向媛媛

摘 要：檔案管理體系以集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用為基本工作原則，為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供信息支持與信息保障。企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)是一項(xiàng)具有全員性和全過程性的系統(tǒng)工程，需要各個(gè)部門通力合作，合理配置資源，才能確保檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化和自動(dòng)化，確保檔案信息能夠體現(xiàn)出企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)狀態(tài)。

關(guān)鍵詞：領(lǐng)導(dǎo)重視；人員素質(zhì)；業(yè)務(wù)能力；工作考核

1 企業(yè)檔案體系管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理體制

組織機(jī)構(gòu)明確，檔案人員崗位職責(zé)清晰。以“集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)”的檔案管理體制模式，各負(fù)其責(zé)，分工協(xié)作。成立“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，負(fù)責(zé)人是副總經(jīng)理，成員由企業(yè)管理部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部、監(jiān)察審計(jì)法務(wù)部等部門領(lǐng)導(dǎo)組成。

檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組以聯(lián)席會(huì)議的方式開展工作。部署和落實(shí)各項(xiàng)檔案工作；審定檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃和規(guī)章制度；審批檔案鑒定意見。檔案主管部門企業(yè)管理部負(fù)責(zé)制定、修訂、解釋有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度；對專兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)日常檔案事務(wù)。檔案業(yè)務(wù)部門檔案室負(fù)責(zé)收集、整理、保管各類檔案；負(fù)責(zé)所有保管檔案材料的安全和保密；起草相關(guān)檔案管理辦法及規(guī)章制度；對兼職檔案員的工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和幫助。各職能部門配有兼職檔案資料員，負(fù)責(zé)本部門的檔案管理及文件材料的形成和歸檔工作。

1.2 檔案規(guī)章制度

依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和主要業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以及上級部門有關(guān)檔案工作管理規(guī)定，制定的有《電子檔案管理辦法》、《技術(shù)資料管理制度》、《設(shè)備儀器檔案管理辦法》、《曬圖、復(fù)印管理辦法》、《檔案工作管理制度》、《檔案技術(shù)資料調(diào)撥管理制度》、《檔案庫房管理規(guī)定》、《檔案資料突發(fā)事件應(yīng)急處理管理制度》等。在實(shí)際工作中，能夠嚴(yán)格按照上述制度和規(guī)定執(zhí)行。

在檔案工作制度建設(shè)方面，沒有將其細(xì)化為工作規(guī)定、業(yè)務(wù)管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作細(xì)則。檔案歸檔制度、檔案鑒定制度欠缺，檔案獎(jiǎng)勵(lì)與處罰制度內(nèi)容制定不夠全面。

1.3 主要業(yè)務(wù)內(nèi)容

檔案工作主要的業(yè)務(wù)內(nèi)容是產(chǎn)品檔案、文書檔案、干部檔案、財(cái)務(wù)檔案、質(zhì)量檔案、聲像檔案等文件材料形成、積累、整理的過程管理。各類資料按照文件材料的形成規(guī)律和程序，經(jīng)傳遞、使用和變更，形成合規(guī)合法的文件材料閉環(huán)。通過收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)，為企業(yè)科學(xué)管理、安全保護(hù)、提供利用檔案創(chuàng)造有效的條件。

由于多方面的歷史原因，文件登記受控的記錄有待規(guī)范；由于檔案部門的指導(dǎo)業(yè)務(wù)能力欠缺，形成了檔案部門收什么說不清，業(yè)務(wù)部門交什么搞不清的現(xiàn)象；需改變各業(yè)務(wù)部門歸什么，檔案部門就接收什么的被動(dòng)式歸檔管理。

1.4 主要工作流程

制定有《產(chǎn)品技術(shù)文件分發(fā)路線》、《外來技術(shù)文件分發(fā)路線》、《技改設(shè)備檔案資料驗(yàn)收工作總流程圖》、《年度技術(shù)文件歸檔計(jì)劃表》、《固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案歸檔明細(xì)》、《產(chǎn)品文件材料歸檔程序》等工作流程。

需完善企業(yè)文件材料清理工作流程，以文件材料清理結(jié)果為依據(jù)，細(xì)化文件材料歸檔范圍表。

1.5 檔案人員

由企業(yè)副總經(jīng)理（分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)）、企業(yè)管理部部長（檔案負(fù)責(zé)人）、企業(yè)各部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案人員組成。專兼職檔案資料員持證上崗。積極派員參加各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)檔案管理體系由不同層級的負(fù)責(zé)人和檔案人員根據(jù)其責(zé)任范圍逐級落實(shí)。

1.6 檔案管理設(shè)施

檔案部門配置有電腦、服務(wù)器、打印機(jī)、復(fù)印件、曬圖機(jī)、傳真機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備設(shè)施。

2 公司企業(yè)檔案管理體系成熟度評價(jià)

有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門和專門的檔案管理崗位，有專職檔案人員具體從事檔案工作，崗位職責(zé)縫明確。檔案工作主要是收集歸檔材料和入庫檔案材料的手工整理和保管。檔案管理體系處于由檔案部門或檔案人員“單打獨(dú)斗”的狀態(tài)，沒有形成全員性參與和全過程控制的理念和機(jī)制。

