吳芳芳

摘要：新形勢(shì)下網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬極大地解決了高校普遍存在的財(cái)務(wù)報(bào)賬困難，文章以W大學(xué)無(wú)等候報(bào)賬實(shí)踐為例，通過闡述報(bào)賬流程和內(nèi)部控制的創(chuàng)新，分析進(jìn)一步的優(yōu)化措施，最后針對(duì)制約因素，提出未來(lái)發(fā)展策略，以此進(jìn)行高校財(cái)務(wù)報(bào)賬創(chuàng)新發(fā)展研究。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)報(bào)賬；網(wǎng)上預(yù)約；無(wú)等候

高校落后的財(cái)務(wù)報(bào)賬模式帶來(lái)的報(bào)銷難問題長(zhǎng)期制約著財(cái)務(wù)工作的效率。隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，學(xué)校資金的來(lái)源和支出日益繁多，政府相繼推行的財(cái)政體制改革，以及信息化發(fā)展的不斷沖擊，給高校財(cái)務(wù)報(bào)賬創(chuàng)新發(fā)展帶來(lái)了契機(jī)，依托信息化的網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬模式便應(yīng)用而生了。文章分析了W大學(xué)網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬實(shí)踐創(chuàng)新運(yùn)用，并結(jié)合審核崗復(fù)核崗互審、強(qiáng)化預(yù)算管理、拓寬服務(wù)渠道等手段，最后提出建立二級(jí)學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)賬員、實(shí)行網(wǎng)絡(luò)電子簽名審批策略，以此進(jìn)行高校財(cái)務(wù)報(bào)賬創(chuàng)新發(fā)展研究，為高校財(cái)務(wù)工作提供參考。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)賬的發(fā)展模式

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬經(jīng)歷著從手工階段到信息網(wǎng)絡(luò)化階段和電子支付階段的轉(zhuǎn)變。20 世紀(jì)90 年代初期手工階段，高校經(jīng)費(fèi)來(lái)源單一，業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單數(shù)量少，以紙質(zhì)為載體，手工記錄并保存會(huì)計(jì)信息資料。20 世紀(jì)90 年代中期到21 世紀(jì)初，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大、經(jīng)費(fèi)來(lái)源逐漸多元化，財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)巨大增加。財(cái)務(wù)報(bào)賬開始從手工走向會(huì)計(jì)電算化，緊隨現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，又不斷向信息網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)。為加強(qiáng)資金使用和監(jiān)管，政府要求實(shí)行統(tǒng)一核算和實(shí)時(shí)監(jiān)控，相繼推行的財(cái)政體制改革如國(guó)庫(kù)集中支付、公務(wù)卡結(jié)算，促使高校財(cái)務(wù)報(bào)賬逐漸取消現(xiàn)金支付，實(shí)行電子支付，提高資金安全。

隨著高校財(cái)務(wù)報(bào)賬發(fā)展階段的變化，其報(bào)賬模式主要有窗口報(bào)賬模式、信封報(bào)賬模式、網(wǎng)上報(bào)賬模式。

（一）窗口報(bào)賬模式

窗口報(bào)賬模式分傳統(tǒng)窗口報(bào)賬模式和叫號(hào)機(jī)排隊(duì)取號(hào)報(bào)賬模式。報(bào)銷人員經(jīng)過票據(jù)整理、手工填寫報(bào)銷單、領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，到學(xué)校財(cái)務(wù)窗口進(jìn)行審核報(bào)銷。其優(yōu)勢(shì)是簡(jiǎn)單、手工易操作、能面對(duì)面交流。但傳統(tǒng)窗口報(bào)賬模式核算大廳經(jīng)常排隊(duì)混亂，人滿為患，隨后財(cái)務(wù)部門開始使用叫號(hào)機(jī)系統(tǒng)的排隊(duì)取號(hào)模式。這種方式雖然一定程度上解決排隊(duì)無(wú)序狀態(tài)，但仍然須長(zhǎng)時(shí)間等待，報(bào)賬速度慢，效率低，報(bào)賬難。

（二）信封報(bào)賬模式

信封報(bào)賬模式，顧名思義，報(bào)銷人員將報(bào)銷票據(jù)裝入信封，財(cái)務(wù)人員先收齊信封，然后再在后臺(tái)統(tǒng)一審核處理。它省略了原來(lái)持報(bào)銷單據(jù)排隊(duì)等候會(huì)計(jì)審核報(bào)銷的步驟；財(cái)務(wù)人員可以專心審核，效率高。但缺點(diǎn)是不能面對(duì)面交流，會(huì)存在溝通失誤、票據(jù)丟失問題；在投遞集中時(shí)期，容易出現(xiàn)壓?jiǎn)?，增加核算人員壓力。

