鄭賽超

蕭山區(qū)金惠初級中學(xué)

我們正處于科技迅速發(fā)展的時代，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、智能化、數(shù)字化已經(jīng)滲透到每個行業(yè)。當(dāng)我們習(xí)慣于電腦公辦，習(xí)慣于在線流轉(zhuǎn)公文，隨之產(chǎn)生的不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而是電子檔案。面對原生態(tài)的電子檔案，我們還需要按照現(xiàn)行的雙套管理辦法（將電子檔案打印成紙質(zhì)檔案，或者制作成縮微膠卷備份，并分別歸檔，形成兩種介質(zhì)保存同一內(nèi)容的檔案）進(jìn)行處理嗎。顯然，雙套管理工作效率低，管理成本高，易造成資源浪費，也有悖于無紙化辦公的推行和“數(shù)字浙江”的建設(shè)。

1 實施電子檔案單套管理的背景分析

1.1 電子檔案單套管理的定義

電子檔案單套管理，指僅以電子形式歸檔和管理電子檔案的方式。它是相對于同時使用傳統(tǒng)載體和電子形式進(jìn)行雙套歸檔、管理的方式來說的。

1.2 電子檔案單套管理的現(xiàn)狀

（1）制度支撐?！吨泄舱憬∥k公廳浙江省人民政府辦公廳印發(fā)〈關(guān)于新時代全面推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意見〉的通知》（浙委辦發(fā)〔2020〕52號）中提出要全面推行黨政機關(guān)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理，實現(xiàn)電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案安全保管、規(guī)范管理。2021年1月1日起施行的新《檔案法》第三十七規(guī)定，電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。

（2）實踐基礎(chǔ)。電子文件具有可復(fù)制、易篡改和依賴設(shè)備系統(tǒng)讀取等特性，在電子檔案管理初期由于技術(shù)不成熟，只能實行雙套管理，隨著辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)普遍應(yīng)用，電子檔案管理研究和實踐不斷深入，電子檔案單套管理的技術(shù)條件已經(jīng)成熟。2016年11月，上海自貿(mào)試驗區(qū)全面推廣實施電子檔案“單套制”管理；截至2020年4月，據(jù)國家檔案局公布，已有23家企業(yè)通過了電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收。浙江建立了“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”行政審批電子文件歸檔管理模式。

1.3 電子檔案單套管理的必要性及面臨的問題

（1）減少歸檔工作量，避免重復(fù)勞動。電子檔案單套管理不需要將電子檔案打印成紙質(zhì)檔案或者制作成縮微膠卷進(jìn)行備份保存，那么與之相關(guān)的收集、分類、整理、編目、編檢、裝盒、排架、統(tǒng)計、鑒定等工作都不需要進(jìn)行，提高了檔案工作效率，同時也降低了經(jīng)濟(jì)成本，減少了紙張的浪費。但是檔案業(yè)務(wù)兼信息技術(shù)人才的培養(yǎng)和安全保障技術(shù)的應(yīng)用是需要我們解決的問題。

（2）降低制作和保管成本。紙質(zhì)檔案保管占用空間大，需要建設(shè)大量庫房，配套相應(yīng)設(shè)施，而電子存儲介質(zhì)體積小，存儲容量大，降低了檔案保管成本，減少基建、設(shè)備等財政支出。但是如何實現(xiàn)電子檔案長期保存是需要我們解決的問題。

（3）提高檔案的利用效率。單套管理保存了原生態(tài)的電子檔案，為數(shù)字檔案館（室）的建立打下良好的資源基礎(chǔ)，也能提高檔案查準(zhǔn)率和查全率。但是如何實現(xiàn)原生態(tài)的電子檔案生命周期的全過程管理是需要我們解決的問題。

多年來，浙江檔案人以習(xí)近平同志的“三個走向”重要論述為遵循，推動浙江檔案工作沿著法治化、規(guī)范化和現(xiàn)代化道路不斷前進(jìn)，浙江檔案工作實踐，走在全國前列。而如今正是傳統(tǒng)檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)型期，浙江省中小學(xué)校的檔案室有著一支規(guī)模龐大的檔案基礎(chǔ)工作隊伍，是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的組成部分。

2 中小學(xué)校文書類電子檔案實行單套管理的基本條件

2.1 學(xué)校檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作扎實

電子檔案單套管理是在原有的傳統(tǒng)檔案管理模式上破舊立新，進(jìn)而形成一種新的檔案管理模式，“舊”是“新”的基礎(chǔ)，“新”是“舊”的提升，所以學(xué)校要積極創(chuàng)造條件，為單套管理的實施奠定基礎(chǔ)。具體來說，學(xué)校要制定完善的檔案管理制度，重視檔案的宣傳，使全體教師具有較強的檔案意識，檔案管理人員要有過硬的檔案業(yè)務(wù)技術(shù)能力和較高的信息技術(shù)素養(yǎng)。可以通過創(chuàng)建檔案管理目標(biāo)認(rèn)定單位和數(shù)字化檔案室來夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，為電子檔案單套管理提供保障。

2.2 業(yè)務(wù)運行數(shù)字化已經(jīng)成為主流

學(xué)校在黨群管理、行政管理、教學(xué)管理以及學(xué)生的學(xué)籍管理等工作中采用了無紙化辦公模式，并且在線上實現(xiàn)電子資料的流轉(zhuǎn)，不再有紙質(zhì)資料的產(chǎn)生。在這種環(huán)境下如果把檔案全部紙質(zhì)化實行雙套管理是人力、物力、財力的極大浪費，而電子檔案單套管理更適合這種無紙化辦公環(huán)境，是一個必然選擇。

