王欣童

摘 要：隨著社會(huì)科技的飛速發(fā)展，全球已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)的新時(shí)代。因此對(duì)于檔案信息的管理建設(shè)也應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。隨著信息數(shù)字化的日趨發(fā)達(dá)，建設(shè)高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化管理方案也已然成為必然趨勢(shì)。而事實(shí)也證明，學(xué)生檔案的建立對(duì)于高校的發(fā)展和建設(shè)有著關(guān)鍵性意義，既可以提升學(xué)校對(duì)于學(xué)生的管理效率，又幫助學(xué)生在各方面完成發(fā)展和提升，這也是實(shí)現(xiàn)中國(guó)公民檔案信息數(shù)字化管理的關(guān)鍵一步。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案信息；數(shù)字化方案；管理建設(shè)

高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生的成長(zhǎng)和教育的重要部分，其中的主要內(nèi)容是學(xué)生在受教育的過(guò)程中所取得的成績(jī)以及個(gè)人成長(zhǎng)等信息，本身具有真實(shí)性、代表性等特點(diǎn)[1]。學(xué)生檔案的創(chuàng)建是我國(guó)高校管理學(xué)生的重要部分之一，但由于檔案信息的數(shù)字化管理模式仍處于發(fā)展早期階段，如何從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息？如何實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理？現(xiàn)實(shí)與理想存在很大的差距，因此需要通過(guò)多元化的視角來(lái)進(jìn)行分析處理、并提出可行性的方案。在本文中，筆者就建設(shè)高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化管理的理由和功能以及其中所存在的不足之處以及問(wèn)題展開(kāi)探討，以期可以為高校建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新和改革帶來(lái)一些借鑒和參考。具體內(nèi)容如下：

一、高校學(xué)生檔案信息數(shù)字化概念

高校學(xué)生檔案信息數(shù)字化同數(shù)字化檔案、數(shù)字檔案等并非同一概念。高校的學(xué)生檔案數(shù)字化更加側(cè)重于檔案的發(fā)展?fàn)顟B(tài)、模式以及趨勢(shì)等[2]。而數(shù)字檔案以及數(shù)字化檔案則側(cè)重于檔案所存在的具體狀態(tài)，換言之也就是檔案本身。高校學(xué)生檔案盡管也存在一些特點(diǎn)，但是它本身的工作體系跟別的檔案工作卻沒(méi)有什么不同，其中具體包括有學(xué)生檔案的歸類和整理、統(tǒng)計(jì)與接受征集、研究與編輯、檢索與編目、各種服務(wù)的提供與管理維護(hù)等。所以高校學(xué)生的檔案信息的數(shù)字化是應(yīng)當(dāng)包含有檔案工作的每一內(nèi)容和環(huán)節(jié)，這是隨著掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)運(yùn)用、攝影、OCR、儲(chǔ)存與數(shù)據(jù)庫(kù)、互聯(lián)網(wǎng)等各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生出來(lái)的新一代檔案發(fā)展態(tài)勢(shì)。它主要是將各類學(xué)生檔案資源載體變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)推動(dòng)整個(gè)學(xué)生檔案系統(tǒng)中的諸多程序往數(shù)字化方向發(fā)展，從而達(dá)到提升高校學(xué)生的檔案給用人單位、學(xué)生來(lái)提供檔案利用效率的目的。

二、數(shù)字化建設(shè)在高校學(xué)生檔案管理中的重要作用

（一）有利于提升學(xué)生檔案信息的安全性和完整性

學(xué)生的檔案信息是對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)和教育的記錄，在傳統(tǒng)的管理模式下，我國(guó)高?；救渴撬捎眉堎|(zhì)檔案，通過(guò)人工抄寫或者電腦輸入來(lái)對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行記錄和保存，導(dǎo)致在記錄、使用、利用中出現(xiàn)效率低下、信息檢索困難等一系列的問(wèn)題。然而隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，教育水平得到不斷提升，學(xué)生檔案中的信息量也在不斷增加，如果還停留在紙質(zhì)檔案的操作與管理模式，會(huì)導(dǎo)致在對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行整理過(guò)程中，因?yàn)槿狈θ肆Χ鴮?dǎo)致誤差發(fā)生，從而無(wú)法最大程度的保障檔案信息的完整性和真實(shí)性。此外，在紙質(zhì)保存的具體過(guò)程中，因?yàn)槭菍W(xué)生檔案采用單套制保存，并且儲(chǔ)存設(shè)施和場(chǎng)地都存在不規(guī)范的情況，也會(huì)造成學(xué)生檔案的信息出現(xiàn)缺失和遺漏的情況[3]，因而創(chuàng)建學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，可以為檔案信息安全性和完整性帶來(lái)相當(dāng)程度的保障。

