程開(kāi)文

（中國(guó)人民銀行怒江州中心支行，云南 怒江 673200）

隨著金融電子化進(jìn)程的進(jìn)一步深入，中央銀行各級(jí)分支行的信息化程度得到很大提高，建立了方便、安全、高效的金融電子化服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)了基層央行業(yè)務(wù)處理信息傳遞的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化,使得原來(lái)以紙質(zhì)格式承載的各類文件、數(shù)據(jù)報(bào)表以及其他文字資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子檔案所替代，因此對(duì)檔案管理的安全性和穩(wěn)定性提出了更高的要求。

一、基層央行檔案管理現(xiàn)狀

人民銀行檔案是指各單位在工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、磁介質(zhì)、實(shí)物等各種形式的歷史記錄檔案，它是反映人民銀行工作真實(shí)面貌的重要史料,2003年中國(guó)人民銀行電子檔案系統(tǒng)上線后檔案目錄實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)各類檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)并提供檢索、查閱服務(wù)，現(xiàn)在基層央行檔案保管方式采用紙質(zhì)檔案和電子檔案同步保管的方式。

（一）信息化的快速發(fā)展給基層人行檔案管理帶來(lái)新挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的變革和央行業(yè)務(wù)的發(fā)展，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了更高更嚴(yán)格的要求，也給檔案管理工作帶來(lái)新挑戰(zhàn)。在新形式下，央行開(kāi)發(fā)上線中國(guó)人民銀行電子檔案系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，使檔案在管理過(guò)程中更具有高效性、準(zhǔn)確性。高科技帶來(lái)了便利，但風(fēng)險(xiǎn)隨之相伴，相對(duì)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案泄密和遺失的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任更大。央行高度重視保密工作，對(duì)保密教育工作常抓不懈，引導(dǎo)干部牢固樹(shù)立保密意識(shí)，從源頭上防止泄密、遺失檔案發(fā)生。

（二）業(yè)務(wù)的擴(kuò)展帶來(lái)檔案管理的多元化與復(fù)雜化

近來(lái)年，銀行業(yè)經(jīng)歷著金融創(chuàng)新高潮，大量的金融新業(yè)務(wù)被創(chuàng)造出來(lái)，人民銀行作為中央銀行做出相應(yīng)調(diào)整，如：中支一級(jí)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整增設(shè)了金融穩(wěn)定科，上線ABS系統(tǒng)、財(cái)稅庫(kù)橫向聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在逐步加強(qiáng)內(nèi)部控制和審計(jì)工作的同時(shí)大量業(yè)務(wù)文件材料隨之產(chǎn)生，由此形成大量檔案。因檔案庫(kù)房要求堅(jiān)固，并做到有防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施，個(gè)別縣支行一時(shí)沒(méi)有更多達(dá)標(biāo)的檔案庫(kù)房，形成檔案庫(kù)房面積增長(zhǎng)速度甚至趕不上檔案數(shù)量的增加。

二、存在問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜，政策性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。長(zhǎng)久以來(lái)，基層檔案管理人員很難實(shí)現(xiàn)專職化，很難將高素質(zhì)人才安排到檔案管理專職崗位上。特別是縣支行，檔案管理工作形成了說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要的局面?？h級(jí)基層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，基層檔案管理人員兼職過(guò)多，他們苦于分身乏術(shù)，力不從心，容易發(fā)生入檔不及時(shí)、檔案收集不完整、失真、檔案歸類錯(cuò)誤等問(wèn)題。

（二）人員技術(shù)能力不能滿足工作需要

電子檔案的處理與管理要求檔案人員既要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)也要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需要。但目前基層央行檔案管理人員大都兼職，基本上未經(jīng)過(guò)檔案管理專業(yè)教育和培訓(xùn)，管理業(yè)務(wù)不夠精通，計(jì)算機(jī)專業(yè)水平又不足，實(shí)際工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數(shù)據(jù)損害、損失甚至造成系統(tǒng)的破壞崩潰。

（三）檔案管理工作中，重視傳統(tǒng)檔案管理而輕視電子檔案管理的現(xiàn)象依然存在

具體表現(xiàn)為一是從事檔案工作人員對(duì)檔案電子化推廣建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)操作應(yīng)用技術(shù)要求更高的電子檔案比較排斥。二是工作意識(shí)滯后。對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)的滯后影響電子檔案的進(jìn)一步推廣和發(fā)展，缺少專用的電子檔案管理設(shè)備和專門的存放電子檔案的場(chǎng)所和裝具。四是各部門在工作活動(dòng)中形成的匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料、數(shù)碼照片、音頻視頻等電子資料文件，一般都是由制作者、使用者或接收者自行創(chuàng)建、收集和保存，而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環(huán)節(jié)缺失，也未進(jìn)行備案后交給檔案管理人員統(tǒng)一保管。由于電子文件信息與載體的可分離性以及機(jī)構(gòu)調(diào)整人員變動(dòng)、辦公設(shè)備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長(zhǎng)久保存和開(kāi)發(fā)利用。