（三）網(wǎng)上報(bào)賬模式

通過升級(jí)或引進(jìn)系統(tǒng)軟件、開通網(wǎng)上報(bào)賬功能模塊，財(cái)務(wù)報(bào)賬實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。報(bào)銷人員登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)客戶端，完成報(bào)賬事項(xiàng)填寫，預(yù)約報(bào)銷時(shí)間，最后打印遞交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)工作人員在報(bào)銷系統(tǒng)中確認(rèn)后可自動(dòng)生成憑證，經(jīng)過審核復(fù)核，最后結(jié)算付款。此種報(bào)賬模式有效分流了基礎(chǔ)信息的錄入工作量，預(yù)算控制在報(bào)賬人員錄入時(shí)即可得到體現(xiàn)，避免票據(jù)簽字審批后才發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目余額不足等預(yù)算問題。網(wǎng)上報(bào)賬模式比較窗口報(bào)賬模式，可以自主預(yù)約報(bào)銷時(shí)間，一定程度上縮短報(bào)賬等待時(shí)間，但作為高校新發(fā)展模式的網(wǎng)上報(bào)賬一般還都不夠完善，仍然需要報(bào)賬人員現(xiàn)場(chǎng)等待業(yè)務(wù)處理完成，財(cái)務(wù)日接單能力有限。

二、W大學(xué)網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬

W大學(xué)計(jì)財(cái)處經(jīng)過多年傳統(tǒng)窗口報(bào)賬模式、叫號(hào)機(jī)排隊(duì)取號(hào)報(bào)賬模式、網(wǎng)上報(bào)賬等候模式后，借鑒其他高校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，于2016年10月，正式全面推行網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬。2016年日接單能力從160筆提高到500筆；2017年實(shí)現(xiàn)預(yù)約不限號(hào)后，最高日接單達(dá)1200筆。“無(wú)等候”報(bào)賬極大地提高了工作效率，師生們“報(bào)銷難”的問題得到極大解決。

網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬是新形勢(shì)下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬發(fā)展的趨勢(shì)，它依托信息化平臺(tái)，由查詢系統(tǒng)、網(wǎng)約報(bào)賬系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)、無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)組成。網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬流程：報(bào)銷人員整理票據(jù)→登錄網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)→填寫報(bào)銷信息并提交→打印預(yù)約報(bào)銷單→預(yù)約單簽字、審批（蓋章）→預(yù)約單投遞給接單窗口初審（或投遞至24小時(shí)自助投遞柜）→接單人員分配→審核→復(fù)核→無(wú)現(xiàn)金支付。師生將預(yù)約報(bào)銷單據(jù)遞交財(cái)務(wù)部門接單窗口審查后即可離開，會(huì)計(jì)人員在后臺(tái)進(jìn)行所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，報(bào)銷款項(xiàng)由無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)支付到報(bào)銷人員原先填報(bào)的賬戶中。在這過程中，報(bào)賬人員可以通過物流系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看追蹤報(bào)賬進(jìn)度。無(wú)等候報(bào)賬的創(chuàng)新發(fā)展最根本的是將線下服務(wù)管理變?yōu)榫€上服務(wù)控制。

（一）報(bào)賬流程的創(chuàng)新

1.會(huì)計(jì)核算信息化。無(wú)等候報(bào)賬在報(bào)賬流程中首先需要報(bào)銷人員網(wǎng)上填報(bào)具體報(bào)銷信息，因?yàn)闀?huì)計(jì)數(shù)據(jù)采集信息化，后期會(huì)計(jì)人員在審核時(shí)，可以自動(dòng)生成智能記賬憑證。它將會(huì)計(jì)核算變成信息化規(guī)則，如會(huì)計(jì)制度要求的項(xiàng)目、科目、摘要等。會(huì)計(jì)人員可以從錄入基礎(chǔ)會(huì)計(jì)信息到更多地專注業(yè)務(wù)判斷轉(zhuǎn)變，使業(yè)務(wù)處理更高效和準(zhǔn)確。

