劉紹蓮 李麗芳
(1永勝縣農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)中心 云南 永勝 674200;2永勝縣農(nóng)業(yè)局農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心 云南 永勝 674200)
云南省134個(gè)州市縣陸續(xù)建成農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu),其中29個(gè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)已通過省廳認(rèn)證,取得資質(zhì)并已運(yùn)行,其余的在試運(yùn)行或在建設(shè)中。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)的建成,使云南省的農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全得到了有力的貫徹、落實(shí)、保障,為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展做出成效。要保障檢測(cè)機(jī)構(gòu)的正常有效有序地運(yùn)行,發(fā)揮其職能職責(zé),除人員、技術(shù)、設(shè)施做到位外,必須得實(shí)施好內(nèi)部審核。
對(duì)未通過認(rèn)證的機(jī)構(gòu),認(rèn)證前的內(nèi)部審核就是自檢自查、發(fā)現(xiàn)問題、采取措施、自我完善的過程;認(rèn)證了的機(jī)構(gòu),通過內(nèi)審查找問題、分析原因,提供改進(jìn)的措施建議,實(shí)現(xiàn)管理體系正常有效有序地運(yùn)行。內(nèi)部審核時(shí),掌握了其要點(diǎn)和程序,內(nèi)審起來就不會(huì)茫然。
內(nèi)審員的多少取決于檢測(cè)機(jī)構(gòu)的自身情況,但至少要配備2名內(nèi)審員。內(nèi)審員必須經(jīng)過挑選,具備一定的知識(shí)和技術(shù)、受過相關(guān)的培訓(xùn)、具備進(jìn)行內(nèi)審的能力。內(nèi)審員開展審核工作時(shí),應(yīng)獨(dú)立于被審核的活動(dòng),也就是自己所在的部門不能由其本人去審核。
2.1 《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》。 《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》2015年8月1日施行,原來的 《實(shí)驗(yàn)室和檢查機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》廢止,審核依據(jù)不再是 《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)評(píng)審準(zhǔn)則》。
2.2 《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)考核評(píng)審細(xì)則》。
2.3 本機(jī)構(gòu)的 《質(zhì)量手冊(cè)》、 《程序文件》、 《作業(yè)指導(dǎo)書》。
2.4 本機(jī)構(gòu)的年度內(nèi)審計(jì)劃。
2.5 質(zhì)量計(jì)劃。
按計(jì)劃定期實(shí)施內(nèi)部審核。審核時(shí)間一般在年度的中間時(shí)間段,不宜安排在年初和年尾。一年至少1次。當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量事故;內(nèi)部監(jiān)督連續(xù)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題;實(shí)驗(yàn)室組織機(jī)構(gòu)、人員、技術(shù)、設(shè)施發(fā)生較大變化;第二方或第三方現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審前等情況下,酌情增加并開展內(nèi)審。
機(jī)構(gòu)管理體系的各個(gè)要素,各個(gè)要素涉及的各個(gè)部門和崗位,以及管理體系相關(guān)的活動(dòng)和區(qū)域。也就是每年度的內(nèi)部審核活動(dòng)應(yīng)覆蓋管理體系的全部要素和所有活動(dòng),覆蓋機(jī)構(gòu)的所有部門和工作場(chǎng)所。
年度內(nèi)審計(jì)劃在年初就要制定。編制內(nèi)審計(jì)劃的目的是保證內(nèi)部審核的實(shí)施有計(jì)劃地進(jìn)行,合理有效地開展內(nèi)審工作。年度內(nèi)審計(jì)劃也就是一個(gè)內(nèi)部審核大綱,是對(duì)本次內(nèi)審活動(dòng)的具體詳細(xì)的安排,形成文件,內(nèi)審時(shí)依照?qǐng)?zhí)行。因此,編制計(jì)劃時(shí)應(yīng)明確內(nèi)審的目的、涉及的范圍、審核的依據(jù)、人員的分工、日程的安排、審核的內(nèi)容等。編制計(jì)劃時(shí),以下兩方面要做合理的布局和安排:
5.1 審核組分工考慮。將具備專業(yè)能力的審核員安排在以下方面:“方法和方法的確認(rèn)”、“測(cè)量溯源性”、“檢測(cè)/校準(zhǔn)結(jié)果的質(zhì)量保證”、“期間核查”,這幾方面的工作是保證檢測(cè)工作質(zhì)量、獲取可靠數(shù)據(jù)的關(guān)鍵,與檢測(cè)結(jié)果、檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠密切相關(guān)。
