曹琳 李華 朱玉明

摘 要：隨著信息社會(huì)的快速發(fā)展，人們信息意識(shí)的快速增長(zhǎng)，推動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨.高校檔案館的數(shù)據(jù)資源隨著信息化的發(fā)展與高?！半p一流”推動(dòng)下的大力發(fā)展，呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的特征，大數(shù)據(jù)管理需求也隨之而生。如何在大數(shù)據(jù)環(huán)境下抓住機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高效管理高校檔案館數(shù)據(jù)資源成為當(dāng)今高校檔案館職業(yè)發(fā)展重點(diǎn)之一。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案館；數(shù)據(jù)管理；機(jī)遇與挑戰(zhàn)

基金項(xiàng)目：本文系2017年國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)背景下內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案工作信息化建設(shè)及蒙古文檔案管理方法研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2017-X-38）階段性成果。

近年來，隨著社會(huì)的進(jìn)步、信息技術(shù)的發(fā)展，人們信息需求的多樣化需求，推動(dòng)了檔案界大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，在國(guó)家檔案信息系統(tǒng)整合與資源共享的政策的相繼出臺(tái)及大數(shù)據(jù)的沖擊下，高校信息管理系統(tǒng)從C＼S到B＼S的發(fā)展，使其不再局限于過去簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)管理單一模式，而是朝著整個(gè)高校乃至社會(huì)提供業(yè)務(wù)支持，這表明未來高校檔案館中的數(shù)據(jù)資源內(nèi)容不但包含本館所有的電子文件，而且還要包含對(duì)數(shù)據(jù)變化的元數(shù)據(jù)、以及記錄各類數(shù)據(jù)變化結(jié)果的檔案、記錄運(yùn)行狀態(tài)的日志等非直接面向業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù).只有對(duì)這些數(shù)據(jù)的有效管理，才能把握高校檔案數(shù)據(jù)資源本質(zhì)屬性，挖掘數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)屬性，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的真正價(jià)值，滿足社會(huì)需求。恰逢大數(shù)據(jù)時(shí)代蘊(yùn)含著高新信息技術(shù)的飛速發(fā)展，解決了許多以前檔案數(shù)據(jù)管理中不能解決的難題、為目前大數(shù)據(jù)下高校檔案各類數(shù)據(jù)的管理來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境為高校檔案數(shù)據(jù)管理帶來的機(jī)遇

1）近些年隨著社會(huì)信息量的增長(zhǎng)，高校檔案館每年收集檔案資源數(shù)據(jù)量逐年增長(zhǎng)，收集數(shù)據(jù)的方式也逐年多樣化，而高校有限的存儲(chǔ)空間使得對(duì)檔案數(shù)據(jù)有效管理困難重重.大數(shù)據(jù)環(huán)境下云虛擬存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展為海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)提供了技術(shù)解決方案，為高校檔案大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)創(chuàng)造了廣闊的天地。

2）在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，云計(jì)算、云存儲(chǔ)、微服務(wù)、云服務(wù)、大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術(shù)的出現(xiàn)，使人們深刻感受到信息時(shí)代的進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展，有助于高校檔案館員工及領(lǐng)導(dǎo)大數(shù)據(jù)、大檔案意識(shí)觀的建立，促進(jìn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)規(guī)范管理相應(yīng)政策的出臺(tái)。

3）大數(shù)據(jù)環(huán)境下分布式挖掘技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)的快速發(fā)展，為高校檔案館的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的挖掘和價(jià)值發(fā)現(xiàn)提供技術(shù)方法，并在數(shù)據(jù)的后期利用上通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，為檔案館大量非結(jié)構(gòu)、半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)及非業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理和分析提供技術(shù)平臺(tái)。

