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        淺談公共資源交易項(xiàng)目檔案的管理

        2018-01-26 10:22:54周兆瓊
        卷宗 2018年36期
        關(guān)鍵詞:公共資源規(guī)范檔案管理

        周兆瓊

        摘 要:交易項(xiàng)目檔案是用來記載對于公共資源交易活動中各個參與方真實(shí)的活動內(nèi)容。這個檔案對于公共資源交易工作而言是一個有利的相關(guān)法律依據(jù)。其中,公共資源交易工作的重要組成部分之一是交易檔案管理工作。它直接影響著交易工作運(yùn)行的規(guī)范性和發(fā)展的穩(wěn)定性。對于交易項(xiàng)目檔案的管理工作中,針對怎樣更好的管理和使用檔案,如何負(fù)責(zé)的完成交易工作,促進(jìn)公共資源交易事業(yè)的進(jìn)步等問題,我們需要進(jìn)一步的進(jìn)行認(rèn)真的分析與研究。本文通過對交易項(xiàng)目檔案管理的必要性以及管理的標(biāo)準(zhǔn)和模式等進(jìn)行分析,提出檔案管理的措施,希望能夠?yàn)楣操Y源交易事業(yè)的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。

        關(guān)鍵詞:公共資源;項(xiàng)目交易;檔案管理;規(guī)范

        我國社會發(fā)展的速度越來越快,導(dǎo)致各行各業(yè)的發(fā)展也非常迅速。對于公共資源交易平臺而言,也隨之加入了許多新面孔,比如工程建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)、農(nóng)村產(chǎn)權(quán)的交易以及國有產(chǎn)權(quán)交易。這些分散項(xiàng)目也慢慢的加入了公共資源交易平臺,促進(jìn)了平臺之外無交易的目標(biāo)的達(dá)成。正是由于各類項(xiàng)目的增加,各項(xiàng)目對應(yīng)的檔案也更加廣泛,數(shù)量較之以往也增加了很多。項(xiàng)目檔案管理工作是對交易活動過程中的一些重要記錄做出反應(yīng)以及對標(biāo)后工作起到監(jiān)管作用。由于它的工作性質(zhì),使得項(xiàng)目檔案管理工作一定要不斷的完善與時代共進(jìn)退。本文通過實(shí)際情況的調(diào)查與研究,簡單講述了對項(xiàng)目檔案管理工作的想法,希望能夠?qū)σ?guī)范公共資源交易項(xiàng)目檔案管理做出一定的貢獻(xiàn)。

        1 規(guī)范項(xiàng)目檔案管理的必要性

        1.1 項(xiàng)目檔案現(xiàn)實(shí)價值的需要

        項(xiàng)目檔案起到非常重要參考與證明作用。它是記錄了公共資源交易活動過程中的歷史記載和相關(guān)資料,這些資料一般通過文字,圖表視頻等形式展現(xiàn)出來,具有一定的社會價值。因此,它必須依法被保存和保密,不能夠隨意的涂改、變造或者銷毀。項(xiàng)目檔案的內(nèi)容是能夠反映真實(shí)的公共資源交易監(jiān)督管理活動,可以看出在活動過程中是否遵循公平公開,公正誠實(shí)守信原則。項(xiàng)目檔案也可以作為法律證據(jù),對于在項(xiàng)目交易過程中有違法現(xiàn)象的,可以通過查詢歷史記錄作為證據(jù)。

        1.2 相關(guān)法律法規(guī)的明確規(guī)定

        公共資源交易項(xiàng)目檔案管理工作也是根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定而進(jìn)行的。比如說《招 投標(biāo)法》和《政府采購法》等都是其對應(yīng)的法律法規(guī)。這些法律法規(guī)具有很重要的價值,他可以指導(dǎo)項(xiàng)目檔案資料收集和整理工作的進(jìn)行。

        2 加快項(xiàng)目檔案立法和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與模式

        雖然一些相關(guān)法律對項(xiàng)目檔案管理做出了一定的要求,但是這是要求不具體,也不明確。尤其是在管理全國各地的教育項(xiàng)目檔案中,由于地區(qū)不同,其標(biāo)準(zhǔn)也不一樣,各式各樣,不能統(tǒng)一。甚至有的地方的標(biāo)準(zhǔn)與《檔案法實(shí)施辦法》是背道而馳的。因此,加快項(xiàng)目檔案立法統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式,實(shí)現(xiàn)全國統(tǒng)一是非常必要的,只有這樣才能促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)、具體和規(guī)范。

        3 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的措施

        3.1 健全管理制度并嚴(yán)明歸檔責(zé)任

        只有通過運(yùn)用有效的制度來約束,用正確的方法來指導(dǎo),才能更好的管理公共資源交易項(xiàng)目答案,只有這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理的工作順利進(jìn)行。制度作為主要手段,所以制定相應(yīng)的制度非常重要。制度的制定應(yīng)該要明確規(guī)定歸檔的范圍是什么、其時間是什么以及它的質(zhì)量該怎么樣。同時也要明確檔案保管的有效期限。統(tǒng)一檔案相關(guān)資料整理是編號的方法、簽約的相關(guān)事宜以及保密的制度,要熟知各個部門的職責(zé)所在。歸檔的范圍是通過“誰組織,誰立卷,誰移交”的原則來確定的。檔案內(nèi)容必須要涵蓋全面,以此來反映交易全過程的真實(shí)情況。對于負(fù)責(zé)歸檔的人員來說,一定要盡職盡責(zé),及時對資料進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收,定時定點(diǎn)的進(jìn)行考核。同時,各個部門也要加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督工作。

