宋軍強 胡枝柳

摘 要：企業(yè)風險包括多種類型，合同風險是企業(yè)常見的風險之一，利用信息化手段加強企業(yè)合同風險管理，是降低合同風險的有效途徑。本文以某集團合同管理信息化系統(tǒng)建設為視角，從系統(tǒng)調(diào)研、業(yè)務流程梳理、供應商選擇與系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化與培訓四個階段出發(fā)，介紹了合同管理信息化系統(tǒng)的建設過程，總結了系統(tǒng)建設成果，提出了信息化建設過程中的經(jīng)驗，例如要正確認識信息化的作用、制定完善的配套制度作為支撐、提高員工思想認識，促進全員參與、信息化建設要符合公司戰(zhàn)略，保持適度前瞻等。

關鍵詞：風險管理 信息化 合同管理系統(tǒng)

隨著我國法治社會建設進程的推進，特別是黨的十八屆四中全會的召開，依法治國已成為我國主要的治國方針。隨著《中央企業(yè)全面風險管理指引》《企業(yè)法律風險管理指南》《關于推動落實中央企業(yè)法制工作新五年規(guī)劃有關事項的通知》等一系列文件的發(fā)布，企業(yè)法律風險管理被提升到了一個新的戰(zhàn)略高度。2016年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)布的《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》提出，要“最大程度發(fā)揮信息化的驅(qū)動作用，推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，引導新一代信息技術與經(jīng)濟社會各領域深度融合”。在這樣的時代背景下，國家法治建設與信息化建設開展得如火如荼。

某集團是一家大型的綜合性民營投資企業(yè)集團，直接或間接控股多家上市公司，下屬產(chǎn)業(yè)投資領域包括移動互聯(lián)網(wǎng)、生態(tài)農(nóng)業(yè)、光通訊、供應鏈、金融保險、地產(chǎn)、能源。隨著集團各項業(yè)務的飛速發(fā)展，集團領導也越來越重視企業(yè)風險管理，明確提出要借助信息化，建立健全集團全面風險管理體系。全面風險管理體系包括業(yè)務風險管控、財務風險管控、人力風險管控、法律風險管控等。

法務中心作為法律風險管控的主要責任部門，一直在思考與尋找信息化與全面風險管理體系建設的切入點。合同是企業(yè)通向市場的橋梁，合同的簽訂、履行、管理貫穿于企業(yè)決策和經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)，因此合同風險的防范顯得至關重要。隨著集團全面風險管理體系與信息化建設工作的開展，引入或開發(fā)先進的合同管理信息化系統(tǒng)，以信息化為手段，實現(xiàn)合同的全流程閉環(huán)管理，不僅可以有效降低合同風險，還能推動集團的全面風險管理體系建設。

建設階段

1.1系統(tǒng)調(diào)研

法務中心作為合同管理信息化系統(tǒng)建設的主導部門，通過問卷調(diào)查、實地調(diào)研、訪談等形式，在集團（含下屬產(chǎn)業(yè)，下同）內(nèi)部進行了大范圍的需求調(diào)研。調(diào)研目的是理清所有與合同相關的業(yè)務流程，進行業(yè)務規(guī)則與信息系統(tǒng)的匹配。

經(jīng)過調(diào)研，我們總結了集團合同管理存在的主要問題：

1.1.1單向?qū)徍酥?，審批效率?/p>

合同的審批有兩種方式：一是由經(jīng)辦人帶著紙質(zhì)合同找審批人審批；二是由經(jīng)辦人發(fā)郵件提請審批。合同實行單向?qū)徍酥?，如其中一個審核人審核不通過，整個流程需要重新開始。由于合同數(shù)量多、種類雜、參與審批的人員多，一份合同的審批時間短則三五天，長則十天半個月。審批效率難以滿足集團的發(fā)展需求，有的合同需求部門甚至會在合同簽訂之前就開展業(yè)務，大大增加了合同風險。