5.2 編制內(nèi)審檢查表。內(nèi)審檢查表就是審核的內(nèi)容,是必須要準(zhǔn)備的一個(gè)重要工作文件,是進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考核的執(zhí)行表,是內(nèi)審員實(shí)施內(nèi)審的重要證據(jù)。檢查表的內(nèi)容要細(xì)化,確保所有問題都要查到。由于內(nèi)審針對(duì)的是同一機(jī)構(gòu),其相對(duì)比較穩(wěn)定,可采用編制較全面而且又能在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)使用的固定檢查表,每次內(nèi)審,可根據(jù)不同情況作靈活修改。檢查表設(shè)計(jì)時(shí),與審核記錄表合二為一,這樣對(duì)應(yīng)性好,便于檢查與記錄,同時(shí)有利于檢查結(jié)果的判斷。
內(nèi)審的實(shí)施按照首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、開具不符合項(xiàng)報(bào)告,召開末次會(huì)議,完成內(nèi)審報(bào)告,跟蹤驗(yàn)證的程序進(jìn)行,所有工作都要有書面文件材料。
6.1 首次會(huì)議。介紹審核組成員,確認(rèn)審核準(zhǔn)則,明確審核范圍,說明審核程序,解釋相關(guān)細(xì)節(jié),確定時(shí)間安排,包括具體時(shí)間和日期,以及明確末次會(huì)議參會(huì)人員。首次會(huì)議的參加人員要求是內(nèi)審組全體人員、管理者、受審核部門負(fù)責(zé)人,做好人員簽到記錄。
6.2 現(xiàn)場(chǎng)審核。就是檢查實(shí)際的活動(dòng)與管理體系的符合性。按事先準(zhǔn)備的檢查表與審核記錄表進(jìn)行。采用面談、提問、聆聽、驗(yàn)證等方式審核。審核過程以客觀證據(jù)為依據(jù),對(duì)機(jī)構(gòu)所開展的工作不僅要查“有沒有”,“做沒做”,還有查“做得怎樣”。所有審核內(nèi)容做好現(xiàn)場(chǎng)記錄。
6.3 開具不符合項(xiàng)報(bào)告。不符合項(xiàng)的確認(rèn)必須有充分證據(jù),同時(shí)須受審核方負(fù)責(zé)人認(rèn)可,責(zé)任部門確認(rèn),方可出具不符合項(xiàng)報(bào)告。其內(nèi)容包括:對(duì)應(yīng)的相關(guān)文件條款,不符合事實(shí)陳述,糾正要求,糾正措施和驗(yàn)證記錄。
6.4 末次會(huì)議。公布審核結(jié)果和總體情況,提出審核結(jié)論,對(duì)不符合項(xiàng)提出糾正措施及要求。報(bào)告審核發(fā)現(xiàn)時(shí),好壞兩方面的內(nèi)容均應(yīng)報(bào)告。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)不是太大的部門,人員在5~15人之間,末次會(huì)議可要求全部職工參加,便于所有人員及時(shí)掌握內(nèi)審情況。做好人員簽到記錄。
6.5 編制內(nèi)審報(bào)告。審核報(bào)告是審核結(jié)束后必須編制的一份文件。審核結(jié)論必須寫入審核報(bào)告中,以及審核發(fā)現(xiàn)(不符合項(xiàng))的描述,同時(shí)提出糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施及要求,為管理者提供改進(jìn)、完善和提高質(zhì)量管理水平的決策依據(jù),使管理者掌握管理體系的運(yùn)行情況。內(nèi)審報(bào)告須內(nèi)審組全體成員通過,最后內(nèi)審組長(zhǎng)簽字,質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),最后報(bào)最高管理者審批。
6.6 跟蹤驗(yàn)證。由開具不符合項(xiàng)報(bào)告的審核員負(fù)責(zé),按預(yù)定日期對(duì)受審核方所采取的糾正或預(yù)防措施的實(shí)施情況和有效性進(jìn)行驗(yàn)證。只有不符合項(xiàng)的驗(yàn)證結(jié)果有效后,才能關(guān)閉該不符合項(xiàng)。對(duì)驗(yàn)證情況填寫在“不符合項(xiàng)報(bào)告”的驗(yàn)證記錄欄中。
內(nèi)部審核工作結(jié)束后,要及時(shí)把年度內(nèi)審計(jì)劃、首次會(huì)議、首次會(huì)議人員簽到表、檢查和審核記錄表、不符合項(xiàng)報(bào)告、末次會(huì)議,末次會(huì)議人員簽到表,內(nèi)部審核報(bào)告等書面文件材料按順序整理編號(hào),編上目錄,統(tǒng)一裝袋,作為此次的內(nèi)審材料,交業(yè)務(wù)室存檔保存。
內(nèi)部審核工作不是走過程,不是只做一份檔案,應(yīng)付檢查。最高管理者、部門人員都應(yīng)重視內(nèi)部審核工作。只有最高管理者全面支持,部門人員配合,工作才能順利開展;內(nèi)審員盡職盡責(zé),認(rèn)真細(xì)致,審核才能全面,才能有成效。內(nèi)審工作有效實(shí)施,我們農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)才能有效有序運(yùn)行,規(guī)范運(yùn)作,持續(xù)改進(jìn),發(fā)揮好其職能職責(zé)。
[1]國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì).實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定工作指南 [M].北京:中國(guó)計(jì)量出版社,2007.
[2]張福剛.《實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可》、 《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定》、管理體系編制、內(nèi)審、管理評(píng)審 [R].北京:中國(guó)計(jì)量科學(xué)研究院,2017.