文/張秀國(guó)

項(xiàng)目檔案管理工作是項(xiàng)目企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中的重要組成部分，作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)務(wù)必對(duì)本單位的檔案工作給予足夠重視；作為企業(yè)檔案管理人員，要堅(jiān)持執(zhí)行“四同步”制度，在項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，為工程的建設(shè)、驗(yàn)收、竣工、維修、運(yùn)行提供有力依據(jù)

施工企業(yè)做好對(duì)自身項(xiàng)目檔案的收集與歸檔工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著無(wú)可替代的重要作用。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)務(wù)必對(duì)自身的檔案管理給予足夠重視，而身為企業(yè)檔案管理人員，要以身作則，按規(guī)章制度，確保檔案收集與歸檔工作的有序開展。

一、國(guó)有施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案收集歸檔中存在的問題

1.項(xiàng)目施工人員檔案意識(shí)淡薄

目前國(guó)有施工企業(yè)重生產(chǎn)，輕管理，從工程項(xiàng)目經(jīng)理、工程技術(shù)人員等均未對(duì)工程項(xiàng)目檔案給予足夠的重視，沒有固定的資料員，大多數(shù)為外聘資料員。工程完工后，人員解聘，只留項(xiàng)目結(jié)算的工經(jīng)人員，工經(jīng)人員只重視與甲方結(jié)算，不注重資料歸檔，導(dǎo)致項(xiàng)目收尾資料處于不受控狀態(tài)，往往對(duì)于企業(yè)維權(quán)來(lái)說(shuō)，很重要的工程收尾結(jié)算資料缺失非常嚴(yán)重，以至于企業(yè)在項(xiàng)目清收清欠工作中處于無(wú)資料依據(jù)的被動(dòng)的局面。再者，由于國(guó)有施工企業(yè)項(xiàng)目遍布全國(guó)各地，人員流動(dòng)性大，頻繁調(diào)配，資料員外聘不固定，工程項(xiàng)目施工過程中產(chǎn)生的資料檔案不能統(tǒng)一集中管理，往往由項(xiàng)目部各部門各自負(fù)責(zé)等一系列問題，從而導(dǎo)致資料收集歸檔不完整、不規(guī)范，移交企業(yè)檔案室的項(xiàng)目檔案五花八門。

2.施工企業(yè)缺少專職資料員和對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)

隨著企業(yè)子公司以及項(xiàng)目部門的增多，相應(yīng)的資料檔案人員卻并未有所增長(zhǎng)，資料檔案搜集工作職能依賴于工程項(xiàng)目的技術(shù)人員或項(xiàng)目辦公室職員來(lái)兼職完成。由于這些兼職人員畢竟此前并未接觸過專業(yè)培訓(xùn)，以致其所開展的檔案管理工作，無(wú)論是在歸檔資料的質(zhì)量、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔規(guī)范以及搜集范圍等各方面均難以達(dá)到專業(yè)化要求。此外，企業(yè)改制要求崗位定編，好多企業(yè)只設(shè)綜合檔案室，管理企業(yè)各門類檔案，而且定編只有一人，甚至有些還兼職辦公室其他崗位，導(dǎo)致他們只忙于應(yīng)付基本的檔案管理，而不能有效、及時(shí)地對(duì)項(xiàng)目檔案歸檔情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo)，項(xiàng)目檔案收集過程中的問題不能得到及時(shí)督導(dǎo)整改。上述諸多因素致使資料搜集不及時(shí)、不完整或是不規(guī)范現(xiàn)象極為常見，項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量也就無(wú)法得到有效保障。

3.施工企業(yè)工程項(xiàng)目規(guī)章制度執(zhí)行不到位

許多國(guó)有施工企業(yè)因?qū)⒛抗膺^于集中到效益的追求與成本的節(jié)約方面，故而在資料檔案的歸檔整理上，大多僅是以滿足甲方要求為目標(biāo)，管理制度形同虛設(shè)，執(zhí)行力不夠。為不影響項(xiàng)目管理人員績(jī)效考核兌現(xiàn)，交給企業(yè)檔案室的資料全部為復(fù)印件。如此管理檔案的態(tài)度，勢(shì)必導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料不完善，質(zhì)量嚴(yán)重不合格，從而無(wú)法反映建筑項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研開發(fā)、企業(yè)維權(quán)發(fā)揮不了應(yīng)有的價(jià)值和作用，這不僅是對(duì)企業(yè)的不負(fù)責(zé)，甚至將嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展。

