梁小榮

摘 要：近年來沿海地區(qū)基層水利工程建設(shè)較多，但其工程檔案管理工作相對(duì)滯后。本文從水利工程檔案特點(diǎn)及管理體系的視角，思考目前沿?；鶎铀麊挝辉谒こ虣n案管理上表現(xiàn)出的制度不健全、機(jī)構(gòu)不完善及技術(shù)有缺陷三方面問題，并分析其后的重視度不夠、投入不足及專業(yè)人員緊缺三個(gè)原因，再提出重視檔案、健全制度，加大投入、完善機(jī)構(gòu)，及加強(qiáng)人員培訓(xùn)、提高管理水平等建議。

關(guān)鍵詞：基層單位；水利工程；檔案管理

近年來沿海地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，水利工程建設(shè)日益增加，而許多基層水利單位在工程檔案管理上卻出現(xiàn)相對(duì)滯后現(xiàn)象，不利于水利工程建設(shè)項(xiàng)目的正常發(fā)展。在此背景下，加強(qiáng)對(duì)沿海地區(qū)基層水利單位的工程檔案管理的分析，對(duì)水利工程建設(shè)有著積極的意義。

1 水利工程檔案的概述

1.1 水利檔案和水利工程檔案的定義

水利檔案是水利工作者在從事水利管理、建設(shè)等工作中生成具有保存價(jià)值的歷史記錄，有紙質(zhì)資料、視頻音頻資料、文本資料等。根據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)一般把水利檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等種類，其中科技檔案包括科研檔案、工程檔案等類型。水利工程檔案指因水利工程的建設(shè)和管理所生成具有保存價(jià)值的各類材料，最為原始的記錄了水利工作建設(shè)活動(dòng)的詳細(xì)情況。它屬于水利檔案下的科技檔案的分目，在水利工程自身的建設(shè)控制、質(zhì)量評(píng)估、竣工驗(yàn)收、維護(hù)管理等方面上應(yīng)用廣泛。

1.2 水利工程檔案的特點(diǎn)

水利工程檔案有法制性、廣延性和同步性等特點(diǎn)。首先，法制性。各層級(jí)政府對(duì)水利工程檔案有嚴(yán)格的法規(guī)。如國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》，還有水利部發(fā)文的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等。此外，還有各級(jí)地方相應(yīng)出臺(tái)的水利工程檔案的規(guī)定和制度。其次，廣延性。水利工程建設(shè)較為綜合，與工農(nóng)業(yè)、交通運(yùn)輸業(yè)、電子通信業(yè)，還有電力、環(huán)保等方面都有密切相關(guān)性，涉及勘探測(cè)繪、工程設(shè)計(jì)、地質(zhì)水文、移民安置等多方面問題；且時(shí)間跨度大、項(xiàng)目周期長，這使水利工程檔案表現(xiàn)出特有的廣延性。再次，同步性。水利工程檔案是跟隨水利工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的始終，從開建考察時(shí)的項(xiàng)目建議書、申報(bào)立項(xiàng)的可行性研究報(bào)告，到建設(shè)時(shí)的設(shè)計(jì)施工圖、開工令、工作記錄、材料設(shè)施采購記錄、檢驗(yàn)報(bào)告……直到最后項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等，水利工程檔案記錄整個(gè)水利項(xiàng)目的建設(shè)全過程，有著極其嚴(yán)格的同步性。

1.3 水利工程檔案管理體系的構(gòu)成

水利工程檔案管理體系主要包括水利檔案的管理制度、管理機(jī)構(gòu)和管理技術(shù)三個(gè)方面。第一，管理制度。水利工程檔案管理制度是對(duì)水利工程檔案建立、保管和應(yīng)用等各個(gè)方面的詳盡規(guī)定。它包括國家強(qiáng)制性執(zhí)行的法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)，地方性管理文件、水利行業(yè)內(nèi)的規(guī)定，以及各水利工程建設(shè)單位內(nèi)部的規(guī)章制度。第二，管理機(jī)構(gòu)。水利工程檔案管理的行政部門有國家檔案行政管理部門、水利工程歸屬的國家機(jī)關(guān)的檔案行政管理部門及參建單位的檔案管理部門，構(gòu)成一套系統(tǒng)、完備的檔案管理機(jī)構(gòu)。第三，管理技術(shù)。水利工程檔案的管理技術(shù)是整個(gè)水利工程檔案管理體系中最為關(guān)鍵的部分，管理制度和管理機(jī)構(gòu)都是為確保管理技術(shù)有效的實(shí)行。管理技術(shù)主要包括檔案資料收集、整理和檔案應(yīng)用三個(gè)方面內(nèi)容。

2 沿海地區(qū)基層水利單位檔案管理的問題和分析

2.1 檔案管理存在主要問題

水利工程檔案管理是一個(gè)長期而復(fù)雜的項(xiàng)目，不同的區(qū)域所表現(xiàn)出來的問題都有著自身的特點(diǎn)，沿海地區(qū)基層水利單位在水利工程管理上主要存在管理制度不健全、管理機(jī)構(gòu)不完善和管理技術(shù)有缺陷等問題。

