陳小青/永康市公安局

戶籍檔案是戶口登記機關(guān)在戶籍管理活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄，事關(guān)群眾切身利益，且一旦損毀或丟失就很難有彌補，因此有必要進行規(guī)范化管理。戶籍檔案管理由戶口登記機關(guān)負責(zé)，2002年開始永康市要求將所有戶籍業(yè)務(wù)移交市公安機關(guān)辦理，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)不再單獨辦理戶口管理事項，全市戶籍檔案管理逐步走向規(guī)范化。筆者以永康市為例，介紹如何實現(xiàn)戶籍檔案規(guī)范化管理。

1 戶籍檔案管理存在的問題

一是檔案保管隨意性較大。2002年以前，有些單位由于人力、財力的限制，沒有安排專人保管檔案，致使檔案遺失現(xiàn)象較為嚴重，如在提供檔案查閱利用后，查閱利用人缺乏主動歸還意識，而單位又沒有檔案工作人員督促歸還，導(dǎo)致檔案遺失。此外檔案保管環(huán)境堪憂，如有些單位檔案室達不到“八防”要求，不能提供恒溫恒濕的環(huán)境，年代較久的檔案極易毀損；有些單位檔案室設(shè)在一樓，而且沒有設(shè)置防潮設(shè)備，檔案受潮發(fā)霉現(xiàn)象非常嚴重，若遇內(nèi)澇會被水淹、若遇洪災(zāi)甚至被洪水沖走。2016年市公安局對各派出所戶籍檔案保管現(xiàn)狀進行調(diào)查摸底，發(fā)現(xiàn)1956年至1993年間形成的100多卷戶籍檔案因保管不善破損嚴重。

二是檔案管理信息化水平不高。目前戶籍檔案管理仍以紙質(zhì)檔案管理為主，提供查閱利用時只能提供原件，檔案極易被人為毀損，如2014年永康市政府出臺政策為精簡下放人員每月補貼500元人民幣，但需當(dāng)事人提供身份和遷移證明，一段時期原城區(qū)江南派出所戶籍檔案查詢量急劇上升，每天提供檔案查閱達百余人（次），在工作人員不注意的情況下，有的檔案被寫上字、有的甚至被撕毀。另外檔案分別保存在市公安局檔案室、市檔案館、各派出所和辦證中心，無法實現(xiàn)資源共享，更無法建立全市統(tǒng)一的戶籍檔案管理平臺，群眾查檔極為不便。

2 規(guī)范戶籍檔案管理的若干舉措

2.1 增強檔案保管的規(guī)范性。一要安排專門工作人員負責(zé)檔案工作、制定或完善“檔案工作人員工作職責(zé)”“檔案庫房管理制度”“檔案查借閱制度”“查檔服務(wù)規(guī)范”等規(guī)章制度，要求工作人員嚴格按照制度要求開展工作；加強對檔案人員的思想教育、提高其責(zé)任心，并制定嚴格的工作考核制度；工作人員如發(fā)生變動必須做好交接工作，避免檔案在交接過程中遺失或損毀。二要規(guī)范戶籍檔案歸檔方法，按照《浙江省公安派出所檔案管理辦法實施細則》中戶籍檔案分類要求，結(jié)合辦證中心的業(yè)務(wù)實際，統(tǒng)一辦證中心及各派出所的歸檔方式，不規(guī)范的要求予以整改達標。三要加強檔案庫房建設(shè)，使其符合“八防”要求并定期開展安全檢查，同時及時配備、升級或更換相關(guān)設(shè)施設(shè)備。

2.2 完善檔案信息并修復(fù)破損檔案。首先是完善檔案信息，要做好戶口清理整頓、開展戶口核對工作，解決戶口登記管理中存在的“錯、重、假、漏”等問題，確保公民戶籍檔案的準確性。在此基礎(chǔ)上，針對內(nèi)容不全、信息丟失或錯誤的存量戶籍檔案，要通過查閱在其他地方已經(jīng)記錄的相關(guān)信息和調(diào)取機構(gòu)原先的紙質(zhì)檔案補對補全，也可以走訪當(dāng)事人了解真實信息并及時補錄。此外，如遇戶籍資料變動或需增補的應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容，并確保紙質(zhì)檔案與網(wǎng)上檔案同步進行，保證戶籍檔案信息的同時更新。其次是修復(fù)破損檔案，要開展戶籍檔案質(zhì)量檢查，對已損壞或各種原因被污染的檔案材料采取去污、去酸、加固、字跡顯示與恢復(fù)、修裱等處理措施，恢復(fù)其原來面貌。如，江南派出所保管的原城關(guān)派出所700余卷戶籍檔案，較完整的保存了1956年至1993年永康城區(qū)實有人口居住及變更情況，由于檔案形成年代久遠、利用頻繁，加之派出所保管不善，其中100多卷檔案破損嚴重。2016年10月市公安局聘請專業(yè)古籍修復(fù)師，采用點補、襯補、鑲補、單面補、雙面補等多種修復(fù)方式進行修復(fù)，歷時三個月完成修復(fù)工作。

2.3 提升檔案管理信息化水平。及時對存量紙質(zhì)戶籍檔案進行數(shù)字化加工，提供查閱利用服務(wù)時不再提供原件，而是利用浙江公安檔案信息查詢系統(tǒng)提供掃描件查閱；并做好新增紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，確保戶籍信息處于最新狀態(tài)。在此基礎(chǔ)上要實現(xiàn)全市戶籍檔案資源共享，可開發(fā)專門的管理軟件、建立全市戶籍檔案查詢的專用平臺，將存放在市公安局檔案室、市檔案館、各派出所和辦證中心公安窗口的戶籍檔案實現(xiàn)共享，并制定戶籍檔案共享與利用知度，如戶籍檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、戶籍檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度等。