1.1.2合同從審核、歸檔到履行各環(huán)節(jié)分散，缺乏部門協(xié)同性

合同從提出需求至履行完畢，需要各個部門人員的參與，但各部門均只在合同的某一特定環(huán)節(jié)參與，部門之間缺乏協(xié)同性，導致實際履行合同的人不了解合同內(nèi)容，了解合同內(nèi)容的人不參與合同的履行，一旦出現(xiàn)人員調(diào)動或離職，合同某一環(huán)節(jié)的信息就可能丟失。

1.1.3集團與產(chǎn)業(yè)單位之間缺乏合同信息的即時共享l

集團與產(chǎn)業(yè)的合同審批流程與審批人員不一樣，合同的履行、歸檔、保管也歸各自管理。各級人員很難有統(tǒng)一的途徑進行合同查閱和共享。集團只能定期去抽查產(chǎn)業(yè)的合同簽訂履行情況，或者等發(fā)生爭議糾紛時再去了解與合同相關的情況，往往為時已晚。

1.1.4合同示范文本管理不統(tǒng)一

法務中心會不定期增加和修訂合同示范文本，但集團在實際應用示范文本時，經(jīng)常會用錯版本，新老版本混用，不僅增加了與相對方談判的難度，也加大了我方的合同風險。

1.1.5合同信息匯總困難、檔案管理分散

合同信息記錄是采用手工臺帳報表，由于集團各部門數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、信息采集滯后，匯總工作需要耗費大量人力，難以為集團的決策提供數(shù)據(jù)支持。產(chǎn)業(yè)單位缺乏統(tǒng)一的合同管理人員、合同編號，不方便合同查找與保管。

通過調(diào)研及需求分析，我們明確了合同管理系統(tǒng)信息化建設的目標：通過信息化系統(tǒng)，降低勞動強度，提高工作效率，規(guī)范流程，輔助內(nèi)部監(jiān)管與控制，形成標準化、規(guī)范化、透明化、網(wǎng)絡化的合同管理平臺，實現(xiàn)合同信息共享，為決策提供數(shù)據(jù)支撐。

1.2梳理業(yè)務流程，明確系統(tǒng)邊界

調(diào)研結束后，在集團高層的發(fā)起與各部門負責人的配合下，法務中心順利對不同類型合同的履行節(jié)點、審核流程進行了梳理。

通過梳理，精簡了合同審批流，將單向?qū)徍酥聘臑榱硕嘞虿④墝徍酥疲鲗徍巳丝赏瑫r對合同進行審核并反饋審核意見，以達到提高審核效率、減少重復工作的目的；明確了合同各節(jié)點的責任部門與責任人，梳理了合同審核流程中各審核人的職責，明確了各審核人的審核要點，輸出了《合同審核風險清單》。在梳理過程中，有部分合同因涉及商業(yè)秘密等特殊原因不適合線上審批，對這部分合同，我們也規(guī)范了線下的審批流程。

1.3供應商選擇與系統(tǒng)開發(fā)

因集團業(yè)務模式各具特色、發(fā)展程度不一，接觸的多家供應商均沒有可供使用的成品，考慮到供應商可能對集團的合同風險管控、業(yè)務流程的理解不足，最終選擇了由供應商、集團的IT團隊與法務中心共同開發(fā)。法務中心借鑒供應商豐富的開發(fā)經(jīng)驗，對需求與流程不斷進行優(yōu)化；供應商根據(jù)需求描繪系統(tǒng)原型，指導法務中心優(yōu)化需求，攻克開發(fā)中的技術難點；集團IT團隊負責系統(tǒng)與集團內(nèi)部辦公系統(tǒng)的對接、內(nèi)部流程的設置，三方在開發(fā)過程中取長補短，相互配合，相互促進。