1）管理制度不健全。水利工程檔案管理的相關(guān)法規(guī)建設(shè)起步相對(duì)較晚，除了一些重點(diǎn)或大型的水利工程項(xiàng)目檔案管理在法律規(guī)定上較為嚴(yán)格外，而一些小型的水利工程檔案管理的法規(guī)還不夠詳盡，特別是基層水利單位在水利工程檔案的制度建設(shè)上也缺少系統(tǒng)性、完整性和兼容性，這使基層水利工程檔案在搜集、整理或應(yīng)用等方面表現(xiàn)出各種弊端。譬如，國家各級(jí)行政機(jī)關(guān)、水利行政主管部門、水利工程管理單位之間的管理關(guān)系較為復(fù)雜，無法有效地形成對(duì)各階段檔案建設(shè)的監(jiān)管和考核，可能導(dǎo)致檔案搜集質(zhì)量低，直接影響水利檔案的應(yīng)用價(jià)值。

2）管理機(jī)構(gòu)不完善。近年來盡管水利建設(shè)項(xiàng)目投入很大，特別是沿海地區(qū)，但是其管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)卻存在著諸多不足。譬如，許多參建單位沒有設(shè)立健全的檔案管理部門，相關(guān)的文件收集和整理由非檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)，有的部門甚至將檔案外包之后就置之不理。這種種現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致基層水利工程檔案管理不到位，檔案質(zhì)量管理無法得到保證。

3）管理技術(shù)有缺陷。水利工程檔案管理是一門專業(yè)技術(shù)要求比較高的藝術(shù)，特別是在資料的搜集、整理等方面有著嚴(yán)格的技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn)。但是目前一些基層水利單位存在著工程檔案管理技術(shù)低，信息化水平不高。譬如，在收集檔案時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)文件資料收集不及時(shí)、文件遺失等現(xiàn)象；在整理檔案時(shí)，出現(xiàn)檔案組卷不合理、書寫不規(guī)范、分類不邏輯、數(shù)據(jù)不完整、移交接收脫節(jié)等問題。

2.2 問題的原因分析

造成基層水利單位檔案管理中的問題，其主要的原因有以下三點(diǎn)：

1）相關(guān)部門重視不夠。長期以來，水利建設(shè)部門對(duì)安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量和項(xiàng)目進(jìn)度比較重視，而忽視檔案工作的重要性。有些參建單位把檔案搜集和整理僅當(dāng)作能通過驗(yàn)收的工具，一旦項(xiàng)目完成，就臨時(shí)性加班趕時(shí)間補(bǔ)檔案，根本無視水利工程檔案收集整理的規(guī)范流程。

2）檔案管理投入不足。管理機(jī)構(gòu)需按照法定要求投入資金建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。但是一些基層水利單位沒有專項(xiàng)資金投入檔案保管，基礎(chǔ)設(shè)施缺乏。譬如，有些參建單位沒有標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，有些文件散落在個(gè)人手中，容易造成一些原始材料的散失。再譬如，檔案管理環(huán)境有嚴(yán)格的“防火、防熱、防水、防潮、防塵、防霉、防鼠、防蟲、防盜”等標(biāo)準(zhǔn)，但在沿海區(qū)域一些參建單位的檔案卻保留在雜亂潮濕的施工現(xiàn)場(chǎng)。

3）管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)薄弱。水利工程檔案管理十分復(fù)雜，需要專業(yè)人員負(fù)責(zé)。但是目前在一些基層水利單位的檔案管理人員大多從行政一線轉(zhuǎn)崗過來，雖懂得檔案的一些基礎(chǔ)知識(shí)，但是缺少水利工程方面相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，這使他們?cè)跇I(yè)務(wù)上無法得心應(yīng)手的開展工作。

3 解決問題的建議

為解決基層水利單位檔案管理中出現(xiàn)的上述問題，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改善和提高：

1）重視工程檔案，健全管理制度。基層水利單位相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識(shí)工程檔案的價(jià)值，重視水利工程檔案的管理，加強(qiáng)水利工程檔案管理的制度建設(shè)，完善水利工程檔案管理的考核機(jī)制，并確保水利檔案管理法規(guī)落到實(shí)處，使基層水利工程檔案的管理工作在健全的制度下健康有序的運(yùn)行。

2）增加資金投入，完善管理機(jī)構(gòu)?；鶎铀麊挝灰婪〒艹鰧ｍ?xiàng)資金，加強(qiáng)工程檔案管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保工程檔案管理機(jī)構(gòu)得以健全的支持，使水利工程檔案從搜集、整理到應(yīng)用的整個(gè)管理過程中能得到法定的基礎(chǔ)設(shè)施支持。

3）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理水平?；鶎铀麊挝灰哟罅Χ葘?duì)水利檔案人員的培養(yǎng)，既可以從外部引進(jìn)，也可以在內(nèi)部培養(yǎng)，提升其專業(yè)化管理水平和業(yè)務(wù)能力，打造基層水利單位工程檔案管理的高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)。

4 結(jié)語

加強(qiáng)對(duì)沿海地區(qū)基層水利單位工程檔案管理的問題及分析，找出相應(yīng)的對(duì)策并加以落實(shí)，這不僅對(duì)推進(jìn)沿海地區(qū)水利工程建設(shè)、工程檔案管理起到提升作用，而且對(duì)全國各地水利工程的建設(shè)也有著借鑒的作用。因此，在我國現(xiàn)代的水利工程建設(shè)過程中，需要加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理顯得尤為重要。

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