丁慧慧

浙江省稅務(wù)干部學(xué)校

為了更加全面地對(duì)辦公室檔案進(jìn)行收集和整理，必須根據(jù)辦公室檔案收集和整理的內(nèi)容、特點(diǎn)，加以改進(jìn)。

1 辦公室檔案收集整理的內(nèi)容以及特點(diǎn)

1.1 辦公室檔案收集整理的內(nèi)容

辦公室檔案的收集整理主要包括以下4個(gè)方面內(nèi)容：一是文件材料的搜集，二是文件材料歸檔整理，三是對(duì)檔案編目，四是檔案的保管。這4項(xiàng)內(nèi)容也是辦公室檔案收集整理的步驟，需要按照一定的順序進(jìn)行。

1.2 辦公室檔案收集整理的特點(diǎn)

辦公室檔案的收集和整理主要具備3個(gè)特點(diǎn)，分別是綜合性、邏輯性以及創(chuàng)新性。

首先，辦公室是與學(xué)校各個(gè)部門溝通的部門，因此辦公室所收集到的檔案應(yīng)具備一定的綜合性，這樣才方便各個(gè)部門對(duì)檔案的查詢。

其次，檔案收集和整理的過(guò)程是嚴(yán)格按照學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行的，因此具備一定的邏輯性。

最后，“檔案是死的，人是活的”，為了更好地發(fā)揮出檔案的作用，應(yīng)該結(jié)合學(xué)校的發(fā)展調(diào)整檔案收集管理的方法。

2 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案分類大綱的編制

由于辦公室是與學(xué)校其他部門溝通最多的部門，因此辦公室檔案的來(lái)源眾多，數(shù)量也多，在收集和管理上存在一定的復(fù)雜性。整理前首先要編制檔案分類大綱。

2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案的分類存放和處理

編制好辦公室檔案分類大綱后，檔案管理人員要結(jié)合檔案分類大綱來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行日常歸卷，方便之后的檔案查閱。檔案人員需要對(duì)檔案盒進(jìn)行分類，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。

2.3 加強(qiáng)與其他部門之間的關(guān)系處理

由于辦公室是與其他部門溝通最多的部門，因此要提高辦公室檔案的收集和整理效率，就應(yīng)加強(qiáng)與其他部門之間的協(xié)調(diào)，處理好與其他各部門的職責(zé)關(guān)系，才能更好地避免各種沖突矛盾的出現(xiàn)，才有利于部門之間的相互協(xié)作和溝通，提高檔案的收集整理效率。

3 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的必要性與策略

3.1 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的必要性

實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化，首先可以提高檔案收集整理的效率，大大壓縮檔案的收集整理時(shí)間，從而提高檔案收集和整理的效率。其次，有利于檔案信息的交流和分享。通過(guò)網(wǎng)上分享，員工可以根據(jù)自己的需求來(lái)查詢自己所需的檔案，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的交流和分享。

3.2 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的策略

首先，要對(duì)辦公室檔案進(jìn)行數(shù)字化和數(shù)據(jù)化。

其次，加強(qiáng)辦公室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化。

再次，定期對(duì)檔案人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，提高檔案人員的信息化水平。

最后，在實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化的過(guò)程中，必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，由于大部分檔案僅供內(nèi)部查閱，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)防火墻技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案信息安全。