文/趙文玉

人事檔案內(nèi)容失真問題，直接影響人事檔案的規(guī)范管理和使用價(jià)值。檔案管理部門必須與時(shí)俱進(jìn)，本著對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)本人和他人負(fù)責(zé)的原則，科學(xué)謹(jǐn)慎地做好人事檔案管理工作，防范和消除人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象

基層干部職工人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的主要依據(jù)，在人才預(yù)測(cè)、人力資源開發(fā)等方面具有重要作用。人事檔案內(nèi)容失真問題的出現(xiàn)，對(duì)人事檔案的規(guī)范管理造成了隱患，直接影響了人事檔案的規(guī)范化管理和使用價(jià)值。加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，防范和消除失真，對(duì)發(fā)掘人事檔案的利用價(jià)值，提高管理水平非常重要。

一、基層人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象分析

1.基層人事檔案內(nèi)容失真的表現(xiàn)形式

一是檔案資料缺失。需要存檔的人事信息種類有10余種，但有的基層單位在收集和歸檔階段存在檔案種類缺項(xiàng)；有的對(duì)臨時(shí)聘用人員、離崗干部職工離職期間人事檔案的收集缺位；還有的對(duì)一些早年工作經(jīng)歷復(fù)雜的老同志檔案缺失的補(bǔ)救不及時(shí)，存在檔案遺漏問題。

二是檔案管理不規(guī)范。由于檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)水平、管理人員業(yè)務(wù)水平、歷史原因等因素影響，基層單位產(chǎn)生的人事檔案往往不規(guī)范。筆者發(fā)現(xiàn)，基層單位形成的紙質(zhì)檔案常常大小不一，填寫用筆、墨水不符合要求。有的內(nèi)容填寫不全，蓋章和簽字環(huán)節(jié)存在缺項(xiàng)等等。還有的管理制度不健全，即使掛在墻上也形同虛設(shè)。這類單位往往沒有專門的檔案室和專職檔案管理員，檔案存放混亂，管理混亂。

三是檔案信息失真。從筆者工作經(jīng)驗(yàn)來看，基層干部檔案失真主要表現(xiàn)在干部職工“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡、學(xué)歷）及獎(jiǎng)懲等方面。個(gè)別干部職工的年齡在檔案里能找到多個(gè)版本，或出現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤。如按有的干部職工本人主張的年齡推算，其參加工作時(shí)間和生育小孩時(shí)間均應(yīng)在未成年階段，與事實(shí)不符；有的干部學(xué)歷不實(shí)，本人主張的學(xué)歷既無學(xué)籍檔案，也查找不到印證資料；還有的干部，隨意捏造名譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)，或者擅自將黨紀(jì)政紀(jì)對(duì)本人的處分決定從檔案中抽出銷毀；更有甚者，為了達(dá)到一己之私，擅自涂改檔案。

二、基層人事檔案內(nèi)容失真問題的應(yīng)對(duì)策略

1.加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳教育

檔案宣傳是檔案工作的重要組成部分，是提高公民檔案意識(shí)，增強(qiáng)檔案法制觀念，推進(jìn)依法治檔，促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要手段。要大力宣傳貫徹《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，贏得廣大干部職工的理解和支持。通過檔案宣傳，使廣大干部職工了解檔案，認(rèn)識(shí)檔案。加大對(duì)檔案執(zhí)法典型案例查處的宣傳力度，使廣大干部職工能汲取教訓(xùn)、引以為戒，營(yíng)造依法行政、依法形成檔案和管理檔案的良好法制氛圍。

2.健全檔案管理體系

干部人事檔案與其他機(jī)關(guān)檔案相比較，更具有真實(shí)性、完整性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)要性等。人事檔案是基層單位檔案保密的重點(diǎn)。不僅要依法建立和完善廣泛意義的檔案管理制度，還要根據(jù)本單位實(shí)際，建立健全人事檔案形成、建檔、查閱等制度。同時(shí)，還要建立主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、檔案人員崗位責(zé)任制等。對(duì)瀏覽過人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)或者查閱人員都實(shí)行審批制度和實(shí)名登記制度，使檔案工作做到有法可依，有章可循。建立信息動(dòng)態(tài)更新制度，及時(shí)收集本單位人員調(diào)整、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等信息，并及時(shí)將有關(guān)資料送交檔案管理部門存檔備查。

