文/中興財務云

會計核算系統(tǒng)是整個財務系統(tǒng)的中心，處于核算層會計核算系統(tǒng)的核心位置，與業(yè)務系統(tǒng)、財務運營系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)均存在數(shù)據(jù)交互關系。

會計核算系統(tǒng)在一般情況下，前端業(yè)務信息會通過業(yè)務系統(tǒng)、財務運營系統(tǒng)進行收集，由業(yè)務系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)對接生成相應的核算數(shù)據(jù)，并向資金管理系統(tǒng)下達支付指令，核算完畢后將憑證信息傳遞至電子檔案系統(tǒng)歸檔，形成的單體財務報表傳遞至合并報表系統(tǒng)進行自動合并。會計核算系統(tǒng)架構（如圖1所示）。

會計核算系統(tǒng)特點

1、高度集成與融合，確保業(yè)務處理準確、及時。會計核算系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)中的重要模塊，與各模塊高度集成，確保會計信息能夠滿足自動更新的要求（如圖2所示）。以產品的銷售為例，產品銷售之后，營銷人員便會將此記錄在電腦中，產品銷售之后庫存產品減少、應收款增加等事件便由系統(tǒng)讀取原始業(yè)務信息生成記賬憑證，自動進行財務核算。同時，會計核算系統(tǒng)可以在記賬完畢后，及時查看憑證、科目余額及相關科目的清單，也可以立即對資產負債表和損益表進行分析，保證業(yè)務處理的及時性。

圖2 會計核算系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)高度集成

2、信息提供靈活多樣，便于決策支持及外部交流。會計的最終目標是提供信息，為政府提供稅收信息，為投資者提供決定企業(yè)發(fā)展的信息，為管理者提供進行決策的相關信息。融入在ERP的會計核算系統(tǒng)，提高了傳統(tǒng)會計核算工作效率，當財務部門需要這些數(shù)據(jù)時，可直接從數(shù)據(jù)庫中讀取，無需業(yè)務人員為財務人員提供。此外，會計核算系統(tǒng)還為用戶提供同業(yè)務伙伴之間的電子化數(shù)據(jù)交換功能，可以通過標準的數(shù)據(jù)接口傳送信息，或生成各種對外報表，便于與客戶、供應商、銀行等機構的業(yè)務往來，進行企業(yè)之間的交流。

3、適用范圍逐步拓展，為企業(yè)全球化核算提供支持。目前會計核算系統(tǒng)普遍提供匯率維護、多幣種報表等支持企業(yè)進出口業(yè)務的功能，同時可依據(jù)各國會計法規(guī)進行相應定義，滿足國際化企業(yè)的核算要求。

會計核算系統(tǒng)流程

1、 總賬模塊（GL）

總賬模塊是會計核算系統(tǒng)的核心，為財務人員提供了企業(yè)所涉及會計科目的全面圖景。在一個與公司其他所有經營部門高度結合為一體的信息系統(tǒng)中記錄所有業(yè)務往來，從而保證了會計數(shù)據(jù)總是完整且準確的?？傎~模塊的業(yè)務處理流程（如圖3所示）。

（1）憑證錄入。憑證是會計核算系統(tǒng)運行的根本，在會計核算系統(tǒng)中，每一筆業(yè)務會至少產生一個憑證。憑證編號、公司代碼、會計年度的組合是一個財務憑證的唯一標識。各種不同的自動記賬業(yè)務，如收貨、發(fā)貨、銷售開票等在自動記賬時會自動確定相應的憑證類型（如圖4所示）。這種自動確定是可以配置的。如果是手工憑證的錄入，系統(tǒng)會提供默認的憑證類型，操作員也可以在輸入時更改。

對于定期發(fā)生的一些重復性分錄的處理，如費用的預提和分攤、待攤、稅金的計提等分錄的定義和生成，總賬模塊的解決方案是定義重復性分錄，在定義之后，定期運行這些公式即可得到所要分錄，避免了重復性的手工錄入工作。如果會計核算系統(tǒng)對接網上報賬系統(tǒng)，則網上報賬系統(tǒng)可將報賬信息自動導入至會計核算系統(tǒng)中生成憑證。

