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        高校一卡通系統(tǒng)整體核算報(bào)表的優(yōu)化設(shè)計(jì)

        2018-01-22 21:30:23李興良
        現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè) 2017年30期
        關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)

        李興良

        摘要:一卡通系統(tǒng)是高校重要的信息化系統(tǒng)之一。作為一個(gè)具有財(cái)務(wù)特征的系統(tǒng),其自帶的報(bào)表并不能滿足財(cái)務(wù)管理者從宏觀角度把握系統(tǒng)整體財(cái)務(wù)狀況的需求。通過(guò)分析一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn),結(jié)合一卡通系統(tǒng)資金的核算特性,探討一卡通系統(tǒng)整體核算報(bào)表的優(yōu)化設(shè)計(jì),以期為建立一卡通系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化核算報(bào)表提供借鑒,為財(cái)務(wù)管理人員整體把握一卡通系統(tǒng)的財(cái)務(wù)狀況提供參考。

        關(guān)鍵詞:校園一卡通;財(cái)務(wù);核算報(bào)表

        中圖分類(lèi)號(hào):F2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:Adoi:10.19311/j.cnki.16723198.2017.30.023

        1研究背景與研究意義

        高校一卡通系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展,已成為高校校園生活不可或缺的重要系統(tǒng)。雖然隨著掃碼支付、生物識(shí)別等技術(shù)的興起,一卡通的某些功能被替代或弱化,但是在傳統(tǒng)的食堂售飯、淋浴計(jì)費(fèi)領(lǐng)域,一卡通系統(tǒng)因其具有脫網(wǎng)消費(fèi)能力、結(jié)算速度快、適應(yīng)高溫高濕環(huán)境,仍是高校后勤結(jié)算的主力。

        一卡通系統(tǒng)的消費(fèi)結(jié)算和身份認(rèn)證是目前業(yè)界公認(rèn)的兩大功能特性。消費(fèi)結(jié)算是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的資金運(yùn)動(dòng)進(jìn)行記載,從這方面看,一卡通系統(tǒng)本質(zhì)上屬于財(cái)務(wù)性質(zhì)的系統(tǒng)。作為一個(gè)財(cái)務(wù)性質(zhì)的系統(tǒng),財(cái)務(wù)管理人員的關(guān)注點(diǎn)不僅是每日的貨幣資金收支情況,更需關(guān)注系統(tǒng)整體的資金狀況,例如系統(tǒng)記錄的資金是否與實(shí)際資金流轉(zhuǎn)相匹配,系統(tǒng)內(nèi)沉淀資金的構(gòu)成和變化如何等等。

        在國(guó)內(nèi)學(xué)者以財(cái)務(wù)角度對(duì)一卡通系統(tǒng)研究的文獻(xiàn)中,大多數(shù)研究方向聚集在一卡通系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理的積極影響方面;少數(shù)文獻(xiàn)研究了一卡通系統(tǒng)內(nèi)資金的財(cái)務(wù)核算問(wèn)題,主要聚焦在一卡通系統(tǒng)資金的核對(duì)與賬務(wù)處理方面;但鮮有學(xué)者對(duì)一卡通系統(tǒng)報(bào)表的優(yōu)化進(jìn)行研究。本文旨在通過(guò)探討一卡通系統(tǒng)整體核算報(bào)表的優(yōu)化設(shè)計(jì),以期為建立一卡通系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化核算報(bào)表提供借鑒,為財(cái)務(wù)管理人員整體把握一卡通系統(tǒng)的財(cái)務(wù)狀況提供參考。

        2一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)

        一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)是整體核算報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源和依據(jù)。一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)分為兩條路徑,一條是電子資金流,由一卡通系統(tǒng)的電子賬進(jìn)行記載,另一條是實(shí)際資金流,由財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的財(cái)務(wù)賬進(jìn)行記載。兩條路徑分別由兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)進(jìn)行記賬。