4）大數(shù)據(jù)環(huán)境下從紙質(zhì)檔案為主到數(shù)據(jù)檔案為主的變革，從根本上改變了高校檔案管理的方式，使人們不再認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)是紙質(zhì)資源的輔助工具，檔案數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為了大數(shù)據(jù)時(shí)代一種商業(yè)資本，一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)投入，不僅可以創(chuàng)造新的經(jīng)濟(jì)利益，而且可以產(chǎn)生更多的利用價(jià)值，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到對(duì)自身產(chǎn)生和擁有的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的必要性和迫切性。

5）大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)從集成模式到融合模式的轉(zhuǎn)變、OA技術(shù)的發(fā)展，使得檔案信息系統(tǒng)的功能拓展成為高校檔案數(shù)據(jù)管理的必備條件。過去的信息管理系統(tǒng)在人們的眼中只是簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)堆砌、簡(jiǎn)單查詢的工具。大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)資源跨部門、跨高校、跨地區(qū)的融合、共享需求發(fā)展，打破了過去檔案數(shù)據(jù)的單一管理局面，信息系統(tǒng)功能的拓展成為大數(shù)據(jù)融合發(fā)展的根本條件。

6）大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案從單一服務(wù)到多元服務(wù)的發(fā)展，展現(xiàn)出大服務(wù)的特性，極大提高檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息和知識(shí)的速度與能力。微博、微信、移動(dòng)app等大平臺(tái)的相繼出現(xiàn)，數(shù)據(jù)資源的高效管理與整合保障服務(wù)平臺(tái)的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行就成為檔案館發(fā)展的重心。

7）大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案利用從參考服務(wù)到?jīng)Q策借鑒的變革，要求檔案館對(duì)采集到的零亂、冗余、復(fù)雜的，甚至錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)管理更系統(tǒng)更科學(xué)更有前瞻性，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和管理者的相關(guān)決策提供更精準(zhǔn)、更有說服力的信息，發(fā)揮檔案真正價(jià)值。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案數(shù)據(jù)管理面臨的挑戰(zhàn)

1）對(duì)信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的挑戰(zhàn)：大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要對(duì)高校檔案海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與處理必須要配備具有高性能數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力、數(shù)據(jù)挖掘能力、數(shù)據(jù)處理能力且速度響應(yīng)快的先進(jìn)設(shè)備及環(huán)境，然而就目前一些高校檔案館發(fā)展?fàn)顩r來說，由于資金及重視度的缺乏，不僅出現(xiàn)實(shí)體庫(kù)房出現(xiàn)“脹庫(kù)”現(xiàn)象無法解決，軟件配備上使用盜版、硬件上設(shè)備陳舊且更新慢等現(xiàn)象嚴(yán)重滯礙高校檔案館的發(fā)展。

2）對(duì)高校檔案管理體制及員工思維模式的挑戰(zhàn)：大數(shù)據(jù)環(huán)境下要求高校檔案資源能夠跨部門與地區(qū)實(shí)現(xiàn)資源整合與信息共享，管理者要有大檔案、大數(shù)據(jù)、大平臺(tái)等開放性思維，但長(zhǎng)期以來我國(guó)檔案部門一直是政府機(jī)構(gòu)的附屬，為行政服務(wù)是檔案部門的歷史使命，為此在傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的影響下，高校檔案館發(fā)展得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，檔案管理一直是“以藏為主”、“重藏輕用”、“閉門造車”為主的建設(shè)模式，對(duì)新事物，新技術(shù)方法接受能力差甚至排斥，同行業(yè)溝通與交流少；同時(shí)由于自身缺乏相應(yīng)獎(jiǎng)懲機(jī)制，檔案員工消極怠工、缺乏探索創(chuàng)新意識(shí)，致使得檔案館在數(shù)據(jù)資源收集與管理上缺乏前瞻性。