（2）憑證復核。記賬憑證是登記賬簿的直接依據(jù)，為了確保賬簿記錄準確，必須嚴格按照要求填制記賬憑證，同時要由專人對填制的記賬憑證進行復核。復核人員應該按照會計制度的要求，對制單人填制的記賬憑證進行復核，主要復核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確，記賬憑證內容是否完整無缺等。總賬模塊支持兩種復核方式：憑證編制人自審批和編制人的上級審批。如果系統(tǒng)設置憑證編制者可以自審批，當提交審批后，系統(tǒng)會直接進行審批，并顯示審批已通過。否則，系統(tǒng)會將該筆記賬憑證按照設置提交給審批者，由其進行審批。

圖3 總賬模塊業(yè)務處理流程

圖4 憑證錄入和憑證類型

（3）憑證沖銷。對于記賬錯誤的會計憑證，需要通過“沖銷”功能實現(xiàn)。需要注意的是：由業(yè)務模塊產生的會計憑證的沖銷需要業(yè)務模塊沖銷業(yè)務，不能通過會計模塊直接沖銷會計憑證。以Oracle ERP為例，Oracle ERP提供兩種沖銷方式：更改標志或者切換借貸項。

（4）會計報表。總賬模塊的標準報表主要包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、試算平衡表等。標準報表往往包含非常多的選擇條件，而選擇條件往往不是單選的，可以使用多區(qū)間法、排除法等來進行選擇。同時，會計核算系統(tǒng)提供了一些工具，方便企業(yè)從各個維度對數(shù)據(jù)進行分析，可以提供實際與計劃比較、目前與歷史比較等，這些報表能夠根據(jù)企業(yè)需要進行格式上的局部修改。會計核算系統(tǒng)能夠通過“鉆取”的方式，進行多維的分析和不斷深入的挖掘，直至進入原始憑證。

（5）多幣種處理功能。對于多幣種的處理，總賬模塊提供兩種不同的選擇：報表折算和設立平行貨幣。報表折算是指企業(yè)平時按照本位幣來記賬，到了月末時進行報表的折算，并折算成其他貨幣。比如銀行賬戶按照月末時的匯率，資產按照歷史匯率，損益表科目按照平均匯率來折算。這種方法可以稱為報表級的折算。

設立并行貨幣是指設置交易貨幣、本位幣和并行貨幣。并行貨幣又可以細分為首選并行貨幣和次選并行貨幣。我們假設在新加坡的子公司有一筆出口泰國的業(yè)務，按照合同以泰銖來結算。這家子公司對于此單合同：

交易貨幣：發(fā)生結算時實際使用的貨幣（泰銖）

記賬本位幣：公司貨幣（新加坡元）首選并行貨幣：集團貨幣（人民幣）次選并行貨幣：通用結算貨幣（美元）

在觸發(fā)銷售業(yè)務時，系統(tǒng)會自動選擇泰銖（交易貨幣）來記賬。但這張憑證中的數(shù)字會同時折算成新加坡元、人民幣和美元，這種方法可以稱為憑證級的折算。

（6）平行會計。為了滿足多項會計準則的會計核算和報表需求，會計核算系統(tǒng)提供平行會計的功能，即：會計核算系統(tǒng)同時為每一種會計準則管理單獨的一個分類賬，主賬簿（Leading ledger）和普通賬簿（Nonleading ledger）自動進行平行業(yè)務處理。

主賬簿一般用于滿足集團管理層面或公司最高層次組織機構的財務數(shù)據(jù)核算和報表輸出的需求，代表合并財務報表的會計準則；普通賬簿是主賬簿的平行賬簿，一般代表本地的會計準則，集團公司的分支機構和下級單位一般使用普通賬簿進行財務核算的本地報告報表管理處理。

圖5 應收賬款模塊業(yè)務處理流程

2、 應收賬款模塊（AR）

應收賬款模塊主要用于對客戶應收款進行檢測與控制，在此模塊中，賬戶分析、逾期清單以及靈活的催款功能，使用戶可以方便地處理客戶的未結清款項。

（1）業(yè)務處理流程。銷售到收款流程是指與提供產品和服務并收回款項相關的一組業(yè)務活動及信息處理過程。從業(yè)務流程上來看，包括接受訂單、檢查可用庫存、發(fā)貨、開具發(fā)票、記錄應收、收入確認和收款等環(huán)節(jié)。與此相對應，應收賬款模塊的功能包括：信用管理、發(fā)票處理、應收記錄、收入確認、收款管理和催款管理。對于實現(xiàn)了業(yè)務系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)一體化的企業(yè)，在業(yè)務系統(tǒng)中完成發(fā)貨或開票動作時，會自動生成存貨成本憑證、應收收入憑證（如圖5所示）。

