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        淺談醫(yī)院聲像檔案管理與利用

        2018-01-25 01:08:16朱振華
        山東檔案 2018年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理醫(yī)院

        文·朱振華

        醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在從事醫(yī)療服務(wù)以及社會活動時,通過攝錄手段以不同材料為載體,并輔以文字說明而形成的照片、底片、磁盤、錄音帶、錄像帶、光盤等具有保留價值的歷史記錄。醫(yī)院在日常管理和診療活動中形成了大量聲像材料,這些聲像材料不僅是簡單的歷史記錄,而且對以后醫(yī)療經(jīng)驗的積累、醫(yī)療水平的提高以及醫(yī)療服務(wù)精神的升華都具有重大意義,因此聲像檔案已成為醫(yī)院檔案的重要組成部分。但是在實際工作中,由于部分人員對聲像檔案重要性認識不足,管理制度不完善,導(dǎo)致大量聲像檔案不能進行有效整理、分類、歸檔,從而出現(xiàn)分散流失或是被科室和個人據(jù)為己有等現(xiàn)象,沒有發(fā)揮出聲像檔案應(yīng)有的綜合效應(yīng),造成了聲像檔案價值的巨大浪費。因此運用先進的現(xiàn)代信息技術(shù)手段來記錄和管理聲像檔案,已成為醫(yī)院檔案管理的當務(wù)之急。那么如何保管和利用好這些聲像資源,使其成為醫(yī)院未來發(fā)展建設(shè)的推動力,是目前各個醫(yī)院應(yīng)該思考和探討的新課題。

        一、醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問題

        (一)聲像檔案管理制度不夠完善

        根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗,各級醫(yī)院一般都有按照上級要求制定本級醫(yī)院規(guī)章制度的習(xí)慣,仔細分析會發(fā)現(xiàn)這些規(guī)章制度中基本都不涉及聲像檔案的管理。制度上的缺失必然給聲像檔案的保存與管理帶來一定難度。在實際工作中,在醫(yī)院活動中形成的照片、錄音、錄像等影像資料隨著拍攝和錄完就算徹底完成任務(wù),這些資料的后續(xù)處理或者保存問題純屬拍攝者個人的行為,導(dǎo)致了大量的聲像資料分散在各個科室、部門或個人手中。當遇到機構(gòu)調(diào)整或人員離退、調(diào)動等人事變動時,由于沒有形成規(guī)范的移交制度,造成了許多重要的聲像資料流失、損壞甚至丟失。

        (二)聲像檔案保存的現(xiàn)代化水平不高

        聲像檔案的形成主要是依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)來完成的。就目前而言,大部分醫(yī)院即使是有聲像檔案管理措施及制度,其具備的現(xiàn)代化水平也達不到聲像檔案保存和利用的標準。首先是大多數(shù)醫(yī)院在進行聲像檔案管理時受限于技術(shù)和設(shè)備的水平,不能對已有的聲像檔案進行數(shù)字化處理、翻錄,導(dǎo)致后期的管理水平達不到與前期拍攝技術(shù)同步,這種不同步發(fā)展極大限制了聲像檔案的后期保存與利用。其次是聲像檔案管理存放設(shè)備落后。聲像檔案不同于普通的紙質(zhì)檔案,其保存條件對于溫度、濕度等要求比較高,最重要的是要防止磁化,這就對存放地點、存放設(shè)備提出了更高的要求。但是由于部分醫(yī)院對聲像檔案的重視不足、認識不夠,沒有為聲像檔案的保存提供專門的場所和設(shè)備。目前很多醫(yī)院的聲像檔案與紙質(zhì)檔案一樣都存放在普通的文件柜里,致使部分年代較為久遠的照片、底片出現(xiàn)了不同程度的變質(zhì)問題,嚴重限制了聲像檔案綜合價值的發(fā)揮。

        (三)聲像檔案管理者專業(yè)化程度不高

        聲像檔案的特殊性不僅對存放地點和設(shè)備有著極高的要求,而且對于從事聲像檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也很高。首先是部分從事聲像管理的人員專業(yè)化程度不高,缺乏研制能力,影響了聲像檔案的進一步開發(fā)、利用。其次是從事聲像檔案管理的人員對于自身工作定位太片面,把自己的工作僅定位于保管員,缺乏深入細致的科研意識,使很多具有開發(fā)利用價值的聲像檔案“養(yǎng)在深閨無人識”,發(fā)揮不了其應(yīng)有的作用。