3）對(duì)檔案人才技能與高新技術(shù)的挑戰(zhàn)：在大數(shù)據(jù)背景下，云計(jì)算、云存儲(chǔ)、微服務(wù)、及大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術(shù)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了檔案“收”、“管”、“用”的全流程控制、全技術(shù)支持、全智能服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)與信息化技術(shù)成為檔案事業(yè)發(fā)展主流，這就需要檔案管理人員具有更高的信息化技術(shù)與檔案管理能力。而目前大多數(shù)高校檔案館由于自身?xiàng)l件限制，檔案館人員結(jié)構(gòu)非常不合理，知識(shí)結(jié)構(gòu)差異大，平均年齡層次偏大，學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)不一，缺少專業(yè)人才與復(fù)合性人才，難以形成一股中堅(jiān)力量，無法將高新技術(shù)運(yùn)用于檔案數(shù)據(jù)管理方面。

4）對(duì)檔案信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)與開發(fā)提出挑戰(zhàn)：大數(shù)據(jù)環(huán)境下面對(duì)不同結(jié)構(gòu)、形式各異的海量數(shù)據(jù)，一套功能強(qiáng)大且可二次開發(fā)的信息管理系統(tǒng)對(duì)于數(shù)據(jù)管理與整合起到至關(guān)重要的作用。而當(dāng)前市面上，由于軟件設(shè)計(jì)人員對(duì)檔案管理流程和最終目標(biāo)理解上存有偏差，導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)在功能上、通用性和共享性上均存在很大的差異。盡管各檔案信息管理系統(tǒng)中相似、共用的數(shù)據(jù)很多，但由于相同內(nèi)容的信息，沒有執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，沒有規(guī)范的數(shù)據(jù)交換格式，不經(jīng)過數(shù)據(jù)的整合和二次修改，根本無法實(shí)現(xiàn)各信息管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)無縫交流與共享，大量檔案數(shù)據(jù)面臨著跨越技術(shù)平臺(tái)的變遷而不能有效讀出的困境[1]，為數(shù)據(jù)管理與開發(fā)帶來很大困擾。

5）對(duì)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用方式的挑戰(zhàn)：大數(shù)據(jù)時(shí)代隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展及傳播，用戶對(duì)檔案信息需求朝著多樣化、深層化、全面化方向發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用廣度在不斷延伸。而目前大多數(shù)高校檔案館檔案信息服務(wù)能力基本處于你來我查的被動(dòng)局面，信息利用工具簡(jiǎn)單，檔案數(shù)據(jù)只是作為查詢備用，缺少數(shù)據(jù)資源有效挖掘和價(jià)值利用，不適應(yīng)于大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息服務(wù)需求。

6）對(duì)檔案數(shù)據(jù)隱私與安全方面的挑戰(zhàn)：在大數(shù)據(jù)背景下由于信息量的急劇增加，檔案各類數(shù)據(jù)的隱私和安全問題更加令人堪憂，大數(shù)據(jù)管理在數(shù)據(jù)使用過程中會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、敏感信息泄露、網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)及數(shù)據(jù)惡意使用[2]等問題，同時(shí)檔案管理者在檔案利用時(shí)缺乏嚴(yán)格審查制度與監(jiān)管制度，面臨著比傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期更加嚴(yán)重的信息泄密問題。

7）對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理范圍及方式的挑戰(zhàn)：在大數(shù)據(jù)背景下檔案館的數(shù)據(jù)資源朝著多元化趨勢(shì)發(fā)展，且數(shù)據(jù)量逐年增加，涉及到的數(shù)據(jù)范圍不僅是所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，而且包含對(duì)數(shù)據(jù)變化的元數(shù)據(jù)、以及記錄各類數(shù)據(jù)變化結(jié)果的檔案、記錄運(yùn)行狀態(tài)的日志等非直接面向業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)的管理，這些數(shù)據(jù)所占比例越來越大且處理困難，這就對(duì)數(shù)據(jù)的管理方式產(chǎn)生巨大的挑戰(zhàn)。

3 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案數(shù)據(jù)管理應(yīng)對(duì)策略