（2）信用管理?？蛻粜庞霉芾硎歉鶕?jù)對客戶信用程度的評估，即通過信用限額決定是否接受訂貨。如果超過了限額，系統(tǒng)就會發(fā)出警告或差錯信息。

（3）發(fā)票處理。應收賬款模塊支持以下三種方式的發(fā)票開具：

手工錄入：系統(tǒng)支持利用默認值快速準確地完成手工錄入以及輸入發(fā)票的附加信息。

從訂單管理系統(tǒng)中自動導入：將訂單管理系統(tǒng)中的銷售訂單導入應收賬款模塊，形成銷售發(fā)票。

創(chuàng)建經常性發(fā)票：對于固定格式的發(fā)票，可以創(chuàng)建經常性發(fā)票模板，在發(fā)票開具時選擇一個發(fā)票模板和開票間隔，自動創(chuàng)建經常性發(fā)票。

（4）應收記錄、收入確認與稅款計算。應收記錄功能支持根據(jù)發(fā)票處理的結果計入應收賬款。同時，應收賬款模塊支持隨時確認收入。根據(jù)現(xiàn)金或權責發(fā)生制的會計方法，將貸方和借方賬目從明細賬轉到總分類賬，并提供標準報表，將未付款的客戶余額、交易、收款與賬戶余額等匯總信息展示出來。在收入確認的同時，對于銷項稅的計算，應收模塊支持通過稅組和稅碼的設置，自動生成涉稅分錄，計算應繳納銷項稅。

（5）收款管理。用戶可以在應收賬款模塊輸入以下兩種類型的收款：

現(xiàn)金（銀行存款）收款：從客戶處收到的有關貨物或勞務的付款，通常是有相應發(fā)票的收款。

雜項事務處理：從投資、利息、退款和股票銷售中獲得的收入，記錄與組織日常事務處理活動無關的收款，通常無相對應的發(fā)票。

（6）催款管理。對于部分客戶，需要使用應收賬款模塊中的催款管理功能，生成催款建議，發(fā)出催款信。

3、 應付賬款模塊（AP）

應付賬款模塊用于對所有供應商的財務數(shù)據(jù)進行管理。它是與采購模塊集成的一個不可分割的部分，為每個供應商記錄收貨和發(fā)票。在應付賬款模塊中，這些憑證的相關記賬會依照這些業(yè)務自動執(zhí)行。

（1）業(yè)務處理流程。應付賬款模塊主要處理采購循環(huán)。采購循環(huán)的流程觸發(fā)點有兩類，一類是采購，一類是員工費用報銷。對于采購業(yè)務，需要先進行采購申請，然后創(chuàng)建采購訂單，基于采購訂單進行收貨，在收貨之后進行“三單校驗”（即采購訂單、收貨訂單和發(fā)票是否一致），最后財務部門對供應商的應付賬款進行付款處理。第二類是員工費用報銷，即員工發(fā)生因公支出以后，提交費用報銷單，財務部門審核發(fā)票并完成付款。應付賬款模塊業(yè)務處理流程（如圖6所示）。

圖6 應付賬款模塊業(yè)務處理流程

圖7 資產會計模塊業(yè)務流程

（2）發(fā)票處理。當對一張發(fā)票進行支付時，（自動）付款程序會從供應商主數(shù)據(jù)中確定所有付款的信息（付款方式、銀行詳細信息、供應商地址等）。一般情況下，與庫存相關的采購是通過采購訂單來完成的，而與非庫存相關的采購則是通過發(fā)票直接處理的。系統(tǒng)還提供重復發(fā)票檢查的功能，如果一張帶有相同信息的發(fā)票已經存在于系統(tǒng)中了，那么系統(tǒng)就將對重復發(fā)票進行校驗并會產生一個系統(tǒng)警示消息。

