文·吳靜 陳艷芹 秦占霞
進入21世紀以來,我國互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展速度已超出預期,基于此各行各業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化,互聯(lián)網(wǎng)已成為生產(chǎn)建設、經(jīng)濟貿(mào)易、科技創(chuàng)新、公共服務、文化娛樂及生活的新平臺,誰利用并更好地掌握互聯(lián)網(wǎng)技術,誰就能在競爭中占據(jù)主動權。伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來,網(wǎng)絡技術和信息技術得到普及和發(fā)展,數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化逐漸成為引領這個時代的潮流。作為一名職業(yè)衛(wèi)生檔案管理員,筆者認為“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下的職業(yè)衛(wèi)生檔案建設問題也值得我們探討。
職業(yè)衛(wèi)生檔案,是指職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法、職業(yè)衛(wèi)生技術服務、職業(yè)衛(wèi)生防治、管理以及職業(yè)衛(wèi)生科學研究活動中形成的,具有保存價值的文字、材料、圖紙、照片、報表、錄音帶、錄相、影視、計算機數(shù)據(jù)等文件材料。它是職業(yè)病防治過程的真實記錄和反映,也是衛(wèi)生行政執(zhí)法的重要參考依據(jù)。根據(jù)《職業(yè)衛(wèi)生檔案管理辦法》的要求,職業(yè)衛(wèi)生行政及監(jiān)督機構、職業(yè)衛(wèi)生技術服務機構、承擔職業(yè)健康監(jiān)護和職業(yè)病診斷的醫(yī)療衛(wèi)生機構、用人單位都應當建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,并指定專(兼)職人員負責。
傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的歸檔,要求在所有檔案資料辦理完結后,由檔案工作人員或兼職檔案工作人員進行統(tǒng)一完整的收集,行政類文件一般為第二年上半年歸檔,科技類文件項目結束后即可歸檔,歸檔周期較長。傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的歸檔,要求全面、系統(tǒng)、完整,在歸檔的時候注重整體性和完整性;歸檔的所有案卷,都要依照一定的次序進行系統(tǒng)排列,并保持卷與卷之間的歷史聯(lián)系;歸檔的檔案材料,都必須有完備的歸檔手續(xù)。傳統(tǒng)的文件歸檔方式都是采用繁瑣的人工手工勞動,不僅浪費時間和人力,而且工作效率十分低下。
傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管主要包括職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房的管理,由庫房選址布局、庫房溫濕度控制、檔案裝具要求、檔案的防塵防光防有害氣體等方面構成;職業(yè)衛(wèi)生檔案在流動過程中的保護,如檔案在管理和利用過程中可能發(fā)生各種損毀因素的安全防護等。傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的保管需要大量人力物力,且以上投入是持續(xù)性的。傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案的利用方式 傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案在查詢利用時以人工編制的檢索工具為主,如卡片式檢索工具、書本式檢索工具等,傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案由于物理限制, 查詢翻找某份檔案的工作量大, 且一份檔案只能被當時借閱的人瀏覽。
傳統(tǒng)檔案管理工作的主要內(nèi)容是對職業(yè)衛(wèi)生檔案實施收集、整理、保管、編研、查詢利用等,具有明顯的重藏輕用的觀念,很多資源都不能發(fā)揮其價值,導致了嚴重的資源浪費。而且這種管理方式重點依靠管理人員的經(jīng)驗,沒有重視科學系統(tǒng)的檔案管理。
