王瑩

摘 要：檔案收集與利用對社會的發(fā)展和人們的生活工作有著非常密切的聯(lián)系，近年來國家相關(guān)部門不斷加強對檔案管理的重視程度，并將一些優(yōu)質(zhì)的檔案管理理念和技術(shù)應用其中，以此來提升檔案事業(yè)整體的發(fā)展水平。數(shù)字化信息時代的到來在一定程度上促進著檔案事業(yè)的發(fā)展，還為檔案信息的收集與利用提供了便利條件，因此很多檔案管理單位逐漸加強了對數(shù)字化信息的重視，并對相關(guān)內(nèi)容進行了深入的研究。本文就檔案數(shù)字化信息的收集與利用進行了簡單的論述，并提出了一些觀點，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；信息；收集；利用

與過去相比，現(xiàn)如今的檔案信息收集和利用已經(jīng)發(fā)生著巨大的改變，除了傳統(tǒng)老套的檔案信息收集方式和利用理念已經(jīng)有所改進與完善，數(shù)字化、智能化的引用也在很大程度上促進著檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案數(shù)字化信息的出現(xiàn)不僅給人們的生活提供諸多便利條件，還為社會可持續(xù)發(fā)展提供著有利的保障。因此國家以及相關(guān)數(shù)字化信息研究部門不斷提高對檔案收集與利用的重視并不斷深入研究檔案信息收集、利用和數(shù)字化之間的關(guān)系，以此來發(fā)揮兩者的最大價值。另外，有效的了解和掌握數(shù)字化技術(shù)和信息收集技術(shù)，還能在很大程度上為相關(guān)研究團隊提供可參考的信息，以便分析市場經(jīng)濟的發(fā)展情況，從而更好的配置資源。

1 檔案數(shù)字化信息收集與利用存在的問題

檔案數(shù)字化檔案信息收集和利用工作中的第一項工作就是認識檔案信息的價值登記，檔案中很多信息記錄是由多種格式記錄的，有的采用辦公室軟件記載，有的采用圖片，或者加密的特殊文件保管。在這些不同種類的文件中分別出檔案的價值登記是一項較為困難的工作。特別是一些科技場所檔案的信息，檔案的形式眾多，同時記載大量的科研信息，關(guān)乎著相關(guān)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。所以在檔案的收集和利用中，要采用多種模式。但是這就造成了檔案讀取的困難，檔案的利用較為困難。

1.1 信息安全問題

如今，檔案信息管理、收集和利用的過程中，都會借助電子技術(shù)和數(shù)字化信息管理技術(shù)來進行相應的操作，這種方式不僅能有效的提高檔案收集管理工作的效率和質(zhì)量，還能在一定程度上減輕工作人員的工作負擔和壓力，提升整體檔案管理工作的水平。但是檔案數(shù)字化信息收集和管理的過程中，會由于很多因素的影響而威脅到檔案信息的安全，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案信息在收集和管理的過程中，會受到網(wǎng)絡(luò)病毒的影響而降低信息的安全指數(shù)，而且這些病毒很難被發(fā)現(xiàn)，如果處理不當，還會威脅到其他檔案信息的安全。第二，一些工作人員在對檔案信息進行收集或管理的過程中，會由于操作不當或者掌握程度不夠而出現(xiàn)問題，導致檔案信息丟失或損壞情況的出現(xiàn)，不僅影響著檔案信息收集工作的正常開展，還會提升檔案信息的安全問題。第三，有些電腦程序人員，能在別人沒有察覺的情況下改變信息文件數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)的利用錯誤，從而帶來無法預知的損失。

