譚海軍

摘要：隨著企業(yè)體制機(jī)制改革不斷深化，企業(yè)辦公室文秘工作肩負(fù)著以文輔政的重?fù)?dān)，傳統(tǒng)意義上的秘書已經(jīng)不能勝任現(xiàn)代企業(yè)對(duì)秘書工作的要求，秘書被賦予更多的工作與職責(zé)，需要提升自己成為高水平的綜合性人才，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。本文探討了當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題及對(duì)策，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，提高工作效率和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室文秘；問題及對(duì)策

一、提高自身能力

做好企業(yè)辦公室文秘工作最直接的就是提高自身能力，文秘工作的性質(zhì)決定了對(duì)其有較為全面的要求，其中最主要的有學(xué)習(xí)能力、寫作能力和綜合協(xié)調(diào)能力。

1.提升學(xué)習(xí)能力

要樹立文秘良好的外在形象，講究文秘禮儀，提升學(xué)習(xí)能力是必不可少的。社會(huì)不斷變化發(fā)展，企業(yè)加快更新步伐，知識(shí)更是日新月異。做企業(yè)文秘如果死守原有經(jīng)驗(yàn)，就只能固步自封，逐漸被時(shí)代所淘汰。提升學(xué)習(xí)能力，一是要更新文秘相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。業(yè)務(wù)知識(shí)對(duì)任何職場人士來說都是基本技能，是工作的“飯碗”。企業(yè)的發(fā)展是思路的更新，大到企業(yè)制度方針改變，小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷發(fā)展變化的。作為辦公室文秘，只有接受新的業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷更新才能真正做好企業(yè)的日常工作。二是學(xué)習(xí)政策理論。可以說一個(gè)不熟悉國家方針政策，不了解時(shí)事行情，不清楚行業(yè)動(dòng)態(tài)的人是做不好企業(yè)文秘工作的。為此有些企業(yè)專門設(shè)立了理論研究部門，針對(duì)國家大政方針、宏觀調(diào)控動(dòng)向，為企業(yè)自身發(fā)展尋求更好道路和方向。企業(yè)辦公室文秘作為企業(yè)管理的助手，就是要懂政治、講經(jīng)濟(jì)、知法規(guī)，更要做到擅觀察、?？偨Y(jié)、勤分析。三是學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)管理。企業(yè)辦公室文秘作為日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領(lǐng)導(dǎo)思想的傳達(dá)者，很多時(shí)候需要“站在領(lǐng)導(dǎo)的角度”看待問題，這時(shí)就需要學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)“參謀”。

2.提升寫作能力

企業(yè)辦公室文秘除了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)“參謀”，最基本的工作應(yīng)該是文案寫作。文秘接觸最多的應(yīng)該是會(huì)議籌備也就需要做會(huì)議記錄、紀(jì)要及會(huì)后宣傳，還有公司各類公文起草，涉及公司制度、公司發(fā)文等，還有企業(yè)的宣傳工作。上述各項(xiàng)工作，除了基本的格式要求，最重要的是堅(jiān)實(shí)的文字基礎(chǔ)和過硬的寫作能力。提高寫作能力是一個(gè)不斷積累的過程。這要求我們?nèi)粘９ぷ髦?，不放棄任何可以鍛煉自己文筆的機(jī)會(huì)，不小看任何文體，一個(gè)通知也要字句通順、邏輯清晰、格式準(zhǔn)確。除日常工作以外，要多看、多讀、多背、多想，多看好文章，提升知識(shí)儲(chǔ)備，多背好句子，做好文字儲(chǔ)備。有時(shí)候在寫作中不知道怎么對(duì)文章內(nèi)容進(jìn)行歸納提煉形成一個(gè)引人注目的小標(biāo)題，這時(shí)突然冒出的“點(diǎn)子”就跟平時(shí)的積累不無關(guān)系，而這些“點(diǎn)子”往往就是領(lǐng)導(dǎo)欣賞的。

3.提升協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)能力體現(xiàn)企業(yè)辦公室文秘的綜合素質(zhì)，影響文秘上傳下達(dá)的實(shí)效。提高協(xié)調(diào)能力，就要正確處理工作各項(xiàng)目的關(guān)系，文秘工作事項(xiàng)較為繁雜，涉及有日常事務(wù)、臨時(shí)任務(wù)、各項(xiàng)活動(dòng)等，需要文秘分清主次，拿捏輕重；提高協(xié)調(diào)能力，也要正確處理組織間的關(guān)系，對(duì)內(nèi)主要是各級(jí)關(guān)系，對(duì)外為各個(gè)組織單位之間的關(guān)系；提高協(xié)調(diào)能力，還要正確處理人際關(guān)系，正確處理上下級(jí)關(guān)系，擁有良好的人際關(guān)系，能為秘書工作起到良好的推動(dòng)作用。

