徐賜珍

寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司

1 引言

近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型，全國各大城市都在加緊軌道交通項(xiàng)目建設(shè)。軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案對日后技術(shù)改造、線路維護(hù)、地鐵沿線保護(hù)、城市建設(shè)等都起到舉足輕重的作用。軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在著諸多的問題，面對新的問題，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)，寧波市城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目推廣檔案預(yù)歸檔管理系統(tǒng)，取得了一定的效果，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。

2 城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)及存在的問題

軌道交通建設(shè)是當(dāng)前城軌企業(yè)快速發(fā)展時(shí)期最重要的主營業(yè)務(wù)之一，產(chǎn)生檔案數(shù)量龐大，平均每個(gè)軌道交通建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生2萬多卷檔案，其中施工檔案占比超過一半。以一個(gè)城軌企業(yè)每5年新增3條線路測算，每年至少產(chǎn)生12000卷建設(shè)項(xiàng)目檔案，占整個(gè)公司檔案總量的70%以上。管理好軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案是城軌企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)，而管理好施工檔案是重點(diǎn)中的難點(diǎn)。

軌道交通建設(shè)項(xiàng)目從第一個(gè)施工單位進(jìn)場開工到最后工程竣工交付試運(yùn)行，需要經(jīng)歷5年左右的時(shí)間。按照傳統(tǒng)的做法，建設(shè)項(xiàng)目在竣工后3個(gè)月收集移交檔案，檔案產(chǎn)生周期過長、施工單位人員流動性特別大，給建設(shè)項(xiàng)目收集、整理、歸檔增加了難度，傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理方式很難保證軌道交通建設(shè)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

軌道交通建設(shè)涉及路橋、隧道、房建、軌道、通信、信號、供電等各類專業(yè)，業(yè)務(wù)牽涉面廣、專業(yè)性強(qiáng)、參建單位眾多，通常1個(gè)項(xiàng)目的檔案就由幾十個(gè)專業(yè)、200多家參建單位在建設(shè)過程中產(chǎn)生。工程項(xiàng)目部數(shù)量多、分布廣，檔案員不熟悉專業(yè)導(dǎo)致資料收集不齊全，傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理模式下，城軌企業(yè)檔案管理部門沒有精力和能力對參建單位工程檔案收集整理情況進(jìn)行有效的過程管控。

軌道交通項(xiàng)目作為民生工程，社會關(guān)注度高、工期緊，大量單位工程在通車前短時(shí)間內(nèi)集中竣工，傳統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理模式給檔案驗(yàn)收乃至工程驗(yàn)收帶來極大壓力。

3 傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式下施工檔案管理存在的問題

建立模塊化清單式管理的檔案預(yù)歸檔系統(tǒng)輔助建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，有效規(guī)避傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式下施工檔案管理存在的問題。

3.1 在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中建立施工檔案精細(xì)化大綱，明確施工文件歸檔范圍及保管期限

對應(yīng)軌道交通的土建、機(jī)電、系統(tǒng)等專業(yè)模塊，分別梳理不同施工部位、施工工法下各工序生成且需歸檔的工程用表、文件資料，按“單位工程—分部工程—分項(xiàng)工程”層級結(jié)構(gòu)，根據(jù)不同階段產(chǎn)生的不同類型的文件資料之間相互聯(lián)系，在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中建立相應(yīng)的施工檔案精細(xì)化大綱，即歸檔目錄清單及其保管期限。

3.2 在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中設(shè)置機(jī)構(gòu)人員管理，明確參建各方角色分工，明晰工作界面

在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中，設(shè)置施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位業(yè)主代表、建設(shè)單位檔案管理等業(yè)務(wù)角色。施工單位負(fù)責(zé)施工文件產(chǎn)生、上傳及歸檔，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)具體施工文件準(zhǔn)確性把關(guān)，建設(shè)單位業(yè)主代表負(fù)責(zé)把控施工文件收集進(jìn)度及完整性、對施工單位的歸檔進(jìn)行審核，建設(shè)單位檔案管理負(fù)責(zé)預(yù)歸檔系統(tǒng)機(jī)構(gòu)人員維護(hù)管理及施工檔案接收。

