葉青青

紹興市上虞區(qū)檔案館

檔案資源建設(shè)關(guān)系到檔案事業(yè)的固本強(qiáng)基和可持續(xù)發(fā)展。近年來，國家各級(jí)綜合檔案館積極推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)，檔案征集工作從內(nèi)容到形式都有較大突破。但還有不少有利用價(jià)值的檔案散存于社會(huì)。切實(shí)推進(jìn)檔案征集工作，特別是重點(diǎn)檔案的征集工作，從而更好地挖掘和搶救珍貴檔案資源，保護(hù)好人類共同的文化遺產(chǎn)，可以說功在當(dāng)代、利在千秋。筆者結(jié)合紹興市上虞區(qū)檔案館近幾年來征集重點(diǎn)檔案的工作方法及產(chǎn)生的良好效果，談一些想法和體會(huì)。

1 提高認(rèn)識(shí)，明確檔案征集范圍

館藏重點(diǎn)檔案是館藏檔案中的珍品和精品，是檔案館的金字招牌。豐富的館藏重點(diǎn)檔案是檔案館實(shí)力和社會(huì)地位的象征，更是擴(kuò)大檔案館的社會(huì)影響力，使檔案館更好地為當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的重要資源保證。國家各級(jí)檔案館都應(yīng)有幾件鎮(zhèn)館之寶，如紹興市上虞區(qū)檔案館就館藏了不少珍貴檔案，其中包括“鎮(zhèn)館之寶”——《共產(chǎn)黨宣言》首個(gè)中文全譯本、《康熙二十三年皇帝詔書》等。

為了完整保存展示各條戰(zhàn)線取得的光輝業(yè)績(jī)、對(duì)外開放交往成果、名賢名人風(fēng)貌和歷史文化等檔案資料，進(jìn)一步豐富館藏檔案資源，推進(jìn)地方愛國主義基礎(chǔ)教育工程，促進(jìn)檔案資源的有效整合和高效利用，創(chuàng)新征集工作方法，積極推進(jìn)重點(diǎn)檔案資源的征集工作勢(shì)在必行、意義重大。

重點(diǎn)檔案征集的范圍主要包括以下4個(gè)方面：

（1）獲得省廳（局）級(jí)及以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、命名的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書和國內(nèi)外友好縣（區(qū)）、港澳臺(tái)同胞、海外僑胞等贈(zèng)送的紀(jì)念牌、紀(jì)念杯、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念品等。

（2）名賢名人的照片、畫像、書畫作品、著作及研究成果；革命烈士生平事跡、書信、照片等遺物及革命烈士墓志碑文。

（3）有關(guān)民情風(fēng)俗、民歌民謠、民間傳說、民間工藝、奇聞?shì)W事、典故掌故等的史料。本地區(qū)地方志、專業(yè)志和反映當(dāng)?shù)貧v史面貌的老報(bào)刊書籍、家譜族譜及“文革”期間各種小報(bào)、傳單、照片、像章等史料原件。

（4）地方人士撰寫和主編并正式出版發(fā)行的書籍及原稿，著名地方人士的字畫、論著、日記、書信等。

2 加強(qiáng)宣傳，提高社會(huì)檔案意識(shí)

重點(diǎn)檔案是地方特色檔案資源中的精品和珍品，其內(nèi)涵豐富、載體多樣、數(shù)量偏少，它珍藏在社會(huì)的各個(gè)階層，不但檔案部門在全力征集，社會(huì)其他部門和機(jī)構(gòu)（如圖書館、各類名人館等）也都在征集，給征集工作帶來了很大的難度。因此，檔案館要建設(shè)一個(gè)特色鮮明、精品突出、內(nèi)容豐富、社會(huì)認(rèn)同的富有地方特色的重點(diǎn)檔案資源體系，必須加大征集工作宣傳力度，全方位地開展宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)，在社會(huì)上掀起征集地方特色檔案工作的熱潮，使征集工作逐步走上社會(huì)化、制度化軌道。一是發(fā)揮廣播、電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳媒的作用，通過發(fā)布征集公告、播放征集宣傳片、開講檔案解密故事等形式，廣泛宣傳征集工作的現(xiàn)實(shí)意義。二是舉辦檔案征集專題宣傳月、宣傳日和征集工作進(jìn)社區(qū)、鄉(xiāng)村、校園等活動(dòng)，使社會(huì)各界都能知曉重點(diǎn)檔案征集工作的意義，調(diào)動(dòng)社會(huì)各界力量做好征集工作。三是發(fā)揮檔案文化展覽、特藏品展示等宣傳陣地和編研成果、宣傳畫冊(cè)等靜態(tài)宣傳手段的作用，向社會(huì)充分展示重點(diǎn)檔案等特色檔案開發(fā)利用帶來的社會(huì)效應(yīng)。

