管理平臺(tái)對(duì)檔案安全管理匱乏，檔案資料在審核以及共享保密性管理工作方面還不是十分到位，容易受到病毒攻擊，甚至有些機(jī)密資料的使用是處于外網(wǎng)環(huán)境當(dāng)中，加大了黑客入侵的安全隱患，極易導(dǎo)致檔案資料的泄露與損壞。

2.4 事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識(shí)需要提升

檔案信息化管理工作在事業(yè)單位的管理當(dāng)中占據(jù)著十分重要的位置，是構(gòu)成事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分，檔案管理工作人員的素質(zhì)決定著事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量。目前許多單位并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，認(rèn)為這只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的資料收集與整理工作，因此重視辦公室的業(yè)務(wù)工作，忽略檔案信息管理工作，影響了檔案管理工作的發(fā)展。在現(xiàn)階段，單位檔案管理人員門檻較低，對(duì)檔案管理工作人員的選擇與管理上缺乏重視，容易影響檔案交接工作的開(kāi)展。另外傳統(tǒng)檔案管理制度集中統(tǒng)一和分級(jí)原則，逐漸與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，尤其是在各級(jí)人才機(jī)構(gòu)缺乏自主決定權(quán)時(shí)，導(dǎo)致執(zhí)行力偏軟。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

3.1 事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提升檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容，其中包含檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)以及服務(wù)等標(biāo)準(zhǔn)，只有在特定的標(biāo)準(zhǔn)之下才能有效的提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，進(jìn)而確保檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。同時(shí)提升檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還能完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理辦法與檔案信息化建設(shè)手段的結(jié)合，提升事業(yè)單位檔案信息的利用效率。然而，從目前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，大部分事業(yè)單位依舊采取傳統(tǒng)的檔案信息管理辦法，工作效率較低，因此只有將傳統(tǒng)的檔案管理手段與檔案信息化管理相結(jié)合才能真正提升檔案管理質(zhì)量。此外實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還需要不斷加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，全面提升從事檔案管理工作人員的信息化技能以及綜合能力，通過(guò)在單位內(nèi)部開(kāi)展活動(dòng)形成互助互幫小組，讓檔案管理人員全面掌握檔案信息化管理辦法，從而有效的推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變。

3.2 事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化管理的保密性

為了向社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷推進(jìn)檔案信息化平臺(tái)的建設(shè)工作，增加檔案管理工作的便利性與準(zhǔn)確性。在實(shí)際管理工作中，檔案信息的保密性工作是十分重要的，因此事業(yè)單位要加大對(duì)檔案信息保密性工作的關(guān)注力度，一方面，要加強(qiáng)檔案信息化管理平臺(tái)的保密性建設(shè)，設(shè)置檔案管理平臺(tái)的訪問(wèn)權(quán)限，檔案管理者只有在事業(yè)單位的內(nèi)網(wǎng)中可以進(jìn)行登錄，并且在查詢檔案信息的過(guò)程中可以通過(guò)設(shè)置檔案信息管理負(fù)責(zé)人員的指紋來(lái)保障檔案信息的安全性，確保只有檔案管理人員才能進(jìn)行檔案查詢。另一方面，也要不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)能力與道德素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)提升道德素養(yǎng)，確保檔案管理工作的保密性，從根源上杜絕檔案信息的

泄露。

3.3 事業(yè)單位需要注重信息化建設(shè)設(shè)施與技術(shù)投入

事業(yè)單位的檔案的信息化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的設(shè)備以及技術(shù)支持，無(wú)論是硬件建設(shè)還是軟件建設(shè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展情況來(lái)實(shí)施，在開(kāi)發(fā)功能以及權(quán)限的設(shè)置方面要充分依據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況來(lái)開(kāi)展，全面提升系統(tǒng)軟件的兼容性能，加強(qiáng)檔案信息化管理平臺(tái)的安全管理。設(shè)置檔案信息化管理權(quán)限要保證機(jī)密資料無(wú)法在外網(wǎng)中進(jìn)行操作，檔案管理人員只有在內(nèi)網(wǎng)中才具有查看的資格。另外，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案的信息化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)以依托專業(yè)的信息化企業(yè)，及時(shí)完善和更新檔案信息化建設(shè)平臺(tái)，保障檔案信息化管理平臺(tái)的高效性與便捷性。在平臺(tái)的搭建過(guò)程中，要做好測(cè)試工作，根據(jù)單位實(shí)際需求進(jìn)行完善與修改，確保事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)管理工作能夠順利地實(shí)施。

3.4 事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)檔案管理人員與平臺(tái)技術(shù)人員的關(guān)系

事業(yè)單位檔案的信息化管理過(guò)程主要是依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員是維護(hù)檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵所在。事業(yè)單位的檔案管理人員主要負(fù)責(zé)檔案信息資料的統(tǒng)一安排與管理，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員需要保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全與正常運(yùn)轉(zhuǎn)，只有兩者相互協(xié)調(diào)相互配合才能確保檔案信息資料錄入的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，從而更好的提升檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率。此外，科學(xué)完善的檔案信息化管理制度能夠保障檔案管理工作的順利實(shí)施，因此，事業(yè)單位可以依據(jù)本單位的實(shí)際發(fā)展情況來(lái)制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化建設(shè)過(guò)程能夠有法可依有章可循，將檔案管理工作納入到考核指標(biāo)中，明確劃分崗位職責(zé)，做到獎(jiǎng)罰分明進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的積極性與主動(dòng)性，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，事業(yè)單位對(duì)社會(huì)的整體發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，我們應(yīng)當(dāng)充分借助信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)自身的檔案管理工作，在實(shí)踐過(guò)程中緊跟時(shí)代的腳步，充分吸取先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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