1.2 雙重管理機制

雖然數(shù)字化技術(shù)能為檔案管理工作的順利開展提供便利，但是在實際運作的過程中，還是會存在一些問題和不足之處。因此很多檔案管理部門會將傳統(tǒng)的管理方式和數(shù)字化管理方式進行科學合理的融合，從而形成新型的管理模式，技能保證檔案信息安全管理的可靠性，又能體現(xiàn)檔案信息管理的技術(shù)性。但是這種雙向管理模式其實也會存在一定的問題，如當相關(guān)檔案管理部門采用這種方式的時候，會增加工作人員的工作量，因為工作人員既要處理紙質(zhì)檔案，又要處理電子檔案，同時還要對兩者之間的檔案信息進行準確的核對，費時費力。另外，這種方法的使用范圍有限，只能在一些特殊機構(gòu)的檔案信息管理工作中發(fā)揮出真正的價值。所以這種管理方式還需要進行深入的研究和探討。

2 提高檔案數(shù)字化信息收集與利用的措施

2.1 提高檔案信息資源利用率

借閱、查詢和編輯出版檔案史等是傳統(tǒng)的館藏檔案的利用方式，容易造成大量信息資源埋沒，不能很好的得到利用。檔案信息數(shù)字化可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，在數(shù)字設(shè)備的環(huán)境中生成電子文件，借助計算機存儲并且閱讀、處理、傳送這些文件，完成電子文件的歸檔管理，還可以使紙質(zhì)檔案數(shù)字化，把文字、圖像等通過文本錄入和圖像錄入變成數(shù)字，方便文件的保存和利用。

2.2 建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

檢索性數(shù)據(jù)和文件性數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫的兩種常見的類型，提示館藏內(nèi)容，介紹檔案的開放范圍和目錄，提供上網(wǎng)檢索途徑等是檢索性數(shù)據(jù)的主要作用，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)而很好的獲得檔案信息。因此在利用數(shù)字化檔案信息資源的時候，建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是十分有必要的。

2.3 實現(xiàn)檔案信息資源共享

目前很多的電子文檔管理文件出現(xiàn)在社會上，所有在選擇管理軟件時，一定要結(jié)合自己的檔案管理的特點和要求，選擇適合自己的檔案鬼案例軟件，使檔案信息資源可以很好地共享。

2.4 培養(yǎng)檔案信息管理人才

人才的培養(yǎng)始終是事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，是一項長期的廣泛的工程。在數(shù)字化檔案信息資源的利用中，培養(yǎng)這方面的人才能夠提高數(shù)字化信息資源的利用率，為各項決策計劃的制定提供依據(jù)。

3 數(shù)字化檔案信息的利用

3.1 借閱

檔案信息最基本的利用方式就是借閱服務(wù)。數(shù)字化檔案可以準確的定位用戶所需的信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數(shù)字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。

3.2 參考咨詢

檔案館滿足利用者的一種經(jīng)常性的重要的服務(wù)方式是參考咨詢服務(wù)。檔案數(shù)字化使這種參考查詢的服務(wù)不再是傳統(tǒng)的面對面的交談或者通過信函、電話的方式，而是可以直接利用網(wǎng)絡(luò)進行一對一的參考咨詢，使咨詢服務(wù)的對象更加廣泛，增加了咨詢的種類，方便又節(jié)省時間。

3.3 編研

編研服務(wù)是一項標志著檔案部門對社會需求預測水平的主動提供的服務(wù)。數(shù)字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發(fā)行的限制，快速的將信息傳播到出去。

結(jié)束語

雖然很多檔案管理部門在發(fā)展的過程中已經(jīng)能很好的掌握數(shù)字化信息的使用方式和技巧，并能根據(jù)管理需要對管理模式和理念進行合理的調(diào)整與完善，以此來提檔案管理整體的發(fā)展水平。但是在實際檔案數(shù)字化信息的收集和利用中，相關(guān)管理團隊還是不能很好的掌握數(shù)字化信息技術(shù)，在檔案信息收集與利用方面還是需要得到進一步的提升。所以，這就需要檔案管理部門在日后的發(fā)展中能夠不斷提升對數(shù)字化信息的認知和掌握，同時還要提升相關(guān)工作人員收集檔案信息的能力，合理有效的利用檔案信息。這樣才能保障檔案管理工作的順利開展，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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