        如圖1所示,首先,持卡人通過(guò)個(gè)人資金充值或獲得補(bǔ)助類(lèi)充值向一卡通電子賬戶增值,此時(shí)一卡通系統(tǒng)的資金記錄相應(yīng)增加;財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)根據(jù)充值的銀行回單或內(nèi)部資金轉(zhuǎn)入憑證記錄校園卡專(zhuān)戶實(shí)際資金的增加。持卡人在一卡通系統(tǒng)的機(jī)具上消費(fèi),個(gè)人電子賬戶的資金劃轉(zhuǎn)至商戶電子賬戶,在未結(jié)算之前,一卡通系統(tǒng)內(nèi)的資金保持不變;此過(guò)程不產(chǎn)生實(shí)際的資金流動(dòng),財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)不做賬務(wù)記錄。在結(jié)算日,通過(guò)對(duì)商戶電子賬戶進(jìn)行解款,一卡通系統(tǒng)按結(jié)算金額相應(yīng)減少系統(tǒng)內(nèi)記載的資金;財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)根據(jù)向商戶實(shí)際支付的結(jié)算款記錄結(jié)算賬務(wù),至此完成了一個(gè)資金流轉(zhuǎn)的過(guò)程。

        從上述資金流轉(zhuǎn)過(guò)程可以看出,財(cái)務(wù)賬與一卡通電子賬記錄的是一卡通資金流轉(zhuǎn)的實(shí)與虛兩個(gè)方面。如果每一個(gè)日結(jié)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)均進(jìn)行賬務(wù)處理,且不存在未達(dá)賬項(xiàng),那么財(cái)務(wù)賬記錄的資金總額與一卡通電子賬記錄的資金總額是一致的。但是,在高校財(cái)務(wù)核算制度下,財(cái)務(wù)賬并不能反映一卡通系統(tǒng)內(nèi)資金的構(gòu)成情況。因?yàn)橐豢ㄍㄙY金以項(xiàng)目賬的形式在財(cái)務(wù)賬下通過(guò)“代管款項(xiàng)”科目核算,“代管款項(xiàng)”科目包含全校所有代管項(xiàng)目的核算,不可能單獨(dú)為一卡通項(xiàng)目賬設(shè)置明細(xì)科目;而將一卡通項(xiàng)目賬拆分成多個(gè)子項(xiàng)目核算不利于一卡通資金的整體統(tǒng)計(jì),且浪費(fèi)項(xiàng)目庫(kù)資源,不符合成本效益原則。在這種情況下,一卡通系統(tǒng)整體資金的構(gòu)成和流轉(zhuǎn)情況只能通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)的報(bào)表反映。因此,一卡通系統(tǒng)自動(dòng)生成的資金整體核算報(bào)表對(duì)財(cái)務(wù)管理人員來(lái)說(shuō)是十分重要的。

        3整體核算報(bào)表的概念

        筆者認(rèn)為,一卡通系統(tǒng)整體核算報(bào)表是能夠全面反映一卡通系統(tǒng)特定時(shí)點(diǎn)財(cái)務(wù)狀況和特定期間資金流轉(zhuǎn)情況的報(bào)表。整體核算報(bào)表以一卡通系統(tǒng)記錄的資金構(gòu)成和資金流轉(zhuǎn)為對(duì)象,包括兩套報(bào)表:一是資金平衡表,它反映特定時(shí)點(diǎn)一卡通系統(tǒng)的財(cái)務(wù)狀況,采用類(lèi)似資產(chǎn)負(fù)債表的結(jié)構(gòu);二是資金收支表,它反映特定期間一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)情況,采用類(lèi)似利潤(rùn)表的結(jié)構(gòu)。

        整體核算報(bào)表的設(shè)計(jì)具有其特殊的適用性,需要結(jié)合一卡通系統(tǒng)資金的特點(diǎn),說(shuō)明以下問(wèn)題:

        (1)整體核算報(bào)表以借貸記賬法為基礎(chǔ),如果一卡通系統(tǒng)電子賬的記錄不是采用借貸記賬法進(jìn)行電子記錄的,那么本文所述的報(bào)表不適用于該一卡通系統(tǒng)。

        (2)整體核算報(bào)表只以一卡通系統(tǒng)內(nèi)有電子記錄的資金流轉(zhuǎn)為對(duì)象,不包括系統(tǒng)中未記載的一卡通系統(tǒng)建設(shè)投入與運(yùn)行成本。因此,以資產(chǎn)負(fù)債表為基礎(chǔ)編制的資金平衡表不反映學(xué)校為建設(shè)一卡通系統(tǒng)投入而形成的資產(chǎn)和權(quán)益,只反映特定時(shí)點(diǎn)資金的占用與來(lái)源;以利潤(rùn)表為基礎(chǔ)編制的資金收支表不反映一卡通系統(tǒng)本身的經(jīng)營(yíng)成果,只反映特定期間的資金流入與流出。

        (3)整體核算報(bào)表不等同于一卡通系統(tǒng)的業(yè)務(wù)報(bào)表,它基于業(yè)務(wù)報(bào)表產(chǎn)生,反映的內(nèi)容比業(yè)務(wù)報(bào)表更全面。一卡通系統(tǒng)一般都有比較完備的業(yè)務(wù)報(bào)表,如操作員現(xiàn)金報(bào)表、銀行圈存明細(xì)表、商戶收入?yún)R總表等,一卡通的卡務(wù)人員可以根據(jù)這些報(bào)表清晰地進(jìn)行賬目核對(duì)。但業(yè)務(wù)報(bào)表只是反映一卡通系統(tǒng)資金的某一方面,不具有全面性。

        4系統(tǒng)現(xiàn)行核算報(bào)表存在的問(wèn)題

        高校目前在用的一卡通系統(tǒng)均是由專(zhuān)業(yè)的一卡通廠商進(jìn)行商業(yè)開(kāi)發(fā)的。在涉及財(cái)務(wù)方面,一卡通廠商都比較重視個(gè)人卡戶的資金平衡,對(duì)每一個(gè)卡戶的賬戶資金變動(dòng)都可清晰地查詢(xún)與核對(duì)。不同廠商的一卡通系統(tǒng)均設(shè)有“財(cái)務(wù)中心”或“結(jié)算中心”模塊,能準(zhǔn)確匯總統(tǒng)計(jì)日常充值資金的情況和商戶收入結(jié)算情況,一些廠商的系統(tǒng)也自帶有反映整體財(cái)務(wù)狀況的報(bào)表。筆者考察了主流一卡通廠商系統(tǒng)自帶的報(bào)表,從總體上看,尚不能滿足財(cái)務(wù)管理者對(duì)一卡通系統(tǒng)整體財(cái)務(wù)狀況的把握,存在以下問(wèn)題:

        (1)核算科目使用沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),具有隨意性。雖然《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》明確了高校會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)科目,但是部分一卡通系統(tǒng)交易賬務(wù)不適用這些科目。例如,持卡人和商戶賬戶中的資金屬于《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》中的負(fù)債科目,但是如果直接在一卡通系統(tǒng)中使用代管款項(xiàng)或應(yīng)付賬款科目,并不能有效區(qū)分系統(tǒng)中負(fù)債資金的組成和變動(dòng)情況,所以,一卡通廠商在持卡人賬戶的名稱(chēng)上,有的使用“持卡人錢(qián)包”,有的使用“卡戶存款”,有的使用“存款賬戶”,各有不同。endprint