（二）幫助提升對(duì)學(xué)生檔案的管理水平

以往所使用的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，使得學(xué)生檔案的調(diào)查和使用工作存在重重困難[4]，所以無(wú)法迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確的獲得學(xué)生檔案內(nèi)的信息內(nèi)容。取檔、查檔的過(guò)程也是對(duì)人力、時(shí)間以及物力的一種較大的損耗，一方面使學(xué)生檔案工作人員的工作量無(wú)形中被加大，另一方面也很大程度的降低了工作的效率。

在創(chuàng)建學(xué)生數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)之上，檔案管理者只需要獲取并整合校內(nèi)學(xué)生網(wǎng)絡(luò)管理的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，匯總合并為以學(xué)生（個(gè)人）為單位的數(shù)字化檔案，建立數(shù)據(jù)庫(kù)并可以實(shí)行異地備份等形式，安全、真實(shí)、高效、準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案利用者只需要使用網(wǎng)絡(luò)和電腦便能快速、準(zhǔn)確的申請(qǐng)獲得學(xué)生檔案內(nèi)的有效信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)和查詢平臺(tái)的使用來(lái)實(shí)現(xiàn)無(wú)地域限制（不局限只在檔案保管地）、24小時(shí)（不局限于只在工作時(shí)間）全方位的檔案服務(wù)，從而及時(shí)有效的對(duì)高校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理，由“重藏輕用”向“藏用并重”發(fā)展，不僅提高了檔案保管的完整程度和安全系數(shù)，更是大大的提升了學(xué)生檔案信息利用的效率，優(yōu)化了學(xué)生檔案的管理水平。

（三）學(xué)生檔案信息的數(shù)字化是推進(jìn)全社會(huì)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)

高校學(xué)生檔案（學(xué)生檔案）是現(xiàn)階段我國(guó)公民產(chǎn)生的第一份個(gè)人檔案，是人事檔案的基礎(chǔ)。在學(xué)生從高校畢業(yè)之后，參加社會(huì)工作時(shí)產(chǎn)生的其他相關(guān)材料與高校的學(xué)生檔案合成以后，形成了公民個(gè)人的人事檔案。在現(xiàn)代中國(guó)的社會(huì)模式下，人事檔案的使用貫穿了人的一生，非常重要，然而龐大的人口數(shù)字之下就產(chǎn)生了龐大的人事檔案管理，紙質(zhì)、原始、低效一直是無(wú)法解決的難題。從問(wèn)題產(chǎn)生的根源來(lái)看，只有能夠從第一份學(xué)生檔案開(kāi)始實(shí)踐檔案信息的數(shù)字化管理，才有可能實(shí)現(xiàn)涉及全國(guó)每一個(gè)人的人事檔案信息的數(shù)字化，這是推動(dòng)全國(guó)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵契機(jī)和有力抓手。

三、推進(jìn)高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理所面臨的問(wèn)題

（一）管理水平和管理意識(shí)有待進(jìn)一步提高

盡管當(dāng)下對(duì)于高校學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)已然開(kāi)始起步，但是在建設(shè)的過(guò)程中，在管理水平以及管理意識(shí)等方面還存在著諸多問(wèn)題。相當(dāng)一部分的管理工作人員對(duì)于高校學(xué)生的檔案數(shù)字化管理工作的認(rèn)識(shí)不透徹[5]，導(dǎo)致無(wú)法對(duì)高校學(xué)生的檔案進(jìn)行專業(yè)化、科學(xué)化和規(guī)范化的處理，而當(dāng)下的高科技信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也無(wú)法充分利用起來(lái)。消極的、保守的管理者往往會(huì)止步于傳統(tǒng)的管理方式和方法，并不能夠自覺(jué)運(yùn)用科學(xué)管理的思想方法和原理原則去認(rèn)識(shí)、分析和解決面對(duì)的學(xué)生檔案管理的瓶頸問(wèn)題，缺乏整體意識(shí)、人本意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。

