孫靜

[摘要]本文從相關(guān)的基本概念切入，結(jié)合目前高校人事檔案管理所面臨的困難，繼而提出了解決問題的思路，并對信息時代下高校人事檔案管理工作的開展提出了幾點設(shè)想。

[關(guān)鍵詞]高校檔案 信息管理 技術(shù)創(chuàng)新 制度進(jìn)步

引言

21世紀(jì)是信息時代，各類信息爆炸，社會競爭激烈，人才流動頻繁。新形勢下，高校人事檔案管理工作遇到了一些之前不存在或不突出的新問題，但與此同時，新的技術(shù)手段也是變革和進(jìn)步的好機(jī)會。而若想讓技術(shù)更好地服務(wù)于高校人事檔案管理工作，還需要輔之以良好的配套管理模式，從制度層面找出這些挑戰(zhàn)和問題的對策。本文從高校人事檔案管理的基本概念入手，結(jié)合當(dāng)前高校人事檔案管理工作中存在的問題，以期能得到相關(guān)的解決辦法，并對信息時代的高校人事檔案管理工作的開展提出了展望。

高校人事檔案管理的概念

檔案是什么？其定義有很多種，但這些定義對于檔案屬性的理解大體上是統(tǒng)一的，即檔案本質(zhì)上是社會生活的原始記錄。人在社會生活中，要進(jìn)行各種各樣的社會活動，而這些活動常常要形成具有保存、查詢、備考價值的記錄，承載了相關(guān)的社會活動信息。有學(xué)者認(rèn)為，檔案作為一種歷史記錄，其本身就是信息的一種形式，也是一種特殊的“文化資源”。以高校人事檔案為例，它記錄了高校人員的工作經(jīng)歷、獎懲情況、學(xué)歷學(xué)位等信息，一定程度上反映了一個人的學(xué)術(shù)科研能力乃至道德水平，有著重要的參考價值。在教學(xué)管理、人才引進(jìn)、資源整合、信息平臺的建設(shè)等事項上，高校的人事檔案管理工作都居于基礎(chǔ)性的地位，其重要意義自然不言而喻。與一般的檔案比起來，高校里的人事檔案又獨具其專業(yè)性和復(fù)雜性：除了要為管理層提供參考，為人事工作服務(wù)，更要應(yīng)對教學(xué)科研的獨特需要，使人事檔案發(fā)揮更大的作用。當(dāng)前，高校改革不斷深化，人事制度改革逐步完善，伴隨著高校人才的頻繁流動，這給高校的人事檔案管理帶來了新的要求與挑戰(zhàn)。

當(dāng)前高校人事檔案管理的問題分析

自改革開放以來，尤其是進(jìn)入21世紀(jì)之后，高校之間對優(yōu)質(zhì)人才的需求日益強(qiáng)烈，人才在不同學(xué)校之間的流動較之以往也頻繁了很多。如此，高校的人事檔案管理工作就顯得更加重要了。然而，一種普遍存在的現(xiàn)象是，高校的相關(guān)工作模式和管理水平卻沒有得到相應(yīng)的提升，這就在某些特定的場合造成了一些問題，例如出現(xiàn)了人事檔案材料內(nèi)容不完善、無意義，存在人檔不匹配的問題，管理手段比較落后，信息難以整合。造成這些問題的原因既有歷史觀念，也有經(jīng)濟(jì)、技術(shù)條件的制約，更有人事檔案管理人員對于新形勢下的工作特點認(rèn)識還不夠充分，沒能及時轉(zhuǎn)變工作模式和工作習(xí)慣有關(guān)系，總之需要針對具體的問題作具體分析以便找到合理的應(yīng)對策略。

1.人事檔案信息不完整

傳統(tǒng)的人事檔案更偏重于對個人基本信息的記錄，例如記錄了個人履職經(jīng)歷、獎懲等內(nèi)容，而與教師的教學(xué)能力和科學(xué)研究水平相關(guān)的材料等，有時甚至難以見諸人事檔案。隨著近年來許多高校的擴(kuò)招和科研實力的快速發(fā)展，對人才的關(guān)注和引進(jìn)成為高等院校發(fā)展的重心。然而，不少高校引進(jìn)的高層次人才都存在檔案材料漏缺的情況，教師的教學(xué)經(jīng)歷和科研活動材料有缺失是常有現(xiàn)象，而這都是能極大影響對一個人教學(xué)水平和科研能力評判的材料。如果這些信息不能被全面而完整地記錄于人事檔案之中，就不能準(zhǔn)確而客觀地反映高校人才的素質(zhì)能力，會使人為主觀判斷的因素所占比重加大。檔案的客觀性一旦受到了影響，其記載的信息的參考價值也就下降了。

