王希軍

摘 要：隨著信息化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用推廣，結(jié)合公司實(shí)際情況，本文談?wù)劵贓RP系統(tǒng)（企業(yè)資源計(jì)劃，以下簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”）開展物資管理的新模式，以及按照ERP系統(tǒng)的物資管理的業(yè)務(wù)范圍，如何做到物資管理在預(yù)算、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)、庫(kù)存、核算及結(jié)算等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的推廣應(yīng)用，并淺談筆者自身在處理物資管理業(yè)務(wù)時(shí)遇到的問題、解決方法以及對(duì)ERP系統(tǒng)內(nèi)物資管理新模式的不成熟的想法和意見。

關(guān)鍵詞：ERP；物資管理；采購(gòu)

ERP是Enterprise Resource Planning，也就是企業(yè)資源計(jì)劃的簡(jiǎn)稱，基于系統(tǒng)化管理思想，在信息技術(shù)應(yīng)用下，為企業(yè)決策層以及員工構(gòu)建決策運(yùn)行管理平臺(tái)。這一平臺(tái)是建立在物料需求計(jì)劃發(fā)展基礎(chǔ)上，所得的新一代集成化管理信息系統(tǒng)。

物料管理（MM）模塊主要功能介紹

物料需求計(jì)劃

在倉(cāng)庫(kù)/庫(kù)存系統(tǒng)應(yīng)用中，MM模塊能夠?yàn)槠髽I(yè)決策以及管理提供物料需求計(jì)劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，分析物料需求來源以及計(jì)算方式等。在物料消耗需求計(jì)劃分析基礎(chǔ)上，依照消耗數(shù)據(jù)得出第二次訂單點(diǎn)原則或者制定采購(gòu)計(jì)劃，并采用采購(gòu)申請(qǐng)方式記錄其他需求，配備采購(gòu)人員，基于此，能夠?qū)⒂唵螖?shù)量以及服務(wù)級(jí)別確定下來。

采購(gòu)

采購(gòu)本身的功能比較強(qiáng)大，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)其處理過程的有效優(yōu)化，也就是從提出采購(gòu)申請(qǐng)生成訂單，到之后的采購(gòu)訂單制定以及長(zhǎng)期采購(gòu)協(xié)議制定。在系統(tǒng)應(yīng)用中，能夠在事先設(shè)置采購(gòu)框架協(xié)議的應(yīng)用基礎(chǔ)上自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)椴少?gòu)訂單。另外，采用信息記錄方式，可以對(duì)采購(gòu)員對(duì)采購(gòu)價(jià)格擅自更改起到一定限制作用，并基于此構(gòu)建科學(xué)合理的監(jiān)控采購(gòu)過程體系，系統(tǒng)可查詢庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存可用量、供應(yīng)商、采購(gòu)訂單歷史、交貨時(shí)間及未結(jié)訂單數(shù)量等（異常）情況，以便采購(gòu)人員更加真實(shí)地掌握采購(gòu)信息。

庫(kù)存管理

庫(kù)存管理單元也就是物料收發(fā)的整個(gè)過程，不但要進(jìn)行采購(gòu)收貨以及采購(gòu)?fù)素?，同時(shí)也需要進(jìn)行庫(kù)存轉(zhuǎn)移、生產(chǎn)收發(fā)、庫(kù)存調(diào)整等等，甚至在管理過程中也需要完成跨公司、工廠的轉(zhuǎn)移工作。庫(kù)存管理系統(tǒng)運(yùn)行中，需要將系統(tǒng)操作時(shí)間以及過賬時(shí)間記錄下來，也可以將實(shí)際操作中的單據(jù)號(hào)碼記錄下來，便于之后的查詢以及搜索功能。

倉(cāng)庫(kù)管理

倉(cāng)庫(kù)管理也就是庫(kù)位管理。依照具體的功能，也可以將其稱為倉(cāng)儲(chǔ)位置，可以將倉(cāng)庫(kù)分為不同的物料或邏輯單元，可以隨機(jī)地組織和管理，也可以按貨位進(jìn)行管理，記錄每個(gè)貨位的移動(dòng)信息。

發(fā)票校驗(yàn)