3 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，健全征集網(wǎng)絡(luò)機(jī)制

要切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，確保征集工作有序開展并達(dá)到預(yù)期效果。一是堅(jiān)持黨政主導(dǎo)。積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)攸h委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)的支持，力爭(zhēng)將征集工作列入地方發(fā)展規(guī)劃和重點(diǎn)工作，征集經(jīng)費(fèi)納入年度財(cái)政預(yù)算，從機(jī)制上保證該項(xiàng)工作正常推進(jìn)。

二是實(shí)行館室聯(lián)動(dòng)。把各部門單位的綜合檔案室作為本地征集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基點(diǎn)，將工作觸角延伸到社會(huì)的方方面面。

三是重在社會(huì)參與。依靠當(dāng)?shù)馗黝惷耖g協(xié)會(huì)、社會(huì)團(tuán)體的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，采取聯(lián)合編研、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、信息共享、資源歸檔等合作方式，充分發(fā)揮社會(huì)力量在征集工作中的生力軍作用。

四是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。要在檔案館內(nèi)專門配置征集和開發(fā)重點(diǎn)檔案資源的人才，同時(shí)聯(lián)絡(luò)社會(huì)各界熱心檔案征集工作的人士，組成征集網(wǎng)絡(luò)信息庫，定期開展座談會(huì)、研究會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)考察、征集工作表彰獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)、重點(diǎn)檔案集中移交儀式等活動(dòng)，確保征集工作長期開展、切實(shí)推進(jìn)。

4 創(chuàng)新方式，有序推進(jìn)征集工作

檔案館要?jiǎng)?chuàng)新重點(diǎn)檔案征集方式，我們認(rèn)為，除了制訂科學(xué)的館藏特色征集工作規(guī)劃，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，加大投入力度，經(jīng)常研究檔案征集工作動(dòng)態(tài)，明確各階段征集工作重點(diǎn)，強(qiáng)化專門人才培養(yǎng)，確保征集工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，對(duì)機(jī)關(guān)部門單位通過行政手段、依法依規(guī)進(jìn)行征集外，還可以對(duì)社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)和個(gè)人擁有的各類重點(diǎn)檔案資料通過收藏、捐贈(zèng)、征購、代存、復(fù)制等方式進(jìn)行征集，針對(duì)不同對(duì)象，可采取靈活的征集方式進(jìn)行。

4.1 接受捐贈(zèng)

包括直接捐贈(zèng)和收藏捐贈(zèng)。直接捐贈(zèng)是指檔案所有者無償向檔案館移交重點(diǎn)檔案，其產(chǎn)權(quán)屬國家所有，檔案館根據(jù)捐贈(zèng)者意愿為其永久保管。收藏捐贈(zèng)是指檔案館以收藏方式接受檔案所有者的捐贈(zèng)，檔案所有者將重點(diǎn)檔案移交檔案館永久保管，其產(chǎn)權(quán)仍歸檔案所有者。具體要求如下：

一是捐贈(zèng)范圍。重點(diǎn)檔案的原件或經(jīng)鑒定具有重要保存價(jià)值的仿真件。

二是材料說明。征集到的檔案資料要標(biāo)注相關(guān)說明、出處、提供人相關(guān)個(gè)人資料等。榮譽(yù)類檔案資料，要提供獲獎(jiǎng)的相關(guān)文件復(fù)印件，說明獲得此榮譽(yù)的事跡材料，盡可能提供頒獎(jiǎng)時(shí)的照片或錄像；對(duì)友好往來的贈(zèng)品，要提供交往時(shí)的相關(guān)照片和交往事件鏈接材料等；捐贈(zèng)的名賢名人、史志、作品和掌故類檔案資料，應(yīng)盡量提供捐贈(zèng)品的文字說明、鏈接材料和捐贈(zèng)者的基本情況等。

