文·婁紅 王增強(qiáng)

接收檔案是檔案館必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作?！稒n案法》規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！薄稒n案法實(shí)施辦法》規(guī)定“屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交?！睓n案接收進(jìn)館是豐富館藏的主要途徑，也是檔案館利用檔案服務(wù)社會(huì)的重要基礎(chǔ)。近幾年，諸城市檔案館依據(jù)法律，接收了全市1997-2006年檔案資料進(jìn)館。此次接收檔案，時(shí)間長(zhǎng)，部門(mén)多，工作過(guò)程中出現(xiàn)了很多的問(wèn)題和困難，值得檔案部門(mén)認(rèn)真思考。

一、檔案接收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

（一）檔案損毀、丟失問(wèn)題較為嚴(yán)重

檔案館在接收檔案過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)的一個(gè)突出問(wèn)題就是檔案損毀和丟失。這種問(wèn)題在鎮(zhèn)街和市直部門(mén)中都不同程度的存在，前者的嚴(yán)重程度要高于后者。出現(xiàn)這種問(wèn)題的原因有三個(gè)，一是部分鎮(zhèn)街和市直部門(mén)，檔案保管條件差，檔案室空間很小，也沒(méi)有配備相應(yīng)的設(shè)備，檔案室溫度、濕度等達(dá)不到保管要求，檔案排列凌亂，容易出現(xiàn)檔案損毀和丟失的現(xiàn)象；二是檔案員多是兼職，鎮(zhèn)街檔案員更換頻繁。幾乎所有鎮(zhèn)街，檔案員都是由辦公室里新參加工作的畢業(yè)生兼職，工作繁雜，檔案業(yè)務(wù)不熟，且變動(dòng)頻繁，平均一至兩年就會(huì)發(fā)生變動(dòng)。市直部門(mén)檔案員相對(duì)固定，多是由工作多年的人員擔(dān)任，但也多是由辦公室工作人員兼職。這些都對(duì)檔案安全保管造成了不利影響；三是機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中沒(méi)有做好檔案移交工作。近年來(lái)，鎮(zhèn)街和部分市直部門(mén)經(jīng)過(guò)了多次改革，很多鎮(zhèn)街和部門(mén)發(fā)生了合并重組，在改革過(guò)程中，檔案的清點(diǎn)和移交被忽視，撤銷(xiāo)單位的檔案員只是將庫(kù)存檔案一次性全部移交給新成立單位的檔案員，雙方都不做清點(diǎn)，也沒(méi)有請(qǐng)地方檔案行政部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)，極易造成檔案損毀和丟失，且責(zé)任不清。

（二）案卷質(zhì)量參差不齊

案卷質(zhì)量差也是一個(gè)突出問(wèn)題。很多單位的檔案達(dá)不到接收進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)，比如文稿質(zhì)量、檢索目錄、全宗卷編寫(xiě)等都與檔案館的要求有很大差距，需要檔案館指導(dǎo)檔案移交單位檔案員重新修改和編寫(xiě)，拖慢了檔案接收的進(jìn)程。之所以出現(xiàn)這些問(wèn)題，主要還是檔案員業(yè)務(wù)不熟，沒(méi)有對(duì)檔案工作投入足夠的精力，各項(xiàng)檔案制度也沒(méi)有真正落到實(shí)處。

（三）檔案移交種類單一，部分單位對(duì)移交檔案有抵觸

檔案館接收的應(yīng)該是各種載體的檔案，但在實(shí)際工作中，接收進(jìn)館的檔案種類非常單一，絕大多數(shù)是文書(shū)檔案，照片、影像等檔案數(shù)量極少。究其原因，一方面是檔案館將檔案接收工作的主要對(duì)象放在了文書(shū)檔案上，對(duì)其它載體檔案的接收力度較?。涣硪环矫媸菣n案移交單位對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)存在偏差，不少單位認(rèn)為只有文書(shū)檔案需要移交檔案館，其它載體的檔案不需要移交。此外，在檔案接收過(guò)程中，還出現(xiàn)了部分單位對(duì)移交檔案有抵觸的現(xiàn)象，有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案是屬于自己?jiǎn)挝坏模粦?yīng)該移交檔案館，把檔案交到檔案館，會(huì)對(duì)自己的使用造成影響，這對(duì)檔案接收的進(jìn)度造成了很大的阻礙。[1]