綜上所述，目前企業(yè)檔案管理體系成熟度為可重復(fù)級。檔案管理水平主要依靠檔案人員手工管理的積累和熟練程度，通過傳幫帶的經(jīng)驗(yàn)方式，把檔案工作方式重復(fù)傳遞使用。

3 企業(yè)檔案管理體系改善方案

通過學(xué)習(xí)和個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，認(rèn)為概述方案有以下三點(diǎn)：

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理工作“納入”到檔案關(guān)注和監(jiān)督范疇中，將文件材料的形成、積累、整理和歸檔的要求納入企業(yè)工作流程，將檔案管理的職責(zé)納入企業(yè)工作的考核。使檔案管理的每一項(xiàng)工作都有明確的要求，都有明確的目標(biāo)，都有明確的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，改變粗放式的管理方式，建立責(zé)任明確、標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)、指引清晰、流程受控、數(shù)據(jù)翔實(shí)、管理科學(xué)、利用高效、運(yùn)行流暢的檔案管理體系。

3.2 人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案工作的主體，只有檔案人員熟悉檔案工作制度和業(yè)務(wù)內(nèi)容，才能有效地具體控制和實(shí)施各項(xiàng)檔案管理內(nèi)容。

檔案人員需要不斷提升工作協(xié)調(diào)能力，與企業(yè)各部門進(jìn)行經(jīng)常化的溝通，對各部門的工作內(nèi)容、工作職能、主要工作流程進(jìn)行調(diào)研和了解。對自身的業(yè)務(wù)內(nèi)容和要求他人做到的工作要求能講得出、講得清、會(huì)歸納。

作為檔案人員，還需更新和提升檔案意識(shí)，逐步掌握企業(yè)主要業(yè)務(wù)進(jìn)程的各類數(shù)據(jù)形成的特點(diǎn)和規(guī)律，明確企業(yè)檔案工作的目的和意義，探索精細(xì)化管理的方式，做一個(gè)明白的檔案工作者。

3.3 業(yè)務(wù)能力

規(guī)范檔案工作制度，不是生搬硬套地把制度當(dāng)擺設(shè)，而是從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，制定切實(shí)可行的檔案工作管理規(guī)定和方法來規(guī)范整個(gè)檔案管理體系。

檔案信息化建設(shè)是必然趨勢，先把基礎(chǔ)的準(zhǔn)備工作做好，按照擬定的檔案信息管理系統(tǒng)的布局，有計(jì)劃、有目標(biāo)地一步步實(shí)現(xiàn)公司檔案信息化管理體系。

規(guī)范各部門出入的文件材料登記目錄，保證企業(yè)文件材料賬目清晰、傳遞發(fā)揮正常。對企業(yè)各部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行清理，使企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)類有所依，運(yùn)行路線清晰，相關(guān)責(zé)任明確。依據(jù)國家檔案局令第10號的要求，細(xì)化公司文件材料的歸檔范圍和保管期限表。在細(xì)化的“文件材料的歸檔范圍和保管期限表”的基礎(chǔ)上，確保收集完整、準(zhǔn)確的檔案資料，以充分發(fā)揮檔案的憑證和查考作用，為各項(xiàng)經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù)。

以遵循檔案的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，通過編目將其內(nèi)容與成分揭示出來，便于保管、保密和提供利用。

通過歸檔鑒定和管理鑒定，鑒別檔案的現(xiàn)實(shí)和歷史價(jià)值，檢查和促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)管理的各環(huán)節(jié)的工作，以提高庫藏檔案的質(zhì)量。

貫徹方便利用的原則，科學(xué)地做好檔案保管工作。從全局出發(fā)，對重要的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。

認(rèn)真統(tǒng)計(jì)庫藏檔案的收進(jìn)、移出、實(shí)存、封存、借出、閱覽、復(fù)印、利用等工作量，提高工作質(zhì)量的同時(shí)，為今后改進(jìn)工作進(jìn)行決策提供科學(xué)的量化依據(jù)。

通過有效的方式方法，提供和開發(fā)檔案資源，為利用者提供信息查閱和使用。在檔案利用工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。

開展專題專項(xiàng)編研工作，將歷史形成的檔案重新組合成適應(yīng)需要的知識(shí)產(chǎn)品，使檔案得以在更大范圍內(nèi)使用，達(dá)到廣泛的技術(shù)交流。

3.4 工作考核

科學(xué)合理地開展檔案工作考核，制定檔案工作考核細(xì)則和檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)。促使各部門積極準(zhǔn)備，認(rèn)真自查，通過考評和獎(jiǎng)懲，達(dá)到以評促建的目的，促進(jìn)部門之間各相關(guān)人員之間的檔案業(yè)務(wù)交流與學(xué)習(xí)，從而整體提高企業(yè)檔案工作水平。

4 后記

檔案管理體系以集中統(tǒng)一管理檔案，維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用為基本工作原則。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供信息支持與信息保障。

企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)是一項(xiàng)具有全員性和全過程性的系統(tǒng)工程，需要各個(gè)部門通力合作，合理配置資源，才能確保檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化和自動(dòng)化，確保檔案信息能夠體現(xiàn)出企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)狀態(tài)。

參考文獻(xiàn)

[1]宮曉東.企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運(yùn)行[M].中國工商出版社，2014.