張美芳

杭州市蕭山區(qū)第五高級中學(xué)

隨著自媒體時(shí)代的來臨，信息傳播方式更多樣，信息傳播速度更快，信息與閱讀者之間互動(dòng)更廣泛，檔案信息的傳播和利用面臨新的機(jī)遇。學(xué)校檔案工作需要有效地利用自媒體給檔案工作帶來的便利條件，提高學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化水平，更好地為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)。

1 自媒體時(shí)代學(xué)校檔案信息資源有效傳播的必要性

檔案信息資源開發(fā)利用的方式多種多樣，自媒體為其提供了一種更廣泛、更快速的傳播方式。

首先，自媒體時(shí)代檔信息資源利用更人本化、平民化。自媒體技術(shù)突破了檔案信息資源開發(fā)利用難的技術(shù)障礙，利用者會(huì)在海量的檔案信息資源中找到自己感興趣的信息，也可通過信息反饋找到原來找不到的信息。

其次，自媒體傳播使檔案信息更具開發(fā)性。隨著傳播范圍的擴(kuò)大和程度的加深，自媒體所承載的檔案信息與利用者之間有了更多的交互性，促進(jìn)了更多檔案信息開發(fā)的原動(dòng)力。學(xué)校檔案信息通過整合開發(fā)，利用自媒體多渠道、多類型的傳播，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息由被動(dòng)利用到主動(dòng)開發(fā)的轉(zhuǎn)變，豐富檔案信息的開發(fā)利用途徑，產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和宣傳效益，為促進(jìn)學(xué)校發(fā)展和提升知名度貢獻(xiàn)檔案力量。

2 目前檔案信息資源利用自媒體傳播的不足

首先，學(xué)校檔案信息的特性決定了自媒體傳播信息的有限性。學(xué)校檔案有其自身的特點(diǎn)。就收集內(nèi)容來看，學(xué)校檔案以上級有關(guān)部門文件和學(xué)校自身形成的文件資料為主，收集范圍明確，檔案種類多樣，除文書檔案外，還有會(huì)計(jì)檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、聲像檔案等。就使用對象來看，學(xué)校檔案的使用對象比較單一，一般為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人或特定的工作人員、學(xué)生。就使用方式來看，學(xué)校檔案的使用多為就地查閱，不涉及保密范圍的可以摘錄、復(fù)印、外借等。目前，可通過自媒體公開的學(xué)校檔案信息還是比較有限的。

其次，學(xué)校檔案信息類型比較單一無法適應(yīng)自媒體傳播的要求。學(xué)校檔案數(shù)字化的類型還是以文稿文件為主，圖片和視頻檔案相對還是不夠多。檔案信息類型單一，制約了檔案信息在自媒體中傳播的速度和廣度，以及與利用者的交互度。

最后，學(xué)校檔案信息開放開發(fā)有限，離學(xué)校發(fā)展要求和師生需求還有較大距離。學(xué)校檔案工作重點(diǎn)還落在檔案收集和整理上，在利用開發(fā)方面有待進(jìn)一步加大工作力度。

3 自媒體時(shí)代學(xué)校檔案信息資源有效傳播策略

在自媒體時(shí)代，檔案信息應(yīng)實(shí)現(xiàn)更有效的傳播，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為教育教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)。

3.1 主動(dòng)收集學(xué)校數(shù)字檔案是有效傳播的基礎(chǔ)

自媒體時(shí)代，信息爆炸，人們在海量信息的沖擊下容易無所適從。在這樣的背景之下，需要學(xué)校檔案部門、檔案員運(yùn)用專業(yè)的眼光及時(shí)從學(xué)校公眾號、學(xué)校內(nèi)外網(wǎng)、本校教師朋友圈、學(xué)校校友中主動(dòng)收集各類型的檔案，尤其要重視那些有重要的開發(fā)價(jià)值，但不在常規(guī)歸檔范圍內(nèi)的視頻、音頻、照片檔案，以便為后續(xù)開發(fā)檔案、利用檔案打好基礎(chǔ)。比如，我校有一個(gè)畢業(yè)班，他們每5年就開一次同學(xué)會(huì)，學(xué)校檔案員及時(shí)收集了班主任放在朋友圈的這個(gè)班不同時(shí)期的4張集體照，為學(xué)校校慶提供了難得的宣傳資料。

3.2 以人為本開發(fā)數(shù)字檔案是有效傳播的核心

這里所說的“以人為本”包含2層意思.

一是檔案信息開發(fā)要充分考慮到檔案信息當(dāng)事人，就學(xué)校來說主要就是指教職工和學(xué)生，這些檔案信息開發(fā)要充分體現(xiàn)教職工和學(xué)生在學(xué)校工作中的重要性和特殊性。

二是不僅要充分考慮到本單位利用者的需要，也要充分考慮到社會(huì)利用者的需要，借此來提高學(xué)校的美譽(yù)度和知名度。比如，各類大型考試試卷的電子稿匯編，一般高考、學(xué)考試卷各大網(wǎng)站都可查詢到，但是地級市的期終卷、高考一模卷、高考二模卷等往往是編研的短板，這就需要我們在開發(fā)時(shí)不僅考慮到本校老師的利用需要，也要考慮到及時(shí)為同類型的學(xué)校服務(wù)。

3.3 緊扣節(jié)點(diǎn)推出數(shù)字檔案是有效傳播的關(guān)鍵

比如，每年中考招生季，筆者所在學(xué)校檔案部門就會(huì)整理出一組代表學(xué)校各個(gè)學(xué)科的優(yōu)秀教師的事例和人物照片，放在學(xué)校檔案編研的公眾號。再如，以考入名校學(xué)生為主題，開發(fā)了一系列相關(guān)的照片、視頻檔案，通過本校廣大教師在強(qiáng)大朋友圈進(jìn)行推送，增強(qiáng)了宣傳力度。

3.4 彰顯特色、優(yōu)化數(shù)字檔案是有效傳播的保證

自媒體時(shí)代，普通大眾可以隨意發(fā)布文字、圖片、視頻等信息，但是利用者與閱讀者的時(shí)間是有限的，他們更關(guān)注所發(fā)布內(nèi)容與自己的關(guān)系，如果只是一些碎片化信息，不具普適性，缺乏個(gè)性化，那么開發(fā)和傳播的意義就不大。所以，開發(fā)利用檔案室保存的大量檔案信息資源，最重要的一個(gè)原則就是既符合大眾的要求，又具有本單位的個(gè)性。比如，我校的社團(tuán)活動(dòng)比較有特色，尤其是國學(xué)社，學(xué)校檔案室就把歷屆國學(xué)社成員的照片、獲獎(jiǎng)作品、誦讀視頻，通過有效的編研、加工，放到檔案公眾號上，傳播的范圍和速度得到了很大的提升。