（四）電子檔案接收難度大，重復(fù)數(shù)字化造成浪費(fèi)

隨著無(wú)紙化網(wǎng)上辦公的普及，各單位形成和接收的電子文件數(shù)量要遠(yuǎn)大于紙質(zhì)文件。但受傳統(tǒng)思維影響，各單位立卷時(shí)仍將紙質(zhì)文件當(dāng)作主要的歸檔材料，而對(duì)電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)則明顯不夠，立卷時(shí)只是將自己認(rèn)為重要的電子文件打印成紙質(zhì)文件歸檔，電子文件的鑒定和歸檔沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)，多數(shù)單位不保存電子文件。加之，網(wǎng)上辦公形成的電子文件與檔案館的檔案利用系統(tǒng)之間存在技術(shù)轉(zhuǎn)換的問(wèn)題，檔案館在接收檔案進(jìn)館時(shí)，沒(méi)有將電子檔案納入范圍。紙質(zhì)檔案接收進(jìn)館之后，需要再次完成數(shù)字化處理，一定程度上造成了電子文件資源和財(cái)政資金的浪費(fèi)。

二、解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）加大檔案法律法規(guī)宣傳力度

檔案館在接收檔案時(shí)遇到的問(wèn)題和困難，很多都與移交單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員對(duì)檔案法律法規(guī)缺乏了解有關(guān)。檔案行政主管部門(mén)應(yīng)該對(duì)此項(xiàng)工作常抓不懈，利用各種形式，探索各種渠道，開(kāi)展檔案法律法規(guī)宣傳，使各立檔單位的檔案員和主管領(lǐng)導(dǎo)了解檔案法律法規(guī)的內(nèi)容，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，知曉哪些行為是違反法律的。也只有如此，檔案行政主管部門(mén)在履行檔案行政執(zhí)法時(shí)才更加有理有據(jù)。強(qiáng)化檔案法律法規(guī)的宣傳，對(duì)于檔案館接收各種載體的檔案也會(huì)起到促進(jìn)作用。

（二）強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)

針對(duì)部分單位出現(xiàn)檔案損毀、丟失，檔案行政主管部門(mén)應(yīng)強(qiáng)化日常的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)。每年定期組織對(duì)檔案室的檢查，發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患，及時(shí)督促解決，促進(jìn)各項(xiàng)檔案制度落到實(shí)處，保障檔案的完整性和可持續(xù)性。鎮(zhèn)街和市直部門(mén)，檔案員多為兼職且變動(dòng)頻繁，多數(shù)單位在更換檔案員之后，新老檔案員之間只有工作交接，沒(méi)有業(yè)務(wù)知識(shí)的傳授，也很少主動(dòng)聯(lián)系檔案行政主管部門(mén)上門(mén)指導(dǎo)，只有到了下一年立卷時(shí)，檔案行政主管部門(mén)才知道哪些單位更換了檔案員。在此之前的很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，立檔單位檔案工作實(shí)際上形成了真空狀態(tài)。這是造成檔案損毀和丟失的重要原因?；诖?，檔案行政主管部門(mén)不應(yīng)坐等立檔單位聯(lián)系，而應(yīng)該主動(dòng)作為，擔(dān)起業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)的責(zé)任，除每年定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)之外，還應(yīng)及時(shí)了解各單位檔案員變動(dòng)情況，對(duì)新更換和新成立部門(mén)的檔案員進(jìn)行單獨(dú)指導(dǎo)，確保檔案工作科學(xué)銜接和持續(xù)發(fā)展。對(duì)發(fā)生合并重組的機(jī)構(gòu)，檔案行政主管部門(mén)也應(yīng)主動(dòng)參與到檔案移交工作中，三方共同清點(diǎn)檔案數(shù)量，厘清各方責(zé)任，履行各項(xiàng)交接手續(xù)。此外，在開(kāi)始接收檔案之前，檔案館也應(yīng)對(duì)移交單位的檔案員進(jìn)行專門(mén)的培訓(xùn)，使檔案員熟知檔案接收的流程和標(biāo)準(zhǔn)，做好準(zhǔn)備工作。