造成這種情況的原因有很多。比如，傳統(tǒng)的檔案管理是以被動的方式進(jìn)行收集的，即相關(guān)部門通過郵寄的方式將人事檔案寄送至檔案室。如果規(guī)章不夠或移送不到位，或是工作人員操作不規(guī)范，就容易造成檔案缺失、遺漏、內(nèi)容不完整等問題。再比如，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，可能存在相關(guān)工作人員數(shù)量不足，達(dá)不到國家規(guī)定編制的情況；管理人員缺少必要的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)和相關(guān)知識，專業(yè)化不夠，無法應(yīng)對一些專業(yè)問題；檔案管理場所和設(shè)備簡陋，影響工作效率等原因?？傊?dāng)前許多高校里面的人事檔案還存在著材料不完善、檔案質(zhì)量不夠高的問題。而只有檔案的內(nèi)涵豐富、客觀、完整了，其才能真正完成其作為人事變動依據(jù)的使命。

2.管理手段比較落后

由于受歷史觀念的影響以及經(jīng)濟(jì)水平帶來的硬件條件制約，當(dāng)下高校人事檔案管理的手段還比較落后，與高校對優(yōu)質(zhì)人才日益強(qiáng)烈的需求是不能匹配的。比如，以山東省的部分高校為調(diào)查對象，相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，除了一小部分還在純粹依賴人工管理模式之外，絕大多數(shù)高校采用的人事檔案管理模式可用“人工為主、計算機(jī)為輔”來概括，信息技術(shù)手段并未充分應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中去，這種模式雖正在改變，但仍然顯得太落后。高校的人事檔案管理部門的計算機(jī)配備數(shù)目基本不超過兩臺，甚至有的高校人事檔案管理部門根本沒有配備計算機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備。對人力手工管理的過度依賴，不僅使得工作開展的效率不高，也影響了人事檔案管理的科學(xué)性、專業(yè)性和機(jī)密性。或許是受到了資金預(yù)算的限制，有些地方的人事檔案管理工作的管理手段和方法還是比較落后。對于那些已經(jīng)采用了信息技術(shù)和信息手段管理人事檔案的高校相關(guān)部門而言，很多也只是停留在將基本信息錄入電子系統(tǒng)的階段，而對于人事檔案中的大量人才信息，還無法做到充分的信息化進(jìn)而進(jìn)行有效的利用。

3.工作人員的專業(yè)素養(yǎng)還需提高

作為一名合格的高校人事檔案工作人員，應(yīng)具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，比如，能對檔案進(jìn)行科學(xué)歸納、篩選與分類，應(yīng)當(dāng)掌握一定的計算機(jī)技能促進(jìn)工作的完成。其次，高校人事檔案管理人員應(yīng)具備一定的公文寫作能力，對于上級下達(dá)的工作指示和政策精神能在準(zhǔn)確理解的基礎(chǔ)上形成書面文字材料。如果人事檔案管理人員的能力不足以勝任此項工作，就容易產(chǎn)生材料不真實全面、管理不規(guī)范等問題。

在思想上，一些高等院校及其檔案管理人員還有這樣一種想法，即不清楚究竟為何要進(jìn)行人事檔案管理，不清楚進(jìn)行科學(xué)的人事檔案管理有什么意義，而只是將其當(dāng)成一種慣例去機(jī)械地完成工作。在思想上首先應(yīng)該梳理這樣一種認(rèn)識，人事檔案管理不是一項普通的工作，它承擔(dān)著人才引進(jìn)的基礎(chǔ)性任務(wù)，也是人事管理工作的重要依據(jù)。如不能以一種極其嚴(yán)肅的態(tài)度對待人事檔案管理工作，就很難將科學(xué)管理內(nèi)化為一種自覺的行動。即便是掌握了專業(yè)的信息化人事檔案管理技能，也要建立起服務(wù)意識，主動為高校的決策層提供服務(wù)和建議。endprint

相關(guān)的對策研究：技術(shù)創(chuàng)新與制度建設(shè)

