王金玉

摘要：許多民辦幼兒園在中途會有管理者流動，而新進(jìn)的管理者往往不知道如何下手，面對這種情況我們最初的文件管理非常重要。本文主要探討幼兒園的規(guī)范化文件管理。

關(guān)鍵詞：幼兒園；規(guī)范化；文件管理

一、引言

前蘇聯(lián)國家領(lǐng)導(dǎo)人列寧說，信任固然好，監(jiān)控更重要，國際戰(zhàn)略管理顧問林正大說，授權(quán)就像放風(fēng)箏，部屬能力弱線就要收一收，部屬能力強(qiáng)了就要放一放。我們在實際運(yùn)作中有兩個原則要堅持，一是統(tǒng)計原則，二是互查原則。

二、幼兒園文件的規(guī)范化管理策略

首先把幼兒園的文件分成幾個部門來管理，根據(jù)事物的重要性分別是1安全部門、2教學(xué)部門、3人事部門、4保健部門、5后勤部門、6財務(wù)部門、7招生部門、8園務(wù)部門、9對外部門、10民主管理等，同時需要編制詳細(xì)的文件。

教學(xué)部門的資料按照教學(xué)分工分成：園務(wù)資料、教師資料兩大類。其中園務(wù)資料是指園務(wù)計劃及其下面的各種教學(xué)的總的思路以及各年齡段組要達(dá)到的總目標(biāo)，具體是根據(jù)教學(xué)計劃安排下去的各種教學(xué)上面的考核評比及指標(biāo)等資料；而教師的教學(xué)資料是指教師們根據(jù)園務(wù)計劃的方向而制定出來的自己班級這個學(xué)期的系列文件，比如：班級計劃、周計劃、教案、隨筆、考勤等資料，每個學(xué)期結(jié)束后園務(wù)必須收集各班級教師的手工版本和電子版本的同步資料后歸檔，這樣便于下個學(xué)期的工作展開。就像著名的企業(yè)管理學(xué)教授沃.貝尼斯所說的，員工培訓(xùn)是企業(yè)風(fēng)險最小，收益最大的戰(zhàn)略性投資，企業(yè)的成功靠團(tuán)隊，而不是靠個人，所以員工們的培訓(xùn)是非常有意義的事情，在學(xué)期結(jié)束前，要通知班各組，做資料前一定要統(tǒng)一好格式，比如：標(biāo)題字要幾？文章內(nèi)容字要幾號？什么字體？頁面設(shè)置要上下左右各多少？建立文件時一級文件名字怎么建？二級文件名字要怎么建？頁眉怎么設(shè)置？頁數(shù)怎么設(shè)置？裝訂要如何打印封面，裝訂要如何統(tǒng)一？這個每個老師交上來的資料基本上都會統(tǒng)一規(guī)范，不會亂的各自為政。而且一定要讓組長先做范本出來后讓管理者先看，等組長的資料合格后，其他人的資料按照這個范本來執(zhí)行，否則等大家都做好后再去修改的話就會有怨言了。

人事部門的資料分為：員工信息類、工資類、合同類、其他證明類文件。其中員工信息類又分為：花名冊、證件等信息；工資類就存儲員工工資及各類相對應(yīng)的考核的最終結(jié)果，當(dāng)然這個文件和教學(xué)內(nèi)的考核的區(qū)別是一種是考核的前期信息，而這里的考核的結(jié)果部分直接對應(yīng)工資的情況，也就是最終的考核結(jié)果資料。合同就是各種員工合同的范本，隨時備用；其他證明文件是指各種和員工有關(guān)的證明及介紹信等的范本文件。

保健部門的資料管理者也要收集，保健計劃和保健的文件目錄必須要有，這樣園務(wù)管理人員就可以知道保健工作主要有哪些內(nèi)容，并且要一一過目，這樣如果保健要換人，您就可以知道保健的工作有哪些范圍，另外保健有哪些文件范本也要一一上交到園務(wù)文件歸檔中，當(dāng)然最好每學(xué)期末要把保健有的電子版本都要收集上來，手工的要有范本。今后如果有保健人員流動也不必?fù)?dān)心無從下手。

后勤部門的文件一般是指各種財產(chǎn)物資的統(tǒng)計，包含維修統(tǒng)計，其有幾個表格不能少，比如每個班級里面桌子、椅子、小床、電視什么什么的班級物品登記表，還有各處的檢查表，比如：門，窗，水電等的維修登記表，還有購貨后的登記，發(fā)出去用的登記表，還有各種電器的說明書和保修卡等都要保管后登記在電子版上面。每個學(xué)期結(jié)束時要上報各種財產(chǎn)物資的情況，以便給管理者上報需購和需補(bǔ)充的情況。

財務(wù)部門的資料包含了幼兒收費(fèi)情況、會計要的數(shù)據(jù)、各種保險收費(fèi)、春秋游收費(fèi)、各種學(xué)生收費(fèi)通知等，這里面一定要自己再分開會計要的類和自己平時工作要用的類型，因為會計只要結(jié)果性文件，而我們平時的工作比較散亂，所以分開存放會比較清晰，便于交流。

招生部門的資料包含每個學(xué)期的新生登記情況表，新生來園咨詢說辭，新生家長的告知書、新生的保險情況、新生的收費(fèi)情況，新生的體檢情況等資料全部放在新生這個文件內(nèi)，以便統(tǒng)計。

園務(wù)部門的資料一般是園務(wù)通知等資料，包含園務(wù)發(fā)布給教師，給家長的信息，以及一些眼下要做的事情都要?dú)w集在園務(wù)內(nèi)，包含反饋情況，等這個件事情結(jié)束后再按照分布存到那個該存的地方去。

對外部門的文件一般存放上級發(fā)來的文件，以及要發(fā)給上級的文件，還有各種和房東發(fā)生的，和銀行發(fā)生的等外部單位的文件，因為有許多文件是每年都要上報一次的，如果有保留的話就會便于來年上報。

民主管理工作包含了家委會資料、教師代表大會、工會等資料，其中家委會工作中應(yīng)包含各類和家長有關(guān)的聯(lián)系資料，比如家長開放日資料等都可以放在里面；教師代表大會和工會資料也是對應(yīng)相應(yīng)的教師開會及工會活動等資料，這些資料最好按年保存，因為都有連續(xù)性。這些資料有幾個基本要素：簽到、交代時間、地址、參加的人物、詳細(xì)流程、內(nèi)容、拍照、會議結(jié)果等要素不可缺。

三、結(jié)語

作為一個管理者，必須要自己做好范本，手把手教好下面的員工如何累計資料，就會事半功倍，有許多幼兒園的管理者一有人員調(diào)動，就不知所措，這個時候開始責(zé)怪當(dāng)事人，而當(dāng)時人說我自己找的到的啊，是您不知道怎么找，到后來就變成了扯皮的事情不了了之了，到了新的學(xué)期又是循環(huán)這樣的結(jié)果，幾個學(xué)期下來也沒有一套可以用的文件，非常辛苦，更談不上更新和完善資料內(nèi)容了。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張琴.探討幼兒園的規(guī)范化文件管理[J].讀與寫（教育教學(xué)刊），2009（9）