1）打破傳統(tǒng)高校檔案管理模式，健全大數(shù)據(jù)下高校檔案數(shù)據(jù)管理指導(dǎo)方針和政策，為高校檔案館大數(shù)據(jù)管理創(chuàng)造可行性空間。為適應(yīng)高校檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案館領(lǐng)導(dǎo)及員工要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)被動(dòng)思維，接受新事物、新技術(shù)方法，要確立“網(wǎng)絡(luò)為體，創(chuàng)新為用”[3]的檔案管理新模式。以開放的心態(tài)、擔(dān)當(dāng)?shù)挠職鈸肀Т髷?shù)據(jù)，摒棄“數(shù)據(jù)小農(nóng)意識(shí)”，利用大數(shù)據(jù)帶來的機(jī)會(huì)，突破“傳統(tǒng)為體，網(wǎng)絡(luò)為用”的原有工作模式和狀態(tài)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、大檔案思維管理模式，改善檔案目前職業(yè)發(fā)展軟、硬件環(huán)境，完善構(gòu)建新環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)管理理論與政策、法規(guī)，為大數(shù)據(jù)下檔案數(shù)據(jù)管理的實(shí)施創(chuàng)造條件。

2）利用信息化技術(shù)優(yōu)化檔案工作人員的思維模式，提高工作人員的大數(shù)據(jù)、大檔案、大服務(wù)、大平臺(tái)觀，增強(qiáng)他們數(shù)據(jù)安全管理的意識(shí)。檔案館工作人員是檔案數(shù)據(jù)的管理者，他們信息化思維觀念的強(qiáng)弱直接關(guān)系到數(shù)據(jù)管理的水平。為此利用信息化多媒體技術(shù)定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和知識(shí)培訓(xùn)，加大信息化宣傳力度與信息保密安全知識(shí)，多讓工作人員走出去開闊視野，學(xué)習(xí)國(guó)外及其它院校數(shù)據(jù)管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極讓每個(gè)人員參與到本館信息化建設(shè)當(dāng)中，讓他們充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)、大檔案、大服務(wù)觀念的重要性；同時(shí)大力培養(yǎng)員工信息化專業(yè)知識(shí)與信息技術(shù)技能，使工作人員多方位，多才能發(fā)展；增強(qiáng)工作人員創(chuàng)新性思維及安全防護(hù)意識(shí)，使得他們?cè)跀?shù)據(jù)資源管理和存儲(chǔ)上能夠群策群力，集思廣益，能夠充分利用與開發(fā)信息化工具性能，為檔案數(shù)據(jù)安全規(guī)范管理打下基礎(chǔ)。

3）利用信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器優(yōu)化，開發(fā)拓展信息管理系統(tǒng)功能，搭建云存儲(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源由外及內(nèi)規(guī)范性管理。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器與信息資源系統(tǒng)是高校數(shù)據(jù)是否安全高效管理的關(guān)鍵。利用信息技術(shù)方法對(duì)它們進(jìn)行優(yōu)化管理則對(duì)高校數(shù)據(jù)管理第一道屏障起到重要作用。例如對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器則可采取選擇一款相適應(yīng)的服務(wù)器操作系統(tǒng)，另外通過采取設(shè)立二級(jí)身份認(rèn)證來用以封堵隱私漏洞，特權(quán)賬號(hào)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件，并及時(shí)更新防惡意代碼軟件版本和惡意代碼庫(kù)；隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)邊界處監(jiān)視端口掃描、留意木馬攻擊、IP碎片攻擊和網(wǎng)絡(luò)蠕蟲攻擊等攻擊行為等技術(shù)方法對(duì)服務(wù)器性能進(jìn)行優(yōu)化來保障數(shù)據(jù)的安全；對(duì)信息管理系統(tǒng)則各高校檔案館可以根據(jù)高校自身數(shù)字資源特點(diǎn)來選擇可二次開發(fā)的管理信息系統(tǒng)，利用信息化手段拓展其功能，巧妙將各類功能結(jié)合起來進(jìn)行優(yōu)化配置，與高校OA平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，最大程度提高信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全及規(guī)范性管理；最后在服務(wù)器外部通過搭建云存儲(chǔ)平臺(tái)，即可以緩解數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的存儲(chǔ)壓力，又可以保障數(shù)據(jù)的安全。

