高亞娟

浙江省電力建設(shè)有限公司

電力基建項目建設(shè)與基建項目檔案是密不可分的關(guān)系，兩者相輔相成。電力基建項目檔案應(yīng)滿足建設(shè)項目各項工作以及竣工后生產(chǎn)運行、設(shè)備維護、改（擴）建的需要，也要具有給其他同類型基建項目參考的價值。

1 電力基建項目檔案管理現(xiàn)狀

電力基建項目具有施工工期長、工程量大、參建單位多、涉及范圍廣等特點，導(dǎo)致電力基建項目檔案管理出現(xiàn)檔案意識薄弱、制度不統(tǒng)一、監(jiān)管力度不夠、全過程控制力度不夠等問題。

1.1 全員檔案意識薄弱

一是領(lǐng)導(dǎo)層面檔案意識薄弱。項目領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識決定了項目檔案管理的工作質(zhì)量。在實際建設(shè)過程中，領(lǐng)導(dǎo)重視工程建設(shè)進度、質(zhì)量、安全、造價，往往忽視檔案管理。二是普通員工檔案意識薄弱。員工只關(guān)注項目實體建設(shè)情況，對檔案管理普遍存在應(yīng)付態(tài)度。

1.2 制度不統(tǒng)一及監(jiān)管力度不夠

在項目建設(shè)過程中，參與建設(shè)的施工單位較多，部分單位對檔案管理的標準、規(guī)范不熟悉，制定的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范缺乏操作性和指導(dǎo)性。在實際工作中，有些參建人員無視制度，檔案形成與工程建設(shè)不同步，普遍需要后期補檔案，嚴重影響檔案的真實性和有效性。監(jiān)理監(jiān)管力度較為薄弱，審核文件材料不認真，往往存在缺漏現(xiàn)象。

1.3 超前意識及全過程管理不夠

電力基建項目檔案管理會出現(xiàn)文件收集不全、歸檔滯后及大量返工的現(xiàn)象。比如，招投標文件是特別容易收集不齊全的，它們可能散落在工程人員、計劃合同部或者招標代理機構(gòu)各處，而且招投標工作時間較長，容易造成文件缺失。比如，設(shè)備文件存在未及時移交現(xiàn)象。比如，施工文件歸檔滯后也是普遍現(xiàn)象，檔案管理比較滯后靠后，文件質(zhì)量也會打折扣。文件的大量返工主要由于簽章不全、表式及編碼錯誤而引起。

2 電力基建項目檔案管理的對策

2.1 增強全員檔案管理意識及素質(zhì)

領(lǐng)導(dǎo)層面，不僅要重視項目建設(shè)實體，也要重視項目檔案管理。積極組織員工學習檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)等，在日常工作中支持項目檔案負責同志，幫助其解決遇到的棘手難題。檔案管理人員是檔案的直接管理者，檔案質(zhì)量的好壞很大程度上取決于檔案管理人員。要通過檔案管理上崗培訓和繼續(xù)教育，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)工作水平。同時，要創(chuàng)造機會，支持鼓勵檔案管理人員參加檔案專業(yè)技術(shù)交流，增加檔案管理工作經(jīng)驗。

2.2 統(tǒng)一管理制度，加大監(jiān)管力度

《檔案法》規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。這就要求建設(shè)單位制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務(wù)標準，有效地避免標準不統(tǒng)一的現(xiàn)象。各參建單位可以根據(jù)自身企業(yè)管理特點制定實施細則，以實現(xiàn)更好的管理。管理制度應(yīng)嚴格明確工作流程和職責范圍，誰施工誰負責，誰形成誰負責。應(yīng)建立以項目建設(shè)單位為主的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，把項目文件的收集、整理、歸檔職責納入各參建單位及有關(guān)部門的職責范圍或崗位責任制，建立考核機制，實行統(tǒng)一管理。檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的組成包括由各參建單位主要負責人組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由各參建單位專兼職檔案人員組成的檔案管理工作小組，它們各司其職，確保制度的有效實施。

要秉承“小業(yè)主大監(jiān)理”的理念，充分發(fā)揮監(jiān)理監(jiān)管作用。監(jiān)理應(yīng)充分發(fā)揮優(yōu)勢履行好職責，對所有施工文件、調(diào)試文件把好第一關(guān)，除了要保證文件內(nèi)容的有效性和真實性，還要檢查文件表式、簽章是否齊全等，在源頭上杜絕不合格文件，避免質(zhì)量問題造成的返工。在每個單位工程開工、竣工驗收報審、土建、安裝、調(diào)試中間交接、各階段驗收時，認真檢查參建單位的施工文件是否齊全，對缺漏的不予進行下一步工作，做到檔案管理與建設(shè)工程同步。

2.3 加強檔案超前管理和全過程管理

檔案管理人員應(yīng)該有超前管理的意識。加強電力基建項目檔案全生命周期管理，緊緊抓住工程建設(shè)前期這個時段，主動與有關(guān)部門聯(lián)絡(luò)，掌握招投標工作計劃和施工圖出圖計劃，確定負責移交招投標文件和催要施工圖紙的聯(lián)系人，及時向聯(lián)系人收集完整的招投標文件及合同和施工圖，避免到施工階段或后期再去催要，這樣可以有效避免文件資料的缺失。

檔案管理需要全過程控制。在事前控制方面，檔案管理人員要確保每家參建單位用統(tǒng)一的表格樣式、編碼體系，避免后期因表式及編碼問題而大量返工。在事中控制方面，要建立臺賬，對文件的收集情況和流動情況做到心中有數(shù)，也能方便因人員流動而進行的交接工作。在事后控制方面，對于各項檢查及需回復(fù)的聯(lián)系單，在檢查結(jié)束及聯(lián)系單發(fā)出后進行追蹤，及時閉環(huán)。

2.4 打造“模板工程”，把好質(zhì)量關(guān)

為保證施工單位移交的竣工檔案質(zhì)量標準統(tǒng)一，可以推行“模板工程”歸檔移交辦法。建設(shè)單位可以在監(jiān)理單位的幫助下，根據(jù)施工進度，選擇一個早期竣工的土建單位工程，將其打造成符合檔案歸檔要求、案卷質(zhì)量高的“模板工程”，供其他參建單位參考，可以直觀地指導(dǎo)竣工檔案歸檔。統(tǒng)一聘請專業(yè)掃描公司進行檔案數(shù)字化掃描，確?？⒐の募呙栀|(zhì)量，實現(xiàn)電子版檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。

建設(shè)單位檔案管理要把好每個階段工程文件的質(zhì)量關(guān)。項目檔案管理雖納入合同管理，但對施工單位來講，合同并不能完全起到約束作用，關(guān)鍵還得靠工程款的約束。要逐步將施工文件收集歸檔的及時性和文件質(zhì)量作為辦理施工單位工程決算、支付工程款的前置條件，從而更好地保障施工竣工檔案的質(zhì)量。