        (2)報(bào)表普遍注重業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)可讀性較差。從不同一卡通廠商系統(tǒng)中“財(cái)務(wù)中心”或“結(jié)算中心”模塊自帶的報(bào)表來(lái)看,這些報(bào)表主要由現(xiàn)金報(bào)表、銀行圈存報(bào)表、商戶營(yíng)業(yè)報(bào)表組成。從業(yè)務(wù)角度看,這些報(bào)表是日常交易業(yè)務(wù)的匯總統(tǒng)計(jì),可以方便卡務(wù)操作人員進(jìn)行對(duì)賬,并據(jù)以向商戶結(jié)賬,但這些業(yè)務(wù)報(bào)表對(duì)整體了解一卡通財(cái)務(wù)狀況的意義不大。

        (3)報(bào)表注重資金收支,反映整體財(cái)務(wù)狀況的資金報(bào)表缺失。部分一卡通系統(tǒng)自帶資金收支報(bào)表,記錄資金的流入情況和流出情況。但是少有系統(tǒng)自帶的報(bào)表反映某一時(shí)點(diǎn)系統(tǒng)內(nèi)資金構(gòu)成情況,例如反映整個(gè)系統(tǒng)中可動(dòng)用的貨幣資金情況、系統(tǒng)中歸屬于持卡人或商戶的資金情況等。

        5整體核算報(bào)表的優(yōu)化設(shè)計(jì)

        為使一卡通系統(tǒng)的整體核算報(bào)表滿足財(cái)務(wù)管理的需要,筆者根據(jù)實(shí)際使用體會(huì),在S公司的一卡通系統(tǒng)中對(duì)整體核算報(bào)表進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計(jì)。優(yōu)化后的報(bào)表除某些未達(dá)賬項(xiàng)需要調(diào)整外,能較好地滿足了使用需求。

        5.1優(yōu)化原理

        整體核算報(bào)表的優(yōu)化以資產(chǎn)負(fù)債表和損益表為原理,使用資金平衡表反映某一時(shí)點(diǎn)一卡通系統(tǒng)資金的靜態(tài)存量,使用資金收支表反映一卡通系統(tǒng)資金的動(dòng)態(tài)流量。

        資金平衡表反映的資金來(lái)源于系統(tǒng)的交易結(jié)果。無(wú)論是個(gè)人存入的貨幣資金還是學(xué)校轉(zhuǎn)入的資金,在消費(fèi)發(fā)生前均歸屬于持卡人;經(jīng)過(guò)消費(fèi)交易后轉(zhuǎn)為商戶資金或卡中心特定收入;部分未決交易形成待處理的負(fù)債,經(jīng)過(guò)處理后分配給相應(yīng)的賬戶。資金收支表的資產(chǎn)部類(lèi)反映資金的存在形式,負(fù)債部類(lèi)反映資金的歸屬。資金平衡表的總額即為一卡通系統(tǒng)的沉淀資金總量。

        資金收支表反映的資金來(lái)源于系統(tǒng)的交易過(guò)程。資金流入反映以各種形式存入持卡人賬戶的資金,資金流出反映系統(tǒng)向商戶結(jié)算支出的資金。由于應(yīng)收賬款并不能形成可直接支付的資金,因此在報(bào)表設(shè)計(jì)時(shí)區(qū)分可動(dòng)用資金和不可動(dòng)用資金。不可動(dòng)用資金指應(yīng)收賬款中不能隨時(shí)收回的資金,主要是校內(nèi)單位的應(yīng)收賬款,例如利用一卡通沉淀資金先充值、在約定時(shí)間屆滿后根據(jù)實(shí)際消費(fèi)額結(jié)算的資金;銀行等結(jié)算機(jī)構(gòu)的應(yīng)收賬款不包括在內(nèi),因?yàn)槠淇铐?xiàng)延期收回的時(shí)限特別短,可以歸為可動(dòng)用資金。資金收支表最終反映一卡通系統(tǒng)沉淀資金在某一特定期間的凈增加額。

        5.2報(bào)表的結(jié)構(gòu)樣式

        5.2.1資金平衡表的結(jié)構(gòu)

        資金平衡表分為資產(chǎn)部類(lèi)和負(fù)債部類(lèi),其結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)來(lái)源與含義說(shuō)明如表1、表2所示。