4）拓展數(shù)據(jù)管理范圍，挖掘數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全面高效管理。在大數(shù)據(jù)背景下，“雙一流”、信息系統(tǒng)整合及資源共享相關(guān)政策推動(dòng)下，高校檔案館信息資源的收集向著多元化、多方向，發(fā)展預(yù)示著形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)量及數(shù)據(jù)類型也在擴(kuò)大，且不規(guī)范的數(shù)據(jù)范圍越來越多，且重要性也越來越重要。所以為更好的了解數(shù)據(jù)特性、挖掘數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)及價(jià)值，檔案館在數(shù)據(jù)管理上不但要加強(qiáng)所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集與管理，而且更要重視在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全生命周期所涉及的應(yīng)用過程中數(shù)據(jù)的管理，即對(duì)數(shù)據(jù)變化的元數(shù)據(jù)管理、以及記錄各類數(shù)據(jù)變化結(jié)果的檔案、記錄運(yùn)行狀態(tài)的日志等非直接面向業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)的管理，只有通過對(duì)這些數(shù)據(jù)應(yīng)用的數(shù)據(jù)管理才能實(shí)現(xiàn)對(duì)各類應(yīng)用業(yè)務(wù)需求的加載、變化、記錄、復(fù)用等過程的管理，才能實(shí)現(xiàn)挖掘數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)信息、提高數(shù)據(jù)全面高效管理。

5）利用大數(shù)據(jù)系列技術(shù)對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行開發(fā)，拓展檔案信息個(gè)性化服務(wù)創(chuàng)新。利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源整合分析，以用戶檔案知識(shí)需求為導(dǎo)向、為用戶提供綜合集成的數(shù)字檔案資源并以解決用戶問題的集成服務(wù)[4]；優(yōu)化網(wǎng)站結(jié)構(gòu)增加檔案網(wǎng)站服務(wù)內(nèi)容和形式，充分考慮利用者的利用需求，依據(jù)不同用戶的利用特點(diǎn)，開發(fā)數(shù)字資源開展多層次、不同類別的檔案信息個(gè)性化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息推送與定制的自動(dòng)化；利用移動(dòng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)信息的可移動(dòng)、遠(yuǎn)程化獲取，營(yíng)造了一個(gè)“任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何內(nèi)容”進(jìn)行信息利用的氛圍，滿足統(tǒng)一檢索、全文調(diào)閱、遠(yuǎn)程文獻(xiàn)傳送、后臺(tái)管理等功能，實(shí)現(xiàn)利用者的移動(dòng)信息利用需求。

總之，大數(shù)據(jù)下高校檔案館數(shù)據(jù)管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的任務(wù)，如果能夠在大數(shù)據(jù)下充分把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，克服各類難題，高效管理數(shù)據(jù)，對(duì)于檔案管理者及利用者將無疑是巨大的幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]戴中秋，趙寧燕.檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)管理[J].檔案建設(shè).2012（3）：23-25.

[2]林平.大數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)檔案管理帶來的挑戰(zhàn)[J].城建檔案.2016（12）：85-86.

[3]武云.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].檔案建設(shè).2015（1）：34-36.

[4]王興婭.基于要素分析的高校數(shù)字檔案信息服務(wù)模式研究[D].2013.

作者簡(jiǎn)介

曹琳（1972-），女，館員，主要從事檔案信息化建設(shè)，數(shù)據(jù)管理

工作。