        3.2 加強(qiáng)硬件建設(shè)并提升管檔案條件

        交易檔案,因其保密性很高,必須要設(shè)立專門的檔案柜或者檔案室,用于儲存資料。存放檔案的室內(nèi)必須要達(dá)到“八防”,同時還要結(jié)合人、物以及技術(shù)等達(dá)到其安全要求。同時答案是必須要安裝攝像頭用以監(jiān)控,各類電子設(shè)備也應(yīng)齊全。合理的利用現(xiàn)代化科技,提升檔案管理的水平。

        3.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)并提高業(yè)務(wù)能力

        不論什么工作,人永遠(yuǎn)處于主導(dǎo)地位,也是一個關(guān)鍵因素。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中,必須加強(qiáng)對人員方面的要求,因?yàn)樗袠I(yè)務(wù)和制度的落實(shí)都要靠人員來實(shí)現(xiàn)。因此,負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員,一定需要有強(qiáng)烈的責(zé)任感,并且其專業(yè)能力要很強(qiáng)。同時,管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)一定要很好,且工作年限要較長,為了能夠更好的、長期的開展檔案管理工作,不能隨時的更換人員。除了對人員要求以外,還需要經(jīng)常性的對他們進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)以及檔案意識的增強(qiáng)。不斷的給他們灌輸終身學(xué)習(xí)的理念,養(yǎng)成自我學(xué)習(xí)的習(xí)慣。在檔案管理工作中,也要加強(qiáng)人員的溝通能力,采用新媒體的方式,增強(qiáng)各部門的交流,提高工作效率。除此之外也應(yīng)設(shè)有懲獎措施,鼓勵大家積極工作。

        3.4 突出工作重點(diǎn)并注重精細(xì)管理

        在進(jìn)行檔案管理工作的過程中,一定要主次分明,及時抓住工作的重點(diǎn)所在,它們有助于檔案管理工作的高效開展,不能夠胡子眉毛一把抓,不然很難見到效果。在工作過程中,一定要注意細(xì)節(jié)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn),在許多違紀(jì)違法的案件當(dāng)中,他們都是通過挖掘一些完整的、有效可用的檔案資料來進(jìn)行的。檔案資料的實(shí)證性必須是通過檔案真實(shí)性,完整性和有效性來得以體現(xiàn)。因此,在進(jìn)行檔案管理工作時,需要提供原件的,不能使用復(fù)印件或掃描件來代替。比如在招投標(biāo)的過程中,開標(biāo)和評標(biāo)了相關(guān)資料一定要為原件,中標(biāo)的通知書以及中標(biāo)人的投標(biāo)文件等相關(guān)資料,不能夠采用復(fù)印和掃描方式。在項(xiàng)目驗(yàn)收檔案資料的時候,必須蓋的章子以及簽字,還有日期的填寫都要完成。在檔案資料收集的過程中,不僅需要紙質(zhì)的檔案也需要電子檔案。在一個項(xiàng)目結(jié)束后就要及時的對其相關(guān)資料進(jìn)行分類整理,最后進(jìn)行歸檔。需要填寫的文件名稱、目錄、編號等都要填寫完整。填寫的方式也有規(guī)定,不能夠使用鉛筆填寫,因?yàn)殂U筆容易褪色,不便于長期保存。細(xì)節(jié)決定成敗,不論什么工作,一定要追求細(xì)節(jié)。加強(qiáng)對細(xì)節(jié)的管理,能夠有效的幫助管理工作的進(jìn)行。

        3.5 嚴(yán)抓保密工作并確保檔案安全

        檔案的重要性很強(qiáng),它關(guān)乎很多事宜。因此其保密工作一定要做到位。所有與檔案管理相關(guān)的人員一定要按照檔案保密的辦法,簽訂保密協(xié)議。平時可以通過各種活動加強(qiáng)他們的保密意識。工作者一定要遵守制度的規(guī)定,嚴(yán)格按照規(guī)定工作。對于契約人員,一定要填好登記表,而且答案也不能隨便外借。如果在特殊情況下,需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審批后才可以節(jié)約??傊?,當(dāng)需要借閱時,需要做好辦理登記的手續(xù)。檔案的保存室內(nèi),閑人必須免進(jìn)。只有有資格的人員才可以進(jìn)入。進(jìn)入的工作者不能夠攜帶帶有攝像頭的電子儀器或者是U盤等,防止各種信息泄露。

        4 結(jié)束語

        社會的發(fā)展速度越來越快,公共資源交易平臺涵蓋的范圍越來越廣。當(dāng)建立了統(tǒng)一的公共交易平臺后,出現(xiàn)了大量的交易項(xiàng)目。在這種情況下,為了更好的展開工作,適用于更多更廣的局面,唯一的辦法就是要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理力度,提高管理水平。將公共資源交易項(xiàng)目檔案的價值和其作用發(fā)揮的淋漓盡致。

        參考文獻(xiàn)

        [1]汪杰.公共資源交易項(xiàng)目檔案管理[J].招標(biāo)與投標(biāo),2017(8).

        [2]曾冬卉.關(guān)于公共資源交易項(xiàng)目的檔案管理[J].基層建設(shè),2016(29).

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