        需要說(shuō)明的是,資金平衡表以資產(chǎn)負(fù)債表為基礎(chǔ),按照其平衡關(guān)系應(yīng)為“資產(chǎn)=負(fù)債+權(quán)益”;而從資金平衡表中按科目類(lèi)屬可看出,其關(guān)系為“資產(chǎn)=負(fù)債+收入”。這是因?yàn)閳?bào)表的設(shè)計(jì)以一卡通系統(tǒng)記錄的資金流轉(zhuǎn)為對(duì)象,不包括建設(shè)期的投入成本和運(yùn)行期的維護(hù)成本,系統(tǒng)內(nèi)的資金不形成權(quán)益,也不記錄運(yùn)行支出??捎袃煞N思路分析理解:一是參照原行政事業(yè)單位資產(chǎn)負(fù)債表等式“資產(chǎn)+支出=負(fù)債+凈資產(chǎn)+收入”,由于系統(tǒng)不記錄權(quán)益和支出,故“資產(chǎn)=負(fù)債+收入”。二是從一卡通系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)的地位理解,如果把系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)構(gòu)視為所有者,由于不記錄支出,所有歸運(yùn)行機(jī)構(gòu)支配的收入均可視為權(quán)益;或者將運(yùn)行機(jī)構(gòu)視為一個(gè)商戶,其收入屬于特定用途資金需要清算,系統(tǒng)中所有資金均屬負(fù)債,只是為方便閱讀而將運(yùn)行機(jī)構(gòu)的收入單列。

        5.2.2資金收支表的結(jié)構(gòu)

        資金收支分的結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)來(lái)源與含義說(shuō)明如表3所示。

        5.2.3部分?jǐn)?shù)據(jù)的手工記賬處理

        上述整體核算報(bào)表中的所有數(shù)據(jù)均由一卡通系統(tǒng)自動(dòng)生成,在一卡通系統(tǒng)生成報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源中,包含一卡通系統(tǒng)自動(dòng)賬務(wù)的數(shù)據(jù),也包括手工記賬處理生成的數(shù)據(jù)。

        在一卡通系統(tǒng)中,交易數(shù)據(jù)主要依據(jù)系統(tǒng)的交易流水自動(dòng)記賬生成,但僅依賴(lài)系統(tǒng)自動(dòng)記賬的數(shù)據(jù)并不足以全面反映一卡通系統(tǒng)的財(cái)務(wù)狀況。有些重要數(shù)據(jù)雖然對(duì)持卡人的賬戶和商戶收入的歸集不構(gòu)成影響,但對(duì)記錄系統(tǒng)資金的實(shí)際狀況影響巨大,這些數(shù)據(jù)主要是通過(guò)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)核算的數(shù)據(jù),也即是一卡通系統(tǒng)資金流轉(zhuǎn)中實(shí)際資金流的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括:銀行實(shí)際入賬與支出數(shù)據(jù)、內(nèi)部結(jié)算數(shù)據(jù)、收回應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)。需要手工處理的原因是因?yàn)橐豢ㄍㄏ到y(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng),財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)根據(jù)一卡通自動(dòng)生成的數(shù)據(jù)記賬,但財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中某些一卡通系統(tǒng)不能自動(dòng)記賬的數(shù)據(jù)沒(méi)有反饋到一卡通系統(tǒng)中,需要手工記賬添加。

        為全面準(zhǔn)確地反映一卡通系統(tǒng)的資金狀況,需要一卡通系統(tǒng)具備手工記賬或手工調(diào)整機(jī)制,對(duì)以下數(shù)據(jù)進(jìn)行手工處理:現(xiàn)金送存、銀行或第三方支付平臺(tái)充值入賬、內(nèi)部充值款收回、商戶結(jié)算、通過(guò)銀行退回銷(xiāo)戶款。