（四）紙質(zhì)檔案查閱、檢索方式落后，清理效率低，造成檔案利用率低下

一是紙質(zhì)檔案的調(diào)閱需要專人對(duì)照目錄查找翻閱，易存在入檔不及時(shí)、歸類不正確或登記不完整，再次查閱此檔案時(shí)更是耗時(shí)費(fèi)力。二是紙質(zhì)檔案查詢?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的檔案檢索方式。即：查找者首先要提供具體的檢索信息，然后通過(guò)書(shū)本檢索的方式對(duì)檔案案卷編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)查找，最后再到庫(kù)房調(diào)閱案卷。這樣不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，程序冗雜而且準(zhǔn)確度得不到保證。

三、對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)和重視檔案管理人員的培養(yǎng)，確保檔案管理人員的工作穩(wěn)定性

檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)繁瑣而又默默無(wú)聞的工作，要加強(qiáng)檔案工作，首先要挑選既熟悉業(yè)務(wù)，又熱愛(ài)檔案工作的人員來(lái)?yè)?dān)任檔案員；其次，努力推動(dòng)檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，通過(guò)多途徑、多層次的培訓(xùn)教育，使檔案管理工作者成為具備檔案專業(yè)知識(shí)及相關(guān)管理知識(shí)的復(fù)合型人才。三是因檔案管理工作具有復(fù)雜性與嚴(yán)密性，且對(duì)工作人員技術(shù)要求較高，應(yīng)當(dāng)盡量保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定性。

（二）在重視傳統(tǒng)檔案的同時(shí)充分重視電子檔案工作，積極做好檔案管理的電子化工作

計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的普及和辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的辦公形式帶來(lái)了重大變革。日常業(yè)務(wù)處理的電子化產(chǎn)生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當(dāng)前，電子檔案具有比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更大的存在意義和作用。通過(guò)對(duì)電子檔案的科學(xué)分類、整理和歸檔可為今后的查考帶來(lái)許多重要的文字?jǐn)?shù)據(jù)、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領(lǐng)導(dǎo)層決策和各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、全面的憑證與依據(jù)。新時(shí)期的檔案管理工作必然會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高而發(fā)展，二者結(jié)合度將會(huì)越來(lái)越高。因此，轉(zhuǎn)變舊觀念，認(rèn)真做好辦公自動(dòng)化和檔案管理的電子化，對(duì)提高基層央行科學(xué)分析歷史資料和數(shù)據(jù)水平，確保決策層能及時(shí)、準(zhǔn)確的做出決斷有著重要的作用。

（三）強(qiáng)化電子檔案信息安全管理

一是建立重要電子檔案數(shù)據(jù)異地備份、事故應(yīng)急系統(tǒng)和災(zāi)難性恢復(fù)系統(tǒng)，制定應(yīng)急管理機(jī)制，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的恢復(fù)。二是增強(qiáng)對(duì)電子文件的保密觀念，充分認(rèn)識(shí)到新形式下保密工作的緊迫性和嚴(yán)峻性，強(qiáng)化對(duì)保密操作規(guī)程和加密技術(shù)的應(yīng)用。進(jìn)一步建立和完善檔案保密的規(guī)章制度，使電子檔案保密工作有規(guī)可依、有章可循。加強(qiáng)電子檔案安全保密的科普宣傳、保密觀念教育、保密技術(shù)教育。定期組織檔案工作人員和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的技術(shù)支持人員，學(xué)習(xí)安全保密技術(shù)知識(shí)，了解泄密的原理及預(yù)防辦法，提高安全保密技術(shù)技能，掌握和使用最新的防竊密技術(shù)，嚴(yán)防電子檔案泄密事件的發(fā)生。

（四）科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為會(huì)計(jì)檔案的電子化管理提供了技術(shù)支持

人民銀行的國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)已脫離手工處理階段，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能日趨完善，基層央行業(yè)務(wù)部門可將需要建立檔案保管的會(huì)計(jì)資料通過(guò)現(xiàn)有的核算系統(tǒng)導(dǎo)出、保存或打印接口以文本或電子表格的形式進(jìn)行導(dǎo)出或掃描，再上傳至國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)中，從而解決磁介質(zhì)業(yè)務(wù)檔案未與系統(tǒng)同步升級(jí)而無(wú)法調(diào)閱的問(wèn)題。