文·譚樂柱

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷推進，醫(yī)院發(fā)生了一系列政策、制度的變革，其中人事制度的改革作為改革的重中之重，各項配套措施的改革也不斷跟進。醫(yī)院人事檔案管理同樣面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院人事檔案能為醫(yī)院提供人才的全面、客觀的信息，為醫(yī)院選拔及培養(yǎng)人才提供重要的參考信息。鑒于此，進一步加強醫(yī)院的人事檔案管理工作，提高人事檔案的有效利用率顯得尤為重要。

一、醫(yī)療人事檔案管理面臨新的困難及問題

（一）醫(yī)務(wù)人員身份多樣化，導致檔案歸類困難

近幾年來，隨著社會的不斷發(fā)展及人才使用方式的多元化，醫(yī)務(wù)人員的身份也逐漸呈現(xiàn)出多元化趨勢。自2015年發(fā)布《關(guān)于全面推開縣級公立醫(yī)院綜合改革的實施意見》以來，各地紛紛出臺相關(guān)具體政策，創(chuàng)新公立醫(yī)院機構(gòu)編制管理方式，逐步實行編制備案制。以某縣級醫(yī)院為例，醫(yī)務(wù)人員中有在編人員、經(jīng)人社局考錄的聘用合同制人員、單位自行考錄的合同制人員以及新政策下考錄的編制備案制人員等。人員身份的多樣化，也直接導致了人事檔案管理的不一致，上級部門現(xiàn)階段對于人事檔案的管理也是政出多門，只管理自己職能隸屬的人員，醫(yī)院在對各類人事檔案材料收集的時候，需要根據(jù)員工身份進行歸檔分類，困難重重。

（二）醫(yī)務(wù)人員流動性加大，致使檔案歸類不及時

隨著醫(yī)療體制的變革，多層次醫(yī)療服務(wù)格局逐漸形成，醫(yī)療衛(wèi)生和公立醫(yī)院人事制度改革的深化和人才流動機制的完善，公立醫(yī)院醫(yī)師跳槽和獨立執(zhí)業(yè)日益增多。已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸整不及時、檔案丟失、材料不全、手續(xù)不完備等人檔分離的情況。一是原單位對流出人員的檔案管理不及時。大部分單位在人員流出以后，直接將其檔案丟掉或不再對其更新整理。而眾所周知，人事檔案中考核檔案、繼續(xù)教育檔案、職稱聘任檔案等材料一般在年底或下一年初才能產(chǎn)生，這就導致流出人員的這些檔案不能及時歸檔。二是流動人員到新的用人單位以后，往往忙于新工作、生活的各項安排，忽略了在原先單位的檔案調(diào)動問題，等新單位需要時再回去找，才發(fā)現(xiàn)檔案已被原單位處理掉。還存在著流動人員受各種因素的影響，不管單位同意不同意一走了之，讓新用人單位在當?shù)刂匦陆n等不規(guī)范的現(xiàn)象。

（三）歸檔材料不規(guī)范，造成檔案利用率不高

目前醫(yī)院人事檔案，尤其是編外人員的各類檔案一般是自己單位自行管理，各類檔案也是根據(jù)單位自定的標準歸整，單位之間標準不統(tǒng)一導致歸檔狀況不一致。比如年度考核資料，有的單位以表格的形式考核，有的單位以工作總結(jié)的形式考核，也有單位采用個人述職的形式考核，所以形成的考核檔案也是各式各樣，這就造成人員流動時，單位之間對這種材料的不認可、不歸檔問題，最終只能將部分不合格檔案丟棄，造成檔案利用率不高的問題。

二、解決醫(yī)院人事檔案管理各種問題的建議

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理的主要依據(jù)，是記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)、以個人為單位集中起來的以備日后查考的文件資料，主要內(nèi)容包括履歷、鑒定、考核、工資、職務(wù)、職稱、學位等情況的真實記錄。人事檔案及其管理在醫(yī)院建設(shè)中起著不可替代的關(guān)鍵作用，為醫(yī)院決策提供人才信息和用人依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資料。因此，通過規(guī)范人事檔案管理，提高檔案的實用價值，為醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)，讓人才信息真正轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。

（一）提高對檔案管理的認識，重視檔案管理工作

領(lǐng)導重視是檔案管理的前提。在實際工作中，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導應該進一步加強人事檔案管理理念和意識，將人事檔案管理放在人事管理的重要位置，作為人力資源部的重點工作來抓。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上應該增設(shè)符合檔案保存環(huán)境的庫房及檔案管理柜等專業(yè)設(shè)備；在人員配備上，應該選調(diào)政治素質(zhì)高、責任心強、專業(yè)技術(shù)好的人員從事人事檔案管理工作。加強醫(yī)院人事檔案管理，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，通過不斷強化檔案管理新業(yè)務(wù)、新知識、新技術(shù)的培訓，提高員工全面掌握科學管理人事檔案的綜合技能。

（二）及時收集更新有價值的人事檔案資料

醫(yī)院人事檔案是員工職業(yè)生涯的重要參考憑據(jù)，因此，對檔案材料應該做到應收盡收，對于重要的有價值的人事資料如第二學歷、職稱材料、考核考察等材料應在第一時間進行收集，并及時進行維護與更新。

（三）創(chuàng)新傳統(tǒng)歸檔與電子檔案相結(jié)合的管理模式

檔案管理的現(xiàn)代化是提高檔案工作水平的重要手段。借助現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理系統(tǒng)做好人事檔案的保管和利用，是當前形勢下醫(yī)療事業(yè)人事檔案管理的迫切需要與首要目標。通過建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將需要入檔的資料錄入系統(tǒng)并進行實時更新與信息維護，建立起可以快速檢索、及時提取的存儲檔案，對于員工的履歷進行全過程、全方位掌控；同時還可以從人事檔案信息管理系統(tǒng)檔案中生成需要的關(guān)鍵數(shù)據(jù)及圖表，實現(xiàn)某一項或幾項人事信息的匯總、統(tǒng)計及分析等功能，為領(lǐng)導決策提供準確及時的信息支撐，大大提高人事檔案的利用率。

（四）尋求人事代理等中介部門的幫助

在受限于人力、設(shè)備、存放空間等制約條件的前提下，醫(yī)院應該依據(jù)自己的實際情況，制定相應的標準，謀求合適的中介部門協(xié)助做好人事檔案管理。

（五）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作、保證檔案管理質(zhì)量的決定性因素。因此，要制定檔案管理工作人員的培訓計劃，進行系統(tǒng)的專業(yè)化培訓，使其既有能力來甄別檔案材料的真假，保證人事檔案材料的真實性，還能具備一定的公文寫作、文檔整理等深厚的專業(yè)基礎(chǔ)，嚴格按照檔案的歸檔范圍、檔案的真實性、內(nèi)容的完整度、精確度等進行規(guī)范化辦理，做到入檔及時、查檔方便、調(diào)檔順利。

綜上所述，新形勢下醫(yī)院人事檔案管理正面臨著前所未用的機遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院人事管理部門、檔案管理部門乃至整個醫(yī)院都應該高度重視醫(yī)院人事檔案管理工作，轉(zhuǎn)變思想、開拓思路，樹立科學發(fā)展觀，讓人事檔案管理工作盡快駛?cè)胄畔⒒壍溃瑸橥苿俞t(yī)院人力資源管理和個人檔案管理發(fā)揮更大作用。