葉文玲/廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院

檔案是人類文明的重要見證，檔案保護是一項實踐性非常強的工作，盡管國內(nèi)相關(guān)著作詳細介紹了檔案保護的基礎(chǔ)知識，但是對這項工作的指導(dǎo)原則并沒有進行詳細闡述。檔案保護原則的完善有利于檔案的長久保存，當(dāng)前因時制宜地制定檔案保護原則有利于檔案工作的順利開展。筆者試圖詳細介紹美國檔案保護原則，并分析其對我國檔案保護工作的啟示。

1 美國檔案保護原則闡釋

美國的檔案保護原則分為三部分，第一部分為保護的背景和目的，第二部分為一般性原則，第三部分為特殊原則[1]。

1.1 保護的背景和目的

第一，檔案保護是確保人類文明可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，這是一項超越國界工作。美國檔案工作者協(xié)會認(rèn)為，古代的檔案保護主要是為了服務(wù)權(quán)力階層，而在今天，檔案保護是為了維護人類的利益。因此，檔案工作者應(yīng)為了全人類保存更為廣泛的檔案資源。第二，檔案保護行動必須要考慮用戶的需求，檔案保護的目標(biāo)是為了確保檔案信息的可持續(xù)獲取，如果由于檔案保護行為導(dǎo)致檔案信息減少或獲取受到限制、對信息資源造成浪費，那么這樣的檔案保護是沒有意義的。美國檔案工作者協(xié)會認(rèn)為：“利用是保存檔案的根本原因。檔案工作者要積極主動地促進檔案的開放和獲取，使檔案利用的限制最低、使獲取最為便捷。檔案工作者要保證所有格式檔案信息的可持續(xù)性利用?！盵2]另外，數(shù)字檔案信息的保護與其他形式的檔案信息保護并無區(qū)別，均強調(diào)獲取與利用。第三，任何一項保護活動必須保持文件的真實性，對“真實性”的定義，最常用的是“保持最初的原始目的”。確保真實性是任何檔案保護行動的首要要求，對于紙質(zhì)檔案來說，保持其真實性即是保持其初始狀態(tài)，令用戶確信他們看到的或利用的是原始的客體。對于數(shù)字檔案來說，雖然其承載信息內(nèi)容的介質(zhì)隨著時代的變化而變化，其真實性仍然是必須保證的。第四，保護是所有人的責(zé)任，從文件的創(chuàng)造者到文件的使用者都有保護的責(zé)任。這一原則更適用于數(shù)字檔案時代。當(dāng)前檔案工作者意識到數(shù)字檔案保護是需要多方合作完成的，包括文件形成者、收集者、分類者、保存者、保護者、利用者，并積極付諸實踐，加強多方合作。而在紙質(zhì)檔案時代，保護的責(zé)任者主要是檔案的保護單位或具體的保護者。