二、樹立三個(gè)意識(shí)

1.樹立創(chuàng)新意識(shí)

在國家提倡“全民創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的時(shí)候，關(guān)鍵是企業(yè)要加快實(shí)現(xiàn)開放式創(chuàng)新，具體到辦公室文秘個(gè)人上也要牢固樹立創(chuàng)新意識(shí)，要以創(chuàng)新的精神去接受、思考、研究本職工作，迎接新問題、新常態(tài)。做到不以舊思維做新工作，不以舊方法走新道路，才能不以舊標(biāo)準(zhǔn)上新臺(tái)階，才能永葆秘書職業(yè)的生機(jī)和活力，全面發(fā)揮文秘職能作用，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

2.樹立服務(wù)意識(shí)

作為企業(yè)辦公室文秘，要充分意識(shí)到辦公室在整個(gè)企業(yè)當(dāng)中的作用和宗旨那就是服務(wù)。可以說服務(wù)意識(shí)就是文秘的事業(yè)的生命線。一個(gè)文秘，他可以規(guī)范地接聽電話、禮貌地詢問事宜、合理地回答問題，但如果沒有樹立服務(wù)意識(shí)，只是機(jī)械地完成工作，那么這樣的工作是生硬、模式化的工作。秘書職業(yè)特點(diǎn)決定其接近權(quán)力中心而沒有決策權(quán)，這就需要秘書真正樹立服務(wù)意識(shí)，調(diào)整心態(tài)，做到“干練而低調(diào)”。

3.樹立奉獻(xiàn)意識(shí)

作為企業(yè)辦公室文秘要充分認(rèn)識(shí)到辦公室的職能和職業(yè)的特性。辦公室工作，可以說是默默無聞，不求回報(bào)的。比如起草的講稿，如能被領(lǐng)導(dǎo)一字不差地念出來，這是對(duì)文秘工作的肯定，應(yīng)該為此感到欣喜。所做的后勤工作。員工們感受到了企業(yè)關(guān)懷就是自己工作做到位的一種體現(xiàn)。在企業(yè)辦公室文秘的位置上，就是要樹立奉獻(xiàn)意識(shí)，堅(jiān)守崗位、默默奉獻(xiàn)；在工作中，關(guān)心集體，關(guān)注員工冷暖，為企業(yè)運(yùn)作創(chuàng)造有力條件；在作風(fēng)上，顧大局、識(shí)大體，既要高屋建瓴也要細(xì)致入微。

三、重視文秘禮儀

上述能力和意識(shí)的外化表現(xiàn)就是禮儀。文秘禮儀是文秘自身觀念、意識(shí)、素質(zhì)和行為方式的總和。負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、溝通內(nèi)外的企業(yè)辦公室文秘除了掌握基本的文秘知識(shí)，具備較好的工作能力外，更應(yīng)該樹立形象意識(shí)，提升禮儀修養(yǎng)，以適應(yīng)不同場合的規(guī)范禮儀。禮儀是人們?cè)谏鐣?huì)、道德、習(xí)俗、宗教等方面所認(rèn)同和遵守的行為規(guī)范或準(zhǔn)則，是文明程度和道德修養(yǎng)的一種外在表現(xiàn)形式。秘書禮儀，是秘書在工作、社會(huì)活動(dòng)中，為塑造個(gè)人以及組織的良好形象，向相關(guān)交流對(duì)象表示尊重及友好的規(guī)范或程序，是秘書日常工作的重要組成部分，涉及內(nèi)容為辦公、接待、外事、社交、形象禮儀等。秘書人員處于企業(yè)對(duì)外交流的前沿，是企業(yè)的形象，秘書人員禮儀是否合乎規(guī)范反映了所代表的企業(yè)的形象高低，有了良好的秘書禮儀不僅樹立形象、便于工作也有利于展示個(gè)人價(jià)值，獲得認(rèn)可，因此企業(yè)辦公室文秘需特別重視文秘禮儀。

四、結(jié)語

結(jié)合文秘工作對(duì)如何做好新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考。其中最大的體會(huì)是，企業(yè)辦公室文秘工作者是一個(gè)奉獻(xiàn)大于索取、工作不出政績的崗位，可謂“好漢子”不想干，“賴漢子”干不了，選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻(xiàn)精神。探討做好企業(yè)辦公室文秘工作的思路和方法，就是要更好地找出企業(yè)辦公室文秘工作的規(guī)律，提高企業(yè)文秘工作的效率，使文秘工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。