張玉雁

杭州市財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)校

電子會(huì)計(jì)檔案管理工作是指會(huì)計(jì)電算化背景下對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的形成、歸檔、保存和利用的管理工作。會(huì)計(jì)檔案管理的電子化提升了會(huì)計(jì)檔案工作的效率及質(zhì)量，對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有重要意義。因此，中職學(xué)校需要加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的關(guān)注，及時(shí)地評(píng)價(jià)、改善和提升會(huì)計(jì)檔案管理工作效果。

1 中職學(xué)校電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的問題分析

1.1 會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)知問題

從目前的觀察來看，中職學(xué)校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作并不注重，其中，主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案管理人員的基本素養(yǎng)和整體水平，以及管理模式等方面。會(huì)計(jì)電算化背景下，會(huì)計(jì)檔案管理人員需要更好地進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟件操作技術(shù)掌握，擁有良好的電算化素養(yǎng)，以確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的正常進(jìn)行和推進(jìn)。但是，目前中職學(xué)校針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面仍舊會(huì)使用紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案保存會(huì)計(jì)信息，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理所需的計(jì)算機(jī)技能的檢測和評(píng)價(jià)并不關(guān)注，使得會(huì)計(jì)電算化成了形式，管理模式也沒有得到及時(shí)的改變。

1.2 會(huì)計(jì)檔案管理安全問題

會(huì)計(jì)電算化背景下，安全性是會(huì)計(jì)檔案管理需要面臨的重要問題之一。由于會(huì)計(jì)檔案管理人員自身能力方面的問題，在遇到計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用本身就存在的病毒入侵、信息庫數(shù)據(jù)被非法入侵等問題時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員不能及時(shí)地進(jìn)行正確的處理和解決，往往會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案管理信息的丟失，給中職學(xué)校帶來極大的安全隱患。會(huì)計(jì)檔案管理電算化需要綜合性的應(yīng)用人才，但是中職學(xué)校在此方面存在一定的缺乏現(xiàn)象。

1.3 會(huì)計(jì)檔案管理制度問題

中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理并沒有制定有效的管理制度，在具體的工作中，鑒于電子會(huì)計(jì)檔案管理具有一定的空間性、便捷性，部分會(huì)計(jì)檔案管理人員工作過程中會(huì)存在沒有及時(shí)地統(tǒng)計(jì)和整理數(shù)據(jù)，工作態(tài)度敷衍的情況，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作的真實(shí)性、準(zhǔn)確性方面存在一定的問題，不利于會(huì)計(jì)檔案管理工作的改革推進(jìn)和發(fā)展。

2 推進(jìn)中職學(xué)校電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效路徑

2.1 加強(qiáng)檔案的收集及管理工作，營造良好的管理氛圍

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員，中職學(xué)校需要加強(qiáng)對(duì)其基本工作能力、工作素養(yǎng)的監(jiān)督，及時(shí)地對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理情況、整理效率進(jìn)行評(píng)價(jià)管理。在日常的檔案管理過程中，積極組織會(huì)計(jì)檔案管理人員去進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、個(gè)人專業(yè)能力等方面的學(xué)習(xí)，并積極要求管理人員之間進(jìn)行溝通學(xué)習(xí)，確保學(xué)校內(nèi)部會(huì)計(jì)人員整體素養(yǎng)的提升，營造良好的工作氛圍，奠定良好的工作基礎(chǔ)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化背景下檔案的管理和發(fā)展。針對(duì)檔案的具體收集和整理方面，中職學(xué)校財(cái)務(wù)部需要將相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份整理和保存，在備份資料的存儲(chǔ)方面，要合理地進(jìn)行儲(chǔ)存位置的選擇，以避免計(jì)算機(jī)故障造成會(huì)計(jì)檔案缺失情況的出現(xiàn)。另外，學(xué)校在借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，需要加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)軟件的重視，以避免因財(cái)務(wù)軟件版本不一致造成兼容性問題，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的完整性。

2.2 健全電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

制度化管理是確保學(xué)校內(nèi)部財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)更加完善和精確的關(guān)鍵之一。關(guān)于會(huì)計(jì)檔案整理方面，學(xué)校方面需要采用實(shí)名制和責(zé)任制的管理制度，確保會(huì)計(jì)檔案管理人員能夠及時(shí)規(guī)范自己的行為，及時(shí)地進(jìn)行數(shù)據(jù)的整合，提高管理人員的責(zé)任心，營造嚴(yán)謹(jǐn)、積極的工作氛圍。針對(duì)管理人員的具體財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整合質(zhì)量、效率方面，學(xué)校需要加強(qiáng)監(jiān)督和排查，制定完善的獎(jiǎng)懲制度，奠定良好的電子會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容方面，學(xué)校需要出示一些明文性的文件，從而讓會(huì)計(jì)檔案管理人員在明確規(guī)章制度的情況下，對(duì)于自身工作行為方面進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案管理質(zhì)量的提升。針對(duì)檔案的定期拷貝及存儲(chǔ)方面，學(xué)校需要健全財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)檔案的具體儲(chǔ)存流程和具體儲(chǔ)存空間，以保證網(wǎng)絡(luò)背景下會(huì)計(jì)檔案安全性，使得檔案信息有著較強(qiáng)的完整性。針對(duì)會(huì)計(jì)人員的綜合能力評(píng)價(jià)，學(xué)校需要及時(shí)開展相關(guān)的評(píng)價(jià)測試活動(dòng)，對(duì)近期活動(dòng)中工作人員的數(shù)據(jù)整理效率，日常工作中工作人員的工作激情、工作素養(yǎng)等進(jìn)行綜合性的審核。

2.3 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理，提升電子會(huì)計(jì)檔案管理安全質(zhì)量

會(huì)計(jì)電算化背景下，難免會(huì)存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患，為有效地防止檔案管理信息丟失、被盜的現(xiàn)象出現(xiàn)，學(xué)校方面需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理，提高數(shù)據(jù)存放的安全性。通過PC端防火墻、安全評(píng)估技術(shù)、安全信息管理模型的三重保護(hù)，學(xué)校的電子會(huì)計(jì)檔案管理安全質(zhì)量能夠得到更好的提升。在此基礎(chǔ)上，鑒于信息化背景下，電子會(huì)計(jì)檔案管理工作推進(jìn)中依舊會(huì)需要人工進(jìn)行安全性能的維護(hù)，學(xué)校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保健康網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的營造。

2.4 強(qiáng)化檔案意識(shí)，提升管理人員電子檔案關(guān)注程度

除了在網(wǎng)絡(luò)背景下，注重電子檔案管理氛圍、制度、管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力，以及提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理技能的情況下，學(xué)校還需要強(qiáng)化會(huì)計(jì)工作人員的檔案意識(shí)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在重視憑證賬簿、紙質(zhì)實(shí)物檔案、檔案移交的后續(xù)管理等，而輕視對(duì)輔證材料、磁性介質(zhì)檔案、前臺(tái)會(huì)計(jì)工作檔案等的管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案綜合整理過程中，存在一定的數(shù)據(jù)不完整等情況，使得學(xué)校內(nèi)部的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)存在一些問題。在提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理人員的檔案意識(shí)方面，學(xué)校需要結(jié)合自身的檔案整理類型，強(qiáng)調(diào)檔案整理各個(gè)環(huán)節(jié)的重要性；在制訂管理制度方面，積極地融入檔案收集整理的具體內(nèi)容，確保管理人員檔案意識(shí)的形成，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)背景下學(xué)校電子會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量的提升。