1.2 一般性原則

一般性原則共有8條，用于強調(diào)或者重新解釋數(shù)字時代檔案的保護策略。一是致力于創(chuàng)造“長壽”的物體和材料，減少未來由此產(chǎn)生的不必要的損失。如在制作文件或印刷圖書時采用可以長久保存的紙張，如采用弱堿性的或韌性強的紙張，確保文件或圖書的長久保存。對于電子文件來說，當(dāng)生成一份電子文件時，應(yīng)采用具有良好支持性、穩(wěn)定性和開放性的文件格式，數(shù)字化的圖像符合推薦的標(biāo)準(zhǔn)等，確保電子文件長期可用。二是注意加強合作，當(dāng)前相關(guān)專業(yè)的學(xué)者們越來越認(rèn)識到在檔案保護中進行合作的必要性，如檔案保護者需要同溫控、防火、防蟲等其他領(lǐng)域的專家進行合作。上文中已經(jīng)提及檔案保護是所有人的責(zé)任，這一點已經(jīng)得到了廣泛認(rèn)同，并且在工作中付諸實踐。三是注意進行宣傳，上文提到檔案保護是所有人的責(zé)任，從文件的形成者到利用者都有保護檔案的責(zé)任，因此要對公眾宣傳檔案保護的重要性，讓其認(rèn)識到保護工作具有緊迫性。美國許多專業(yè)機構(gòu)也認(rèn)識到對檔案保護進行宣傳具有重要意義，如美國圖書館協(xié)會保護政策研究室提出了更為具體的宣傳策略：“圖書館有責(zé)任告知捐贈者、用戶、行政機構(gòu)和當(dāng)?shù)氐恼块T主要文獻資源的易逝性；提供合適的照管、處理和存儲這些資料的方法；推薦使用能夠長久保存的介質(zhì)保存文檔。”[3]四是現(xiàn)在采取保護行動比什么都不做要好。雖然現(xiàn)在不知道保護過程中需要注意的方方面面，但能夠根據(jù)已知內(nèi)容采取相應(yīng)的保護措施進行保護，如原來不知道醋酸鹽膠片作為檔案載體并不穩(wěn)定，現(xiàn)在知道了就要避免再次使用，對已利用醋酸鹽膠片作載體的檔案要及時進行遷移。五是保護需要采取積極的、合適的策略，數(shù)字文件的產(chǎn)生給檔案保護帶來了挑戰(zhàn)，而人們達成的共識是要制定積極的、合適的保護策略，“轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)或者丟失數(shù)據(jù)”是在保護數(shù)字文件中形成的一個經(jīng)驗。目前針對檔案文件采取的保護策略是使用穩(wěn)定的介質(zhì)、提高存儲的環(huán)境、保持高質(zhì)量的溫濕度控制。六是理解文件材料的結(jié)構(gòu)是理解保護行動的關(guān)鍵，因為文件材料包含了其固有的缺點，了解文件材料結(jié)構(gòu)對于信息從業(yè)者來說是必需的，這些知識有助于他們了解為什么采取哪些保護行動是行之有效的。七是清楚地知道客體（介質(zhì)）和它們承載的信息（內(nèi)容）之間的界限。在20世紀(jì)，將信息內(nèi)容拷貝到能長久保存的介質(zhì)上，是一個可接受的保護行為，也是革命性的重新格式化行為。重新格式化得益于縮微技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，這兩項技術(shù)為檔案利用提供了便利，同時通過限制使用原件使原件得到保護。八是保護行動應(yīng)更多地關(guān)注大批量材料，而非關(guān)注個體材料。這一原則的提出是基于經(jīng)濟考慮，利用有限的資金與技術(shù)人員做好檔案保護工作，就要找到合適的“投入——產(chǎn)出”比。

1.3 特殊原則

第一，鑒定既是必要的（因為資源是有限的），也是值得的（為了確保高質(zhì)量的保護）。為實現(xiàn)有效和負責(zé)任的保護，設(shè)定檔案資源分配的優(yōu)先次序是至關(guān)重要的。這一原則也是出于經(jīng)濟方面的考慮。檔案工作者依據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、真實性、內(nèi)在價值，決定文件資料的價值。第二，保護最原始的。無論是保護紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案，都要求實現(xiàn)檔案的長期保存。要盡可能留存住最原始的檔案材料。第三，保護多種形式的復(fù)制件。這個原則通常被稱為“冗余”的原則，體現(xiàn)了多樣化的要求。一份文件材料的復(fù)制件越多，這份文件材料未來不可用的幾率越低。第四，盡可能穩(wěn)定地保護檔案資料，盡量采用最小干預(yù)的原則，以盡量穩(wěn)定地保存和保護檔案材料。第五，保護行動不應(yīng)超過保護者的能力。美國歷史和藝術(shù)保護研究所要求其檔案保護人員在個人能力范圍內(nèi)、在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上開展保護工作。第六，應(yīng)確保保護行動的質(zhì)量。第七，保護行動不應(yīng)傷害到檔案資料。檔案資料的價值是無法估量的，保護者必須選擇最好的方法保護檔案資料。第八，保護行動應(yīng)該記錄在案。保護者記錄他們的行為是理所當(dāng)然的事情。如對需要保護的資料在采取保護行動前、過程中和事后進行拍照，以此描述資料的情況和行動的程序及過程。第九，保護行動應(yīng)該符合倫理學(xué)要求。