2.3 有較好的信息管理人才積累與技術(shù)保障

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和政府對教育投入的增加，學(xué)校辦公信息化水平顯著提升。計算機硬件設(shè)備、外部存儲設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等功能和性能不斷提高，教學(xué)管理輔助系統(tǒng)、課堂錄播系統(tǒng)、數(shù)字化辦公系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)不斷更新，在電子文件流轉(zhuǎn)、備份、格式轉(zhuǎn)換和存儲利用等方面能滿足電子檔案單套管理的信息化需求。

3 中小學(xué)校文書類電子檔案實行單套管理的措施

3.1 制定電子檔案單套管理配套制度

（1）建立制度保障。配套制度建設(shè)是實行電子檔案單套管理的前提，學(xué)校應(yīng)成立電子檔案單套管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各處室職責(zé)分工，深入學(xué)習(xí)《檔案法》精神，以《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）為指導(dǎo)，以《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85—2019）為參考，結(jié)合本單位實際，在上級檔案主管部門指導(dǎo)下制定完備的管理制度和工作規(guī)范。

（2）管理制度參考：《學(xué)校電子檔案單套管理基本制度》《學(xué)校電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限制度》《學(xué)校電子文件整理與歸檔制度》《學(xué)校電子檔案鑒定、利用、統(tǒng)計與移交、安全管理制度》《學(xué)校電子檔案管理培訓(xùn)制度》等。

（3）工作規(guī)范參考：《學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)接口規(guī)范》《學(xué)校電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《學(xué)校電子檔案存儲和備份規(guī)范》《學(xué)校電子檔案管理應(yīng)急處置方案》《學(xué)校電子文件形成格式規(guī)范》等。

3.2 實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化辦公系統(tǒng)的對接

（1）建立預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫。電子檔案單套管理模式改變了傳統(tǒng)的文件收集、整理和歸檔方式，是數(shù)字化辦公條件下的電子文件在線歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的創(chuàng)新。要實現(xiàn)這一創(chuàng)新，首先需要確保電子檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化辦公系統(tǒng)的對接，在兩個系統(tǒng)之間建立一個預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫，學(xué)校電子檔案形成的各部門責(zé)任人有權(quán)限通過數(shù)字化辦公系統(tǒng)的預(yù)歸檔模塊將需要歸檔的電子文件存入預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫，學(xué)校檔案管理人員可通過電子檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔模塊對已完成預(yù)歸檔的電子文件進(jìn)行分類、鑒定、歸檔等管理。

（2）實現(xiàn)電子文件全過程管理。從學(xué)校電子文件起草、傳輸直至歸檔完畢，整個過程都在線上完成，實現(xiàn)電子檔案生命周期的全過程管理。變電子文件的分散管理為集中管理，變按年度歸檔為隨辦隨歸，從源頭上保證學(xué)校電子檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

3.3 配備安全、有效的技術(shù)保障

電子文件的易更改性決定了在電子檔案的形成、處理、歸檔、保存、傳遞、利用等諸多環(huán)節(jié)中，必須有安全、有效的技術(shù)來保障。在電子檔案單套管理模式下，電子檔案成了唯一，這種技術(shù)保障顯得尤為重要。技術(shù)保障要緊緊圍繞“確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性”的要求實施?？梢詰?yīng)用學(xué)校電子公章、學(xué)校法人數(shù)字簽名、元數(shù)據(jù)采集、權(quán)限管理、日志管理等技術(shù)手段保證學(xué)校電子檔案管理的可控性、可追溯性和可靠性。

3.4 培養(yǎng)能適應(yīng)單套管理要求的檔案管理人員

電子檔案單套管理模式對學(xué)校檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出了更高的要求。

（1）對檔案管理人員來說，首先要主動轉(zhuǎn)變觀念，積極應(yīng)對新生事物，逐漸適應(yīng)新型的電子檔案管理模式，其次要積極學(xué)習(xí)電子檔案管理制度與規(guī)范，參與學(xué)校電子檔案單套管理配套制度的制定，最后要掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能，可以熟練、完整地完成學(xué)校電子檔案單套管理工作。

（2）對學(xué)校來說，要支持檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，并建立考核制度激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，推動檔案管理專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)工作。

3.5 實行電子檔案長期保存措施

（1）在線存儲。在學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲，這是一種在線存儲。學(xué)校要與維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)的公司簽訂數(shù)據(jù)安全及保密協(xié)議。

（2）離線備份。學(xué)校檔案室要對電子檔案進(jìn)行離線備份。采用一次寫入的光盤或者硬盤作為存儲介質(zhì)，至少制作2套，一套由學(xué)校封存保管，一套移交所在區(qū)國家綜合檔案館保存。如果有條件，也可以進(jìn)行異地備份保管。

（3）妥善保管。學(xué)校檔案管理人員應(yīng)對保存在學(xué)校檔案庫房的離線存儲介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，并按有關(guān)要求妥善保管。包括：禁止在光盤表面粘貼標(biāo)簽；裝盒豎立存放或平放，避免擠壓；遠(yuǎn)離強磁場，并與有害氣體隔離；注重保管環(huán)境的溫濕度控制；等等。

現(xiàn)如今教育系統(tǒng)大力推進(jìn)智慧教育、現(xiàn)代化學(xué)校的建設(shè)，學(xué)校作為先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的研究與應(yīng)用基地，在檔案管理變革這條路上也應(yīng)該走在前頭，現(xiàn)階段重點是在條件成熟的學(xué)校開展電子檔案單套管理的試點工作，再形成上級檔案主管部門和教育主管部門的頂層設(shè)計，指導(dǎo)各學(xué)校向電子檔案單套管理轉(zhuǎn)型。