對于員工費用報銷流程，以差旅費為例，如果不斷向業(yè)務前端延伸，可以使用時間管理系統(tǒng)完成差旅申請，使用商旅管理系統(tǒng)完成訂票訂房、結算，使用網上報賬系統(tǒng)完成報賬申請，使用應付賬款模塊對員工費用進行費用核算、發(fā)放和分析。

（3）付款處理。付款處理可以由用戶選擇是手工還是使用自動付款程序來完成。付款憑證是與發(fā)票憑證相匹配的，它會將未支付的AP發(fā)票轉變?yōu)橐阎Ц兜捻椖俊Ｈ绻麑Πl(fā)票或供應存在疑問時，可以在系統(tǒng)中凍結發(fā)票，這樣就能確保與之相關的付款不會被支付。

4、 資產會計模塊（FA）

（1）業(yè)務處理流程。資產會計模塊的業(yè)務處理流程（如圖7所示）。

（2）在建工程。在建工程是一類特殊的資產，不允許計提折舊，且在建工程必須單獨顯示在資產負債表中。資產會計模塊對在建工程專設賬戶進行管理，在建工程與投資項目實時集成。在建工程完全或部分完工后，將進行資本化。此過程自動進行，資產會計模塊將資產值結算到一個或幾個資產主記錄中。

（3）資產增加。固定資產增加用于處理企業(yè)新增加的固定資產及附屬設備的信息，以保持固定資產管理和核算的連續(xù)性和完整性。同時，系統(tǒng)提供批量增加數(shù)據(jù)的功能，可以集中完成資產的創(chuàng)建。

（4）資產轉移。資產會計模塊可以處理單個資產或一組資產進行成批轉移，并對資產的轉移保留有相應的歷史記錄，對于所有的轉移業(yè)務，資產會計系統(tǒng)在每月運行折舊時生成一張資產轉移會計分錄。

（5）資產變更。固定資產模塊支持對于資產變更的各項處理：

如果對固定資產分類的進行調整，在資產的分類改變時，資產的成本和累計折舊將轉移到新的資產分類所對應的科目上。

如果對固定資產原值進行調整，資產的價值可以依據(jù)購買資產部件的采購發(fā)票，通過手工輸入資產的來源來增加資產的價值，如果沒有明確的發(fā)票，也可以直接更改資產的成本來調整其價值。

資產價值調整時，調整的金額所產生的折舊差異，可選擇將差異計入當期費用或根據(jù)資產的使用年限、已折舊月份，從調整月開始逐月攤銷。在對固定資產的價值進行調整的時候，其增值部分的賬務處理，視同于資產的增加。

（6）計提折舊。每個會計期末運行折舊和攤銷時，資產會計模塊將在資產明細賬層面對每一個資產按照折舊范圍、折舊碼、使用年限自動計提折舊，并根據(jù)不同的折舊范圍來決定是否需要更新總賬科目。為了解決不同會計準則下對折舊范圍及折舊方法的不同要求，資產會計模塊提供平行折舊的功能。

（7）資產報廢。在資產會計模塊中，報廢業(yè)務處理的操作非常簡便，一般只需要輸入資產卡片、日期、數(shù)量、金額，系統(tǒng)會實時地產生報廢所需要的財務記錄，而且系統(tǒng)會自動計算出報廢需要轉出的累計折舊，實時地更新固定資產的價值。

（8）固定資產報表。固定資產會計模塊具有豐富的報表分析功能，包括但不限于：資產原值、累計折舊、賬面凈值的報表；資產購置、銷售、報廢和轉移的查詢；資產折舊分析和預測；資產存放地點、使用年限、規(guī)格、狀態(tài)的清單；資產賬面庫存盤點報表；按資產分類顯示的資產價值報表；資產被修改的歷史記錄。

會計核算系統(tǒng)功能

會計核算系統(tǒng)通常分為總賬、應收賬款、應付賬款、資產會計，其涵蓋從發(fā)票管理、收付款管理、資產新增折舊處置、過賬結賬等多種功能。會計核算系統(tǒng)各功能實現(xiàn)的基礎是會計核算系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)，一般包括組織結構、會計科目、會計期間、記賬本位幣、供應商、客戶、資產等，都在會計核算系統(tǒng)的各個模塊中進行設置。會計核算系統(tǒng)功能框架（如圖8所示）。

