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        從郵政機(jī)要件到EMS
        ——高校學(xué)生檔案寄送新模式

        2018-01-24 15:43:18謝文杰
        云南檔案 2018年3期
        關(guān)鍵詞:郵政大學(xué)生工作

        ■ 謝文杰

        根據(jù)中國集團(tuán)公司發(fā)布的通知《關(guān)于規(guī)范郵政機(jī)要通信渠道傳遞大學(xué)生檔案等有關(guān)工作的通知》(業(yè)務(wù)函[2015]117號(hào))要求各省、自治區(qū)、直轄市郵政公司自2015年6月1日起,全國各大專院校、人社部門以及人才交流中心的“大學(xué)檔案”不再通過郵政機(jī)要通信渠道傳遞,移交當(dāng)?shù)剜]政公司辦理。要求各郵政公司“引導(dǎo)有關(guān)單位將原來由郵政機(jī)要通信渠道傳遞‘大學(xué)生’檔案轉(zhuǎn)由‘EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞’等方式傳遞”,這就意味著我國60余年“機(jī)要寄送”大學(xué)生檔案的歷史畫上了句號(hào)。新的高效學(xué)生檔案寄送模式的轉(zhuǎn)變?cè)谔岣呒乃娃D(zhuǎn)遞效率的同時(shí),也面臨著諸多的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn),需要各方認(rèn)真研究解決,切實(shí)為高校學(xué)生做好服務(wù)。

        一、寄送方式轉(zhuǎn)變的優(yōu)勢(shì)分析

        根據(jù)新的規(guī)定和要求,采用EMS寄送大學(xué)生檔案主要步驟:(1)將大學(xué)生檔案整理好后裝入檔案袋(封面要詳細(xì)注明學(xué)校、學(xué)號(hào)、姓名、所在地、材料名稱等)。(2)將檔案用封條封裝好并加蓋騎縫章(學(xué)工辦公章即可),粘貼封條需將檔案袋封口處用封條封住并“包邊”至檔案袋正面。(3)將封裝好的檔案裝入EMS專用套封內(nèi),EMS封口處已備好“雙面膠”,將封口“封牢”“壓平”。(4)將EMS“四聯(lián)單”底膠撕下并粘貼至EMS專用封套背面封口“騎縫處”,將第③聯(lián)“寄件人存”頁撕下,與檔案一同在郵寄時(shí)交至學(xué)工部,備查。新的寄送方式改變了傳統(tǒng)機(jī)要寄送模式復(fù)雜、低效、易丟失等弊端。

        1.寄送效率更高。機(jī)要寄送程序復(fù)雜,通常是通過派專人送取,先要先讓檔案管理單位辦理登記手續(xù),然后統(tǒng)一寄送至本省省會(huì)城市,由省級(jí)郵政機(jī)要班登記,再寄送到目的省份省會(huì)城市,待當(dāng)?shù)厥〖?jí)郵政機(jī)要班登記后再派專人送達(dá)至接收單位。一份機(jī)要件寄送需要十幾天,每到高校畢業(yè)季,從檔案寄出到收到花費(fèi)一個(gè)月時(shí)間也經(jīng)常發(fā)生。而EMS快遞高校學(xué)生檔案,沒有機(jī)要件層層審批的繁瑣手續(xù),可在1-4天到達(dá),遍布全國2000多個(gè)EMS寄送網(wǎng)點(diǎn)使偏遠(yuǎn)地區(qū)也能享受到快捷高效的服務(wù)。高校通過EMS寄送方式突破了機(jī)要寄送時(shí)間和“專人”的藩籬束縛,實(shí)現(xiàn)“隨叫隨到”、“隨寄隨走”。

        2.后續(xù)查詢便捷。大學(xué)生檔案寄送后,檔案接收單位收到但不退回執(zhí),使得檔案回執(zhí)功能難以有效發(fā)揮。傳統(tǒng)機(jī)要件寄送大學(xué)生檔案,若沒有收到回執(zhí),高校大學(xué)生檔案寄送部門就無法獲得檔案是否被簽收,只能通過機(jī)要件上的機(jī)要號(hào)到機(jī)要局當(dāng)面查詢(機(jī)要查詢有1年時(shí)效期)。大學(xué)生檔案意識(shí)淡薄,常常沒有及時(shí)記錄機(jī)要號(hào),即便記下機(jī)要號(hào)也不知道機(jī)要查詢的時(shí)效期限,待發(fā)現(xiàn)檔案有問題需要查詢時(shí)過了時(shí)效,檔案丟失時(shí)有發(fā)生。即便是及時(shí)查詢,由于機(jī)要件不接受學(xué)生個(gè)人查詢,需要以學(xué)校或院系為單位才可查詢,耗時(shí)耗力。而EMS寄送大學(xué)生檔案,由于一件一個(gè)快遞單號(hào),通過撥打“11183”客服電話或登陸官網(wǎng),輸入“快遞單號(hào)”,EMS寄送的每一步一目了然,極大地提升了EMS寄送模式的優(yōu)秀體驗(yàn)感。