3.培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

要選拔政治素質(zhì)過硬，黨性和原則性強(qiáng)，文化水平高的干部承擔(dān)干部人事檔案管理工作。不斷加強(qiáng)政治思想教育，積極組織參加上級(jí)舉辦的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)和教育檔案工作者對(duì)黨忠誠(chéng)，熱愛檔案事業(yè)，恪盡職守，并熟練掌握檔案學(xué)及相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案法律法規(guī)，做到依法依規(guī)管理檔案。

4.嚴(yán)防失真信息進(jìn)入檔案

一是要把好檔案信息形成源頭關(guān)。檔案主體和基層組織形成的第一手資料是直接影響檔案信息真實(shí)度和規(guī)范度的關(guān)鍵。凡個(gè)人填寫提交的資料，基礎(chǔ)信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確。屬于單位填寫的，相關(guān)部門要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做出結(jié)論，確保信息客觀公正。暫不能做出結(jié)論的要予以說明，直到材料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤后方能簽字蓋章；二是嚴(yán)把檔案信息甄別審查關(guān)。對(duì)即將歸入檔案信息的資料，組織人事部門和檔案管理部門要分別予以甄別審查。只有應(yīng)當(dāng)歸檔的信息，以及完整、真實(shí)、符合規(guī)定的信息才能允許進(jìn)入檔案體系；三是嚴(yán)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。對(duì)需要發(fā)生檔案信息轉(zhuǎn)遞的，檔案人員接到調(diào)檔函后，要將其人事檔案材料認(rèn)真核對(duì)，并分類、編號(hào)、裝訂，填寫檔案回執(zhí)單，密封后加蓋公章，通過機(jī)要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴(yán)禁個(gè)人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。

5.及時(shí)補(bǔ)救和糾偏檔案信息資料

干部職工人事檔案種類，不外乎履歷、自傳、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史情況的審查材料、參加中共、共青團(tuán)及民主黨派的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料，以及錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇等幾類材料。對(duì)確實(shí)存在信息缺失等問題的，要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》及其《工作細(xì)則》規(guī)定，采取以檔補(bǔ)檔等方法，補(bǔ)救缺失的干部人事檔案，保證干部人事檔案的完整性、原始性、真實(shí)性。對(duì)檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的弄虛作假現(xiàn)象應(yīng)積極糾正。從筆者數(shù)十年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)來看，干部職工“三齡一歷”等最容易發(fā)生檔案信息錯(cuò)誤。對(duì)臨近退休的老同志出現(xiàn)年齡不一致的，要依據(jù)中組部、人事部、公安部聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休等手續(xù)時(shí)認(rèn)定出生日期問題的通知》精神，認(rèn)定干部的出生日期。不能確定的，可會(huì)同該同志居住所在地派出所進(jìn)行查證，查實(shí)的出生日期按有關(guān)權(quán)限批準(zhǔn)后，可作為認(rèn)定干部出生日期的依據(jù)。對(duì)無法通過正常程序查證的，可按照有關(guān)文件規(guī)定要求以干部檔案或戶口中最早材料記載的出生日期為依據(jù)；工齡的認(rèn)定，應(yīng)以本人檔案中登記表或原始憑證（工資表等）為依據(jù)，或以參加工作時(shí)間相距最近的登記表為依據(jù)。對(duì)政策允許放寬更改的工齡，按組織部門批準(zhǔn)的更改工齡審批執(zhí)行；對(duì)學(xué)歷的認(rèn)定，必須以教育部承認(rèn)的為準(zhǔn)?！暗诙W(xué)歷”要按照上級(jí)行政主管部門或?qū)W歷頒發(fā)單位的規(guī)定執(zhí)行。

6.加強(qiáng)監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)

應(yīng)當(dāng)開展經(jīng)常性檔案管理工作督查和指導(dǎo)，防患于未然。定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是對(duì)承擔(dān)檔案管理工作的新同志，應(yīng)采取老同志傳、幫、帶，以及專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、觀摩學(xué)習(xí)等方式，使其迅速進(jìn)入角色，成為檔案管理行家里手。