2.資金結(jié)算電子化。無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)與網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)相連。銀行卡信息等關(guān)鍵數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，支付信息由財(cái)務(wù)系統(tǒng)復(fù)核后自動(dòng)傳遞至銀行系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬。它簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，消除現(xiàn)金清點(diǎn)工作，提高工作效率，同時(shí)也減少了現(xiàn)金存儲(chǔ)、支付、管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.報(bào)賬物流系統(tǒng)化。無(wú)等候報(bào)賬中增加的接單、分單環(huán)節(jié)，它將票據(jù)流轉(zhuǎn)信息接入整個(gè)系統(tǒng)，使報(bào)銷人離開后能夠?qū)崟r(shí)追蹤報(bào)賬處理的全過程。接單、分配、審核、復(fù)核、支付步驟都可以查看，可以及時(shí)清楚全面地掌握?qǐng)?bào)賬完成情況。

（二）內(nèi)部控制的創(chuàng)新

1.預(yù)算管理更科學(xué)。將發(fā)放數(shù)據(jù)嚴(yán)格控制在項(xiàng)目預(yù)算范圍之內(nèi)，如果項(xiàng)目或者費(fèi)用項(xiàng)超支，無(wú)等候系統(tǒng)能夠自動(dòng)控制不能填報(bào)、無(wú)法生成預(yù)約單，預(yù)算超支能夠在事先得到控制。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或被授權(quán)人通過系統(tǒng)項(xiàng)目查詢，可以實(shí)時(shí)查詢用款情況，掌握經(jīng)費(fèi)的預(yù)算凍結(jié)情況、預(yù)算執(zhí)行情況、往來(lái)情況，有利于全面動(dòng)態(tài)地掌握項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)情況，完成項(xiàng)目決算等。做到自主監(jiān)管經(jīng)費(fèi)，使預(yù)算管理由被動(dòng)變主動(dòng)，由事后提到事先、由僅僅財(cái)務(wù)人員參與轉(zhuǎn)變?yōu)轫?xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等全員參與，做到高校預(yù)算管理更科學(xué)、更規(guī)范。

2.項(xiàng)目使用更安全。無(wú)等候系統(tǒng)報(bào)賬用戶主要分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、實(shí)際報(bào)賬人兩類。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人具有系統(tǒng)默認(rèn)的項(xiàng)目報(bào)賬、管理的直接操作權(quán)限，實(shí)際報(bào)賬人往往是被授予權(quán)限的校內(nèi)其他師生（如課題組成員、辦公室人員），他們必須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中授權(quán)后才有相應(yīng)不同角色的權(quán)限。因此，能夠有效避免過去項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)賬冒領(lǐng)冒用的現(xiàn)象。

3.會(huì)計(jì)工作更高效、工作量分配更科學(xué)。W大學(xué)為實(shí)施無(wú)等候報(bào)賬，將原先會(huì)計(jì)核算大廳進(jìn)行了物理隔斷，前臺(tái)接單咨詢，后臺(tái)集中賬務(wù)處理，較傳統(tǒng)窗口報(bào)賬模式更高效。無(wú)等候報(bào)賬將所有預(yù)約報(bào)銷單集中到一個(gè)接單窗口，然后平均分配給各個(gè)制單人員，是對(duì)過去多個(gè)傳統(tǒng)窗口報(bào)賬接收的規(guī)范化整合，并實(shí)現(xiàn)工作量科學(xué)分配。

4.業(yè)務(wù)管理更全面歸范。無(wú)等候系統(tǒng)具有完整的業(yè)務(wù)功能，包括“日常報(bào)銷業(yè)務(wù)”“國(guó)內(nèi)旅費(fèi)業(yè)務(wù)”“暫借款業(yè)務(wù)”“酬金申報(bào)”，主要學(xué)校業(yè)務(wù)類型都囊括其中。在要求師生正確分類填寫前，必然要求財(cái)務(wù)部門將費(fèi)用項(xiàng)正確歸類整理與細(xì)化設(shè)計(jì)，通過系統(tǒng)來(lái)控制報(bào)賬的名稱內(nèi)容對(duì)應(yīng)正確的科目。報(bào)賬人員非財(cái)務(wù)專業(yè)人員，呈現(xiàn)給師生的是各項(xiàng)報(bào)銷費(fèi)用名稱并附注說明而非會(huì)計(jì)科目，師生只需找到正確的名稱填入報(bào)銷金額即可。不僅減少導(dǎo)入憑證的修改量，而且有利于減少會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)判斷的差別，使會(huì)計(jì)核算科目更歸范。

