張 萍

舟山檢驗認(rèn)證有限公司

舟山檢驗認(rèn)證有限公司以口岸進出口商品檢驗鑒定為主導(dǎo)業(yè)務(wù)，同時從事檢測、認(rèn)證、商務(wù)服務(wù)等業(yè)務(wù)。公司的檔案主要有黨群檔案、行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、聲像檔案等。因為第三方檢驗鑒定工作的特殊性，公司的檔案管理工作，在檔案內(nèi)容的完整性、真實性，檔案保存的科學(xué)性、安全性方面有著更高的要求。但公司檔案管理現(xiàn)狀還是比較滯后的，還需要各部門的長期努力。

1 當(dāng)前公司檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 管理制度不健全

公司下設(shè)9個部門，其中業(yè)務(wù)部門5個、綜合部門4個。因各部門職能不同，公司對行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案沒有建立統(tǒng)一的管理制度，沒有實行集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案管理人員在收集整理檔案過程中存在收集標(biāo)準(zhǔn)不一、不完整、不規(guī)范等問題。在實際檔案管理工作中，各類檔案因沒有統(tǒng)一的管理制度，各自歸檔，各自存放，導(dǎo)致利用效率不高。

1.2 管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高

因為公司檔案管理人員都是身兼數(shù)職，日常工作中，檔案管理也不是其重點工作，加之學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的時間和機會不多，沒有接受過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，未能系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識和相關(guān)技能，檔案業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致檔案的收集、整理、歸檔等工作部門無法正常交接，不利于工作開展。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施不夠良好

公司現(xiàn)階段辦公硬件沒有集中放置檔案的足夠空間。行政檔案、會計檔案的存放是做到了按“八防措施”的要求集中管理。但對業(yè)務(wù)檔案，因業(yè)務(wù)部門比較分散，有的駐扎在小島，將業(yè)務(wù)檔案運輸至本部不方便，而且每年業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生的量大，所以都是各部門找個分隔的辦公室存放，然后按產(chǎn)生的年份進行分類管理，所以查找工作量比較龐大。

2 充分認(rèn)識做好公司檔案管理工作的重要性

公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史記錄，是公司資產(chǎn)的重要組成部分，是公司開展各項工作的重要依據(jù)和必要參考。

作為各項工作活動的真實記錄和歷史見證，公司檔案和公司經(jīng)營管理的關(guān)系日益密切，主要體現(xiàn)在：

（1）可以通過查看往年的業(yè)務(wù)檔案來對比了解幾年來國家方針政策對業(yè)務(wù)的相關(guān)調(diào)控，為當(dāng)年的經(jīng)營管理和營收指標(biāo)的確定指出明確的方向。

（2）可以利用檔案全面詳細(xì)地了解公司內(nèi)部運營的具體狀況，即為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策提供強大的信息基礎(chǔ)，也為各個部門彼此間進行溝通和協(xié)作提供憑證，為公司的發(fā)展和各項業(yè)務(wù)活動的高效開展提供有效的支持。

（3）可以通過檔案的追溯性來總結(jié)經(jīng)營中所發(fā)現(xiàn)的問題，改善提升公司治理。比如，有一次公司與客戶發(fā)生貿(mào)易糾紛，因一線檢驗鑒定工作現(xiàn)場具有不可追溯性，現(xiàn)場實際情況基本無法還原，此時業(yè)務(wù)原始記錄檔案往往成為唯一的現(xiàn)場證據(jù)。調(diào)閱核查原始記錄，還原檢驗現(xiàn)場，可為貿(mào)易糾紛提供第一手的判定依據(jù)。

公司檔案不僅僅是企業(yè)自我治理的工具，也是企業(yè)經(jīng)營和可持續(xù)發(fā)展的重要戰(zhàn)略工具。公司檔案工作是公司各項工作的重要組成部分，是一項基礎(chǔ)性、支撐性工作。

3 改進公司檔案管理現(xiàn)狀的幾點設(shè)想

3.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)

公司要依法履行檔案工作的主體責(zé)任，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作提上議事日程，定期研究解決檔案工作中的重要問題，加大對檔案工作的投入，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。

3.2 健全管理制度

公司檔案管理部門要充分結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理的實際情況，建立統(tǒng)一的檔案管理制度，實行檔案集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)各部門檔案人員開展高效工作。健全監(jiān)督機制，不定時開展各部門之間的檔案檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的問題和不足，進行優(yōu)化和調(diào)整，從而達到較好的管理效果。

3.3 提升人員素質(zhì)

加強對各部門兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其增強檔案服務(wù)意識，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分發(fā)揮主觀能動性，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。