1.4系統(tǒng)優(yōu)化與培訓

系統(tǒng)初步開發(fā)完成之后，在集團內(nèi)部試運行了3個月，根據(jù)各部門的反饋情況，對系統(tǒng)進行了進一步的優(yōu)化。為幫助集團人員改變思維習慣，盡快熟練使用合同管理系統(tǒng)，法務中心通過會議、辦公系統(tǒng)、郵件等對合同管理系統(tǒng)進行了宣導，編寫了合同管理系統(tǒng)使用指南等文件，并舉行了多次現(xiàn)場培訓。

建設成果

2.1提高了審核效率，優(yōu)化了審核流程

合同審核系統(tǒng)建立后，合同無需再進行線下紙質(zhì)或郵件審批，合同的立項、起草、審核均可通過系統(tǒng)一步到位的實現(xiàn)，省去了審核人線下多次郵件溝通往來的環(huán)節(jié)。同時，將《合同審核風險清單》固化入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動提示各審核人的審核要點，便于審核人能快速精確的找到審核點，明確了各自職責劃分，也提高了審核效率?？紤]到審核人可能會因各種原因不方便電腦審核，在開發(fā)PC端的同時，法務中心一同開發(fā)了手機端。一份合同可在幾個小時內(nèi)快速完成審核，大大縮短了審核時間。

法務中心在集團與下屬產(chǎn)業(yè)設置了專門的法務對接人，將法務對接人嵌入集團與產(chǎn)業(yè)內(nèi)部的審批流，通過流程再造，不僅實現(xiàn)了所有合同文件法務強制審核的目標，也有利于業(yè)務部門與集團充分共享數(shù)據(jù)，增進法務人員與產(chǎn)業(yè)單位的互相熟悉，實現(xiàn)審批過程的優(yōu)質(zhì)高效。

2.2實現(xiàn)了合同全流程的標準化管理，增強了部門之間的協(xié)同性

標準化可以使信息被正確識別并實現(xiàn)跨平臺溝通，合同管理系統(tǒng)的標準化流程包含立項、談判、起草、審核、蓋章、歸檔、履行，涵蓋了合同生命周期的各個環(huán)節(jié)。通過系統(tǒng)，將合同從立項至歸檔、履行環(huán)節(jié)的各個參與人歸集到一起，使各個參與人能實時了解合同的當前情況。合同立項即提出合同需求，由合同經(jīng)辦人的直接上級對合同簽訂的必要性進行第一道把控。合同談判是對談判過程的記錄，便于責任溯源。合同起草嵌入了合同編號規(guī)則，實現(xiàn)了合同編號的自動生成，保證了每份合同編號的唯一性。合同示范文本的系統(tǒng)嵌入簡化了合同的起草、審核，避免了新老版本混用的情況。系統(tǒng)自動識別每份合同的檔案管理員，解決了因檔案管理員不一致導致的合同查找保管困難。合同審核通過之后，由系統(tǒng)預先設定的蓋章人員直接線上打印審核通過的合同并進行蓋章，杜絕了篡改合同的風險，也有利于企業(yè)印章管理的統(tǒng)一性。合同歸檔實現(xiàn)了已簽署合同的線上存檔，提高了檔案的查詢效率。合同履行實現(xiàn)了合同的全流程跟蹤，減少了因合同簽訂與履行兩條線分開帶來的法律風險。

2.3實現(xiàn)了集團與產(chǎn)業(yè)之間的合同信息共享

通過系統(tǒng)能實時查詢集團與產(chǎn)業(yè)的合同簽訂、履行、蓋章、檔案管理情況，查詢供應商的履約信用情況，實現(xiàn)了跨部門、跨業(yè)務的合同關鍵信息管控，實現(xiàn)了對合同信息的動態(tài)管理，降低了因信息不對稱帶來的法律風險，也為集團和產(chǎn)業(yè)單位員工提供了信息共享的平臺。

