呂少蘭

浙江海港海洋工程建設(shè)有限公司

全面質(zhì)量管理已在中國全面推行40余年，其實(shí)踐成果，對廣大企業(yè)探索產(chǎn)品質(zhì)量提升具有普遍的啟示和借鑒作用[1]。PDCA循環(huán)作為全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)，在各行業(yè)已有廣泛且成熟的應(yīng)用。其全過程管理、全員參與，以及能夠使管理對象的質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)、在循環(huán)滾動中呈現(xiàn)上升態(tài)勢的特點(diǎn)，都與檔案管理理念高度一致，具備操作可行性。筆者作為委托建設(shè)管理方，在寧波舟山港梅山港區(qū)1—10號集裝箱碼頭工程的檔案質(zhì)量管理中實(shí)踐性應(yīng)用了PDCA循環(huán)法，并提出幾點(diǎn)思考。

1 基于PDCA循環(huán)法的港口建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理思路

PDCA循環(huán)將管理對象的質(zhì)量管理分為4個階段，即Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）。具體應(yīng)用到港口建設(shè)項(xiàng)目的施工檔案質(zhì)量管理時，P階段的主要任務(wù)是通過分析檔案質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因，抓住質(zhì)量管控的重點(diǎn)，制定相應(yīng)的計劃。D階段主要是根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》《浙江省水運(yùn)工程項(xiàng)目竣工文件編制辦法》等檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過實(shí)施管理措施使計劃執(zhí)行落地。C階段主要是開展過程跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問題。A階段則是根據(jù)檢查結(jié)果及時處理問題。然后管理過程進(jìn)入高一階PDCA循環(huán)，項(xiàng)目檔案質(zhì)量在上述逐次循環(huán)中實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步提升。

2 基于PDCA循環(huán)法的港口建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理實(shí)踐成效

結(jié)合現(xiàn)階段港口重點(diǎn)工程檔案管理工作中存在的主要問題[2]和竣工驗(yàn)收檢查中發(fā)現(xiàn)的常見問題[3]，對照全面質(zhì)量管理理論中影響產(chǎn)品質(zhì)量的五大主要因素“人機(jī)料法環(huán)”，筆者認(rèn)為發(fā)生上述問題的主要原因歸結(jié)為“人”和“法”。因此，筆者在應(yīng)用PDCA循環(huán)法實(shí)踐時將“人”和“法”作為關(guān)注的重點(diǎn)，并取得了初步成效，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 檔案整體質(zhì)量持續(xù)提升

一方面，PDCA循環(huán)突出預(yù)判性、針對性，實(shí)行以“預(yù)防為主、防檢結(jié)合”的方針進(jìn)行歸檔過程前端控制，避免了許多檔案質(zhì)量通病的發(fā)生，如內(nèi)容要素填寫不完備、圖紙折疊及更改標(biāo)注不符合規(guī)范等。另一方面，經(jīng)過前序PDCA循環(huán)的執(zhí)行，因“人”和“法”產(chǎn)生的檔案質(zhì)量問題不斷遞減。從歷次檢查結(jié)果對比來看，檔案文件的完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性穩(wěn)步提升，基本實(shí)現(xiàn)了檔案質(zhì)量管理目標(biāo)。

2.2 檔案業(yè)務(wù)流程趨于規(guī)范

隨著PDCA循環(huán)的開展，針對檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接方面暴露出來的問題，筆者提出了優(yōu)化改善工作流程的措施。如以竣工圖編制審核為例，像寧波舟山港梅山港區(qū)1—10號集裝箱這類規(guī)模較大的工程，建設(shè)過程涉及的設(shè)計變更往往較多，變更在竣工圖中的標(biāo)注遺漏和不規(guī)范的情況時有發(fā)生。筆者提出，在竣工圖繪制前，增設(shè)變更文件與圖紙對照會審環(huán)節(jié)，即經(jīng)過施工、監(jiān)理和建設(shè)單位三方會審后，再根據(jù)竣工圖歸檔質(zhì)量要求[4]進(jìn)入竣工圖編制及審核流程，這種流程優(yōu)化不僅提高了竣工圖繪制、審核效率，也使歸檔圖紙質(zhì)量得到明顯改善。

2.3 檔案工作效率顯著提高

為了解決PDCA循環(huán)中“人”和“法”的問題，該項(xiàng)目采取了如下措施：強(qiáng)化檔案部門在合同簽署環(huán)節(jié)的參與意識和合同付款環(huán)節(jié)的話語權(quán)；針對該項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理的難點(diǎn)、常見問題，如竣工圖的變更標(biāo)注、案卷題名與卷內(nèi)目錄的擬寫等為參建單位開展專題實(shí)訓(xùn)；聯(lián)合行業(yè)主管部門，如寧波市質(zhì)監(jiān)站、檔案館等，開展檔案質(zhì)量專項(xiàng)行動，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)交流等。這些措施較好地激發(fā)了“人”的主觀能動性和“法”的執(zhí)行有效性，大大提高了檔案工作效率。

3 關(guān)于PDCA循環(huán)法應(yīng)用的幾點(diǎn)思考

第一，PDCA循環(huán)法應(yīng)用于檔案質(zhì)量管理，既可聯(lián)合各參建單位在整個項(xiàng)目中形成大的“外循環(huán)”，也可在各參建單位內(nèi)部開展小的“內(nèi)循環(huán)”，既可作用于檔案管理統(tǒng)一的系統(tǒng)，也可作用于檔案的收、管、存、用等各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)，應(yīng)用較靈活。

第二，項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要參建各方、各部門的全力支持和配合，PDCA循環(huán)法的全員全過程參與是檔案管理各階段工作順利開展的關(guān)鍵。

第三，基于PDCA循環(huán)法在檔案質(zhì)量管理中的實(shí)踐成效，總結(jié)歸納管理成果并以規(guī)章制度的形式予以固化，形成檔案管理的長效機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)港口建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量整體提升的必要措施。