王朵朵

金華廣播電視大學

檔案管理是學校管理的基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化是通過信息技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫，及時提供利用服務，實現(xiàn)資源共享。中職學校推進檔案數(shù)字化是學校檔案管理走向現(xiàn)代化的重要路徑。本文通過分析中職學校檔案數(shù)字化管理存在的問題，提出相應的對策。

1 中職學校檔案數(shù)字化管理存在的問題

目前中職學校檔案數(shù)字化管理還面臨著一些問題，制約了學校檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.1 對檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視

有的中職學校對檔案數(shù)字化管理工作的重要性認識不足，對學校檔案數(shù)字化工作缺少規(guī)劃或計劃，導致檔案數(shù)字化管理進程滯后。有的中職學校檔案人員剛意識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，對檔案的了解還停留在紙質(zhì)的保存與使用上，而對檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠的認識，影響了中職學校檔案數(shù)字化的推進。

1.2 檔案數(shù)字化管理不夠規(guī)范

中職學校檔案數(shù)字化工作標準化和規(guī)范化還較為欠缺，如軟件開發(fā)照搬照套缺乏適用性、檔案數(shù)據(jù)共享不夠等，影響了檔案數(shù)字化管理工作的推進。另外，落后的軟件也無法為檔案管理人員提供便捷的工作環(huán)境，導致他們在數(shù)據(jù)處理、身份識別、信息共享時效率過低，制約了檔案數(shù)字化管理建設(shè)步伐。

1.3 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不配套

硬件與軟件設(shè)施對中職學校的檔案數(shù)字化建設(shè)必不可少。數(shù)字化建設(shè)需要網(wǎng)絡作為支撐，但有的中職學校由于設(shè)備老化，重視程度較差，不愿意花經(jīng)費進行必要的升級，致使陳舊的設(shè)備無法適應現(xiàn)實需求，不能實現(xiàn)當前大容量的信息傳輸。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)跟不上

檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)要求較高，需要具有較強專業(yè)背景的人才做支撐。然而，目前中職學校由于從事檔案管理工作的人員較少，現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)能力不能滿足數(shù)字化建設(shè)需求，學校檔案數(shù)字化工作受到制約。

2 中職學校檔案數(shù)字化管理的對策

2.1 提高對檔案數(shù)字化管理的認識

順應數(shù)字化改革的大趨勢，加大學習和宣傳力度，提高學校上下對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度?？赏ㄟ^宣傳、培訓等方式讓大家了解檔案數(shù)字化的重要性，充分認識檔案數(shù)字化對學校改革發(fā)展的支撐作用，真正從思想上重視檔案數(shù)字化，強化數(shù)字賦能意識和能力。結(jié)合學校發(fā)展實際，制定學校數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃和年度實施計劃，合理安排項目和資金，加快推進數(shù)字化建設(shè)。

2.2 完善檔案數(shù)字化管理工作制度

結(jié)合中職學校實際，突出規(guī)范性、實用性與可操作性，健全和完善數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項規(guī)章制度。建立制度落實機制，對每個崗位的人員進行職責確認，讓工作人員在工作中能有章可循；完善資料收集、整理、保存等相關(guān)規(guī)章制度，提高資料歸檔效率；建立監(jiān)督機制，定期對數(shù)字化建設(shè)進度進行督查，提高工作效率，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤及時指出并糾正，下次督查時進行復查。同時，在確保工作順利進行的前提下要盡可能對工作環(huán)節(jié)進行精簡，提高工作效率。

2.3 加強檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件方面，中職學校應將檔案數(shù)字化建設(shè)所需的硬件設(shè)備納入資金預算，提高對硬件設(shè)備的資金投入；相關(guān)部門要根據(jù)自身的情況對檔案信息化設(shè)備進行及時更新與升級，包括能滿足數(shù)字化建設(shè)需求的打印設(shè)施、存儲設(shè)施等，強化硬件設(shè)備配備。軟件方面，檔案管理部門既要考慮軟件的穩(wěn)定性、安全性，還要將軟件的操作難易程度、存儲能力考慮在內(nèi)。必要時可以考慮與第三方軟件公司合作，根據(jù)自身學校特點開發(fā)出具有針對性的檔案數(shù)字化管理軟件，從而更好地推動檔案管理的數(shù)字化進程，更好地適應學校管理的需要。

2.4 提高檔案數(shù)字化人員綜合素質(zhì)

中職學校應提高人員的專業(yè)能力。應招聘具有數(shù)字化建設(shè)相關(guān)專業(yè)背景的人才，定期組織專業(yè)知識培訓，提升人員的專業(yè)能力。有條件的學校，可以組建專門的人才團隊。此外，中職學校還可以建立激勵機制，通過激發(fā)大家的積極性、主動性來提高檔案數(shù)字化工作的績效。