三、優(yōu)化措施

（一）審核崗復(fù)核崗互審，提高財(cái)務(wù)報(bào)賬效率

W大學(xué)實(shí)施無(wú)等候報(bào)賬初期，后臺(tái)業(yè)務(wù)處理總共3組審核復(fù)核人員，每組1名復(fù)核對(duì)應(yīng)2名審核。經(jīng)過優(yōu)化設(shè)計(jì)后，實(shí)行審核崗和復(fù)核崗互審，一名會(huì)計(jì)人員既是本崗位的審核員，又是另一名審核員業(yè)務(wù)的復(fù)核員。仍然是3組，每組3人如A、B、C，即A審核的憑證由B復(fù)核；B審核的憑證由C復(fù)核；C審核的憑證由A復(fù)核。賦予雙重職責(zé)，一是能夠在較短時(shí)間內(nèi)拓寬業(yè)務(wù)，增強(qiáng)職業(yè)判斷能力，快速提升業(yè)務(wù)水平；二是可以最大限度地平均工作量，之前雖然每個(gè)審核員、每個(gè)復(fù)核員的分配量是相等的，但審核員與復(fù)核員之間的工作量是不平衡的；三是能夠縮短票據(jù)積壓時(shí)間，特別是當(dāng)組里某人因故請(qǐng)假較長(zhǎng)時(shí)間，可以啟動(dòng)特殊模式。如請(qǐng)假1人，工作量按剩余8人平均分配后，請(qǐng)假組里剩余的2人進(jìn)行互審，不會(huì)造成憑證長(zhǎng)時(shí)間堆積。優(yōu)化審核復(fù)核環(huán)節(jié)，有利于提高財(cái)務(wù)報(bào)賬效率。

（二）強(qiáng)化預(yù)算管理，均衡報(bào)賬業(yè)務(wù)核算量

由于學(xué)校的特質(zhì)，高校普遍存在期初、期末、年末報(bào)賬集中的問題，實(shí)行無(wú)等候報(bào)賬不限預(yù)約號(hào)，很容易在業(yè)務(wù)集中期造成憑證積壓或會(huì)計(jì)人員疲于完成工作量，造成業(yè)務(wù)核算質(zhì)量下降，容易出錯(cuò)。因此需強(qiáng)化預(yù)算管理，從源頭尋求解決方案。第一，錯(cuò)開科研結(jié)題時(shí)間，避免年底集中結(jié)題。盡量錯(cuò)開不同科研類別課題結(jié)題時(shí)間；在當(dāng)月結(jié)題的課題，預(yù)算科把結(jié)題時(shí)間控制提前（以往是當(dāng)月30日），避免老師在結(jié)題前最后日期遞交報(bào)銷單，而財(cái)務(wù)因?yàn)樵履┙Y(jié)賬等來(lái)不及處理的情況。第二，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理制度。公開項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行完成情況，注意前瞻性和計(jì)劃性；嚴(yán)格執(zhí)行考核制度，避免年末突擊花錢的局面。

（三）以服務(wù)理念為指導(dǎo)，拓寬服務(wù)渠道

W大學(xué)在實(shí)施無(wú)等候報(bào)賬后，逐次引入兩臺(tái)24小時(shí)無(wú)等候報(bào)銷自助投遞柜，減少接單窗口投遞人流量。自助投遞柜無(wú)縫對(duì)接無(wú)等候系統(tǒng)，師生只需要將手續(xù)齊全的報(bào)銷預(yù)約單據(jù)裝入計(jì)財(cái)處投遞專用透明文件袋，然后掃描條碼自助投遞預(yù)約報(bào)銷單，實(shí)現(xiàn)物流跟蹤，短信通知，極大地方便了師生。建立科以上干部聯(lián)系學(xué)院制度。主動(dòng)服務(wù)聯(lián)系學(xué)院，定期與學(xué)院財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員及學(xué)院班子進(jìn)行交流，主動(dòng)宣傳各項(xiàng)財(cái)經(jīng)政策，及時(shí)反饋處理學(xué)院反映的新情況、新問題，做到財(cái)務(wù)報(bào)賬信息上通下達(dá)。建設(shè)溝通平臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)推送報(bào)銷指南。建立全校性微信群、QQ交流群，為師生們的財(cái)務(wù)問題答疑解惑；建設(shè)微信公眾號(hào)，網(wǎng)絡(luò)推送報(bào)銷指南，讓全校師生更方便快捷地獲取財(cái)務(wù)資訊、查詢財(cái)務(wù)信息，將財(cái)務(wù)報(bào)賬制度、操作等推廣全面化、網(wǎng)絡(luò)化、普及化。