1.加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

人事檔案上網(wǎng)，利用數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)管理，可以極大方便高效人事檔案管理工作，效率的提高也能在一定程度上解決人檔分離的問題。前提是高校要增加相關(guān)投入，提升硬件水平，配備計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備；同時對管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)使其與新的工作環(huán)境相適應(yīng)，提高勞動效率。需要注意的是，計算機(jī)設(shè)備不應(yīng)僅僅用于打印、打字等基礎(chǔ)性機(jī)械工作，以及檔案信息的錄入等基礎(chǔ)活動，還應(yīng)被用于建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案管理滿足信息化的要求。信息是寶貴的財富，如果能充分開發(fā)利用散落于高校檔案中的信息資源，將會使我們的管理水平實現(xiàn)質(zhì)的提高。

要快速實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，提升相關(guān)工作水準(zhǔn)，學(xué)校層面應(yīng)給予高度重視。體現(xiàn)為：首先應(yīng)該重視現(xiàn)代化信息管理和信息開發(fā)工作，并在投入上予以體現(xiàn)。只有認(rèn)識到實現(xiàn)人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化所能帶來的收益，才能真正將有限的資源用到需要的地方去，提高管理水平和競爭力。此外，應(yīng)該大力引進(jìn)具有專業(yè)知識和技術(shù)的管理人員，完成專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，高校將更有效率地進(jìn)行檔案管理工作。在信息技術(shù)的支持之下，一方面方便了本校的人員管理、人才引進(jìn)，另一方面也是為所有用戶提供了便利。

2.人事檔案管理模式創(chuàng)新

信息應(yīng)當(dāng)保證客觀、準(zhǔn)確，這是其作為參考依據(jù)的前提。人事檔案材料的真實性需要管理人員嚴(yán)格地審查、把關(guān)予以保證，否則極容易出現(xiàn)材料失真的情況。然而由于人事檔案與個人的利益緊密相關(guān)，當(dāng)制度無法予以監(jiān)督或者監(jiān)管不到位時，人事檔案的真實性極容易受到人為因素的干擾，比如更改學(xué)歷學(xué)位和歷史獎懲等重要信息的情況就會時有發(fā)生。因此，檔案管理部門的相關(guān)規(guī)范建設(shè)必須跟上，管理模式也到了非創(chuàng)新不可的時候。要做好信息公開的制度建設(shè)，確保人事檔案管理的權(quán)力在陽光下運行，接受群眾的監(jiān)督，杜絕因為私利影響檔案真實性的現(xiàn)象發(fā)生，將真實客觀的要求擺在第一位。當(dāng)前，學(xué)界的一種觀點是，高校人事檔案管理工作主要有納入式和非納入式兩種。納入式管理不需要總的專門檔案管理機(jī)構(gòu)，人員精簡但是有失專業(yè)；非納入式則需要一個比較完善的管理部門。兩者各有利弊，并無定論說孰優(yōu)孰劣，但是總體來說，多數(shù)學(xué)者和工作人員的觀點是，應(yīng)該逐步以非納入式管理取代納入式管理，以便實現(xiàn)綜合管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

信息時代的高校人事檔案管理工作展望

信息化是社會發(fā)展大勢所趨，信息手段高效、便捷、準(zhǔn)確的特性使其必將成為新時代高校人事檔案管理工作建設(shè)的重要依托。當(dāng)然，這種由傳統(tǒng)向新型的工作模式轉(zhuǎn)變不可能立即完成，其中必然經(jīng)過諸多階段。首先是觀念的轉(zhuǎn)變，高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到加大人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，檔案管理工作者則應(yīng)加強(qiáng)自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平建設(shè)，以適應(yīng)信息化管理工作的需要。其次是人事檔案信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)章制度的健全，各高校應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本單位實際建立起健全的制度，保障人事檔案的真實和人事檔案管理工作的高效。

高校人事檔案現(xiàn)有制度的存在有其歷史原因，直接的原因是因資金和硬件設(shè)施的落后來的技術(shù)落后，深層的原因則是對人事檔案重要性的認(rèn)識不足而帶來的投入不足、管理落后。要改變這樣的局面，必須要從技術(shù)和制度兩個方面同時人手，既要提高信息化手段在管理活動中所占的比重，又要依靠專業(yè)的人才來完成相關(guān)的工作。“軟件”“硬件”兩手都抓，兩手都要硬。這不是一朝一夕能完成的工作，但是當(dāng)前已經(jīng)有著令人欣喜的轉(zhuǎn)變正在發(fā)生了。endprint