這一過程是針對(duì)供應(yīng)商提供發(fā)票實(shí)施確認(rèn)的過程，確保發(fā)票上的數(shù)據(jù)能夠和采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)以及收貨（包含質(zhì)檢）數(shù)據(jù)相互匹配。在實(shí)際環(huán)境中，財(cái)務(wù)在管理過程中，需要針對(duì)采購(gòu)訂單上的價(jià)格以及交期和收貨發(fā)票進(jìn)行對(duì)比，以此對(duì)支付或凍結(jié)付款情況進(jìn)行判定。

ERP系統(tǒng)下采購(gòu)管理的主要特點(diǎn)

第一，整個(gè)管理系統(tǒng)建立在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上，必須要依照之前設(shè)定的流程模式制定相關(guān)操作，采購(gòu)人員需要嚴(yán)格依照采購(gòu)流程逐層執(zhí)行，每一級(jí)均需要提交審批，保障可以完成整個(gè)業(yè)務(wù)；第二，基于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的ERP系統(tǒng)可以匯總所有物料采購(gòu)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行對(duì)比分析，從而有效掌握物料流轉(zhuǎn)特點(diǎn)，全面把握物料采購(gòu)價(jià)格變化趨勢(shì)，并實(shí)施物流集中化采購(gòu)；第三，ERP系統(tǒng)內(nèi)如果需要新加各種物料或者入網(wǎng)供應(yīng)商，首先需要對(duì)其實(shí)施審核，確保資質(zhì)能夠滿足要求后，才可以建立主數(shù)據(jù)，不然系統(tǒng)將會(huì)對(duì)其拒絕執(zhí)行；第四，嚴(yán)格控制付款程序。付款時(shí)，物料規(guī)格性能、合格數(shù)量、交貨日期是否與采購(gòu)訂單一致，幾方面都相符才能執(zhí)行付款程序。

基于ERP系統(tǒng)的物資管理的優(yōu)勢(shì)

基于ERP系統(tǒng)的物資管理模式要比舊模式快捷、便利，但還需要對(duì)其實(shí)施完善以及優(yōu)化，進(jìn)而在現(xiàn)代化管理要求下保障其可以滿足需求。主要有以下幾點(diǎn)：

ERP系統(tǒng)屬于先進(jìn)管理軟件，在應(yīng)用過程中擁有現(xiàn)代化的管理理念，因此在設(shè)計(jì)過程中，對(duì)其設(shè)計(jì)思路、模塊建立以及方案等均進(jìn)行了無數(shù)次試驗(yàn)、摸索以及優(yōu)化改進(jìn)，整體建立在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上，有效應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息處理技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)管理流程進(jìn)行了優(yōu)化，并構(gòu)建了標(biāo)準(zhǔn)化流程模型，能夠?yàn)槠髽I(yè)管理提供全過程科學(xué)合理的管理流程。

ERP系統(tǒng)的采購(gòu)管理可實(shí)現(xiàn)“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”，和傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式相比，這是最顯著的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。

ERP系統(tǒng)應(yīng)用的重要效果

借助SAP-ERP系統(tǒng)，以一種煙用材料的編碼為例，可以熟練地在系統(tǒng)中查詢到該物料的訂單、入庫(kù)、出庫(kù)、轉(zhuǎn)庫(kù)、調(diào)劑、發(fā)票、結(jié)算等相關(guān)信息，及時(shí)有效地掌握單個(gè)煙用材料的各種情況，做好煙用材料的保障供應(yīng)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，ERP管理系統(tǒng)在實(shí)際工作中還存在一系列和ERP要求不相符的問題，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況和業(yè)務(wù)崗位職責(zé)進(jìn)行持續(xù)不斷的用戶培訓(xùn)，實(shí)實(shí)在在地把系統(tǒng)應(yīng)用到實(shí)際工作中，讓使用的員工能感受到系統(tǒng)帶來的準(zhǔn)確、便捷、便利，從而顯著提升系統(tǒng)應(yīng)用水平以及管理質(zhì)量，促進(jìn)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用推廣，讓ERP系統(tǒng)成為提升企業(yè)生產(chǎn)效率以及管理質(zhì)量的重要?jiǎng)恿?。同時(shí)，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用還可以顯著提高企業(yè)內(nèi)部管控能力，為企業(yè)發(fā)展決策的制定提供準(zhǔn)確、全面以及科學(xué)的數(shù)據(jù)。

（作者單位：陜西中煙物資采購(gòu)中心）

【參考文獻(xiàn)】

[1]文洋，尹鳳霞.SAP從入門到精通[M].人民郵電出版社，2010.