        5.2.4報(bào)表實(shí)例及運(yùn)用

        筆者以所在單位2016年底的資金平衡表和2016年度的資金收支表為實(shí)例,呈現(xiàn)優(yōu)化后的整體核算報(bào)表,并對(duì)其運(yùn)用效果進(jìn)行說(shuō)明。如表4、表5所示。

        綜合兩個(gè)報(bào)表進(jìn)行分析可以看出,整體核算報(bào)表起碼具備以下幾個(gè)在一卡通業(yè)務(wù)報(bào)表中不能反映的財(cái)務(wù)意義:

        一是反映了系統(tǒng)內(nèi)整體沉淀資金狀況。資金平衡表的總額即為一卡通系統(tǒng)的沉淀資金總量。由于該系統(tǒng)自2015年9月份投入運(yùn)行,2015年末的沉淀資金全部來(lái)自于當(dāng)年的凈增加數(shù)。2016年末沉淀資金比2015年增加341.45萬(wàn)元。在沉淀資金的歸屬方面,主要是商戶存款和卡戶存款,并且由于未到結(jié)算日,商戶存款大于卡戶存款。在資金的存在形式方面,銀行存款占比較大;2016年內(nèi)部結(jié)算款轉(zhuǎn)入增長(zhǎng)較快,校內(nèi)應(yīng)收賬款回收加快,銀行性應(yīng)收款入賬存在拖延。在流入資金構(gòu)成上,銀行圈存與支付寶充值占比超過(guò)90%。

        二是反映了系統(tǒng)整體清算支付能力。由于校內(nèi)應(yīng)收賬款不能隨時(shí)收回,因此整體沉淀資金不能全部用于結(jié)算支付。2015年末可動(dòng)用資金611.36萬(wàn)元,2016年末可動(dòng)用資金1109.69萬(wàn)元(1269.21-159.52),由于2016年應(yīng)收賬款回收加大,使可動(dòng)用資金的增幅大于整體沉淀資金的增幅,系統(tǒng)整體的清算支付能力增強(qiáng)。

        三是反映了系統(tǒng)資金的整體變動(dòng)趨勢(shì)。由于報(bào)表由系統(tǒng)自動(dòng)生成,可以按天、月、年為周期查看報(bào)表。如果按天為周期長(zhǎng)期考察報(bào)表沉淀資金,可以看到沉淀資金以結(jié)算支付日為界點(diǎn),呈現(xiàn)出鋸齒狀結(jié)構(gòu),因?yàn)榻Y(jié)算支付日沉淀資金降至最低點(diǎn),結(jié)算支付日后至下一結(jié)算支付日前沉淀資金持續(xù)增加;如果按月為周期長(zhǎng)期考察報(bào)表的沉淀資金,可以看到以寒暑假為時(shí)段的雙波谷結(jié)構(gòu),因?yàn)楹罴匐S著在校人數(shù)的減少沉淀資金也相應(yīng)減少。如果按年為周期長(zhǎng)期考察報(bào)表的沉淀資金,在未大幅增減在校人數(shù)、不增加新的重大消費(fèi)類(lèi)應(yīng)用的情況下,會(huì)呈現(xiàn)長(zhǎng)期平穩(wěn)的趨勢(shì)。

        6結(jié)束語(yǔ)

        作為一個(gè)財(cái)務(wù)性質(zhì)的信息化系統(tǒng),一卡通系統(tǒng)在財(cái)務(wù)核算方面還有許多可以?xún)?yōu)化和挖掘之處。雖然本文可能在報(bào)表結(jié)構(gòu)、科目使用方面還存在值得商榷之處,但其主旨在于促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理人員及一卡通廠商從財(cái)務(wù)層面不斷完善一卡通系統(tǒng)的功能。此外,從行業(yè)角度考慮,教育行政主管部門(mén)可組織技術(shù)力量制定出可執(zhí)行的高校一卡通的財(cái)務(wù)規(guī)范,使其更好地適應(yīng)高校的需求,服務(wù)高教事業(yè)的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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