馬玉冰

【摘要】隨著現(xiàn)代社會信息量越來越大，檔案數(shù)量也越來越龐大，尤其對會計(jì)檔案來說更是如此，如果不及時(shí)清除一些沒有價(jià)值的舊檔案，就難免會增加檔案管理成本甚至產(chǎn)生一連串的檔案管理問題，據(jù)此，本文淺析企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀中存在的問題和對策，以期能為企業(yè)檔案工作者提供幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)會計(jì)檔案;鑒定銷毀;問題;對策

目前，我國企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀中存在諸多問題，這些問題長期以來都是制約檔案管理水平提升的重要阻礙，致力于解決這些問題，就必須從轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、管理方法、管理制度和法律制度等層面不斷糾正檔案鑒定銷毀過程中的錯(cuò)誤行為。本文擬按照如上思路進(jìn)行分析，具體如下。

一、企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀中存在的問題分析

（一）在鑒定銷毀工作中怕?lián)?zé)任、冒風(fēng)險(xiǎn)。主要分為以下兩個(gè)問題：第一，許多會計(jì)檔案長久滯存。第二，領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任所以一般不會在過期企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀申請表上簽字。

（二）企業(yè)會計(jì)檔案管理工作缺乏經(jīng)濟(jì)效益意識。主要分為以下三個(gè)問題：第一，檔案長期滯存導(dǎo)致的資源浪費(fèi)，增加無謂的檔案管理成本。第二，會計(jì)檔案資料越來越多，容易造成檔案混亂不清，對原有檔案管理工作產(chǎn)生影響。第三，對小微企業(yè)來說，隨著檔案管理難度越來越大，檔案管理工作終將與企業(yè)效益掛鉤。

（三）人員編制問題影響企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀工作。主要分為以下三個(gè)問題：第一，企業(yè)出于對自身人員、崗位結(jié)構(gòu)的考量，大多數(shù)企業(yè)不會在檔案管理工作中設(shè)置太多的編制崗位。第二，檔案管理工作受到人員的限制，加之工作量非常大，所以一般不會輕易進(jìn)行復(fù)雜檔案的鑒定銷毀工作。

二、解決企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀問題的對策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，優(yōu)化檔案存量。首先，檔案管理人員（無論是領(lǐng)導(dǎo)還是基層員工）要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，對于那些已經(jīng)過期的、沒有價(jià)值的會計(jì)檔案要及時(shí)收集、規(guī)整，并勇于擔(dān)責(zé)，真正履行檔案鑒定銷毀工作。其次，根據(jù)企業(yè)檔案館藏量確定檔案存量，當(dāng)檔案又多又雜的時(shí)候要優(yōu)化檔案存量，保證館藏內(nèi)始終都是那些沒有過期的、有價(jià)值的檔案資料。

（二）制定規(guī)范、切實(shí)可行的檔案鑒定銷毀制度。首先，檔案鑒定銷毀制度必須要規(guī)范，即要對可以進(jìn)行鑒定銷毀工作的檔案作出明確而細(xì)致的規(guī)定，避免制度模糊不清而導(dǎo)致檔案管理人員束手束腳，不敢輕易鑒定銷毀檔案。其次，檔案鑒定銷毀制度必須要做到切實(shí)可行，即不能讓檔案管理人員在鑒定銷毀工作中出現(xiàn)不知所措、無法繼續(xù)的情況。

（三）加強(qiáng)立法。我國法律不僅要對擅自損毀、丟失國家檔案的人員予以嚴(yán)懲，還要對惡意滯存無價(jià)值檔案資料的行為給予適當(dāng)?shù)奶幜P，這就要求我國政府要在立法層面制定更為科學(xué)、細(xì)致、合理的法律法規(guī)，通過彌補(bǔ)法律漏洞的方式解決檔案鑒定銷毀中的問題。

（四）采取措施創(chuàng)新檔案鑒定銷毀機(jī)制。1.把檔案鑒定銷毀工作納入企業(yè)內(nèi)控制度。這樣做的目的有兩個(gè)：第一是提升檔案鑒定銷毀工作的重要性，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下到企業(yè)基層員工，都重視檔案鑒定銷毀工作。第二是通過企業(yè)內(nèi)控制度的不斷完善而進(jìn)一步優(yōu)化檔案鑒定銷毀機(jī)制，從而提升工作效率和工作質(zhì)量。2.對于一些非常重要的檔案要建立專門的鑒定銷毀機(jī)構(gòu)。每個(gè)企業(yè)中都存在非常重要的檔案資料，對這些資料來說，常規(guī)的鑒定工作遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)需要，只有建立專門的鑒定銷毀機(jī)構(gòu)，讓一些專家參與鑒定過程，才能保證檔案鑒定銷毀工作不出錯(cuò)誤。

（五）強(qiáng)化檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)效益意識，主動甄別，認(rèn)真上報(bào)。檔案管理人員是直接經(jīng)手檔案鑒定銷毀工作的，所以有機(jī)會對海量的檔案信息進(jìn)行篩選和甄別，因此，企業(yè)要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)效益意識，使其在日常工作中可以為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益著想，主動甄別并認(rèn)真上報(bào)需要銷毀的檔案資料。

（六）建立并強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)。一方面，企業(yè)要適當(dāng)增加編制崗位數(shù)量，提升檔案管理人員的薪資福利待遇，依靠較高的薪資福利待遇使其工作性質(zhì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，即讓其不再只是一個(gè)小文員，而成為專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員;另一方面，配合現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的發(fā)展，培養(yǎng)一大批專業(yè)的檔案信息化建設(shè)人才。

三、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)會計(jì)檔案管理人員的工作觀念、方式以及企業(yè)人員編制問題是檔案鑒定銷毀中最突出的三個(gè)問題，而要解決這些問題，就必須始終堅(jiān)持人本管理理念，并加強(qiáng)制度規(guī)范，做到“管人”+“管事”雙管齊下，最終解決檔案鑒定銷毀中的問題。上述關(guān)于企業(yè)會計(jì)檔案鑒定銷毀中存在的問題及對策分析只是筆者的淺見，筆者相信，隨著我國檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升，有關(guān)檔案的鑒定、銷毀等流程一定會更加科學(xué)、合理，檔案利用率也將越來越高。

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