邵芷蘭

浙江廣播電視傳媒集團有限公司

浙江影視后期制作中心項目是浙江省重點文化產(chǎn)業(yè)項目，也是浙江省最大的廣播電視文化產(chǎn)業(yè)項目，從立項至竣工歷時8年。檔案管理是項目管理的重要組成部分，對保證項目質(zhì)量、確保項目順利竣工等具有重要作用。檔案收集歸檔是檔案管理中最基礎(chǔ)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，本文結(jié)合該項目檔案管理實踐，對做好重點項目檔案收集歸檔工作進行分析探討。

1 做好重點建設(shè)項目檔案收集歸檔的意義

第一，做好項目檔案收集歸檔工作是做好項目檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案收集與項目建設(shè)相輔相成，在工程建設(shè)中，及時收集檔案，有助于準(zhǔn)確掌握工程建設(shè)情況，提高施工效率，確保施工質(zhì)量。

第二，為工程結(jié)算、竣工驗收提供保障。完整收集歸檔的工程檔案能真實、完整地反映工程建設(shè)的全過程，為審計人員核定工程量、工程造價、質(zhì)量監(jiān)督人員監(jiān)控、驗收工程質(zhì)量等提供依據(jù)。

第三，有利于檔案后續(xù)利用價值的發(fā)揮，為項目后期改建擴建、基礎(chǔ)維修等提供全面可靠的原始憑證，為后續(xù)檔案編研，如建設(shè)歷程展示等提供原始資料。

2 重點建設(shè)項目檔案收集歸檔的痛點分析

2.1 項目檔案收集困難

工程項目點多線長，檔案形成時間長，涉及的施工單位多，且工程人員流動性大，檔案意識和檔案管理水平參差不齊，容易造成先施工后補資料、資料收集整理不及時不齊全、竣工驗收時補造資料、相關(guān)人員簽字不齊全等現(xiàn)象，這都會影響檔案的準(zhǔn)確性和真實性，影響工程檔案的參考價值和憑證價值。

2.2 歸檔整編時間緊

由于重點建設(shè)工程項目規(guī)模大，形成的檔案材料數(shù)量大，往往在各分項工程驗收前材料集中歸檔，容易造成歸檔整理時間緊、人手少、任務(wù)重，歸檔整編發(fā)生錯漏等情況。

2.3 信息化水平受制約

由于軟硬件設(shè)施有所欠缺，檔案信息化管理難以從根本上推進，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代，難以使檔案收集管理真正實現(xiàn)數(shù)字化、智能化。同時，項目檔案收集中偏向于對紙質(zhì)檔案的收集，而對照片、視音頻等特殊載體檔案收集的重視程度不夠，導(dǎo)致此類檔案難以收集齊全。

3 提高檔案收集歸檔水平的有效對策

3.1 健全規(guī)章制度

（1）編制歸檔制度。在項目建設(shè)初期，就要明確檔案收集歸檔規(guī)范，加強對歸檔制度的宣傳，將檔案管理納入項目管理程序，做到檔案管理與項目建設(shè)同步。嚴(yán)格落實“三納入”“四同步”管理，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，建立按單位工程和專業(yè)收集，分階段移交歸檔的動態(tài)管理機制，確保所有檔案應(yīng)收盡收，收集歸檔過程中遵循資料形成規(guī)律，確保檔案的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。

（2）在合同中明確歸檔要求。在與參建單位簽訂的合同中設(shè)立檔案管理條款，明確上交歸檔材料時間、保管份數(shù)、竣工檔案的編制規(guī)范、違約懲罰等，將檔案移交納入結(jié)算管理。在總包、監(jiān)理合同中明確總包單位對分包單位的檔案收集責(zé)任。監(jiān)理單位對檔案收集的把關(guān)責(zé)任，在工程建設(shè)中嚴(yán)格按照國家的規(guī)定和規(guī)范要求，及時將工程檔案收集職責(zé)落實到相關(guān)參建單位和相關(guān)責(zé)任人。