三是評(píng)估鑒定。由檔案館及相關(guān)專業(yè)人士組成的檔案征集鑒定評(píng)估委員會(huì)等機(jī)構(gòu)，每半年對(duì)捐贈(zèng)的重點(diǎn)檔案進(jìn)行鑒定評(píng)估，確定保存價(jià)值。

四是實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。根據(jù)檔案征集鑒定評(píng)估委員會(huì)的鑒定評(píng)估結(jié)論，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子審定，對(duì)符合獎(jiǎng)勵(lì)條件的捐贈(zèng)者實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)形式為：表彰通報(bào)，頒發(fā)檔案館永久收藏證書和榮譽(yù)證書，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

4.2 征（收）購

指檔案館以有償方式，征（收）購屬于集體和個(gè)人所有的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者因保管不善處于危險(xiǎn)狀態(tài)下的檔案，尤其是重點(diǎn)檔案。具體要求如下：

一是征（收）購范圍。征（收）購的重點(diǎn)檔案原則上均應(yīng)為原件，但經(jīng)鑒定具有重要保存價(jià)值的仿真復(fù)制件亦可列入征（收）購范圍。

二是前期摸底協(xié)商。因保管不善處于危險(xiǎn)狀態(tài)下的檔案征（收）購，由檔案館專門業(yè)務(wù)科室和人員進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)研和協(xié)商，了解檔案的具體保管情況和保存價(jià)值，并根據(jù)檔案所有者的出賣要求提出征（收）購方案。

三是評(píng)估鑒定。對(duì)擬征（收）購的檔案進(jìn)行評(píng)估調(diào)研，由檔案征集鑒定評(píng)估委員會(huì)對(duì)擬征（收）購的檔案價(jià)值予以評(píng)估確定，遞交領(lǐng)導(dǎo)班子審定。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子審定后，確定征（收）購實(shí)施方案，并由館內(nèi)檔案征集搶救保護(hù)工作人員牽頭實(shí)施。

四是征（收）購方式。檔案館與檔案所有者簽訂征（收）購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、征（收）購檔案產(chǎn)權(quán)歸屬、征（收）購金額和經(jīng)費(fèi)支付方式等，實(shí)施檔案征（收）購。征（收）購方式分為4種：第一種是直接征（收）購，適用于一般價(jià)值的檔案。第二種是協(xié)商征（收）購，適用于價(jià)值較高的重點(diǎn)檔案。第三種是以補(bǔ)償獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行征（收）購，適用于單件（套）高價(jià)值檔案。第四種是特別征（收）購，適用于單件（套）價(jià)值特別高且特別珍貴的檔案。特別征（收）購工作須報(bào)請(qǐng)地方政府專門會(huì)議研究決定，并經(jīng)政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可實(shí)施。

五是檔案征（收）購由檔案征集搶救保護(hù)工作人員牽頭實(shí)施，整個(gè)過程必須由兩人或兩人以上在場(chǎng)并證明。

4.3 代存和復(fù)制

對(duì)于一些經(jīng)評(píng)估被定為重點(diǎn)檔案的檔案，如果檔案所有人不能通過以上方式進(jìn)館移交，則可以通過協(xié)商，以代存或復(fù)制品進(jìn)館保存的方式進(jìn)行征集。

代存是指產(chǎn)權(quán)仍歸檔案所有人，檔案原件寄存在檔案館，雙方簽訂寄存協(xié)議，以明確雙方職責(zé)、產(chǎn)權(quán)、歸還時(shí)間、寄存期間檔案利用方式等，確保寄存檔案安全保管、有效利用。

重點(diǎn)檔案復(fù)制品進(jìn)館，是在以上征集方法都無效的前提下，最大限度地采用復(fù)制或數(shù)字化掃描的方式，將重點(diǎn)檔案信息保存在檔案館。

檔案征集工作是檔案館的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，是檔案館豐富館藏資源、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的有效途徑。重點(diǎn)檔案作為檔案中的珍品、精品，其征集工作是對(duì)重點(diǎn)檔案進(jìn)行搶救保護(hù)的需要，是檔案工作發(fā)展的需要，是服務(wù)新時(shí)代文化建設(shè)的需要。積極有效地開展重點(diǎn)檔案征集工作，能促進(jìn)檔案館藏優(yōu)化與豐富，提高館藏檔案整體水平，讓檔案信息資源得到優(yōu)化整合和深入開發(fā)利用，從而推動(dòng)社會(huì)主義文化大發(fā)展大繁榮。