（三）分類推進(jìn)檔案接收

檔案館在接收檔案時(shí)，遇到的檔案丟失問(wèn)題，多數(shù)發(fā)生在已經(jīng)撤銷(xiāo)的單位，比如某個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在并入另一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)后，就丟失了多卷檔案。之所以造成這個(gè)問(wèn)題，一方面是立檔單位保管不善、沒(méi)有按規(guī)定履行移交手續(xù)，另一方面是單位合并重組之后，新成立的單位重視新形成的檔案，合并之前的檔案則往往被忽視，甚至陷入無(wú)人監(jiān)管的狀態(tài)。此外，有很多單位檔案保管條件很差，沒(méi)有足夠的空間保存檔案。劉鳳英提出：“如果各方面條件允許，應(yīng)盡可能地接收新進(jìn)形成的檔案進(jìn)館，以減少在基層單位保管的時(shí)間，避免可能出現(xiàn)的檔案遺失等風(fēng)險(xiǎn)?！盵2]這在現(xiàn)實(shí)中還很難實(shí)現(xiàn)。檔案館在接收檔案進(jìn)館時(shí)，在時(shí)間上不能一刀切，應(yīng)該針對(duì)不同的部門(mén)制定不同的計(jì)劃，對(duì)于發(fā)生合并重組的機(jī)構(gòu)，可以在合并重組的時(shí)候就把檔案接收進(jìn)館；對(duì)于保管條件差的單位，則需要在其庫(kù)房飽和之前就提前接收檔案入館。對(duì)于后一種情況，檔案行政主管部門(mén)還應(yīng)幫助立檔單位積極爭(zhēng)取資金，改善檔案保管條件，確保檔案安全。劉建軍、孟安生還提出，在全面接收檔案之前，應(yīng)先建立接收試點(diǎn)，處理好接收過(guò)程中的一系列業(yè)務(wù)問(wèn)題，并歸納整理，使每個(gè)檔案指導(dǎo)人員對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)都做到心中有數(shù)。[3]這是一個(gè)很好的方法，具體工作中，檔案館可以選擇檔案工作最落后、檔案保管條件最差的單位做試點(diǎn)，一方面可以最早把這些單位的檔案接收進(jìn)館，另一方面也可以從這些工作落后單位發(fā)現(xiàn)更多的問(wèn)題，從而找出解決方法。

（四）探索電子文件歸檔和接收

隨著無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)渡成為未來(lái)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，因而檔案行政主管部門(mén)應(yīng)該探索電子文件的歸檔和接收工作。由于檔案工作在各單位不受重視，檔案員普遍為兼職，立檔單位在電子文件歸檔和接收過(guò)程中無(wú)法承擔(dān)積極作為的角色，只能被動(dòng)接收檔案行政主管部門(mén)的指導(dǎo)。檔案行政主管部門(mén)應(yīng)依據(jù)《檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《電子檔案移交與接收辦法》等推進(jìn)電子文件的歸檔和接收，積極探索機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)與檔案館利用服務(wù)系統(tǒng)之間的技術(shù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)市或省范圍內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，避免重復(fù)數(shù)字化造成的浪費(fèi)。

綜上所述，接收檔案是檔案館的核心工作之一，當(dāng)前檔案接收工作既有檔案損毀、案卷質(zhì)量參差不齊等老問(wèn)題，也有電子檔案接收困難等新問(wèn)題。這些問(wèn)題之所以會(huì)在檔案接收時(shí)發(fā)生，是因?yàn)閺奈募牧狭⒕黹_(kāi)始就已經(jīng)出現(xiàn)了問(wèn)題。要從根本上提高檔案接收工作的水平，必須從檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)著手，需要檔案部門(mén)主動(dòng)作為。