王金屏

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計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅猛，普及率很高，越來越多的事業(yè)單位使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案，很少的企業(yè)使用傳統(tǒng)人工的方式，因?yàn)閭鹘y(tǒng)人工方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出錯(cuò)，所以現(xiàn)代化技術(shù)越來越受到重視。那么如何運(yùn)用好現(xiàn)代化方式來管理好檔案，我們下文再做詳細(xì)論述。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化分析

(一)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要性

現(xiàn)階段信息化技術(shù)快速發(fā)展，人工管理檔案的傳統(tǒng)方式無論在效率上還是準(zhǔn)確率上都不及現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)于檔案的管理，而且還有可能對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到負(fù)面的影響。及時(shí)的轉(zhuǎn)化檔案的管理方式是一個(gè)事業(yè)單位必須面對(duì)的重大課題。檔案里面有一個(gè)單位的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)信息，其重要性不言而喻。因此現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理之中，由于計(jì)算機(jī)存在運(yùn)算速度快、不易出錯(cuò)的特點(diǎn)，事業(yè)單位的檔案管理的安全性大大提高，也為事業(yè)單位在提高經(jīng)濟(jì)效益方面做出了卓越的貢獻(xiàn)。

(二)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該注意的問題

現(xiàn)代化電子文件在形成材料時(shí)容易被人誤改而不留下真實(shí)的筆跡，導(dǎo)致了文件在被接受時(shí)權(quán)威性大大折損，而且難以被發(fā)現(xiàn)。其次事業(yè)單位檔案的保密性也不夠好，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全問題會(huì)影響到電子檔案的安全，現(xiàn)代的電子文件通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)到不同的終端，容易受到各種計(jì)算機(jī)病毒的侵?jǐn)_和敵對(duì)人員的竊取，對(duì)檔案的保密性造成了極大的威脅。還有就是對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的依賴性太大?，F(xiàn)在事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)信息化越來越普及，工作人員在進(jìn)行工作時(shí)只需要敲鍵盤就可以完成各項(xiàng)任務(wù)，形成了“無紙”工作狀態(tài)，雖然工作效率提高了，但是公司的網(wǎng)絡(luò)一旦癱瘓就可能造成大量的檔案數(shù)據(jù)丟失，這對(duì)于公司來說是不可估量的損失。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化運(yùn)用

(一)完善檢索體系以便檢索

在檔案管理過程中，檢索速度占據(jù)了很重要的地位。因?yàn)閷n案信息內(nèi)容整理有序便于相關(guān)人員查閱，提高工作效率，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著積極的意義。所以，為了更好的整理檔案，事業(yè)單位采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成該任務(wù)。工作人員要做到的任務(wù)就是把檔案信息錄入計(jì)算機(jī)之中，然后讓計(jì)算機(jī)自己自行存儲(chǔ)和整理，最后再設(shè)置一個(gè)關(guān)鍵詞檢索鏈接，人們?cè)谳斎腙P(guān)鍵詞之后計(jì)算機(jī)就會(huì)顯示檔案的位置，便于查找。檢索速度的重要性極高，它決定了一個(gè)公司的工作效率，因此事業(yè)單位應(yīng)該竭力完善檢索體系，提高檢索的安全性和快捷性，建立一個(gè)便捷的查詢體系，優(yōu)化服務(wù)制度，這樣才能更好的讓現(xiàn)代化技術(shù)為我們?cè)旄！?/p>

(二)應(yīng)用于檔案庫(kù)房管理

事業(yè)單位的檔案一般放置于庫(kù)房之中，如果庫(kù)房容易受潮，而且通風(fēng)不暢，紙質(zhì)的檔案就會(huì)腐爛，造成損失。為了提高檔案的保護(hù)質(zhì)量，事業(yè)單位利用計(jì)算機(jī)這個(gè)現(xiàn)代化的產(chǎn)物來干預(yù)檔案庫(kù)房的管理，計(jì)算機(jī)的主要工作內(nèi)容就是全方位的監(jiān)控庫(kù)房情況，如果庫(kù)房?jī)?nèi)的情況達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求計(jì)算機(jī)就會(huì)報(bào)警。計(jì)算機(jī)的具體工作內(nèi)容是：通過安裝監(jiān)控?cái)z像頭來時(shí)時(shí)刻刻監(jiān)控庫(kù)房情況，不必再讓工作人員輪流值班；鏈接庫(kù)房?jī)?nèi)的監(jiān)測(cè)設(shè)施，觀察庫(kù)房的溫度和濕度，以便提示人們；控制庫(kù)房?jī)?nèi)的空調(diào)設(shè)備以及空氣濕度設(shè)備，一旦庫(kù)房?jī)?nèi)的情況達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算機(jī)可以通過控制這些設(shè)備來進(jìn)行簡(jiǎn)單的調(diào)節(jié)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于庫(kù)房管理技術(shù)體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的智能化、快速化的特點(diǎn)，這種方式是事業(yè)單位提高檔案管理的一種非常重要的管理手段。

(三)建立相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)來管理檔案

現(xiàn)今時(shí)代信息量的特點(diǎn)是：信息量大、需求量劇增、信息機(jī)構(gòu)數(shù)量溢出等，信息市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，效率的高低是衡量一個(gè)檔案部門競(jìng)爭(zhēng)力的主要標(biāo)志。因此，檔案部門必須做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，用行動(dòng)積極滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求。互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)絕佳的選擇。所謂的互聯(lián)網(wǎng)管理檔案，就是事業(yè)單位建立一個(gè)適合自己的局域網(wǎng)，局域網(wǎng)方便了事業(yè)單位內(nèi)部信息傳達(dá)和資源共享，架起了檔案部門和其他部門的溝通橋梁，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化。事業(yè)單位的信息經(jīng)過工作人員的整理和審核，發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上供其他人借鑒和參考，并設(shè)立管理員權(quán)限，不同級(jí)別的人有著不同的權(quán)力，在查詢檔案時(shí)需輸入密碼，大大提高了檔案的安全性。

三、結(jié)語

檔案的管理體現(xiàn)了一個(gè)事業(yè)單位的管理水平的高低，它在事業(yè)單位中所占的地位空前重要，因此要想全面促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，讓其發(fā)揮出更大的價(jià)值，事業(yè)單位就必須推行以計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代化管理方式，積極進(jìn)取銳意創(chuàng)新，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)為我們?cè)旄＃屍髽I(yè)在經(jīng)濟(jì)方面為社會(huì)貢獻(xiàn)一份力量。

[1]劉延偉，鄭婷.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].勞動(dòng)保障世界(理論版)，2014(5)：125-126.

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