        二、強化醫(yī)院聲像檔案管理的途徑

        (一)健全醫(yī)院聲像檔案管理制度

        俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”,各醫(yī)療單位要結(jié)合本單位的工作實際制定出聲像檔案資料搜集、歸檔的統(tǒng)一管理制度,防止聲像檔案的分散流失,杜絕檔案歸科室或個人所有的行為。首先加大檔案宣傳力度,使醫(yī)院全體人員了解聲像檔案的重要性,自覺協(xié)助聲像檔案的管理工作。其次,加強重點科室檔案的收集整理,對于產(chǎn)生聲像檔案比較集中的科室,可責成攝錄人員直接征集。最后,要規(guī)范聲像檔案的分類與整理,確保有關(guān)制度落到實處,從而使醫(yī)院的檔案管理工作走上法制化、規(guī)范化、制度化、標準化的軌道。

        (二)注重硬件建設(shè),提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

        聲像檔案是技術(shù)含量較高的科技產(chǎn)品,要求采用現(xiàn)代科技管理手段,實現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化,延長聲像檔案的留存壽命,實現(xiàn)檔案信息資源共享。一方面將可以掃描的資料收錄到計算機,另一方面,利用采集卡將錄像內(nèi)容搜集到計算機中,以電子文件的形式保存,以確保聲像檔案的長久保存。另外要加大資金投入,不斷購置、升級聲像檔案管理的硬件設(shè)備,完善保管所需的場所和設(shè)備,使醫(yī)院檔案管理適應(yīng)新時代技術(shù)革命的需求,向著科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理目標不斷邁進,更好地為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)。

        (三)樹立聲像檔案管理意識

        做好聲像檔案管理,工作人員的檔案意識非常重要。因此,要在工作中培養(yǎng)檔案人員強烈的責任意識、敏感的檔案意識和敏銳的檔案視角,緊密關(guān)注可能產(chǎn)生聲像檔案的部門、人員,做好溝通工作,及時把聲像檔案歸檔整理、以備后續(xù)的開發(fā)利用之需。

        三、努力提高聲像檔案開發(fā)與利用水平

        (一)采用科學(xué)化管理方法,提高檔案利用率

        創(chuàng)新管理模式、實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)改變以往的模式,設(shè)立專門的聲像檔案管理部門,配備專業(yè)的檔案管理人員,組成專門的檔案管理隊伍,克服檔案管理中分散管理的弊端,減少檔案收集的難度,使醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)化、完整化,全面涵蓋醫(yī)院的發(fā)展歷史。聲像檔案管理應(yīng)由實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變,運用現(xiàn)代技術(shù)手段,加大資源開發(fā)力度,提高檔案管理效率和管理水平。改變過去重管理輕服務(wù)的管理模式,把聲像檔案管理的工作重心由管理轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來,要變被動服務(wù)為主動服務(wù),主動為醫(yī)院科研人員和廣大患者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

        (二)培養(yǎng)專業(yè)人才,提高聲像檔案利用率

        針對聲像檔案管理人員素質(zhì)低的問題,要把人才隊伍建設(shè)提到重要議事日程。首先,醫(yī)院要引進一批新聞、廣播影視、信息技術(shù)等院校畢業(yè)的專門人才,為他們提供實踐的廣闊平臺,使他們盡快成為醫(yī)院聲像檔案管理方面的骨干人才。其次,要對醫(yī)院從事聲像檔案管理的人員進行培訓(xùn),提高他們的業(yè)務(wù)水平。最后,要在醫(yī)院工作人員中選拔一些綜合素質(zhì)高、工作能力強、熱愛聲像檔案事業(yè)的人員充實到聲像檔案管理隊伍中去,推動檔案管理水平的提高。

        總之,提高聲像檔案的管理、利用水平,對于完善醫(yī)院的檔案管理以及醫(yī)學(xué)學(xué)科的發(fā)展意義重大。在醫(yī)療衛(wèi)生改革進入攻堅階段和醫(yī)學(xué)科學(xué)飛速發(fā)展的今天,我們必須提高認識,改進聲像檔案管理水平和利用程度。為醫(yī)學(xué)發(fā)展和學(xué)科建設(shè)提供寶貴經(jīng)驗,為人民健康事業(yè)及構(gòu)建和諧社會奉獻力量。

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