四、網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬未來(lái)發(fā)展策略

W大學(xué)實(shí)施無(wú)等候報(bào)賬經(jīng)過優(yōu)化措施后極大地解決了報(bào)賬難問題，但仍然存在一些制約因素，具體表現(xiàn)如報(bào)賬返工率高，簽字審批耗費(fèi)大量時(shí)間。

（一）設(shè)立二級(jí)學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)賬員

后臺(tái)會(huì)計(jì)人員在審核中發(fā)現(xiàn)不合規(guī)票據(jù)時(shí)須電話與報(bào)賬人員聯(lián)系溝通、解釋。報(bào)賬人員又得來(lái)回補(bǔ)齊手續(xù)或取回退單。隨著報(bào)賬業(yè)務(wù)工作量的增加，老師平時(shí)又忙于科研、教學(xué)，很難全面地掌握財(cái)務(wù)報(bào)賬信息，難以一次性通過報(bào)銷，導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員反復(fù)審核，報(bào)賬效率低，師生往返補(bǔ)單浪費(fèi)大量精力。新形勢(shì)下只有設(shè)立二級(jí)學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)賬員，提供預(yù)審票據(jù)服務(wù)才是關(guān)鍵出路。長(zhǎng)久以來(lái)，由于高校普遍存在的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”財(cái)務(wù)管理模式、財(cái)務(wù)處人員占全校師生的比例偏低、師生和財(cái)務(wù)人員的信息不對(duì)稱現(xiàn)象，使得報(bào)賬難問題很難被攻克。W大學(xué)財(cái)務(wù)處積極探索，在實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬后師生們報(bào)賬難的問題得到極大解決，但仍缺打通二級(jí)學(xué)院的“最后一公里”，需要設(shè)立二級(jí)學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)賬員作為紐帶。

各學(xué)院需要專門選聘或兼職一名財(cái)務(wù)報(bào)賬員，其主要職責(zé)是預(yù)先審核票據(jù)、負(fù)責(zé)學(xué)院報(bào)賬工作。預(yù)先檢查手續(xù)是否完整、是否允許開支等，提高報(bào)賬成功率；負(fù)責(zé)傳達(dá)財(cái)經(jīng)法規(guī)等財(cái)務(wù)信息，甚至協(xié)助做好學(xué)院預(yù)決算、對(duì)賬等工作。

（二）實(shí)行網(wǎng)絡(luò)電子簽名審批

《中華人民共和國(guó)數(shù)字簽名法》于2005年4月1日起施行，明文規(guī)定以數(shù)字簽名方式簽署的電子文檔具有法律效應(yīng)，它為高校財(cái)務(wù)報(bào)賬實(shí)行網(wǎng)絡(luò)電子簽名審批提供了法律依據(jù)。目前高校經(jīng)費(fèi)來(lái)源多，簽字審批也不盡相同。在簽字審批未網(wǎng)絡(luò)化情況下，往往需要根據(jù)不同的經(jīng)費(fèi)類別尋找相應(yīng)的審批人簽字，有些報(bào)銷單甚至需要多關(guān)審批，只要其中一人不在崗，就可能延誤整個(gè)報(bào)賬進(jìn)程。新形勢(shì)下高校需要梳理審批流程，簡(jiǎn)化審批手續(xù)，建立、完善網(wǎng)上審批功能。在網(wǎng)上預(yù)約無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)中建立網(wǎng)絡(luò)電子簽字審批功能模塊，系統(tǒng)能依據(jù)經(jīng)費(fèi)類別、審批額度等事項(xiàng)自動(dòng)將電子單據(jù)流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的審批人辦公系統(tǒng)模塊，然后審批人根據(jù)系統(tǒng)提示，審核單據(jù)簽署電子簽名。

實(shí)行網(wǎng)絡(luò)電子簽名審批，一方面審批人可以根據(jù)報(bào)賬人和自身工作情況，實(shí)時(shí)或集中進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)審批，自主性增強(qiáng)；另一方面可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)簽字審批來(lái)回奔波耗費(fèi)大量時(shí)間，報(bào)賬效率提高。網(wǎng)絡(luò)電子審批和網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬融合后，不僅使無(wú)等候報(bào)賬的優(yōu)勢(shì)進(jìn)一步發(fā)揮，還可以防范手工審批簽字造假。

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