二、解決國(guó)有施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案收集歸檔問題的策略

1.企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視是項(xiàng)目檔案收集歸檔有效開展的重要基礎(chǔ)

要想確保企業(yè)項(xiàng)目檔案歸檔與收集工作的有效落實(shí)，身為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)論任何時(shí)期，均應(yīng)對(duì)企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理工作給予足夠重視，繼而積極將檔案收集與管理的思想傳達(dá)至每一名員工，提高企業(yè)全員檔案管理意識(shí)。項(xiàng)目部應(yīng)建立項(xiàng)目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，項(xiàng)目總工程師為項(xiàng)目檔案管理第一負(fù)責(zé)人，并成立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確每個(gè)人的工作職責(zé)，各個(gè)部門指定一名檔案管理歸檔聯(lián)絡(luò)人，收集本部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的檔案資料，將檔案資料收集歸檔工作納入員工日?？己酥?。身為項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目總工程師，應(yīng)積極參與到項(xiàng)目檔案管理工作中，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目進(jìn)度同步進(jìn)行。定期召開項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)展工作會(huì)議，確保工程項(xiàng)目檔案工作從立項(xiàng)開始順利進(jìn)行。

2.保證人員到位、穩(wěn)定，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

其一，嚴(yán)格實(shí)施資料員持證上崗制度。施工企業(yè)需結(jié)合實(shí)際情況，把資料員培訓(xùn)歸納到“五大員”，即安全員、施工員、材料員、監(jiān)理員以及預(yù)算員的培訓(xùn)行列當(dāng)中。其二，確保工程項(xiàng)目資料員的穩(wěn)定，資料員不得隨意更換，避免出現(xiàn)工程部技術(shù)人員代簽代交資料的現(xiàn)象，以防因人為因素造成檔案資料丟失，確保項(xiàng)目檔案資料收集工作的連續(xù)性、完整。其三，加強(qiáng)項(xiàng)目部各部門之前的溝通，確保資料檔案收集渠道的通暢，對(duì)工程項(xiàng)目技術(shù)人員開展檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、信息以及法律法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn)，以此促進(jìn)其檔案意識(shí)的提升，掌握工程項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔要求等等，積極主動(dòng)配合資料員的檔案收集歸檔工作。同時(shí)企業(yè)應(yīng)不定期組織檔案人員參加內(nèi)、外部相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平。

3.建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，堅(jiān)持執(zhí)行“四同步”制度

首先，建立健全項(xiàng)目檔案管理制度。建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成的材料多，特別是重難點(diǎn)項(xiàng)目，涉及的部門和環(huán)節(jié)眾多，所以要想使項(xiàng)目檔案管理做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，就要對(duì)檔案管理制度予以有效完善。相關(guān)管理者需結(jié)合工程建設(shè)的實(shí)際情況，根據(jù)法律法規(guī)要求建立切實(shí)有效的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)已有檔案管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)各部門管理職能范圍，編制針對(duì)項(xiàng)目的檔案歸檔指南，指南中應(yīng)明確項(xiàng)目部各部門應(yīng)歸檔、移交的資料范圍、時(shí)間期限，移交對(duì)應(yīng)的企業(yè)各職能部門。這樣在很大程度上避免因項(xiàng)目工期長(zhǎng)，甚至項(xiàng)目收尾過程后續(xù)資料歸檔不完善的情況，同時(shí)讓企業(yè)各職能門參與到項(xiàng)目檔案收集工作中，而不是單靠檔案部門與項(xiàng)目部對(duì)接。以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建監(jiān)管體制，增強(qiáng)管理制度的執(zhí)行力度，并定期對(duì)各個(gè)部門予以檢查，若發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行處理與糾正，確保項(xiàng)目檔案收集與歸檔工作在一個(gè)健康的環(huán)境當(dāng)中進(jìn)行，做到有法可依有章可循。

其次，堅(jiān)持執(zhí)行“四同步”制度，即項(xiàng)目前期策劃與提出項(xiàng)目文件材料歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累同步，項(xiàng)目成果的驗(yàn)收、鑒定與驗(yàn)收項(xiàng)目檔案資料歸檔同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目檔案資料完全歸檔同步。

總之，項(xiàng)目檔案管理收集工作是國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中的重要組成部分，企業(yè)應(yīng)對(duì)此給予足夠重視，積極對(duì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析和解決，不斷提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量，更好地為企業(yè)發(fā)展壯大發(fā)揮作用的同時(shí)確保工程質(zhì)量，創(chuàng)造更高的社會(huì)效益。