（二）對(duì)于高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)尚不完善

高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化建設(shè)核心基礎(chǔ)是擁有完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。但目前我國(guó)高校在建設(shè)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)方面發(fā)展尚不完善，對(duì)于高校學(xué)生檔案信息的數(shù)據(jù)分析以及管理工作，尚在初步發(fā)展階段，如果缺乏完善而健全的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，也就意味著無(wú)法對(duì)高校學(xué)生的檔案信息展開(kāi)規(guī)范化和科學(xué)化的管理[6]，如此也就導(dǎo)致管理信息的工作人員無(wú)法將信息進(jìn)行及時(shí)有效的收集、整理和儲(chǔ)存，更無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確的學(xué)生的信息檔案加以分析和利用，從而在實(shí)用性方面就打了折扣。

四、提升高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的具體方案

（一）提升高校檔案管理工作人員的專業(yè)水平

對(duì)于推進(jìn)高校學(xué)生檔案信息數(shù)字化建設(shè)而言，檔案管理工作人員是不可繞開(kāi)的存在。所以如果想要提升高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理工作水平，就必須要求檔案工作人員提升自身的技術(shù)水平。在以往，高校學(xué)生的檔案管理工作人員在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)方面水平較低，從而極大的阻礙了各高校檔案管理工作的水平和效率。因此，省級(jí)檔案行政管理部門可以有針對(duì)性的組織對(duì)高校檔案管理人員檔案管理最近發(fā)展情況、信息數(shù)字化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專題培訓(xùn)，從而提升管理者的檔案理論水平、激發(fā)信息數(shù)字化的改革追求。

（二）對(duì)管理模式加以改進(jìn)

從高校的學(xué)生檔案管理的具體工作來(lái)看，應(yīng)從學(xué)生進(jìn)入高校之時(shí)就開(kāi)始建立對(duì)應(yīng)的學(xué)生信息檔案，并創(chuàng)建完整的學(xué)生信息檔案目錄和模塊，及時(shí)且準(zhǔn)確的把學(xué)生的教育內(nèi)容以及成長(zhǎng)信息進(jìn)行匯總，以便在切實(shí)保障檔案信息的完整性、安全性和真實(shí)性的前提之下，能快速并準(zhǔn)確的對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分析、儲(chǔ)存和管理。

從高校的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)看，應(yīng)以省級(jí)為單位統(tǒng)一學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)化模式，才能打破各高校之間因管理差異造成的阻礙和隔閡，實(shí)現(xiàn)同其他專業(yè)性單位進(jìn)行信息共享和信息交流的目的，最終建成全國(guó)高校學(xué)生檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理體系。

（三）不斷增加、完善學(xué)生檔案的信息內(nèi)容

2017年教育部頒布了新修訂的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號(hào)），此次修訂的內(nèi)容對(duì)3000多萬(wàn)在校大學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活產(chǎn)生重要影響，已經(jīng)于2017年9月1日起施行。修訂內(nèi)容主要涉及5個(gè)方面：一是進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持社會(huì)主義辦學(xué)方向，著力促進(jìn)高校落實(shí)立德樹人根本任務(wù)；二是落實(shí)高等教育綜合改革新要求，為高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)提供制度和改革支持，鼓勵(lì)和保障高校建立更為靈活的學(xué)習(xí)制度和適應(yīng)自身特點(diǎn)與需要的學(xué)生管理；三是貫徹以學(xué)生全面發(fā)展為本的理念，強(qiáng)調(diào)高校要建立公平公正的制度環(huán)境；四是著重規(guī)范了高校學(xué)籍管理行為；五是推動(dòng)高校轉(zhuǎn)變管理理念，促使學(xué)校管理更加科學(xué)化、人性化。

作為高校學(xué)生檔案信息的管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真透徹的學(xué)習(xí)文件精神，結(jié)合《規(guī)定》中的五項(xiàng)要求，增加、豐富、完善、改革、創(chuàng)新學(xué)生檔案信息的內(nèi)容，從而提高檔案信息管理的全面性，為信息數(shù)字化提供更多的服務(wù)內(nèi)涵。

五、總結(jié)

對(duì)于高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化管理，是管理高校學(xué)生檔案信息的關(guān)鍵所在，因而筆者立足于現(xiàn)代信息數(shù)字化管理的發(fā)展觀，提出了高校實(shí)施學(xué)生檔案信息數(shù)字化的必要性和緊迫性，認(rèn)為只有完成了這一步基礎(chǔ)性的、實(shí)質(zhì)性、跨越性的工作，我國(guó)才能逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)公民檔案信息的數(shù)據(jù)化管理。

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