3.3 以預(yù)歸檔管理系統(tǒng)為輔助手段，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式由結(jié)果管理前置為過程管理，有效解決管理難點(diǎn)痛點(diǎn)

施工專業(yè)模塊在預(yù)歸檔系統(tǒng)中以結(jié)構(gòu)樹方式預(yù)設(shè)，各模塊需歸檔文件清單平面化展示，施工文件歸檔范圍一目了然，解決軌道交通建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)多、專業(yè)性強(qiáng)、資料員業(yè)務(wù)水平參差不齊的問題。

施工單位按工程進(jìn)度在預(yù)歸檔管理系統(tǒng)中及時(shí)上傳施工資料，即使資料員頻繁更換，也能保證施工電子文件的齊全性，輔助紙質(zhì)施工文件的管理。由建設(shè)單位檔案管理部門統(tǒng)一授權(quán)管理參建單位賬號，更是大大增強(qiáng)了施工資料的安全性。

建設(shè)單位通過預(yù)歸檔系統(tǒng)隨時(shí)監(jiān)管施工資料收集情況，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工文件質(zhì)量問題、把控工程外業(yè)進(jìn)度與內(nèi)業(yè)資料的同步程度。施工資料準(zhǔn)確性、完整性得到保證，有助于緩解軌道交通開通運(yùn)營前單位工程集中驗(yàn)收帶來的壓力，為順利通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收掃清最大障礙。

通過預(yù)歸檔管理系統(tǒng)，建設(shè)單位檔案管理部門可突破人手緊張、參建單位多而分散的瓶頸，提前介入施工文件的質(zhì)量把關(guān)，極大提高工作效率。

依托預(yù)歸檔管理系統(tǒng)的幫助，工程竣工后的實(shí)體檔案整理，只需清點(diǎn)核對實(shí)體文件與紙質(zhì)文件數(shù)量，依葫蘆畫瓢進(jìn)行分類組卷，案卷卷內(nèi)目錄直接從系統(tǒng)打印，大大提高立卷效率與質(zhì)量。

預(yù)歸檔系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)端口對接實(shí)現(xiàn)一鍵歸檔，檔案接收部門通過預(yù)歸檔系統(tǒng)輔助進(jìn)行檔案質(zhì)量審核與數(shù)量核對工作，使檔案移交接收過程變得輕松快捷。

4 預(yù)歸檔系統(tǒng)助力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

首先，建立檔案信息化管理規(guī)范、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度是預(yù)歸檔系統(tǒng)助力檔案管理工作的制度保障。以制度規(guī)范為依托，明確軌道交通建設(shè)項(xiàng)目實(shí)體與電子檔案收集整理移交管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使檔案預(yù)歸檔管理系統(tǒng)的使用“有章可循”。

其次，績效考核是實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的硬核保障。只有將預(yù)歸檔管理系統(tǒng)的使用、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度的踐行與績效考核結(jié)合起來，用立功競賽、經(jīng)濟(jì)獎懲、公布紅黑榜、關(guān)聯(lián)后續(xù)招標(biāo)等手段來約束參建各方“有章必循”，才能有效促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的落地實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)軌道交通工程實(shí)體與工程檔案同步形成、同步驗(yàn)收、同步移交。

再次，預(yù)歸檔系統(tǒng)開發(fā)前的分析調(diào)研工作非常重要，需要多部門、參建各方共同參與。梳理設(shè)計(jì)出合理合規(guī)的工作流程和模塊清單是日后預(yù)歸檔系統(tǒng)正常使用、便捷使用的基礎(chǔ)保障。

最后，要對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全等級保護(hù)評定，為建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的順利實(shí)施提供安全保障。

5 結(jié)語

在軌道交通行業(yè)領(lǐng)域，開展檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用預(yù)歸檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件資料及時(shí)收集上傳、在線審核管控、在線歸檔移交，為解決傳統(tǒng)軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中的難點(diǎn)、卡點(diǎn)帶來契機(jī)。實(shí)現(xiàn)城市軌道交通項(xiàng)目檔案信息化管理，能使軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案更真實(shí)、更全面、更有效，使軌道交通項(xiàng)目檔案資源成為承載城市記憶、輔佐城市建設(shè)的重要源泉之一。