職業(yè)衛(wèi)生檔案作為一種專業(yè)檔案,在職業(yè)病防治機構長期保管。職業(yè)病防治機構主要負責職業(yè)衛(wèi)生科學研究、職業(yè)病診斷、職業(yè)健康監(jiān)護、職業(yè)衛(wèi)生檢測評價等工作,這就造成職業(yè)病防治機構的專業(yè)技術人員承擔著繁重的專業(yè)任務,而職業(yè)衛(wèi)生檔案管理人員多為兼職,兼職檔案員既缺乏職業(yè)衛(wèi)生專業(yè)知識,同時又缺乏檔案管理專業(yè)知識,使得職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作質(zhì)量降低。
目前大多數(shù)企事業(yè)單位的職業(yè)衛(wèi)生檔案的物質(zhì)載體都是紙張,在查閱過程中,職業(yè)衛(wèi)生檔案保管人員要來回抽取、翻閱檔案資料,這個過程會導致檔案紙張破損,縮短檔案的壽命。
企事業(yè)單位的職業(yè)衛(wèi)生檔案在實際歸檔過程中由多個部門或科室進行管理,每個部門或者科室都有自己的檔案管理體制和管理方法,造成信息化程度和執(zhí)行方式存在不同,不能實現(xiàn)部門和科室之間的信息互通和共享,使得檔案信息的應用受到局限,使用效率低下,在很大程度上限制了職業(yè)衛(wèi)生檔案信息在職業(yè)病防治過程中的作用。
檔案管理信息化要求我們能夠充分利用現(xiàn)代計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、多媒體技術對檔案信息進行收集、整理,“互聯(lián)網(wǎng) +”形式下進行職業(yè)衛(wèi)生檔案管理是大勢所趨,針對傳統(tǒng)職業(yè)衛(wèi)生檔案管理模式存在的問題,提出以下建議:
單位職業(yè)衛(wèi)生檔案管理人員是檔案規(guī)范化管理的具體實施者,其專業(yè)素養(yǎng)直接關系到職業(yè)衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量,相關部門應建立檔案管理人員培訓機制, 使培訓常態(tài)化、持續(xù)化, 確保檔案信息化工作的持續(xù)發(fā)展。在實際工作中,既要對職業(yè)衛(wèi)生檔案管理人員進行檔案管理信息化的知識培訓,如怎樣由傳統(tǒng)的“文獻保管”向“知識管理”轉(zhuǎn)變,信息化檔案的收集、提取、分析等知識,也要針對職業(yè)衛(wèi)生檔案管理具體工作,進行一定的職業(yè)衛(wèi)生專業(yè)知識培訓,如職業(yè)衛(wèi)生法律法規(guī)、標準等檔案信息,不斷提高專業(yè)人員的信息技術水平,增強其對職業(yè)衛(wèi)生檔案規(guī)范管理的意識,在“互聯(lián)網(wǎng)+”形式下做好職業(yè)衛(wèi)生檔案的信息化、規(guī)范化管理,使職業(yè)衛(wèi)生檔案內(nèi)容廣泛性、專業(yè)性與計算機的標準化有機結合,更加精確地開展職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。
《全國檔案信息化建設實施綱要》要求要加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化的進程,促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,《全國檔案信息化建設實施綱要》的頒布說明信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要標志之一。檔案建設的重心發(fā)生轉(zhuǎn)移, 要求我們改變傳統(tǒng)手工編寫的模式, 向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化建設,是檔案管理工作適應新形勢發(fā)展的必然要求。 在“互聯(lián)網(wǎng)+”形式下應加快建設職業(yè)衛(wèi)生檔案信息化、數(shù)字化,能夠有效減少人為查閱的機械損傷,降低原始材料的利用率和受損速度,對紙質(zhì)檔案起到良好的保護作用。
傳統(tǒng)的職業(yè)衛(wèi)生檔案管理主要是通過單一體系的管理,由檔案室負責管理檔案資料,各個科室、部門甚至各個職業(yè)衛(wèi)生防治機構之間缺乏有效的聯(lián)系,從而導致檔案信息資料的共享在某種程度上受到了阻塞,難以滿足職業(yè)衛(wèi)生信息使用者對信息資料的需求。建議各職業(yè)衛(wèi)生防治機構共同協(xié)作,建設開放的職業(yè)衛(wèi)生檔案信息資源平臺,在互聯(lián)網(wǎng)及信息技術的引導下,整合職業(yè)衛(wèi)生資源,真正將互聯(lián)網(wǎng)與職業(yè)衛(wèi)生檔案融合,不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+”的職業(yè)衛(wèi)生資源建設,使職業(yè)衛(wèi)生信息使用者能夠隨時了解檔案數(shù)據(jù),積極推進職業(yè)衛(wèi)生檔案信息資源共享,提高檔案利用率。