        3.符合時(shí)代需要。2017年,我國快遞業(yè)務(wù)量完成了400.6億件,是2007年的33.4倍,連續(xù)4年位居世界第一。EMS、順豐、“三通一達(dá)”占到了快遞業(yè)務(wù)量的絕大多數(shù)。與機(jī)要件寄送對(duì)個(gè)人開放不同的是,EMS快遞模式開放性、透明性更強(qiáng),面向幾乎所有人、各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域,更容易為大家所接受,也是符合開放、包容時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

        二、寄送方式轉(zhuǎn)變面臨的挑戰(zhàn)

        大學(xué)生檔案寄送方式由機(jī)要向EMS轉(zhuǎn)變,滿足了學(xué)生檔案寄送高效、透明的同時(shí),EMS寄送大學(xué)生檔案也面臨著一些現(xiàn)實(shí)問題和挑戰(zhàn)。

        1.高校學(xué)生檔案寄送工作有待改進(jìn)。EMS寄送高校大學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)了快捷、高效的同時(shí),由于是2015年才陸續(xù)推開實(shí)施,習(xí)慣于傳統(tǒng)機(jī)要件寄送的方式,現(xiàn)在需要逐漸向EMS寄送方式轉(zhuǎn)變,在此過程中學(xué)生、學(xué)校檔案部門都還需要不斷的探索和積累經(jīng)營。例如,填寫大學(xué)生寄送材料時(shí)未按規(guī)定要求,書寫內(nèi)容隨便,影響檔案寄送,延長了學(xué)生檔案寄送時(shí)間。此外,學(xué)生不能及時(shí)提交檔案寄送信息,以及查詢檔案去向不及時(shí),都是影響檔案安全的重要因素。由于高校大學(xué)生檔案數(shù)量龐大,尤其是每年6月下旬大學(xué)生檔案寄送高峰期,學(xué)生們常常反應(yīng)通過EMS寄送常常難以收集齊收件人的詳細(xì)地址、聯(lián)系電話等。

        2.拒收、越權(quán)拆封學(xué)生檔案依然存在。據(jù)某報(bào)記者調(diào)查了解到,由于《關(guān)于規(guī)范郵政機(jī)要通信渠道傳遞大學(xué)生檔案等有關(guān)工作的通知》新規(guī)并未與教育部和人社部達(dá)成共識(shí),一些地方人才交流中心往往抵制、拒收EMS快遞檔案,還是要求高校采取專人專車專送的方式傳遞大學(xué)生畢業(yè)檔案。此外,由于高校畢業(yè)生就業(yè)方向的變化,大學(xué)生檔案的流向也越來越廣,學(xué)校檔案管理者也不能完全掌握接收單位是否具有接收、拆封、保管學(xué)生檔案權(quán)限。如,許多大學(xué)生在畢業(yè)前就已經(jīng)聯(lián)系好就業(yè)單位,認(rèn)為檔案直接快遞給工作單位,無需人才交流中心等機(jī)構(gòu)中轉(zhuǎn),殊不知有的就業(yè)單位是無權(quán)保管其檔案,接收檔案后常常越權(quán)拆封學(xué)生檔案后又無權(quán)密封。

        3.缺乏統(tǒng)一簽收規(guī)定。與機(jī)要件寄送對(duì)簽收環(huán)節(jié)有著苛刻的要求相比,EMS寄送方式寄送大學(xué)生檔案的要求并不嚴(yán)格,這就導(dǎo)致不同的接收單位在簽收檔案時(shí)各自處置,沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如,非實(shí)名簽收、收發(fā)章代簽,更為甚者還有門衛(wèi)代簽,導(dǎo)致大學(xué)生檔案快遞過程中發(fā)生問題后無法追溯。簽收統(tǒng)一性缺乏還表現(xiàn)在對(duì)回執(zhí)的要求方面。EMS寄送大學(xué)檔案常常出現(xiàn)回執(zhí)不退現(xiàn)象,且大多數(shù)回執(zhí)以公章而非署名,對(duì)學(xué)生檔案安全埋下隱患。

