劉 革

中鐵十一局集團(tuán)第六工程有限公司，湖北 襄陽 441003

企業(yè)印章作為企業(yè)對外意思表示的一種手段與途徑，是企業(yè)經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)、明確各項權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，在企業(yè)的社會經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)揮著極其重要的作用。筆者擬結(jié)合自身工作，就企業(yè)印章管理過程中存在的風(fēng)險及其防范，作以下探討。

一、企業(yè)印章的概念

企業(yè)印章是指企業(yè)刻制的以文字、圖記表明主體同一性的公章、專用章，它是企業(yè)從事民事活動、行政活動的符號和標(biāo)記，其在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中的地位和作用表現(xiàn)在：

(一)企業(yè)印章是企業(yè)身份和權(quán)力的證明，蓋有印章的文件受法律保護(hù)，同時意味著企業(yè)對文件的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。

(二)企業(yè)印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要工具，關(guān)系企業(yè)正常經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響企業(yè)的生存和發(fā)展。

二、企業(yè)印章的法律意義

如前所述，企業(yè)印章是經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，是企業(yè)對外意思表示的一種手段和途徑。在實踐中，相對人以加蓋印章作為企業(yè)真實意識表示，進(jìn)而開展正常的民事活動。基于此，相對人是以印章作為企業(yè)真實意識表示的判斷，一旦該企業(yè)印章被人仿冒、盜用，容易造成法律意義上的表見代理風(fēng)險。

表見代理是指行為人雖無代理權(quán)，但由于本人的行為，造成了足以使善意第三人相信其有代理權(quán)的表象，而與善意第三人進(jìn)行的、由本人承擔(dān)法律后果的代理行為。正如《合同法》第49條規(guī)定：“行為人沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后以被代理人名義訂立合同，相對人有理由相信行為人有代理權(quán)的，該代理行為有效。”其意義在于維護(hù)代理制度的誠信基礎(chǔ)，保護(hù)善意第三人的合法權(quán)益，建立正常的民事流轉(zhuǎn)秩序。“員工私刻印章簽合同致他人受損，因?qū)俦硪姶矶晒境袚?dān)責(zé)任”的案例屢見報端，值得每一位管理者深思。

三、企業(yè)印章管理中存在的主要問題和法律風(fēng)險

為避免因印章使用不當(dāng)而引發(fā)表見代理風(fēng)險，必須首先厘清印章管理實踐中存在的主要問題。

(一)刻制風(fēng)險。一是未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制企業(yè)印章。印章的刻制應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員批準(zhǔn)，個別企業(yè)沒有嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，而是根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行刻制。二是未在公安機(jī)關(guān)指定單位刻制，未履行備案手續(xù)。印章承制單位必須是公安機(jī)關(guān)制定的專業(yè)機(jī)構(gòu)，非指定單位刻制的印章無法進(jìn)行備案，亦得不到公安機(jī)關(guān)認(rèn)可，當(dāng)屬“假章”。

(二)保管風(fēng)險。一是未指定專人保管，或因人員調(diào)動、離職，造成印章保管人變更頻繁，一旦交接不暢極易出現(xiàn)管理空檔。二是未經(jīng)審批擅自外帶印章，此時，若未指定專人攜帶并按計劃用印，將會使印章置于損毀、遺失或被人盜用的風(fēng)險之下。三是印章使用后未及時落鎖，而是隨意放置。印章遺失或被盜后未在第一時間報告，也未及時發(fā)布作廢聲明，期間一旦被人惡意使用，在沒有充分證據(jù)的情況下，企業(yè)無疑要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

(三)使用風(fēng)險。一是未經(jīng)審批擅自用印。實踐中，多存在未批先蓋、先蓋后補(bǔ)等審查不嚴(yán)的現(xiàn)象。二是未建立印章使用臺賬，無原始審批記錄查詢。現(xiàn)代企業(yè)管理雖多已普及網(wǎng)絡(luò)辦公，但仍存在使用紙質(zhì)申請或領(lǐng)導(dǎo)手簽資料用印的情況，易出現(xiàn)原始申請單遺失或手簽事項未予登記的問題。三是空白頁用印不規(guī)范，更有甚者直接在空白紙張上用印。

(四)回收風(fēng)險。未建立完善的印章回收管理制度，廢止的印章未及時收回、銷毀，造成印章流失，存在被人惡意使用或仿冒的風(fēng)險。

四、企業(yè)印章管理法律風(fēng)險防范措施

為有效解決企業(yè)印章管理中存在的問題，規(guī)避可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險，企業(yè)需從自身出發(fā)，在制度建設(shè)和使用流程上下功夫。

(一)健全管理制度。一是明確印章管理歸口部門和印章管理職責(zé)，實行歸口管理、分級負(fù)責(zé)。由印章歸口部門負(fù)責(zé)企業(yè)印章的審批、刻制、備案、回收、銷毀、監(jiān)管等工作，各印章的具體使用、管理部門或單位，承擔(dān)、履行相應(yīng)的管理職責(zé)和義務(wù)。二是明確印章刻制、備案、保管、使用、停用和銷毀等業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。三是明確管理責(zé)任，對私刻印章、擅自用印、因管理不善造成印章被盜或遺失的，應(yīng)予追責(zé)。

(二)提升人員素質(zhì)。一是明確崗位職責(zé)，選擇政治素質(zhì)好、保密觀念強(qiáng)、敢于堅持原則的內(nèi)部職工保管印章，不因上級指令或人情關(guān)系而改變本應(yīng)遵循的程序。二是增強(qiáng)辨識能力，用印時做到“先審批、再核實

、后用印”，認(rèn)真核實領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印資料。三是強(qiáng)化責(zé)任意識，須由印章保管者親自加蓋，不得他人代勞，避免夾帶、空白頁用印、證照未注明適用范圍、應(yīng)蓋未蓋騎縫章等情況。

(三)完善應(yīng)急預(yù)案。當(dāng)出現(xiàn)印章被盜用、仿冒或遺失等情況，應(yīng)第一時間上報并啟動應(yīng)急程序。一是及時向公安機(jī)關(guān)報案，保留相關(guān)證據(jù)，追究盜用、仿冒或偷盜者法律責(zé)任。二是在市級以上公開發(fā)行的報刊上發(fā)布遺失聲明，公開告知利益相關(guān)人。對可能出現(xiàn)的仿冒合同，要與相對人協(xié)商或通過法律途徑解除。三是重新刻制的印章應(yīng)與原章有顯著區(qū)別。

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，印章管理難度也在不斷加大，但其作為企業(yè)管理和風(fēng)險防控的重要一環(huán)，管理者更應(yīng)從細(xì)部著手，把握好每一環(huán)節(jié)，最大程度降低法律風(fēng)險，提高企業(yè)依法治理、合規(guī)經(jīng)營的能力。