2 對我國檔案保護的啟示分析

2.1 制定并完善檔案保護原則

我國近年來檔案保護技術(shù)發(fā)展迅速，檔案保護設(shè)施設(shè)備也得到更新?lián)Q代，但是在實際工作中并沒有統(tǒng)一的指導(dǎo)原則來指導(dǎo)檔案保護行動。檔案保護原則是檔案保護工作的行動指南，正確的、完備的檔案保護原則能夠指導(dǎo)并推動檔案保護工作開展，回應(yīng)社會公眾對檔案查閱利用的需求。因此要制定并完善檔案保護原則，在此過程中可以充分借鑒美國檔案保護原則，并結(jié)合我國實際情況，形成具有我國實踐特色的檔案保護原則。

2.2 制定積極的檔案保護策略

如前文所述，現(xiàn)在采取保護行動總比什么都不做要好。雖然現(xiàn)在不知道保護過程中需要注意的方方面面，但能夠根據(jù)已知內(nèi)容采取相應(yīng)的保護措施進行保護，并及時糾正工作中的錯誤、完善不足的地方。

2.3 改變傳統(tǒng)的檔案保護觀念

長期以來，我國檔案工作者沒有真正認(rèn)識清楚檔案保護與檔案開放利用的關(guān)系。美國的檔案工作者已經(jīng)認(rèn)識到，檔案保護的目標(biāo)是為了確保檔案信息的可持續(xù)獲取，如果由于檔案保護行為導(dǎo)致檔案信息減少或獲取受到限制，那么這樣的檔案保護是沒有意義的。因此我國檔案工作者要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案保護觀念，主動地促進檔案的開放和獲取，減少檔案開放的限制。

2.4 注重檔案保護中的倫理問題

美國檔案保護原則中特殊原則的第九條是保護行動應(yīng)該符合倫理學(xué)要求。我國檔案學(xué)研究中對倫理學(xué)的涉獵較少，在檔案保護行動中也很少考慮到倫理學(xué)的因素。必須注重檔案保護中的倫理問題，切實提升檔案保護的質(zhì)量與效益。

2.5 重視檔案保護人員的培養(yǎng)

要做好檔案保護工作，需要檔案保護人員具備扎實的業(yè)務(wù)技能，以及一定的學(xué)術(shù)研究能力、前瞻性的思考、與國外同行交流的能力。因此要重視對檔案保護人員的培養(yǎng)，以開闊其眼界、更新其知識結(jié)構(gòu)、提升其業(yè)務(wù)技能。

2.6 建立跨領(lǐng)域、跨部門的合作機制

檔案保護是從文件創(chuàng)造者到文件使用者所有人的責(zé)任，目前國外檔案工作者已經(jīng)認(rèn)識到合作在檔案保護中的必要性，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)同溫控、防火、防蟲等其他領(lǐng)域的專家進行合作，也需要與社會學(xué)、倫理學(xué)領(lǐng)域的專家進行合作。我國在開展檔案保護時也要樹立起合作意識，建立跨領(lǐng)域、跨部門的合作機制，加強合作。

注釋與參考文獻：

[1]Ross Harvey, Martha R. Mahard. Wellington S. The Preservation Management Handbook: A 21st Century Guide for Libraries, Archives, and Museums [M]. Lanham, Maryland:Rowman & Littlefield Publishers, 2014:15-30.

[2]Society of American Archivists, “SAA Core Values Statement.”

[3]American Library Association, “Preservation Policy.”