圖10 會計核算系統(tǒng)和網上報賬系統(tǒng)的對接

圖8 會計核算系統(tǒng)功能框架

會計核算系統(tǒng)信息對接管理

由于會計核算系統(tǒng)的基礎是企業(yè)資源管理理念，在企業(yè)內部具有高度的集成性，與財務運營系統(tǒng)對接，實現(xiàn)會計核算的自動化；與資金管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)資金收支的自動化處理；與合并報表系統(tǒng)對接，實現(xiàn)合并報表的自動出具，與管理會計系統(tǒng)對接，實現(xiàn)核算數(shù)據(jù)向管理數(shù)據(jù)的加工和轉換。會計核算系統(tǒng)對接框架（如圖9所示）。

圖9 會計核算系統(tǒng)對接框架

1、與財務運營系統(tǒng)的對接。財務運營系統(tǒng)包括合同管理系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)、營收稽核系統(tǒng)、網上報賬系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)。會計核算系統(tǒng)主要是和財務運營系統(tǒng)中的網上報賬系統(tǒng)對接，對接點主要為基礎數(shù)據(jù)同步和會計憑證生成。核算系統(tǒng)將基礎數(shù)據(jù)同步至網上報賬系統(tǒng)，基礎數(shù)據(jù)包括員工、供應商、客戶和會計科目等，從而確保網上報賬系統(tǒng)的報賬信息與核算信息的一致性。網上報賬系統(tǒng)中需要預設報賬業(yè)務與會計科目的映射關系，從而實現(xiàn)自動生成會計憑證的功能，同時網上報賬系統(tǒng)會對導入數(shù)據(jù)進行自動校驗，只導入合格的數(shù)據(jù)并能夠出具例外情況清單，以方便相關人員修正。當會計憑證在會計核算系統(tǒng)中成功入賬后，核算系統(tǒng)會將核算信息反饋至網上報賬系統(tǒng)中，報賬單狀態(tài)將被更新為“已入賬”。會計核算系統(tǒng)和網上報賬系統(tǒng)的對接（如圖10所示）。

2、與資金管理系統(tǒng)的對接。會計核算系統(tǒng)與資金管理系統(tǒng)的對接，存在雙向的數(shù)據(jù)交互。會計核算系統(tǒng)向資金管理系統(tǒng)發(fā)出支付指令，包含收款賬戶信息、付款方式、付款條件等；資金管理系統(tǒng)向會計核算系統(tǒng)傳遞收款信息或支付結果。收款信息包含收款賬戶、付款方信息、付款金額、付款方式、付款時間等（備注：一般資金管理系統(tǒng)可支持收款認領），支付結果包括是否支付及支付賬戶信息等。

以付款流程為例，網絡報賬系統(tǒng)中的費用報銷、稅務核算系統(tǒng)中的應付稅金、業(yè)務系統(tǒng)中的工程結算款等，在會計核算系統(tǒng)中形成應付款項，對接到資金管理系統(tǒng)完成付款。付款完成后付款狀態(tài)反向傳遞，在會計核算系統(tǒng)中自動完成賬務處理。同時，資金管理系統(tǒng)中的賬戶變更，信息會傳遞到會計核算系統(tǒng)，完成會計科目的添加，保證賬實相符。

3、與合并報表系統(tǒng)的對接。會計核算系統(tǒng)向合并報表系統(tǒng)輸入各類系統(tǒng)集成憑證、手工憑證、會計核算系統(tǒng)后臺生成的各類序時賬、分類賬、總賬等，是合并報表系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源頭。通過維護會計核算系統(tǒng)同合并報表系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉換格式、對接方式、映射關系、映射規(guī)則，合并報表系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動從企業(yè)的會計核算系統(tǒng)中抽取所有的會計核算信息，通過系統(tǒng)接口傳入合并報表系統(tǒng)，保證子公司的賬、表數(shù)據(jù)一致性。

4、與管理會計系統(tǒng)的對接。管理會計系統(tǒng)對應財務信息系統(tǒng)整體框架中的管理層，具體包括：績效管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)和內控&風險管理系統(tǒng)。會計核算系統(tǒng)將各類明細核算信息按照系統(tǒng)預先設置的數(shù)據(jù)格式傳遞至管理會計系統(tǒng)，例如生命周期后各階段的核算成本傳遞至成本管理系統(tǒng)，將費用實現(xiàn)金額傳遞至預算管理系統(tǒng)等。