3.2 明確各方職責(zé)

（1）形成自上而下的管理體系。要做好檔案收集歸檔首先要得到各級的重視，該項目建設(shè)初期，便設(shè)立了項目建設(shè)指揮部，還設(shè)立了項目建設(shè)指揮部辦公室（項目辦），檔案管理由指揮部總指揮負(fù)總責(zé)，項目辦綜合部負(fù)責(zé)具體事宜，其他部門配合做好資料的收集和移交。項目辦配備了專業(yè)的檔案管理人員、現(xiàn)場資料員，相關(guān)人員各司其職，有利于及時做好檔案的收集歸檔。

（2）檔案管理人員與技術(shù)人員分工配合。檔案收集工作有一定的專業(yè)技術(shù)性，單純依靠檔案管理部門難以順利完成，因此，需要檔案管理部門與技術(shù)部門密切配合。如該項目施工涉及專業(yè)機房、演播廳、電影后期制作區(qū)等，其中涉及很多專業(yè)技術(shù)檔案，這些檔案相對分散，且專業(yè)性強，較難收集，需要檔案管理人員、專業(yè)技術(shù)人員協(xié)同配合，不斷督促檢查設(shè)計單位、施工單位、設(shè)施設(shè)備供貨單位的檔案收集工作，才能按要求完成歸檔資料的收集。

（3）充分發(fā)揮工程監(jiān)理的作用。要求監(jiān)理按照督查程序，定期對施工單位的檔案收集情況進行督查，發(fā)現(xiàn)問題限期整改，確保應(yīng)歸檔文件資料及時收集到位，內(nèi)容真實準(zhǔn)確，數(shù)量齊全。

3.3 注重過程管控

（1）超前控制。根據(jù)施工進展，檔案管理人員要參與到工程建設(shè)各項關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，從始至終根據(jù)工程進度及時跟進檔案收集整理工作，參與設(shè)備開箱、工程驗收、工程招標(biāo)、工程質(zhì)量監(jiān)督檢查等重大會議或活動，從源頭上掌握并收集第一手材料。

（2）同步收集。及時收集變更過程中的材料，保證檔案收集整理與施工同步進行。如電影區(qū)聲學(xué)工程歷經(jīng)多次改造，在設(shè)計階段就要注意收集保存好初步設(shè)計、歷次修改和最終設(shè)計完成整個過程中的設(shè)計及施工檔案，對有科研價值的檔案，要收集成果鑒定相關(guān)資料，對已采購的專業(yè)設(shè)備，要注意收集開箱驗收與安裝調(diào)試階段的檔案材料。

（3）嚴(yán)格把關(guān)。在檔案收集工作中推行標(biāo)準(zhǔn)化，在接收檔案時，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，尤其是在工程竣工階段，應(yīng)把基建工程檔案作為工程驗收的其中一個驗收項目，建設(shè)單位應(yīng)要求施工單位上交全套施工和竣工文件，注意查漏補缺，把相關(guān)檔案補充收集齊全，保證竣工圖的編制符合規(guī)范，堅持竣工文件不符合規(guī)范不接收、整改達標(biāo)后再接收的原則，保證移交的竣工檔案真實、完整、可靠。

3.4 加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

（1）組織建設(shè)單位檔案管理人員經(jīng)常性地參加城建檔案館、屬地檔案館等相關(guān)主管部門組織的培訓(xùn)，參加專業(yè)技能、計算機信息化等培訓(xùn)，了解業(yè)務(wù)規(guī)范和最新政策，提高業(yè)務(wù)水平。

（2）提高參建單位工程人員的檔案意識、法律法規(guī)意識、業(yè)務(wù)水平，每年牽頭組織參建單位檔案管理相關(guān)人員培訓(xùn)，明確歸檔資料要求。