吳冰云/慶元縣食用菌科學(xué)技術(shù)研究中心

農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案是記錄和反映農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)科研、生產(chǎn)和管理的真實(shí)歷史記錄，對于增強(qiáng)機(jī)構(gòu)科研能力、提升管理水平和提高工作效益具有重要作用。一般來說，基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)形成的檔案具有如下特點(diǎn)。一是種類多，雖然基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)一般規(guī)模小，但其科研范圍較廣，因此形成的檔案特別是科研類檔案的種類較多，如農(nóng)業(yè)區(qū)劃、農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境等方面的檔案。此外，基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的職能往往是綜合性的，既有事業(yè)性質(zhì)也有企業(yè)性質(zhì)，融科技研究、成果推廣、生產(chǎn)經(jīng)營于一體，因此形成的檔案不但有農(nóng)業(yè)科研檔案，還有農(nóng)業(yè)生產(chǎn)檔案、農(nóng)業(yè)經(jīng)營檔案等。二是成套性、應(yīng)用性強(qiáng)?；鶎愚r(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案特別是科研檔案、生產(chǎn)檔案多以項(xiàng)目為單位進(jìn)行立卷，形成的科研檔案、生產(chǎn)檔案反映了某一科研項(xiàng)目或生產(chǎn)項(xiàng)目從起始到結(jié)束全部階段和所有程序，具有成套性；基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)開展的農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目集研究、推廣、生產(chǎn)于一體，具有較強(qiáng)的實(shí)用性，形成的檔案也具有較強(qiáng)的應(yīng)用性。三是形成周期較長。因?yàn)檗r(nóng)業(yè)生產(chǎn)本身周期比較長，因此農(nóng)業(yè)科研試驗(yàn)的研究成果形成時間長，檔案形成周期也就較長?；鶎愚r(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)應(yīng)立足于檔案的上述特點(diǎn)，切實(shí)做好檔案管理。

1 存在的問題分析

一是檔案工作環(huán)境不盡如人意，體現(xiàn)為單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識不強(qiáng)，工作沒有明確的規(guī)劃，檔案管理制度不完善、體制機(jī)制不健全；缺少必要的經(jīng)費(fèi)保障，檔案管理設(shè)施設(shè)備不足，檔案管理人員兼職過多、素質(zhì)不高。二是檔案的完整性得不到保障?？疾煲褮w檔的檔案可以發(fā)現(xiàn)，行政指令類文件較為完整，賬外原始性基礎(chǔ)性材料不全；科研檔案中計(jì)劃、立項(xiàng)、總結(jié)、鑒定類文件材料比較完整，調(diào)研報告、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)記錄、分析材料不全。三是檔案管理規(guī)范化程度不高。檔案分類方案和檔號編制不科學(xué)、保管期限劃分不準(zhǔn)確、檢索工具編制不系統(tǒng)、參考資料編寫不完善。四是檔案信息化、數(shù)字化程度不高。基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理手段還比較傳統(tǒng)，信息化工作起步較晚，檔案數(shù)字化程度不高，多數(shù)機(jī)構(gòu)沒有建成數(shù)字檔案室。

2 加強(qiáng)檔案管理的對策

一要加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)?；鶎愚r(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理是單位工作的重要組成部分，切實(shí)承擔(dān)起對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)之責(zé)。工作中要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理各項(xiàng)制度，制定工作長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計(jì)劃，定期研究工作中的難點(diǎn)問題并加以解決。還要建立檔案管理機(jī)構(gòu)，指定專門的檔案管理人員，安排檔案專用庫房，配置工作所需設(shè)施設(shè)備，還要將檔案管理經(jīng)費(fèi)列入單位年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，提供必要的經(jīng)費(fèi)保障。

二是強(qiáng)化對檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。檔案行政管理部門和基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)主管部門要依法加強(qiáng)對基層農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，如開展規(guī)范化檔案室和數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)評價和目標(biāo)管理、根據(jù)“雙隨機(jī)、一公開”等原則進(jìn)行執(zhí)法檢查和年檢、加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，等等。

三是確保歸檔材料齊全完整?；鶎愚r(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)要結(jié)合本單位工作職能，認(rèn)真制定本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定，并嚴(yán)格制度執(zhí)行。還要做到“三納入、四參加、五同步”，“三納入”即將文件材料歸檔工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程、單位規(guī)章制度及工作流程、有關(guān)人員崗位責(zé)任制考核；“四參加”即單位檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案人員參加科研項(xiàng)目立項(xiàng)、成果鑒定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收；“五同步”即下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步、檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成積累情況同步、驗(yàn)收鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步、項(xiàng)目文件材料歸檔進(jìn)度與檔案信息化進(jìn)度同步、項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料歸檔交接同步。檔案人員在檔案收集工作中做到“三勤”，即“嘴勤”，對文件材料形成者不厭其煩地宣傳及時移交文件材料的重要性、定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報收集工作情況；“腿勤”，經(jīng)常到一線了解掌握工作進(jìn)展和文件材料形成情況，做好跟蹤收集工作；“手勤”，隨時接收移交的文件材料，做好平時歸卷工作。

四是提高檔案管理規(guī)范化、信息化水平。要強(qiáng)化檔案整理、保管、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，并建成規(guī)范化檔案室，確保檔案絕對安全。還要緊跟社會信息化和農(nóng)業(yè)科研信息化步伐，加快室藏存量傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化步伐，購置或研發(fā)檔案管理軟件并投入使用，提高工作信息化程度。