        三、高校學(xué)生檔案寄送方式轉(zhuǎn)變應(yīng)對(duì)之策

        大學(xué)生檔案是其整個(gè)學(xué)生生涯的真實(shí)歷史記錄,高校學(xué)生檔案寄送工作不僅影響到檔案自身的安全性,也會(huì)對(duì)大學(xué)生今后的成長發(fā)展產(chǎn)生重要影響,關(guān)乎每一名同學(xué)的切身利益,需要高校、寄送部門和檔案接收單位共同努力,確保大學(xué)生檔案寄送工作的順利開展。

        1.進(jìn)一步做好協(xié)調(diào)統(tǒng)籌工作。高校作為大學(xué)生檔案的寄送方,應(yīng)做好檔案寄送前的各項(xiàng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作,為EMS方式寄送學(xué)生檔案奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。首先是要高度重視大學(xué)生檔案寄送工作,把大學(xué)生檔案工作與教學(xué)、管理工作放在同等重要位置,做到同部署、同落實(shí)、同考核。其次是立足學(xué)校自身實(shí)際,結(jié)合郵政公司的相關(guān)規(guī)定,制定嚴(yán)格的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度,規(guī)范大學(xué)生檔案快遞工作。再次,學(xué)生檔案工作部門要順勢(shì)而為,主動(dòng)迎接EMS寄送大學(xué)生檔案時(shí)代的到來。從事檔案寄送工作人員要熟悉EMS快遞的業(yè)務(wù),并通過微博、微信、新聞客戶端等平臺(tái)向廣大學(xué)生宣傳EMS快遞知識(shí);此外,要及時(shí)全面的收集檔案寄送地址和聯(lián)系方式;統(tǒng)一做好檔案密封、蓋章、裝袋等工作,并與EMS快遞公司及人員保持良好地溝通,做好檔案寄送前后的跟蹤工作。學(xué)生要高度重視自身檔案,要及時(shí)關(guān)注其檔案的寄送進(jìn)度和簽收狀態(tài),并做好記錄,確保檔案寄送后有據(jù)可查。

        2.健全完善相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)章制度。作為EMS業(yè)務(wù)的主辦方郵政公司應(yīng)積極與教育、人社部門溝通協(xié)調(diào),達(dá)成統(tǒng)一采用EMS寄送大學(xué)檔案的模式共識(shí),防止出現(xiàn)“拒收”現(xiàn)象的發(fā)生。要根據(jù)大學(xué)生檔案的特殊性完善當(dāng)前EMS快遞的業(yè)務(wù)規(guī)章制度。一方面,劃分EMS片區(qū),防止因出現(xiàn)跨區(qū)競(jìng)爭導(dǎo)致大學(xué)生檔案寄送安全事件的發(fā)生;加大大學(xué)生檔案寄送人員安排及培訓(xùn)工作。大學(xué)生檔案EMS寄送多集中在6月下旬,郵政公司應(yīng)在這一時(shí)間段加強(qiáng)人手,提高檔案寄送的效率。此外,要提升業(yè)務(wù)人員的職業(yè)培訓(xùn),以機(jī)要的安全標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求,積極學(xué)習(xí)借鑒機(jī)要件寄送的成功經(jīng)驗(yàn)。嚴(yán)格落實(shí)EMS取件、投遞制度。借鑒寄送大學(xué)生錄取通知書的諸多經(jīng)驗(yàn),采取專人取件配送,寄送時(shí)要嚴(yán)格署名制等規(guī)定。

        3.認(rèn)真落實(shí)檔案簽收等工作。檔案接收單位要積極支持EMS這一新的大學(xué)生檔案寄送模式。在每年畢業(yè)季要主動(dòng)與郵政快遞部門做好銜接和配合,確保各項(xiàng)檔案簽收制度得到貫徹和落實(shí)。一方面,要嚴(yán)格落實(shí)大學(xué)生檔案簽收責(zé)任制,確保有專人簽收,并嚴(yán)格落實(shí)署名簽收制;要保障之前提供的接收電話的暢通;另一方面,要認(rèn)真做好簽收回執(zhí)退回工作,當(dāng)接收單位簽收學(xué)生檔案后,要及時(shí)認(rèn)真規(guī)范填寫隨附通知單,并加蓋簽收單位印章,注明檔案簽收人姓名及日期,及時(shí)退回給高校檔案管理部門,便于后期查詢需要。

        [1]戴麗虹.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的問題與對(duì)策研究[J]滁州學(xué)院學(xué)報(bào),2016(6):134-136.

        [2]曹勤民.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中存在的問題與對(duì)策[J]山西檔案,2011(5):33-34.

        [3]王寧.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中存在的問題與對(duì)策探索[J]產(chǎn)業(yè)與科技;論壇,2014(24):230-231.

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