對系統(tǒng)積累形成的數(shù)據(jù)，做深層次的分析和挖掘，能為集團與產(chǎn)業(yè)提供更有價值的數(shù)據(jù)支撐。如通過對現(xiàn)有模版的使用頻率、修改頻率進行分析，得出合同模版需要完善的條款；通過分析糾紛案件的產(chǎn)生、發(fā)展過程，追根溯源，進一步完善合同各環(huán)節(jié)的履行，實現(xiàn)系統(tǒng)反哺業(yè)務的功能。

經(jīng)驗總結

3.1正確認識信息化的作用

企業(yè)可以依托信息化技術，對現(xiàn)有資源進行梳理和整合，搭建統(tǒng)一的風險管理信息化系統(tǒng)，構筑一個通暢的信息溝通渠道和交流平臺，但信息化僅僅是手段和工具，目的是實現(xiàn)管理的精細和服務的便捷，更好地服務于人、服務于集團與產(chǎn)業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。信息化也不是萬能的，在借助信息化手段提升管理效率和工作效率的過程中，需要有明確清晰的信息化戰(zhàn)略，需要明確業(yè)務邊界，對一些無法通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)的流程，不能生搬硬套，需要在快速變化的業(yè)務實際與相對穩(wěn)定的信息化系統(tǒng)中找到平衡，選擇與企業(yè)戰(zhàn)略最匹配的信息化技術。

3.2制定完善的配套制度作為支撐

合同管理信息系統(tǒng)只是搭建了一個現(xiàn)代化的平臺，其使用效果如何，關鍵在于管理是否到位，是否建立了一套行之有效的、完善的管理制度以及制度是否執(zhí)行到位。在建設合同管理信息化系統(tǒng)的過程中，各項制度要做到同步規(guī)劃、同步建設，以強化信息化工作的管理，促進信息化與管理實際深度融合、良性互動、同步提高。沒有制度相匹配的信息化系統(tǒng)很容易淪為形式，也容易出現(xiàn)運營管理與信息化各自為政的情況。

3.3提高員工思想認識，促進全員參與

信息化建設過程的本身就是流程再造的過程，是一項長期的系統(tǒng)工程，不可能一蹴而就，需要集團各部門的協(xié)調(diào)與配合，特別需要高層領導的重視與大力支持。集團全體員工都是信息化建設的重要參與者，需要建立一支素養(yǎng)良好的員工隊伍，充分調(diào)動員工的積極性，提高員工參與信息化建設的思想意識，才能不斷創(chuàng)新，持續(xù)實踐。同時，要通過多種途徑的培訓，確保每個員工都能認識到信息化系統(tǒng)的作用，熟練使用信息化系統(tǒng)。

3.4信息化建設要符合公司戰(zhàn)略，保持適度前瞻

信息化不僅是技術變革，也是管理變革，公司無論采用怎樣的技術與手段，最終目的都是為了實現(xiàn)公司戰(zhàn)略。信息化建設要結合公司的管理水平、業(yè)務實際與發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)一規(guī)劃、明確建設目標。盲目追求大而全或不切實際地迷信、跟風新技術都是不可取的。

另外，隨著公司自身的快速發(fā)展，業(yè)務模式、管理流程也可能會隨之發(fā)生變化，信息化技術也在日新月異的發(fā)展，信息化系統(tǒng)建設在結合公司實際情況的前提下，需要有適度的前瞻性，為這種變化預留充分的拓展空間，總體規(guī)劃、分步實施、循序漸進的實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的迭代更新。

結語

合同管理系統(tǒng)經(jīng)過運營了近一年的時間，目前已經(jīng)進入良性運行的階段，后期將根據(jù)實際情況，不斷進行升級調(diào)整和優(yōu)化，如增加系統(tǒng)的自動預警功能、加強與財務系統(tǒng)的對接。合同管理系統(tǒng)作為集團全面風險管理體系建設的一部分，在自身不斷優(yōu)化的同時，也需要與集團的其他信息化系統(tǒng)相輔相成，借助信息化的助推力，共同為集團與產(chǎn)業(yè)的經(jīng)營保駕護航。

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